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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jours 2,3,4 : atelier !

Après une journée de démarrage consacrée au nécessaire résumé des épisodes précédents, nous nous sommes retrouvés ce mardi matin à l’Hôtel de Région, prêts à entamer le travail « vers un  prototype de la fonction innovation ». Première tâche, et premier atelier : à partir des expérimentations réalisées dans les semaines précédentes, mais aussi à partir de l’expertise des agents en matière de « fabrication » des politiques publiques, nous nous proposons de dessiner les cheminements pris par la construction des politiques publiques. Nous nous répartissons en 3 groupes. Deux s’appuient sur des exemples vécus précis correspondant aux directions des participants (prospective participative et politique culturelle co-produite) tandis que le troisième groupe prend comme point de départ l’ensemble des expériences des participants. Dans tous les cas, les questions sont les mêmes : quelles actions, quels acteurs, avec quels moyens et pour quels livrables ? Nous abordons ces questions une par une, les anticipons, y revenons et construisons rapidement plusieurs schémas basés sur un même axe temporel.

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Mais surtout, pour chaque « cartel », nous nous demandons quelle « importance » il a dans le processus de conception et de mise en œuvre d’une politique publique de la Région. Dans chaque groupe, les discussions sur ce qui fait critère d’importance en la matière apporte une profondeur supplémentaire à la prise de recul que nous entamons. Ces discussions nous permettent déjà, ce mardi, d’identifier les points d’appuis que nous pourrons utiliser pour la suite de nos ateliers. Tard dans la nuit, voilà où nous en sommes (cliquez sur l’image pour accéder au fichier pdf) :

Représentation Construction de politique publique v0.1

Nous continuons nos travaux dès mercredi matin, sur la base de cette analyse de la synthèse réalisée par l’équipe dans l’intervalle. En re-travaillant cette forme-support en sous-groupes, nous affinons les intuitions de la veille et identifions des zones clés, des vides, des noeuds, des points d’acupuncture en quelque sorte, sur lesquels pourraient porter les efforts et les propositions de la future fonction innovation. Parmi ces points identifiés : le passage de la commande et son lot d’incompréhension, le temps de l’évaluation, l’identification des rôles de chacun dans un groupe projet…

Schéma construction des politiques retravaillé

Une fois mise en forme par l’équipe avant le dernier atelier, nous obtiendrons cette deuxième forme-support (là aussi, cliquez sur l’image pour voir en grand).

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD1

Lors de la clôture de l’atelier du mercredi, des propositions de réponses, concrètes, à ces problématiques, émergent peu à peu. Et c’est ainsi assez simplement que l’équipe travaillera tout ce matériau dans l’après-midi, non seulement pour produire les deux dernières schémas de synthèse mais aussi pour entamer des maquettes de 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD2

A l’issue du travail du mercredi, nous imaginons en effet qu’elle ne deviendra pas un seul bloc opérationnel mais bel et bien une sorte de boîte à outils élaborée, ou plutôt une boîte à processus, à modes d’action, à laquelle les agents pourront faire appel indépendamment à différents moments de la vie de leur programme :

  • au moment de l’émergence de la commande politique, « le démarreur bienveillant »
  • en amont de l’ingénierie de projet proprement dite, « l’exploration des usages » pour connaître le contexte des usages, mais aussi « la fabrique de mandats » pour mettre sur pied une équipe opérationnelle et « l’atelier des prototypes » afin de disposer d’un objet-prototype à interroger avant même de lancer la machine ;
  • au fil de la vie du projet, une forme d’évaluation intelligente, le dispositif de « mise en réalité » ;
  • et à la fin, mais aussi tout au long de la vie du projet, un travail de veille et de documentation « utile » à la vie du projet : « le capitaliseur ».

