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Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Hub PME & Atelier des prototypes

En cette semaine 8, et après beaucoup de travail et de réflexions mises bout à bout pour en arriver là (cela a commencé dès la semaine 7), nous avons enfin pu tester grandeur nature le mode opératoire « Atelier des prototypes » ! Et pour une première, le sujet était à la hauteur puisqu’il s’agissait de notre premier contact du côté du volet économique de la Région  ! La Direction de l’Action Economique, de l’Innovation et de l’Internationalisation (DAEII pour les intimes) avait sollicité l’appui de la fonction innovation sur un projet complexe autour du soutient aux entreprises (aides, accompagnements…). Le sujet est en quelque sorte un cas d’école puisqu’il s’agit pour la Région d’être force de proposition et animatrice d’une réflexion à laquelle de nombreux partenaires (CCI, développeurs économiques…) devront prendre part. Comme souvent, la Région ne fera pas tout elle-même ; elle doit co-produire.

L’Atelier des prototypes tombait donc à pic pour permettre à la direction concernée de poser rapidement sur une table de réunion une ou plusieurs propositions martyres face auxquelles les partenaires présents pourrait dès lors réagir plus facilement que devant de « simples constats » et qu’ils pourraient déconstruire/reconstruire à l’aune de leurs expertises respectives.

Illustration du mode opératoire "Atelier des prototypes"

Illustration du mode opératoire « Atelier des prototypes »

Oui mais encore fallait-il pour l’équipe innovation naissante à la Région réussir à prototyper une réponse ! Cela fait bientôt 2 ans que l’équipe Transfo travaille avec les agents qui composent aujourd’hui l’équipe innovation mais, outre le fait qu’on ne devient pas designer ou animateur de projet en quelques semaines de Transfo (et ça n’est d’ailleurs pas l’effet recherché), lorsqu’il faut se lancer seul, lorsqu’il faut faire face à un sujet qu’on ne connait pas, assumer cette posture de « naïf », et oser proposer, alors la question dépasse largement le cadre des compétences pour toucher très directement à la confiance de chacun… L’équipe d’agents a donc mis à profit l’été pour soigné tout particulièrement ce premier sujet, parcourant plus de mille kilomètres à la rencontre des acteurs concernés sur le territoire régional et analysant ainsi plus que prévu le sujet, avant de brillamment mettre en forme le fruit de cette analyse (aidée en cela par Angélique, apprentie designer fraîchement arrivée à la Région) et les idées qu’elle a fait naître.

Après un léger affinage en début de semaine 8 avec les résidents Transfo et une remise au clair sur les objectifs du test et son déroulé, tout était donc fin prêt mercredi 16 octobre. L’équipe innovation au grand complet était présente pour dévoiler son travail à Joëlle Debon, chargée de ce projet à la DAEII ainsi qu’aux représentants de la CCI et d’Atlanpole, à une développeur économique et une chef d’entreprise. Les attentes étaient nombreuses de toute part !

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2h30 plus tard, après une présentation rapide et des discussions fructueuses, l’équipe innovation rappelait que ce qui avait été présenté était un matériau brut, mêlant analyse et début de propositions formelles que les porteurs de projet devait maintenant faire mûrir. Dans une démarche consistant à rendre lisible et appropriable sa production, les points clés repérés par l’équipe ont été mis en évidence et les opportunités et limites de chacune des 8 propositions concrètes présentées ont été expliquées faisant ainsi appel à l’expertise des spécialistes pour décider de la suite en connaissance de cause. Les participants ont tous trouvé la démarche intéressante et Joëlle Debon a pu repartir très motivée avec une réflexion consolidée et des propositions amendées par ses partenaires.
Annexe 3 - Projet HUB PMEAnnexe 3 - Projet HUB PME2

Si tout n’a pas été idyllique, le test s’est donc avéré tout à fait concluant ! Certes cela n’a pas été facile. Le temps passé sur ce projet s’avère au final beaucoup plus important que ce que les résidents Transfo avait initialement imaginé et de très nombreuses petites épreuves ont du être franchies, pas toujours aisément : passer de l’analyse à la proposition, ne pas se laisser enfermer sur l’une ou l’autre des idées, animer une réunion à plusieurs, ne pas se retrouver en défense d’une idée, savoir « couper le cordon » avec le projet et laisser le porteur s’en ressaisir… Mais quel plaisir d’arriver au bout et de voir que c’est possible, que les participants – experts d’un sujet que l’équipe innovation ne connaissait pas – ressortent contents !

