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Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

  • qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
  • quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
  • pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
  • avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
  • quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 1 : Lancement

Lundi 12 novembre 2012

L’équipe Transfo est de retour à l’Hôtel de Région pour une 5ème semaine un peu particulière. D’une part parce que nous sommes (déjà !) à mi-parcours, et d’autre part parce que, si pour l’heure l’équipe retrouve sa composition habituelle (Jacky, Shah-Dia, Léonie, Magali), c’est aussi la dernière semaine de Léonie et Magali en tant que résidentes.

D’abord, quelques mots sur le contexte général. En Pays de la Loire, le but de la Transfo est de faire l’interface entre la prospective et les politiques régionales. Au cours de cette 5ème semaine, nous souhaitons donc mettre en avant la porosité entre ces deux éléments trop souvent dissociés. Comment ? En s’attaquant à l’amélioration d’un dispositif régional à l’aide des tendances prospectives construites par la DPSA21 (devenue Direction de la Prospective, des Schémas et du Développement Durable, DPSDD) et le Labo des mutations.

Pour cela, nous avons choisi de nous saisir d’un dispositif qui, s’il n’est pas spécifiquement dédié à l’orientation, se retrouve souvent à accompagner les usagers dans ce processus, sans forcément être outillé pour : les espaces régionaux numériques (ERN). Objet à la fois physique, technique et humain, les ERN reflètent bien l’enjeu de l’adaptation constante des services publics aux évolutions des pratiques sociétales.

Finalisation de l’architecture de la semaine

Au bout de cinq semaines, des processus de travail commencent à se stabiliser. Comme à l’accoutumée, la journée démarre par un premier temps de travail interne à l’équipe.

A l’ordre du jour de cette matinée:

  • re-définir collectivement les objectifs de la semaine IN (mettre en œuvre et transmettre la méthode du prototypage appliquée aux questions d’information et d’orientation tout au long de la vie)
  • finaliser le déroulé de la semaine IN (moyens de réalisation, répartition des rôles)
  • re-définir  collectivement les objectifs de la semaine OFF (préparer la semaine 6) et organiser son déroulé (moyens de réalisation, répartition des rôles, prises de RDV)
  • finaliser le déroulé de l’atelier de lancement et les outils d’animation ad’hoc (un déroulé formalisé et mis à l’écrit, une première d’organisation pour nous!)

Travaux pratiques

Avec un tel programme, l’heure de l’atelier est vite arrivée. Nous nous dirigeons vers un espace du campus régional encore inexploré (oui, s’immerger dans la Région c’est aussi explorer de nouveaux lieux au gré des salles de réunions réservées). Peu à peu, c’est finalement 12 personnes qui viennent nous rejoindre, avec des profils très divers : des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Rectorat, Carif-Oref, Fongécif, CIO, PING).

Le temps que tout le monde s’installe, notre atelier commence finalement à 16h au lieu de 15h30.  30 minutes de moins, auxquelles s’ajoute un tour de table qui prend finalement un peu plus de temps que prévu. Eh oui, créer de l’interconnaissance et de la transversalité prends du temps, et nous ne l’avons pas forcément assez anticipé en se fixant des objectifs plutôt ambitieux pour 2h de réunion…

Avant d’entrer dans le détail, un petit retour en arrière s’impose pour mieux comprendre le déroulé de cet atelier : lors de l’élaboration du programme, nous avons pensé qu’une contribution des agents en amont permettrait d’enrichir notre séance de lancement. Ce « passage de relai » nous a semblé très important car il répond à l’un des objectifs de long terme de la Transfo : la mise en œuvre autonome des méthodes utilisées dans le programme. Nous avons donc « passé commande » aux agents, en leur demandant des contributions de deux ordres: des « paroles d’experts » sur l’orientation, la prospective et les ERN; et les retours d’une petite enquête de terrain réalisée en amont. Conscients des plans de charges de chacun, nous avons cependant pris le soin de tenter de réduire au maximum le temps de travail demandé en le facilitant par l’envoi de consignes précises.  Après un temps de présentation de la démarche par l’équipe puis un tour de table, nous leur passons donc le relai pour ces présentations introductives.

Nous commençons par une présentation rapide et à plusieurs voix des objectifs de l’orientation, complétée par un panorama des dispositifs existants en la matière à l’aide d’un support graphique proposé par Olivier Ryckewaert, du Laboratoire des mutations.