Et pour préciser ces propositions, dans la lancée de la semaine (et de l’année passée !), l’équipe soumet lors du dernier atelier du jeudi, quelques « dessins à réaction » aux agents participants, élaborés à partir des nuages de mots récoltés sur chaque mode opératoire la veille. Ces dessins, entre recherches formelles et reprises graphiques des questionnements, poussent le groupe vers la concrétisation. En replaçant ces idées parfois décalées dans leur réalité de travail, les sous-groupes enrichissent, précisent et contre-disent les premières maquettes… en vue de la présentation de l’exposition du lendemain !

atelier-jeudi-mode-action

atelier-jeudi-mode-action2Voilà comment une semaine passe en un clin d’oeil ! Plus justement, voilà comment une année passe en un clin d’oeil ! En effet, régulièrement dans la semaine, nous avons récoltés des avis très positifs comme quoi cette semaine particulière serait sans doute la plus intéressante de toute cette Transfo jusqu’alors. Or nous savons les étapes qu’il a fallu franchir pour arriver à celle-ci et nous avons pu, tout au long des réflexions et productions de la semaine, mesurer (si nous en doutions !) à quel point ces trois jours étaient intimement liés à tout le parcours réalisé jusqu’ici. Nous le rappelons donc dès que l’occasion nous est donnée et nous ravissons d’avoir eu le temps nécessaire pour en arriver là !

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 5

Dernier jour de cette semaine d’immersion et d’exploration de l’institution régionale pour l’équipe des résidents. Il est donc grand temps d’achever et d’accrocher notre « mini » exposition dans la documentation, afin de rester présents d’ici juin. Nous présentons cette proposition aux agents en charge du lieu en début d’après-midi et sommes déjà curieux de revenir en juin pour savoir ce que cela aura provoqué.

Exposition de ce qu'est la Transfo et de nos réflexions sur les vitres et les murs de la Documentation

Mais l’immersion est utilisée jusqu’à la dernière minute pour notre exploration : avec en poche des idées de plus en plus nettes sur ce qui se passera en juin et en septembre, nous prenons le temps d’élargir une dernière fois notre vision de notre mission. Le matin, nous rencontrons Patricia Bruneau, chargée de mission Agenda 21 à la DPSA21, évaluation en cours ; puis dans l’après-midi, Nicolas Rio, collaborateur du Bureau d’études Acadie, actuellement impliqué dans la démarche prospective régionale via l’atelier prospective, dont les scénarios seront livrés juste avant notre deuxième immersion et réutilisés pour préparer avec les agents l’immersion en gare prévue pour septembre.

Excellentes rencontres avant de partir pour nous rendre compte des ponts qu’il faudrait faire avec ces deux démarches, en les comprenant mieux. Car il nous semble évident qu’il ne faut pas avancer en parallèle mais bien en synergie. Comment faire concrètement, au delà de ces premiers rendez-vous ? Comment bien mettre en cohérence nos actions ? Quelles que soient les réponses que nous bâtirons à l’avenir, il s’agira avant tout de penser et de questionner ce que chacun apporte à la démarche collective, selon son cœur de métier et sa posture. Et déjà se profilent des possibilités de se rejoindre avant la finalisation des travaux des uns et des autres : dans ce cas, quelle sera l’acceptabilité d’éventuelles productions communes, plus pertinentes et plus efficientes ? Voilà en tout cas qui devra nous occuper dès juin, en parallèle des accompagnements plus précis et plus immédiats de l’équipe prospective de la DPSA21.

Bilan de la semaine

Illustration du parcours de l'équipe pendant la semaine

Et bien sûr, nous prenons le temps d’un bilan avec Anne Bassinet (DGD Stratégie et territoires), Guillaume Julien (Directeur de la DPSA21) et Olivier Ryckewaert (Labo des mutations), en les invitant à une réunion dans « notre » bureau – entendez à la doc ! Outre des considérations très pratiques et concrètes pour organiser les semaines à venir et les temps d’intervalles, ce dernier temps de travail, nous permet de nous arrêter sur quelques points essentiels :