Le débrief fait dans l’après-midi aura soulevé de nombreux points d’amélioration possibles (organisation spatiale de la réunion, maintient d’une posture permanente de questionnement…) mais la première étape de validation est largement franchie. Simplement, si le permis est en poche, la confiance et les automatismes doivent encore grandir, c’est bien normal. Ce qui est bien, c’est que les sujets à arpenter ne manquent pas !

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

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Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Fabrique des Politiques Régionales

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

TransfoPdL-Prototypage

Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

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De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jours 2,3,4 : atelier !

Après une journée de démarrage consacrée au nécessaire résumé des épisodes précédents, nous nous sommes retrouvés ce mardi matin à l’Hôtel de Région, prêts à entamer le travail « vers un  prototype de la fonction innovation ». Première tâche, et premier atelier : à partir des expérimentations réalisées dans les semaines précédentes, mais aussi à partir de l’expertise des agents en matière de « fabrication » des politiques publiques, nous nous proposons de dessiner les cheminements pris par la construction des politiques publiques. Nous nous répartissons en 3 groupes. Deux s’appuient sur des exemples vécus précis correspondant aux directions des participants (prospective participative et politique culturelle co-produite) tandis que le troisième groupe prend comme point de départ l’ensemble des expériences des participants. Dans tous les cas, les questions sont les mêmes : quelles actions, quels acteurs, avec quels moyens et pour quels livrables ? Nous abordons ces questions une par une, les anticipons, y revenons et construisons rapidement plusieurs schémas basés sur un même axe temporel.

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Mais surtout, pour chaque « cartel », nous nous demandons quelle « importance » il a dans le processus de conception et de mise en œuvre d’une politique publique de la Région. Dans chaque groupe, les discussions sur ce qui fait critère d’importance en la matière apporte une profondeur supplémentaire à la prise de recul que nous entamons. Ces discussions nous permettent déjà, ce mardi, d’identifier les points d’appuis que nous pourrons utiliser pour la suite de nos ateliers. Tard dans la nuit, voilà où nous en sommes (cliquez sur l’image pour accéder au fichier pdf) :

Représentation Construction de politique publique v0.1

Nous continuons nos travaux dès mercredi matin, sur la base de cette analyse de la synthèse réalisée par l’équipe dans l’intervalle. En re-travaillant cette forme-support en sous-groupes, nous affinons les intuitions de la veille et identifions des zones clés, des vides, des noeuds, des points d’acupuncture en quelque sorte, sur lesquels pourraient porter les efforts et les propositions de la future fonction innovation. Parmi ces points identifiés : le passage de la commande et son lot d’incompréhension, le temps de l’évaluation, l’identification des rôles de chacun dans un groupe projet…

Schéma construction des politiques retravaillé

Une fois mise en forme par l’équipe avant le dernier atelier, nous obtiendrons cette deuxième forme-support (là aussi, cliquez sur l’image pour voir en grand).

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD1

Lors de la clôture de l’atelier du mercredi, des propositions de réponses, concrètes, à ces problématiques, émergent peu à peu. Et c’est ainsi assez simplement que l’équipe travaillera tout ce matériau dans l’après-midi, non seulement pour produire les deux dernières schémas de synthèse mais aussi pour entamer des maquettes de 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD2

A l’issue du travail du mercredi, nous imaginons en effet qu’elle ne deviendra pas un seul bloc opérationnel mais bel et bien une sorte de boîte à outils élaborée, ou plutôt une boîte à processus, à modes d’action, à laquelle les agents pourront faire appel indépendamment à différents moments de la vie de leur programme :

  • au moment de l’émergence de la commande politique, « le démarreur bienveillant »
  • en amont de l’ingénierie de projet proprement dite, « l’exploration des usages » pour connaître le contexte des usages, mais aussi « la fabrique de mandats » pour mettre sur pied une équipe opérationnelle et « l’atelier des prototypes » afin de disposer d’un objet-prototype à interroger avant même de lancer la machine ;
  • au fil de la vie du projet, une forme d’évaluation intelligente, le dispositif de « mise en réalité » ;
  • et à la fin, mais aussi tout au long de la vie du projet, un travail de veille et de documentation « utile » à la vie du projet : « le capitaliseur ».