En images, cela donne ça:

Chartlotte Rautureau, chargée de mission chez PING qui accompagne la Région dans sa réflexion sur l’avenir des ERN, nous présente ensuite cet objet un peu particulier.  Elle confirme rapidement notre intuition. Si les ERN ont bien été conçus comme outils de lutte contre la fracture numérique, aujourd’hui, l’augmentation du niveau d’équipement numérique des ménages – entre autres –transforme leurs missions. Ils sont, de fait et comme beaucoup d’autres structures, amenés à faire de l’aide à l’orientation. Les ERN, qui regroupent usagers et praticiens parfois démunis sur le sujet, constituent donc un espace pertinent pour tester nos prototypes. Ce premier diagnostic est rapidement complété par les apports du terrain, grâce à un reportage photo réalisé par deux agents et qui rend compte de leur visite de l’ERN du BreilEnfin, diaporama à l’appui, 2 agents (DPSDD et Labo des mutations) nous présentent les 4 (devenus 5) signaux faibles pouvant impacter les dispositifs d’aide à l’orientation qu’ils ont pu identifier grâce à leur travail prospectif :

  • ludification (développer des formes appropriables pour faire passer des contenus informatifs et répondre au déclin de l’écrit)
  • individuation (développement de l’offre personnalisée grâce à l’utilisation de données sur la personne)
  • robotisation (systématisation de la gestion des tâches répétitives par des systèmes informatiques ou mécaniques)
  • humain (développement des métiers à caractère « social », rôle du sensible, de l’empathie, des rapports humains…)
  • proximité (relocalisation et économie du partage)

Maintenant que chacun a bien en tête ces éléments, les participants sont répartis en 2 groupes pour réaliser, armés de post-it et à partir des présentations et des discussions, un travail collectif de synthèse. Pour identifier des nœuds solides pour penser l’évolution de la fonction orientation, nous tentons de répertorier les usages des ERN et des dispositifs institutionnels d’aide à l’orientation, tout en essayant d’y injecter les points de vigilances qui découlent des signaux faibles présentés auparavant.

Chaque groupe avance à son rythme, mais la petite demi-heure qui nous reste à disposition semble un peu courte. Un des groupes prend pourtant le temps d’ébaucher un classement qui permet de problématiser la réflexion et d’identifier des « pôles » d’usages et de compétences, qui ne sont pas forcément les mêmes pour les deux « morceaux » étudiés. Nous récoltons une matière première dense, qu’il va falloir « détricoter » pour qu’elle puisse servir de base à la réflexion en vue du prototypage…

A l’issue de l’atelier, nous prenons aussi le temps d’échanger en off sur la stratégique générale de la Transfo avec Olivier Ryckewaert, notre principal allié au sein de la structure. Nous en tirons des questionnements partagés, des débuts de réponses, en tout cas des éléments qui permettent de nous projeter sur les semaines suivantes en tenant compte des objectifs généraux du programme (vus de la Région et vus de l’équipe) et du contexte politico-administratif.

Malgré la fatigue de fin de journée, nous regagnons enfin nos pénates pour une dernière séance de travail d’équipe. Comment retravailler la matière récoltée durant l’atelier pour préparer l’atelier du lendemain en fonction des objectifs fixés le matin ? RDV demain pour voir le résultat !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 4 / Jour 4

L’immersion à la Flèche continue, pour son troisième et dernier jour. Au programme de la journée : deux ateliers de prospective, un le matin avec les résidents du foyer d’hébergement et un deuxième le soir au théâtre de la Flèche, ouvert au grand public et en présence d’élus.

L’atelier du matin se déroule comme prévu. On test à nouveau les outils. Malgré des craintes unanimes face à la complexité du radar du futur et sa difficile compréhension de la part de personnes âgées, nous sommes agréablement surpris de sa bonne réception. Le test sert aussi à ça finalement : à aller à l’encontre d’aprioris que l’on pourrait avoir sur nos productions. 

L’après-midi, nous nous rendons au théâtre de Halle aux blé où nous avons prévu de convier le grand public. C’est une course contre la montre qui commence : il faut régler les derniers détails, faire face aux imprévus. Une équipe scénographie s’occupe de trouver une solution au fait que nous n’aurons pas accès à la scène comme nous l’imaginions. Une équipe logistique s’occupe de mettre en place la salle, tandis qu’une équipe signalétique s’occupe de rendre les lieux facilement accessible. Les agents semble avoir retirés leur costume de fonctionnaires territoriaux à l’entrée… le cadre Transfo transforme !

18H00 : les premiers citoyens arrivent… le stress monte. Les journalistes réalisent des interviews dans des recoins du théâtre.


18h15 : Mr le maire franchît la porte, la lumière s’éteint, puis se rallume : le spectacle commence !