  • Il est évident pour nous tous que les réflexions et réactions que nous avons proposées ces derniers jours aux agents et aux élus de la Région des Pays de la Loire ne sont en rien nouvelles – tous ces diagnostics sont faits depuis longtemps…. et parfois trop longtemps. Mais justement, notre rôle d’aiguillon extérieur joue là à plein pour re-lever tous ces points qu’on laisse filer dans la surcharge des missions. Remettre en questionnement les agents dans leurs quotidien, dans leurs pratiques, les pousser à se redemander le pourquoi avant le comment, bref, sortir du guidon pour permettre de le reprendre avec plus de sens, voilà des choses qui comptent déjà, seulement sur ces quelques jours
  • Outre le choix de la gare et la construction des séances de travail à venir avec les agents, il va surtout falloir travailler à mobiliser – et pour cela, tous nos interlocuteurs nous renvoient la même demande : leur expliquer et leur donner les moyens d’expliquer ce que fait/est la tranfo, et surtout ce qu’elle se propose de faire avec les agents du Conseil Régional. Nous voilà donc pris à notre propre jeu, et c’est une très bonne nouvelle : l’équipe va devoir plancher dans les semaines à venir sur une forme, une représentation, une traduction de tout cela propre à faire comprendre notre posture, sans nous enfermer dans des cases fixes qui nous empêcherait de construire en marchant – propre aussi à être appropriée par les agents pour qu’ils transmettent et mobilisent à leur tour – propre enfin à leur faire comprendre que oui, venir participer aux travaux de juin et de septembre peut vraiment leur apporter dans leurs missions quotidiennes. Belle gageure pour l’équipe – mais bien sûr, nous n’oublierons pas au passage qu’il s’agit toujours de co-construire ; nos interlocuteurs de la DPSA21 et du labo des mutations seront donc aussi mis à contribution dans ce travail, qu’ils se le tiennent pour dit !
  • Dernier point enfin avant de conclure : au delà de l’immersion en gare, et de la phase de consultation participative, c’est toute la démarche prospective que nous accompagnerons dans les 2 ans à venir. Alors nous avons pris le temps ce vendredi matin de penser un peu plus loin, afin au moins d’identifier sur quoi il allait falloir travailler….

Et une chose est sûre, il arrivera sûrement beaucoup d’inconnues sur le chemin, mais l’ennui lui, n’en sera jamais !

2 ans de prospective régionale et de Transfo - Schéma en construction...

Merci à chacun des agents et des élus qui ont bien voulu nous accorder du temps et nous ouvrir les portes de leur métier au cours de cette semaine infiniment enrichissante. A tous nous donnons rendez-vous la semaine du 18 juin – d’ici là n’hésitez pas à venir jeter un œil sur nos autres créations de la semaine accrochées à la documentation.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 4

L’avant-dernier jour s’achève et, si les réunions se poursuivent, le travail de production commence à prendre forme et les fenêtres de « la doc’ » à s’animer. Pendant qu’une partie de l’équipe rencontre François Marendet, Directeur Général Délégué « Mobilité et environnement » et Isabelle Delatour, à la tête de la D4CAE (Communication interne, Conseil, Evaluation, Coordination, Contractualisation et Affaires européennes), l’autre s’attèle à la production d’une petite exposition qui restera en place en fin de semaine. La nouvelle de notre installation à la doc’ finit par se répandre : nous recevons la visite de Thierry Le Pesant, conseiller technique « Energie, Transports, Développement Durable et Territoires » au sein du Cabinet du Président, qui s’intéresse de près au travail de l’équipe. Les conditions d’un bon travail avec l’institution passent aussi par une bonne installation : un lieu accueillant, visible…

Comme hier, la matinée a été consacrée à une réunion de travail avec des agents de la DPSA21 et Olivier Ryckewaert pour redéfinir ensemble les conditions de l’intervention de la Transfo sur les deux actions choisies ensemble la veille.

réunion de travail avec l'équipe de la DPSA21

Prospective en immersion

Cette deuxième réunion permet de définir un programme de travail commun pour mettre en place l’immersion prévue en septembre prochain et de mieux saisir les attentes de la DPSA21. Il est envisagé qu’elle se tienne dans une gare « sans guichet » située dans le périurbain, mais l’équipe soulève l’importance de se donner la possibilité de sortir du périmètre de la gare pour toucher un public plus varié. Par ailleurs, les échanges de l’après-midi avec François Marendet ont permis de revenir sur le choix du lieu, qui sera a priori dans le Maine et Loire, et de s’assurer d’un appui au sein de la direction des transports.