Et pour préciser ces propositions, dans la lancée de la semaine (et de l’année passée !), l’équipe soumet lors du dernier atelier du jeudi, quelques « dessins à réaction » aux agents participants, élaborés à partir des nuages de mots récoltés sur chaque mode opératoire la veille. Ces dessins, entre recherches formelles et reprises graphiques des questionnements, poussent le groupe vers la concrétisation. En replaçant ces idées parfois décalées dans leur réalité de travail, les sous-groupes enrichissent, précisent et contre-disent les premières maquettes… en vue de la présentation de l’exposition du lendemain !

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atelier-jeudi-mode-action2Voilà comment une semaine passe en un clin d’oeil ! Plus justement, voilà comment une année passe en un clin d’oeil ! En effet, régulièrement dans la semaine, nous avons récoltés des avis très positifs comme quoi cette semaine particulière serait sans doute la plus intéressante de toute cette Transfo jusqu’alors. Or nous savons les étapes qu’il a fallu franchir pour arriver à celle-ci et nous avons pu, tout au long des réflexions et productions de la semaine, mesurer (si nous en doutions !) à quel point ces trois jours étaient intimement liés à tout le parcours réalisé jusqu’ici. Nous le rappelons donc dès que l’occasion nous est donnée et nous ravissons d’avoir eu le temps nécessaire pour en arriver là !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

  • qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
  • quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
  • pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
  • avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
  • quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 3 : Tester et prendre du recul


Mercredi 13 novembre

L’équipe se retrouve pour un début de débrief au petit matin, rapidement écourté pour retrouver Anne Bassinet, Directrice Générale Déléguée Stratégie et Territoires, et, pour nous, « directrice référente » puisque régulièrement rencontrée et responsable de la direction prospective.  A nouveau, nous nous séparons : la moitié de l’équipe part au RDV, l’autre moitié met ce temps à profit pour synthétiser, en billet de blog et en schéma, ce qui a été dit et produit jusqu’alors.

Le rendez-vous : obtenir d’avoir des agents « permanents »

Le rendez-vous est pour nous un moment important. Nous ramons depuis trop longtemps à faire participer des agents à nos semaines, alors même que nous avons pu compter très rapidement sur la grande aide de quelques alliés dans la maison. Nous cherchons donc activement des moyens de dépasser le stade des chasses aux participants répétées avant chaque semaine pour pérenniser notre démarche. Une bonne part de l’entretien sera donc tourné vers ce but. Nous repartons avec une liste de directions/personnes fléchées et l’accord pour transmettre et appuyer nos futures demandes vers ces « cibles ». A nous d’envoyer au plus vite un premier calendrier de la semaine de février ! Calendrier auquel nous travaillons justement…

Par ailleurs, ayant eu vent d’une nouvelle commande politique qui semble nous concerner, nous cherchons à comprendre ce qu’il en est et à nous affirmer comme interlocuteur bienveillant sur le sujet. Tendres ingénus, nous découvrons encore cette possibilité qu’une demande politique intervienne sans crier gare au milieu du travail des administratifs. Or il faut bien s’y faire ! Et si cela nous inquiète un peu de prime abord compte tenu des efforts que nous déployons pour réfléchir sur la méthode, le principe que les élus se saisissent au plus vite d’une question leur semblant primordiale sans attendre qu’elle colle à l’agenda administratif n’en est pas moins compréhensible. Nous nous mettons donc d’accord pour nous rapprocher des agents saisis de la demande et voir avec eux comment nous pouvons participer à la réponse.

Plus généralement, cet épisode montre bien comment le fonctionnement théorique entre politique et administratif est différent dans les faits, comment les aspects transversaux sont complexes à gérer et enfin comment des équipes travaillant sur un sujet peuvent ne pas être consultées sur une question pourtant directement en lien avec leur travail. L’analyse des causes de ce fonctionnement (travaux méconnus, manque de temps pour identifier les compétences à associer, culture du travail par directions…) et la proposition d’alternatives devra forcément apparaître quelque part dans notre production au bout du programme… De façon plus précise, nous sommes, à un moment où nous nous le demandions justement, directement alertés sur les questions de « gouvernance de la fonction innovation ». Qui décide d’utiliser cette fonction ? Qui pose le sujet dont elle se saisit ? Quelles compétences sont alors activées et comment ?

Parallèlement, production de synthèse

Synthétiser la réflexion, la mettre en forme pour y voir plus clair voilà ce à quoi s’attèle le reste de l’équipe.