Car oui nous avons décidé de commencer cette soirée par un petit temps théâtral. 4 agents du Conseil Régional se sont prétés au jeu pour raconter trois récits de vie. Les spectateurs sont projetés en 2040, le mariage homosexuel semble avoir été accepté, le télétravail est une réalité, le littoral est une zone de villégiature pour les retraités anglais, l’excellence dans le domaine des algues marines est une réalité économique …
L’ambiance est posée : ce soir nous sommes tous réunis pour imaginer le futur, pour sonder les visions et les aspirations des citoyens.
Nous passons dans la salle annexe où nous nous répartissons en petit groupe. Radar du futur et photo-langage sont à nouveau expérimenté mais cette fois-ci dans leur version aboutie.


Le format atelier, bien qu’ayant déstabilisé quelque participant (qui s’attendait à un débat classique) semble avoir été apprécié :

  • Les discussions sont équilibrées. Contrairement à un débat classique où certains monopolisent la parole, les ateliers permettent à chacun de s’exprimer.
  • Les discussions portent sur les intérêts des participants. Un certains nombres de thèmes sont abordés en peu de temps sans pour autant être survolés.
  • Les échanges sont directs et permettent réellement la confrontation des points de vue.
  • L’animation fait preuve de « fraîcheur ». On découvre l’institution régionale « sous un autre jour ». Elle est désacralisée.
  • La parole est entendue : elle laisse trace. « On ne parle pas dans le vent, on peut espérer que les gommettes qu’on colle soit analysées »

22H30
La soirée se termine… premières discussions dans l’équipe. La satisfaction est unanime. On se lance des fleurs et ça fait du bien ! Mais une élue nous met en garde : « qu’allez vous faire de tout ça ? » Et effectivement (et pour utiliser une métaphore sportive), il reste à transformer l’essai !
Comme nous le disions lors du précédent post, nous avons désormais une dette envers les personnes qui nous ont consacré du temps et on se doit de leur retourner un document de synthèse.
Mais pour l’heure _ 00h30, nous arrivons à Nantes _  il est l’heure de se coucher : au dodo !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 4 / Jour 3

Il est 7h du matin et notre deuxième journée à La Flèche commence : eh oui, les semaines de Transfo ne ressemblent pas tout à fait à des vacances!

Le programme est chargé et il n’y a pas de temps à perdre. Nous essayons de nous répartir les tâches au mieux: pendant qu’une équipe s’installe sur le marché, l’autre prend ses marques au lycée d’Estournelle de Constant. L’occasion de mettre en pratique,  auprès de publics différents, les « questions à réactions » travaillées la veille.

Tester, c’est aussi apprendre à tirer des leçons de nos échecs pour tenter d’améliorer les processus mis en oeuvre. La veille, en faisant le point sur l’atelier à l’IFSI, nous avons réalisé que nous avions – dans l’urgence et malgré un effort de préparation important – complètement négligé un aspect important de l’introduction. Pourtant, aménager un vrai temps de présentation est le préalable indispensable pour parvenir à instaurer d’une relation de confiance entre nous et les personnes qui participent à l’exercice. Question de politesse, d’honnêteté ou d’intégrité, chacun en convient, nous avons une forme de dette envers ces personnes. Quel que soit l’outil utilisé pour aller à la rencontre des citoyens, toute personne qui accepte de donner de son temps est en droit d’exiger de :

  • savoir QUI l’interpelle
  • savoir POURQUOI elle est interpellée
  • savoir COMMENT sera utilisée sa parole

Avant de nous lancer, nous prenons donc dans chaque groupe le temps de présenter un « protocole » défini la veille par les résidents pour apporter, d’entrée de jeu, des réponses aux questions ci-dessus.

Après quelques heures de mise en pratique vient le temps du débriefing. Jacky et Nicolas, restés au « QG » pour continuer un travail de fond sur la préparation de la suite de la semaine, en profitent pour nous rejoindre et partager les enseignements tirés de cette expérience. Premier constat: il est très facile de s’approprier l’outil, bien que chacun le fasse à sa façon. Par ailleurs, nous sommes tous agréablement surpris par les réactions des personnes abordées, bien plus positives que ce que chacun pouvait imaginer. Enfin, nous réalisons que l’outil n’a pas nécessairement répondu à l’objectif de départ mais que sa mise en oeuvre a permis, entre autres:

  • de « faire du buzz » pour la séance du jeudi
  • de désacraliser l’institution régionale
  • d’instaurer un lien de confiance entre la Région et les citoyens
  • de sensibiliser les participants sur la Région
  • de mettre le pied à l’étrier des agents-animateurs

Pour autant, quelques ratés sont à déplorer. Tout d’abord, sur le fond, personne n’est sûr d’avoir appris des choses nouvelles. Les contenus recueillis ne sont pas inintéressants, mais n’apportent rien de nouveau. Par ailleurs, on peut quand même regretter un certain effet micro-trottoir (qui, on s’en doutait, est probablement inévitable dans ce genre d’exercice, mais rien ne vaut la preuve par l’expérimentation). Enfin, faire le lien avec la soirée du jeudi, qui portait sur la prospective, était loin d’être évident. Beaucoup de questionnements persistent, mais c’est aussi cela l’intérêt du test! D’autant que des pistes d’amélioration se dessinent.