Nous en profitons pour alerter la DPAS21 sur la nécessité d’un important travail de calage et prise de contact en amont pour que cette immersion fonctionne et que l’on soit en mesure de « capter » les différents publics cibles qu’il serait intéressant de rencontrer.

Nous convenons ensemble de consacrer la prochaine semaine Transfo prévue en juin à un travail de co-construction des outils et méthodes de rencontres qui devront permettre le bon déroulé de cette immersion, avec des agents issus de différentes directions. Ce travail s’appuiera sur les scénarios élaborés par Martin Vanier à l’issue de l’atelier prospective, qui seront remis en juin à la Région. Après discussion, nous partons sur l’idée de réaliser avec les agents un  travail de traduction des scénarios pour aboutir à l’élaboration de représentations visuelles des futurs possibles pour la Région. Ce sont ces représentations qui seront soumises par les agents au regard des usagers lors de l’immersion. Il s’agira de les embarquer à la fois sur la phase de préparation et d’immersion dans une démarche de formation-action. Les maîtres mots seront : tangibiliser, représenter et  co-construire.

planning de la suite de la transfo

Chacun en est bien conscient, les enjeux de cette démarche sont nombreux, et à la fois « internes » et « externes »: permettre aux agents de s’autoriser à travailler autrement et de s’initier à la formation-action, construire collectivement, créer un échange entre agents et usagers, donner à voir la complexité régionale, soumettre des scénarios à l’avis des usagers, recueillir des visions sur des futurs possibles…

Autoriser la créativité des prestataires 

La fin de la réunion est consacrée à la démarche « Héritage 2040 ». En se penchant sur le cahier des charges destiné à la sélection d’un prestataire, une question nous interpelle : comment ouvrir le champ des possibles et, dans le cas présent, s’assurer que l’on ouvre la porte à des prestataires « non conventionnels » ? Donner des exemples à la fois d’outils et de formes de rendus souhaitables, voire même complètement fous mais géniaux, est une bonne piste pour commencer. De la BD au théâtre en passant par des fiches de lectures sur des romans d’anticipation, la liste est longue et les possibilités infinies, et c’est ce qui permettra de rendre désirable les matériaux finaux et ainsi garantir leur appropriation. La phase de sélection du prestataire sera donc décisive, et l’équipe de la Transfo ne manquera pas de venir, en toute bienveillance, y mettre son grain de sel! De même, chacun s’engage à rester en veille pour mobiliser un réseau de prestataires potentiels.

Comment impliquer les agents  ?

Dans le même temps, nos réflexions se poursuivent, et une question nous préoccupe: comment s’assurer de la participation des agents à la démarche en général, et plus particulièrement à la construction d’outils innovants ? Si nos rencontres avec les directeurs généraux délégués ont permis de leur rappeler l’importance de permettre à leurs agents de se libérer du temps pour travailler avec l’équipe, encore faut-il parvenir à convaincre les premiers intéressés. Quel est l’intérêt pour eux de participer à une telle démarche ? En quoi est-ce que la participation à un travail collectif et inter-directions de production d’outils en vue d’une immersion peut enrichir leur pratique professionnelle quotidienne ? L’équipe s’engage à réaliser à cet effet un argumentaire court qui explique ce qu’est la Transfo et montre l’intérêt pour les agents d’y participer.