11h > 12H30 : un temps commun de partage des avancées de la veille avec les agents

Suite à la séparation des équipes, et au fait que certains agents n’aient pas pu se libérer pour la phase de test sur le terrain, nous nous remettons à niveau avec ceux qui ont pu prendre le temps de nous rejoindre. Les designers de l’équipe expliquent les mises en formes réalisées (les idées « prototypées » ainsi que la synthèse de la réflexion sous forme de schéma), mais aussi les réactions recueillies lors de la soumission de ces idées à l’animatrice de l’ERN Médiagraph rencontrée la veille. Cette remise à niveau collective permet de relancer la discussion, d’affiner les propositions… et même de faire naitre de nouvelles idées.

15h > 17h : immersion dans une maison de quartier

L’après midi, le coeur joyeux et l’esprit chantant, nous nous rendons dans le quartier du Breil et plus particulièrement à l’espace multimédia de la maison de quartier.

Certains d’entre nous discutent avec l’animateur pendant que d’autres interviewent les adolescents présents : raison(s) de leur présence, relation à l’animateur, ambiance du lieu, et… orientation ! Nos discussions sont intéressantes, mais aborder avec le sujet de l’orientation est délicat: ils sont très jeunes (5e et 4e) et n’ont pas encore trop d’idées, ne savent pas encore à qui ils vont s’adresser , ni comment ils vont s’y prendre, ni si Daniel_ l’animateur_ sera leur interlocuteur. Bref, la discussion n’est pas facile à mener et nous avons l’impression de leur demander de s’exprimer sur des choses dont ils n’ont pas grand chose à nous dire.

Le deuxième temps de notre visite sera plus intéressant : nous descendons d’un étage voir la personne de l’accueil de la maison de quartier.

Elle nous réconforte d’emblée : « Je suis la porte ouverte du service public ». « On me demande tout, caf, stage de 3e, aide au CV, horaire de la piscine … ». Nous sommes donc fasse à une véritable « Passeuse », c’est à dire, pour nous, une personne qui est en relation avec le public cible de l’orientation mais qui n’est pas forcément compétente en la matière.

Partageant notre vision des choses, elle nous confirme son manque d’outils, de méthodes et de savoirs pour orienter ces gens vers les « bonnes personnes ».

Nos idées lui paraissent intéressantes mais peut-être encore trop vagues. Grâce à notre discussion, c’est elle qui nous permettra d’aller plus loin en nous montrant des outils qu’elle a l’habitude d’utiliser : le guide des associations de son quartier (un livret-annuaire édité par la mairie de quartier). Voilà qui nous intéresse. Quel serait l’équivalent nommé « Guide des acteurs de l’orientation du quartier du Breil » ?

Car oui, tous nous l’ont dit : « un annuaire des professionnels c’est bien, mais il faut qu’il soit à l’échelle du quartier car les gens ici n’ont pas de voitures et ne feront pas l’effort d’aller à l’autre bout de Nantes pour rencontrer la personne ou la structure indiquée. Il faut qu’on les oriente vers des professionnels proches » 

Voilà une des difficultés : comment la Région peut-elle se saisir, avec ses partenaires bien sur, de la question et contribuer à inventer des outils pour des échelles si fines?

Nous laissons la questions en suspens. Une chose est sûre : outiller les passeurs semble être une bonne idée, et même un impératif. Reste à savoir comment. Avec un annuaire local des professionnels ?  un temps de formation?la mise en place d’un réseau des passeurs ? Nous n’avons pas encore LA solution (et elle est certainement multiple) mais l’immersion aura confirmée que la zone d’action est la bonne !

Sur ce, rendez-vous demain pour un dernier atelier sur le sujet qui consistera à mettre en mots les propositions afin de les présenter aux élus vendredi.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 2 : Prototyper et anticiper

Mardi 13 novembre

Ce matin, notre petit groupe mêle des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Onisep, Carif-Oref, CIO). Avec eux, nous attaquons ce deuxième jour par 3 heures d’atelier créatif. L’objectif de la séance est ambitieux : faire émerger, au sein de l’éco-système de l’orientation, des pistes d’amélioration et développer des prototypes permettant de tester ces pistes sur le terrain.