Après une pause-déjeuner salutaire, nous allons cette fois-ci investir la Mairie pour un temps de travail collectif. Encore une fois, l’ampleur de la tâche nous invite à nous répartir en petits groupes, car nous avons une heure pour récupérer et commencer à mettre en forme les contenus recueillis grâce aux 3 outils testés. Nous initions donc un travail qui nous sera fort utile pour commencer à réfléchir au contenu du « 6 pages » de restitution que nous nous sommes engagés à produire à l’issue de l’immersion. Le retravail du contenu du photo-langage dévie assez rapidement sur une proposition d’amélioration de l’outil en soi, sans qu’une proposition de mise en forme de l’ensemble des contenus récoltés ne soit vraiment esquissée. Eh oui, les consignes sont aussi là pour être détournées!

Séance de travail à la Mairie: comment restituer et mettre en forme les contenus récupérés?

A 16h, une partie de l’équipe se dirige vers la Bibliothèque pour une nouvelle séance de Questions à réactions, pendant que le reste de la troupe retourne au « QG ». Quelques uns planchent sur les items du Radar du futur, dont certains sont loin de faire l’unanimité. Avec parfois l’impression de couper les cheveux en quatre et de remettre en cause de façon permanente des choix forcément un peu subjectifs. Chacun réalise vite que si le test permet de tirer des enseignements essentiels pour améliorer nos outils, la phase de retravail se révèle souvent à la fois passionnante, chronophage et épuisante! Pendant ce temps là, nos comédiens dans l’âme répètent leur « spectacle »: d’un commun accord, nous avons décidé de renforcer la théâtralisation des récits de vie. Avec plus ou moins d’appréhensions, car se mettre en scène reste assez loin des pratiques quotidiennes des agents d’une institution régionale, chacun fini par se prêter au jeu.

On tâtonnes, on retravaille, on se prend la tête, mais une chose est sûre: on avance, d’une façon ou d’une autre. Et on apprend énormément, que ce soit de nos succès ou de nos échecs!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 4 / Jour 2

Ca y’est ! Nous y sommes ! Après avoir longuement travaillé sur la question de l’immersion et sur les finalités de celle-ci en semaine 3, nous voici à La Flèche ! Agents, participants extérieurs et équipe 27e Région, nous sommes une douzaine sur place pour tester sur 3 jours différents outils.

Avant tout, nous rappelons l’objet de notre quête : questionner les modalités de rencontre entre la Région et ses citoyens. Comme à notre habitude, l’équipe recontextualise la démarche et lance un état des lieux de l’avancée des différents outils pensés pour la semaine. Depuis juin, les échanges de mails sont allés bon train mais rien ne vaut une bonne mise à jour en face à face ! A nouveau, la démarche se veut ouverte et nous mettons de suite en discussion les outils.

Les 2 propositions d’outils destinés à des temps d’atelier, bien qu’assez avancées dans leurs formes (sans savoir si celles-ci se révèleront appropriées ou non), sont encore à préciser, ne serait-ce que dans leurs modalités de mise en route. Entre le « photo-langage » et le « radar du futur », la matinée passe vite à préciser collectivement les étapes qui nous permettrons d’animer chaque outil. Nous prenons la logique d’animation/mini-formation à coeur et tâchons de faire en sorte que les citoyens que nous allons rencontrer puisse rentrer dans les outils aussi simplement et progressivement que possible, que leurs premières réflexions puissent leur permettre de rentrer dans la logique prospective, de rentrer dans la démarche, pour ensuite s’exprimer de la façon la plus ouverte qui soit, en connaissance de cause. Au fur et à mesure des discussions et des différentes modalités envisagées, nous nous rendons bien compte du lien direct entre les questions auxquelles nous cherchons à répondre et la façon dont il va nous falloir scénariser les outils. Cependant, imaginer tous ensemble les avantages et les inconvénients de telle ou telle mise en forme (relativement complexe compte-tenu du format des ateliers), la requestionner face aux objectifs s’avère parfois difficile et peut-être même quelque peu inefficace alors que les premiers tests grandeur nature sont prévus pour la fin de journée…