D’autre part, comment est-ce que l’on créée les conditions qui vont leur permettre de s’ouvrir à ces nouvelles méthodes et, in fine, de se les approprier ? On touche là à des questions plus profondes, quasiment du ressort de l’intime. Les notions de posture, d’état d’esprit sont évoquées et discutées collectivement. Une chose est claire : la Transfo permet d’apporter un regard extérieur très apprécié et qui permet de remettre les agents dans une posture réflexive sur leur action quotidienne. Ces discussions, reprises lors de nos échanges avec Isabelle Delatour, tracent une ébauche du chemin à suivre pour la suite de notre collaboration avec D4CAE.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 3

Rencontres
Déjà le milieu de la semaine, et les réunions continuent de s’enchaîner. Ce mercredi aura été l’occasion d’une rencontre avec Patrick Jouin, directeur général des services, Simon Munch, secrétaire général et Emilie Mottier, chargée de mission de la Commission sectorielle « culture, sport, jeunesse et éducation populaire ».

La matinée a été consacrée à une réunion de travail avec les agents de la « DPSA21 » pour comprendre comment s’organisent leurs travaux de prospective participative prévus durant l’année 2012.

Comment faire un atelier créatif dans une salle vouée à des réunions formelles ?

Avancée du projet
La session de ce matin a permis de positionner le travail de l’équipe Transfo par rapport au large sujet de la prospective. Les résidents vont se concentrer sur deux actions. La première, intitulée « Héritage 2040 », sera confiée à un prestataire extérieur. Le rôle de l’équipe sera d’aider les agents dans leur commande et le lien avec ce prestataire. La deuxième traite de l’immersion dans un territoire autour de la thématique du périurbain. Cette action aura lieu en septembre et sera un « banc d’essai » pour construire une réflexion inter-directions sur l’avenir du périurbain en repartant des réalités de terrain.

Questionnements
Plusieurs réflexions se croisent aujourd’hui dans des échanges que nous avons pu avoir aussi bien avec la direction générale des services qu’avec la direction prospective par exemple.

Comment construire des prototypes d’action publique?
On sait que la posture du test est compliquée, juridiquement et politiquement. Dès que la Région s’engage dans un processus, tout expérimental qu’il soit, il y aura toujours un effet engageant, dont il sera difficile de se départir. Une des pistes évoquées aujourd’hui est celle de la construction virtuelle d’action publique.  Evidement on pense à Sim City, ou aux cabines de simulation qui nous plongent dans une réalité différente. Mais « virtuel » ne veut pas nécessairement dire numérique. A l’aide de jeux de rôle, de maquettes en carton, en faisant « comme si », il est possible de se plonger à moindre frais dans un univers virtuel permettant un décadrage et une réflexion différente. A condition de se donner le temps et l’état d’esprit nécessaire, il y a là toute une panoplie d’outils pour simuler des dispositifs et des interactions.

Comment permettre aux agents de s’autoriser une réflexion créative sur leur travail?
Cela revient souvent dans les conversations: une envie de se décadrer, d’être « insécurisé » pour envisager différemment la construction de l’action publique. Beaucoup nous parlent de ce besoin, mais la réalité montre que l’autocensure, le poids d’une organisation hiérarchique, les contraintes techniques et juridiques sont autant de freins pour participer activement à un programme tel que la Transfo. En rencontrant les différents directeurs généraux délégués, l’équipe de résidents peut mieux percevoir où sont les freins et au contraire les possibilités d’embarquement des agents.

Comment travailler à la fois sur la formation, les sujets prospectifs, et embarquer le maximum d’agents?
En multipliant les rencontres, on multiplie les envies de travailler avec nous. Plutôt de bonne augure, tous nos interlocuteurs nous proposent des sujets différents, ou des personnes avec qui travailler. Pour faire face à cet afflux de sollicitations, nous avons ébauché la stratégie suivante: puisque la session de travail de ce matin a permis de resserrer le travail des résidents durant les deux prochaines semaines à la préparation d’une immersion, l’équipe a prévu de se servir de cette action pour « embarquer » le maximum d’agents de tous horizons confondus. Cette semaine de septembre sera donc consacrée à la formation-action par l’immersion.