Comme souvent, nous repartons du matériau récupéré la veille en atelier comme support de la réflexion. L’effort de synthèse opéré par l’équipe laisse apparaître des « points cardinaux » qui révèlent une répartition des compétences entre les dispositifs généraux dédiés à l’orientation et les ERN en tant que structure de médiation, tout en localisant de potentielles zones d’impact des « signaux faibles » identifiés par la prospective.

Le premier travail d’identification des nœuds et de dépliage des questionnements est long mais essentiel, et il faut savoir prendre le temps de le faire aboutir collectivement (du moins c’est ce que nous nous efforçons de faire). Nous savons que le temps passé cette fois-ci à première phase d’analyse a été très court et l’équipe appréhende donc un peu des réactions face à cette simplification graphique. Au contraire, l’idée générale qui en ressort est plutôt partagée et le schéma re-raconté par les participants avec notamment une vision sous un autre angle : « l’axe vertical, là où les structures identifiées sont bien positionnées, c’est l’axe de la commande publique et l’axe horizontal, là où les espaces numériques sont positionnés, c’est l’axe de la mission territoriale ». Décidément, un schéma, ça se partage !

Si le constat de certains dysfonctionnements importants au sein du système actuel de l’orientation est assez largement partagé, il est parfois difficile d’admettre que : « nous ce n’est pas là que nous pourrons agir ». Nous nous obligeons donc à faire un « pas de côté », à explorer les marges de manœuvre existantes au sein de l' »espace gris » autour des dispositifs officiels. C’est là que nous pouvons intervenir, et c’est aussi cette échelle qui permet prendre du recul et de réfléchir aux usagers qui échappent encore aux mailles, un peu trop grosses sans doute, du filet institutionnel. Par contre, tout le monde s’accorde sur la multiplicité des dispositifs : l’enjeu n’est pas d’en créer un nouveau, mais plutôt d’éclairer les chemins possibles au sein du système global en essayant d’identifier les « grains de sable » pour, si possible, les éliminer.

Rapidement, les participants, répartis en deux groupes, esquissent quelques pistes:
– penser le rôle de « passeur » des professionnels des structures de médiation comme les ERN,
– fluidifier les parcours entre les différents dispositifs,
– valoriser l’essai-erreur et révéler le caractère itératif des cheminements individuels,
– permettre les échanges entre pairs,
– penser la place des outils numériques…

Et tout ça, concrètement, ça pourrait donner quoi ? Un « Marmiton.org » des « ingrédients » utilisés par chacun dans son propre parcours (mais aussi des erreurs de « cuisson » ou de « dosage », pour filer la métaphore) ? Un livre d’or qui valorise l’essai-erreur et l’aléa dans les parcours de chacun ? Un kit d’animation à transmettre aux « passeurs » ? Une cartographie pour se repérer dans cet éco-système complexe?

Pas de doute, il y a là de la matière pour développer des prototypes!

A mi-parcours du programme, nous continuons aussi de tirer les leçons de nos erreurs passées. Si une mobilisation forte d’agents issus de directions différentes est la condition sine qua non de la pérennisation de notre action, le processus de mobilisation prends du temps. Nous décidons donc d’anticiper au mieux les suites en profitant de notre présence sur place pour préparer la prochaine semaine, en février.

L’occasion, aussi, de se mettre à jour sur les avancées de chacun pendant notre absence et de reprendre contact avec des interlocuteurs importants : les prises de RDV se multiplient, et les « trous » de la semaine se remplissent peu à peu. Aujourd’hui, nous rencontrons Antoine Foucault (DPSDD) et Carole Bodenan (D4CAE, Mission méthode). Avancée de la démarche prospective, échecs et succès des « immersions », conceptualisation d’une exposition-restitution des Assises, réutilisation des enseignements tirés de notre expérience à la Flèche, transformation du Bureau des Méthodes en Mission Méthode, réflexions sur la fonction prospective au sein de la Région… Il s’en passe des choses en quelques semaines ! Mine de rien, l’acupuncture Transfo semble porter quelques fruits, et les agents s’autorisent de plus en plus à réutiliser certaines des méthodes déployées. Par ailleurs, nous prenons à nouveau conscience de l’importance du partage de l’information, loin d’être optimale, et de la difficulté de coordonner les calendriers de chacun… Pas toujours simple de faire coïncider le calendrier d’un programme sur deux ans en pointillés, avec des « trous » de plusieurs mois entre les semaines Transfo, et un agenda politique qui peut tout bousculer !