En début d’après-midi, nous lançons une réflexion sur un outil que nous avons moins précisé : des « questions à réactions » à même de susciter la discussion sur des lieux comme le marché ou dans la rue dans lesquels nous n’aurons pas le temps ni les moyens de s’appuyer sur des supports complexes. L’équipe explique son parti pris : tant qu’à questionner les personnes croisées dans la rue sur un thème plus resserré, pourquoi ne pas le faire sur cette fameuse question de la relation entre la Région et ses citoyens ? Sur cette base, nous imaginons collectivement, sur le mode brainstorming, une collection de modalités toutes aussi décalées par rapport à ce qui existe aujourd’hui que pertinentes compte tenu de ce que nous cherchons à obtenir. A force de regroupements, nous reprécisons nos attentes et identifions des sous-thèmes plus à mêmes de susciter la réaction. Nous arrivons finalement à un constat : plutôt que de questionner les citoyens dans un mode assez déconnecté de la réalité, tourné vers 2040, pourquoi ne pas jouer à fond la carte de l’étonnement ? Nous décidons de nous présenter demain au marché comme des personnes de la Région envisageant sérieusement différents modes de consultation aussi loufoques que susceptibles d’exister un jour. Nous écrivons les phrases sur lesquelles nous nous baserons demain : « Bonjour, nous sommes de la Région et nous réfléchissons aux relations entre les citoyens et la Région. C’est pourquoi nous envisageons de faire venir un élu chez vous pendant une semaine ». Ou encore : « Bonjour, nous sommes de la Région et nous réfléchissons aux relations entre les citoyens et la Région. C’est pourquoi nous envisageons d’augmenter les impôts des personnes ne participant pas aux réunions publiques ». Nous espérons bien que cette approche débridée amènera, au-delà des réactions d’étonnement, des discussions ouvertes et vivantes sur les buts, les limites, les intérêts, les possibilités d’échanges entre citoyens et Région…

Vient enfin le temps de notre premier test des outils destinés aux ateliers ! Nous arrivons à l’IFSI (Institut de Formation en Soins Infirmiers) un peu avant 17h et nous installons rapidement. Nous découvrons que le public sera très restreint mais nous le prenons comme la possibilité de tester nous-mêmes les outils en se mêlant aux 4 personnes présentes. Compte-tenu de ces circonstances, sur le temps d’un atelier, nous nous répartissons en deux groupes et produisons un « radar du futur » et un « poster flou » issu du photo-langage. Ces premiers tests jouent pleinement leur rôle d’objets martyrs. En effet, à peine ces objets produits, nous demandons à nos participants de nous faire leurs retours… Des retours pleins de questions et même, de quelques débuts de remises en cause vraisemblablement accentués par le fait que nous avions pleinement – voire un peu trop – joué le jeu de l’expérimentation et affiché dès le départ nos questionnements… C’est là le jeu de l’ouverture !

Loins d’être parfaites, les formes et les méthodes proposées pour les ateliers sont logiquement re-questionnées après dîner, tout comme nos méthodes de co-production et notre organisation. Petit à petit, notre expérience de l’innovation publique ouverte se forge… Demain, dans quelques heures, nous irons à nouveau à la rencontre des citoyens, les « vrais »(!), un aller-retour entre réflexion et pratique, fondement de notre démarche, que le quotidien ne cesse de conforter !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 3 / Jour 3 / Atelier 2 + Jean-Loup Molin

Une météo du jour pour prendre le pouls des participants, puis la machine est lancée : le deuxième atelier commence. La première partie de la matinée est consacrée à la présentation de notre proposition de mise en forme du matériau récupéré la veille et sa mise en débat. Où l’on met des mots – et des images ! – sur le paradoxe de l’échelle régionale et les apports de la prospective. Mais comme une image vaut parfois 1000 mots, allez plutôt jeter un coup d’œil ici.

Mise en forme des réflexions du premier atelier

Nous entamons ensuite le travail créatif avec les agents sur la base des scénarios de l’atelier de prospective. Ces 3 scénarios, issus d’un travail d’expert, sont autant de colonnes vertébrales, un peu branlantes peut-être, sur lesquelles tout le monde s’accorde à dire qu’il faut amener de la chair. Aujourd’hui, il s’agissait donc de tester, sur et avec les agents, un modèle de « bifurcations » qui permettrait de passer de scénarios écrits « en ligne droite » (très, voire trop cohérents pour que cela puisse vraiment arriver un jour) à une forme appréhendable par les fléchois lors de notre semaine sur place en septembre. Une après-midi de préparation ne fut pas de trop pour permettre à l’équipe de proposer un principe graphique approprié. En procédant, sur la base d’un premier travail de la DPSA21, à un découpage thématique des scénarios, nous avons proposé aux agents d’identifier et de matérialiser des passerelles (des compatibilités et incompatibilités) entre les différents « briques » issues du découpage. En bref, réduire la complexité du matériel de départ et commencer à tracer des cheminements possibles grâce à un outil, inabouti certes, mais dynamique et facilitateur de débat collectif.

Un outil bricolé avec des bouts de ficelles…

La mise en pratique – 2h tout de même ! – s’est révélée bien plus complexe que prévu. Tout le monde a pu constater, collectivement, que la forme ne faisait pas tout. Faire comprendre le matériau de départ que sont les scénarios, forcément complexe et relativement déconnecté du quotidien, semble impossible en un temps aussi court. Si c’est le cas auprès des agents, quid des citoyens « profanes » ? Un sentiment de perplexité se diffuse, mais c’est le jeu : on construit en marchant, donc on ne sait pas toujours où on va ! Nous verrons bien ce que nous faisons de ce que nous en faisons demain.

Contrairement à la veille, nous retrouvons les agents en début d’après-midi car nous avons le plaisir d’accueillir pour la journée JeanLoup Molin, Directeur adjoint en charge de la veille et de la recherche au sein de la Direction de la prospective et du dialogue public (DPDP) de la communauté urbaine de Lyon. Après avoir participé aux travaux de la matinée, il est venu partager avec nous son expérience et présenter la manière dont se pratique la prospective au Grand Lyon.

Intervention de Jean-Loup Molin

« Aider à analyser les mutations », « Poser et partager les enjeux de sens afin de positionner au mieux la conduite de l’action publique » : voilà selon lui à quoi sert la prospective. Ce rôle, qui est aussi celui du décryptage des dimensions transversales de chaque politique publique, est essentiel : finalement, plus qu’une forme de communication, est ce que la prospective ne serait pas un « simplexificateur » de la fabrique des politiques publiques ?

Mais au fait, la DPDP, c’est qui ?

L’équipe (22 personnes) est constituée de 4 pôles :

  • le pôle Veille et Recherche, qui pilote le réseau de veille et conduit la politique Métropole des Savoirs ;
  • la Mission participation citoyenne ;
  • le pôle Marketing Public ;
  • le pôle Édition, parce que la prospective a vocation à être partagée (publication, revue M3, site Millénaire 3…)

Le chemin de la prospective au sein du Grand Lyon


Le réseau de veille, interdisciplinaire et multithématique, est un outil original et indispensable au bon fonctionnement de la DPDP. Il l’accompagne au quotidien dans la production d’une analyse sociétale en mesure d’enrichir les politiques publique. Placé à l’extérieur de l’institution, sa réussite est néanmoins le fruit d’un travail au long cours et du développement d’une connaissance du territoire et de l’institution qui est irremplaçable. Une mise en garde nécessaire qui questionne la tendance actuelle à l’externalisation permanente et révèle le potentiel de ce que Jean-Loup Molin a appelé le « compagnonnage ». Un principe qui fait écho au mode de fonctionnement de la 27e région…

Et concrètement, au Grand Lyon, on la fait comment la prospective ? « On s’abime les yeux sur le présent » nous dit Jean-Loup Molin. Préalable indispensable, le travail sur les tendances assure une meilleure compréhension de la société. D’autre part, il est plus simple d’intéresser les gens et d’engager la réflexion à partir du présent, plus concret. Et finalement, on reste bien dans la prospective, puisqu’in fine c’est bien la question de « Qu’est-ce qu’on est en train de construire avec ça demain? »qui est posée.

La question de la porte d’entrée est également importante : chaque sujet dont s’empare la DPDP est toujours interrogé en partant d’un autre sujet, et c’est ce travail qui va permettre de réinjecter du politique, du sociétal et donc d’enrichir les problématiques de départ. Ainsi, le rôle de la prospective « à la sauce DPDP » n’est pas tant d’apporter des solutions que de redéfinir les questions posées, en bref, se faire « entreprise de politisation ». C’est à dire ? C’est à dire faire inscrire à l’agenda politique des questions qui n’y étaient pas au départ. Cela renvoie également à la question des valeurs et des finalités : politiser c’est aussi décrypter les valeurs sous-jacentes derrière chaque projet. Ce rôle de la prospective semble indispensable, d’autant plus qu’il y a aujourd’hui, selon Jean-Loup Molin, un déni sur les futurs possibles : « on n’a pas vraiment envie de les voir ».