Pendant que le premier binôme enchaine les RDV, les designers de l’équipe mettent la main à la pâte pour mettre en formes des versions plus tangibles des idées du matin permettant de les tester au plus vite. Les temps sont malheureusement trop serrés car, au mieux, nous aurions bien partagé un peu plus ce travail avec les agents. Un jour viendra… En attendant, la fin d’après-midi approche, il est temps pour cette moitié d’équipe de retrouver les agents présents et de s’acheminer vers Médiagraph, ERN associatif situé en centre-ville de Nantes. Premier test in vivo des outils élaborés quelques heures plus tôt, et surtout confrontation au terrain pour les agents et à l’ambiance sur place. Puisque nous parlions de lien social et de l’importance des aspects humains le matin, nous sommes servis ! Médiagraph est un lieu de vie avec une cuisine où on se croise et où on partage ses expériences. Peut-on s’inspirer de cette réalité vivante et informelle, s’appuyer dessus, sans l’institutionnaliser, ce qui la tuerait sans doute ?

La journée fut bien remplie pour chacun, et il faut aussi trouver le temps de partager entre nous informations, expériences et questionnements soulevés par ces différentes rencontres…

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 1 : Lancement

Lundi 12 novembre 2012

L’équipe Transfo est de retour à l’Hôtel de Région pour une 5ème semaine un peu particulière. D’une part parce que nous sommes (déjà !) à mi-parcours, et d’autre part parce que, si pour l’heure l’équipe retrouve sa composition habituelle (Jacky, Shah-Dia, Léonie, Magali), c’est aussi la dernière semaine de Léonie et Magali en tant que résidentes.

D’abord, quelques mots sur le contexte général. En Pays de la Loire, le but de la Transfo est de faire l’interface entre la prospective et les politiques régionales. Au cours de cette 5ème semaine, nous souhaitons donc mettre en avant la porosité entre ces deux éléments trop souvent dissociés. Comment ? En s’attaquant à l’amélioration d’un dispositif régional à l’aide des tendances prospectives construites par la DPSA21 (devenue Direction de la Prospective, des Schémas et du Développement Durable, DPSDD) et le Labo des mutations.

Pour cela, nous avons choisi de nous saisir d’un dispositif qui, s’il n’est pas spécifiquement dédié à l’orientation, se retrouve souvent à accompagner les usagers dans ce processus, sans forcément être outillé pour : les espaces régionaux numériques (ERN). Objet à la fois physique, technique et humain, les ERN reflètent bien l’enjeu de l’adaptation constante des services publics aux évolutions des pratiques sociétales.

Finalisation de l’architecture de la semaine

Au bout de cinq semaines, des processus de travail commencent à se stabiliser. Comme à l’accoutumée, la journée démarre par un premier temps de travail interne à l’équipe.

A l’ordre du jour de cette matinée:

  • re-définir collectivement les objectifs de la semaine IN (mettre en œuvre et transmettre la méthode du prototypage appliquée aux questions d’information et d’orientation tout au long de la vie)
  • finaliser le déroulé de la semaine IN (moyens de réalisation, répartition des rôles)
  • re-définir  collectivement les objectifs de la semaine OFF (préparer la semaine 6) et organiser son déroulé (moyens de réalisation, répartition des rôles, prises de RDV)
  • finaliser le déroulé de l’atelier de lancement et les outils d’animation ad’hoc (un déroulé formalisé et mis à l’écrit, une première d’organisation pour nous!)

Travaux pratiques

Avec un tel programme, l’heure de l’atelier est vite arrivée. Nous nous dirigeons vers un espace du campus régional encore inexploré (oui, s’immerger dans la Région c’est aussi explorer de nouveaux lieux au gré des salles de réunions réservées). Peu à peu, c’est finalement 12 personnes qui viennent nous rejoindre, avec des profils très divers : des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Rectorat, Carif-Oref, Fongécif, CIO, PING).