Pour mener à bien ces missions, l’apport du collectif est essentiel: partant du constat que la sphère publique ne peut plus, à elle seule, conduire le changement, la construction d’une intelligence collective est plus que jamais nécessaire pour permettre l’action. Et c’est en ce sens qu’il faut continuer d’aller vers une prospective participative, qui ne se cantonne pas aux experts. Pour autant, Jean-Loup Molin reconnaît et souligne que ceux qui alimentent véritablement la prospective sont toujours les corps intermédiaires, les forces vives, rarement le grand public, d’ailleurs jamais consulté directement par la DPDP. Evoquant une « zone grise » autour de la participation, souvent utilisée à des fins électorales (appropriation ex-post du projet politique) il reste dubitatif sur la possibilité de développer une réelle expertise avec le grand public dans un temps court. En effet, il est nécessaire de se donner les moyens d’outiller les citoyens pour parvenir à dépasser l’avis « micro-trottoir », et ce préalable prend nécessairement du temps.

On pourrait continuer encore longtemps, tant cette présentation était riche. D’ailleurs, l’avis des participants est unanime : passionnant !

Mais alors, c’est quoi la recette ? La formule magique pour parvenir à cette prospective là ? Evidemment, il n’y en a pas et il ne peut pas y en avoir. Jean-Loup nous l’a rappelé dès le départ : il n’existe pas, en la matière, un modèle unique applicable partout. C’est le contexte qui permet et conditionne le développement d’un modèle spécifique. Et d’ajouter que la posture, si elle ne fait pas tout, reste essentielle.

Autant d’invitations à la modestie… Et de questionnements sur notre propre démarche. Que va t’on retirer d’une consultation citoyenne sur des scénarios prospectifs ? Est-ce faisable ? Ne faudrait-il pas repartir du présent, avant d’aller vers d’éventuels futur-ibles (futures possibles) ou futur-ables (futures désirables) ? Nous repartons avec un tas de questions, sans forcément avoir des réponses… Tiens, mais est-ce que l’on ne serait pas déjà en train de faire de la prospective alors?

PS : pour en savoir plus, rendez vous sur le site de Millénaire 3 ou pour un peu de lecture avec l’article de Jean-Loup Molin paru dans Futuribles ce mois-ci (« Prospective et action publique. Réflexions à partir de l’expérience du Grand Lyon », n° 386, juin 2012, pp. 5-21).

Transfo Pays de la Loire / Semaine 3 / Jour 2

En ce mardi, c’est notre premier « Atelier de coproduction de politiques publiques en Pays de la Loire – outils et méthodes pour rendre accessibles des informations complexes » qui nous attend. Nous l’avions intitulé en y invitant les agents non seulement de la DPSA21 mais aussi de plusieurs autres directions concernées par l’aménagement des territoires péri-urbains. Les 3 matinées de formation-action avaient été proposées sur plusieurs objectifs :

  • participer à des ateliers collaboratifs et se former à des méthodes d’animation/de participation innovantes ;
  • profiter d’un travail transversal avec des agents de différentes directions ;
  • représenter visuellement des problématiques complexes pour mieux y répondre et mieux les partager avec les usagers comme avec d’autres agents ;
  • utiliser les méthodes de créativité issues des arts appliqués (design, architecture…) ;
  • prendre du recul sur vos pratiques quotidiennes.

Là encore, nous étions ambitieux mais il fallait maintenant se jeter à l’eau avec les  16 personnes qui avaient répondu à notre proposition (dont 1 élue et 6 représentants de la DPSA21 ; les autres agents présents venaient de la Direction de Transports, de celle des territoires, mais aussi de la D4CAE, chargée en particulier de la mise en place du Bureau des méthodes ; un représentant de la mission Val de Loire s’est également joint à ce groupe).

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Pour commencer la matinée, et après le tour de table et les remerciements d’usage, nous avons tout d’abord présenté la Transfo, en nous basant sur le visuel réalisé en inter-transfo, ainsi que les objectifs de ces ateliers et l’horizon de l’immersion de la Flèche en septembre. Mais pour ce matin, nous souhaitions avant tout repartir des questions cardinales : aller faire une immersion, pour quoi faire ?

Pour faire réfléchir les participants autour de cette base, nous leur avons d’abord proposé un temps « groupes d’interview mutuels » sur une question fondamentale : « Qu’est-ce que cela vous apporte (ou pourrait vous apporter) d’aller consulter les usagers des territoires pour concevoir des politiques publiques ?« .