Le temps que tout le monde s’installe, notre atelier commence finalement à 16h au lieu de 15h30.  30 minutes de moins, auxquelles s’ajoute un tour de table qui prend finalement un peu plus de temps que prévu. Eh oui, créer de l’interconnaissance et de la transversalité prends du temps, et nous ne l’avons pas forcément assez anticipé en se fixant des objectifs plutôt ambitieux pour 2h de réunion…

Avant d’entrer dans le détail, un petit retour en arrière s’impose pour mieux comprendre le déroulé de cet atelier : lors de l’élaboration du programme, nous avons pensé qu’une contribution des agents en amont permettrait d’enrichir notre séance de lancement. Ce « passage de relai » nous a semblé très important car il répond à l’un des objectifs de long terme de la Transfo : la mise en œuvre autonome des méthodes utilisées dans le programme. Nous avons donc « passé commande » aux agents, en leur demandant des contributions de deux ordres: des « paroles d’experts » sur l’orientation, la prospective et les ERN; et les retours d’une petite enquête de terrain réalisée en amont. Conscients des plans de charges de chacun, nous avons cependant pris le soin de tenter de réduire au maximum le temps de travail demandé en le facilitant par l’envoi de consignes précises.  Après un temps de présentation de la démarche par l’équipe puis un tour de table, nous leur passons donc le relai pour ces présentations introductives.

Nous commençons par une présentation rapide et à plusieurs voix des objectifs de l’orientation, complétée par un panorama des dispositifs existants en la matière à l’aide d’un support graphique proposé par Olivier Ryckewaert, du Laboratoire des mutations.

En images, cela donne ça:

Chartlotte Rautureau, chargée de mission chez PING qui accompagne la Région dans sa réflexion sur l’avenir des ERN, nous présente ensuite cet objet un peu particulier.  Elle confirme rapidement notre intuition. Si les ERN ont bien été conçus comme outils de lutte contre la fracture numérique, aujourd’hui, l’augmentation du niveau d’équipement numérique des ménages – entre autres –transforme leurs missions. Ils sont, de fait et comme beaucoup d’autres structures, amenés à faire de l’aide à l’orientation. Les ERN, qui regroupent usagers et praticiens parfois démunis sur le sujet, constituent donc un espace pertinent pour tester nos prototypes. Ce premier diagnostic est rapidement complété par les apports du terrain, grâce à un reportage photo réalisé par deux agents et qui rend compte de leur visite de l’ERN du BreilEnfin, diaporama à l’appui, 2 agents (DPSDD et Labo des mutations) nous présentent les 4 (devenus 5) signaux faibles pouvant impacter les dispositifs d’aide à l’orientation qu’ils ont pu identifier grâce à leur travail prospectif :

  • ludification (développer des formes appropriables pour faire passer des contenus informatifs et répondre au déclin de l’écrit)
  • individuation (développement de l’offre personnalisée grâce à l’utilisation de données sur la personne)
  • robotisation (systématisation de la gestion des tâches répétitives par des systèmes informatiques ou mécaniques)
  • humain (développement des métiers à caractère « social », rôle du sensible, de l’empathie, des rapports humains…)
  • proximité (relocalisation et économie du partage)

Maintenant que chacun a bien en tête ces éléments, les participants sont répartis en 2 groupes pour réaliser, armés de post-it et à partir des présentations et des discussions, un travail collectif de synthèse. Pour identifier des nœuds solides pour penser l’évolution de la fonction orientation, nous tentons de répertorier les usages des ERN et des dispositifs institutionnels d’aide à l’orientation, tout en essayant d’y injecter les points de vigilances qui découlent des signaux faibles présentés auparavant.

Chaque groupe avance à son rythme, mais la petite demi-heure qui nous reste à disposition semble un peu courte. Un des groupes prend pourtant le temps d’ébaucher un classement qui permet de problématiser la réflexion et d’identifier des « pôles » d’usages et de compétences, qui ne sont pas forcément les mêmes pour les deux « morceaux » étudiés. Nous récoltons une matière première dense, qu’il va falloir « détricoter » pour qu’elle puisse servir de base à la réflexion en vue du prototypage…

A l’issue de l’atelier, nous prenons aussi le temps d’échanger en off sur la stratégique générale de la Transfo avec Olivier Ryckewaert, notre principal allié au sein de la structure. Nous en tirons des questionnements partagés, des débuts de réponses, en tout cas des éléments qui permettent de nous projeter sur les semaines suivantes en tenant compte des objectifs généraux du programme (vus de la Région et vus de l’équipe) et du contexte politico-administratif.

Malgré la fatigue de fin de journée, nous regagnons enfin nos pénates pour une dernière séance de travail d’équipe. Comment retravailler la matière récoltée durant l’atelier pour préparer l’atelier du lendemain en fonction des objectifs fixés le matin ? RDV demain pour voir le résultat !