Outre le partage d’information (voir post de demain sur la restitution des contenus), ce moment avait aussi une vocation de brise-glace entre des agents qui ne se connaissaient pour la plupart pas du tout, afin d’installer au mieux le travail collaboratif à venir. Il a été suivi par un double temps de synthèse : dans les trinômes tout d’abord puis en demi-groupes, avec l’accompagnement d’un des designer de l’équipe. L’amorce de synthèse graphique produite par les deux demi-groupes a ensuite été discutée en plénière.

Mais nous ne nous sommes pas arrêté en si bon chemin dans les questions « poil à gratter » puisque dans la séquence suivante nous avons lancé celle de l’apport de la prospective elle-même ! Toutefois, pour détendre un peu les neurones et dégourdir les jambes, nous avions opté pour un débat mouvant autour de l’affirmation caricaturale : « La démarche prospective est une nouvelle forme d’action de communication ». Comme c’est le but dans ce mode d’animation, les arguments ont fusé de part et d’autres et les neurones ont finalement été bien bousculés. Mais surtout, cet échange « ludique » nous a permis de mettre au jour l’importance de savoir ce que chacun met par exemple derrière le mot « communication », bien utile avant d’aller se confronter au terrain !

Pour finir plus paisiblement la matinée, nous sommes revenus en salle pour un brainstorming plus classique autour de la question : « Qu’est-ce que vous apporte /pourrait vous apporter la prospective ?« (voir restitution dans le post de demain). Enfin, nous avons pris un temps pour échanger et mettre en commun nos savoirs, ou nos ignorances, sur La Flèche, son territoire et ses dispositifs de politiques publiques régionaux. La présence de Carine Ménage, conseillère municipale de la Flèche et élue régionale, a été une belle richesse pour les agents qui l’ont quasiment passée à la question !

Puis nous nous sommes séparés sur un repas partagé… avant que l’équipe des résidents ne se penche tout cet après-midi sur l’épineuse question : et maintenant, on leur propose quoi ? Et pour commencer : on fait quoi de tout ce matériau récolté !? Et comment on raccroche cela à la prospective, à la Flèche et à l’immersion ?!?

Tentatives de mise en formes graphiques et préparation d’un atelier créatif demain… Tout est en cours et il vous faudra attendre notre billet de mercredi pour en savourer les fruits car les participants de l’atelier en auront la primeur. Mais nous savons d’ores et déjà que la matinée de demain sera principalement consacrée à un travail créatif avec les agents pour passer des documents présentant les scénarios prospective à une forme « appréhendable » par les fléchois, sur la base d’une proposition de principe graphique de nos designers. Ce sera ainsi l’atelier de jeudi qui sera consacré à la production concrète et opérationnelle de l’ensemble de l’outillage nécessaire pour septembre….mais nous n’en sommes pas encore là !

Car pour finir nous taraude une question cruciale : qu’ont pensé les agents de cet expérience inhabituelle ? Paroles dites, merci à eux de nous les avoir transmises :

« Une matinée pour prendre le temps de se poser et de chercher du sens ! Trop souvent, nous sommes accaparés dans notre quotidien à discuter « moyens de mise en œuvre » avant objectifs.

Et pourtant, ce n’est pas de la perte de temps de prendre le temps d’échanger, de mettre à niveau nos connaissances, de s’entendre sur la définition des mots et de définir ensemble ce que l’on veut.
Pourquoi sommes-nous là cette semaine? Qu’est-ce que cela peut nous apporter ? Que souhaitons-nous faire ?
 
Voilà quelques interrogations sur lesquelles nous avons pu discuter
  • à travers différentes questions ou  affirmations :
    • Que peut apporter la consultation des usagers à la conception de politiques publiques ?
    • La démarche de prospective est une nouvelle action de communication
    • Que peut apporter la prospective ?
  • Et à l’appui de plusieurs outils que nous testons à l’occasion (l’idée est bien aussi de découvrir de nouveaux outils !)
    • interview
    • remue-méninge
    • débat mouvant »

Gwenaëlle BODET, DPSA21

 

« Cette première séquence de transfo a permis de nous remettre le « pied à l’étrier » sur les nouvelles approches de démocratie participative et les outils portés par la 27e Région :– en faisant tout d’abord réaliser par des trinômes des interviews croisées sur ce que peut concrètement apporter le contact direct auprès, non seulement des usagers, mais aussi de l’ensemble des habitants ;

– en expérimentant des supports de discussion innovants, tels que « le débat mouvant.

La matinée s’est conclue par une réflexion croisée sur les principales caractéristiques du territoire de la ville et du pays de la Flèche, sorte de « Pays de la Loire en miniature ».

Antoine FOUCAULT, DPSA21