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TRANSFO CA / Semaine 8 / JOUR 1

Pas de nouvelles de la Transfo Champagne-Ardenne depuis de longs mois… C’est fini ? Pas du tout. Il faut dire que les dernières semaines avaient été chargées, se soldant notamment par l’écriture d’une note détaillée au Président de Région. Cette note co-signée par tous les agents Référents-Transfo présentait le futur laboratoire d’innovation et proposait une validation formelle de son fonctionnement.
Cette phase a nécessité du temps, beaucoup de temps.

Désormais, alors qu’une validation de principe a été obtenue, il est temps de faire les comptes : il reste une dizaine de jours de Transfo, et encore pas mal de choses à expérimenter.
Au programme de cette période de trois jours : la réinterrogation de la commande au Labo, le prototypage, la veille/documentation et la communication (interne au Labo, interne à la Région, externe). Rien que ça !

Allons-y pas à pas.
Communication ? Les Référents s’emparent rapidement de la routine consistant à rédiger un compte-rendu synthétique à destination de leurs pairs après chaque demi-journée. La liaison d’information s’améliore, le groupe peut exister même virtuellement et les avancées sont plus rapides !

Retracer le trajet d'une commande politique

Mais, à quoi donc ressemble le trajet d’une commande politique ??

Réinterrogation de la commande ? Après dérushage d’une « commande-type » d’un élu à un service, les Référents mettent en lumière quelques points obscurs du trajet. Et si le Labo tentait d’innover ? On tente de s’inspirer du « démarreur bienveillant » de Pays de la Loire. Le détailler nous permet de s’en détacher et d’affirmer notre spécificité : notre action se situe plus en aval du processus, en vue de co-produire cette commande avec l’élu.

À travers nos discussions, nous réalisons que le pragmatisme est de mise et les réflexions de plus en plus précises. Celles-ci nous poussent à peaufiner notre planning pour rester au plus près de la progression des agents :
–       Quelle légitimité du Labo dans les questionnements politiques ? Les agents songent à la place que doit stratégiquement occuper le Labo dans le processus de création ou d’amélioration d’un dispositif. S’il vient trop tôt, il vient trop questionner le politique, et s’il vient trop tard, il se fait imposer ses sujets de travail. Il va falloir préciser cela.
–       Nous réalisons que le groupe a organisé toute l’animation de la restitution des Rencontres Région-Jeunes fin octobre, mettant en application des méthodes créatives, s’interrogeant sur la parole des jeunes, etc. Cela vient démontrer des compétences d’innovation acquises de la part des agents : il faut les valoriser, les communiquer, les documenter, au même titre que Lycéo et bien d’autres actions déjà accomplies !
–       Enfin, anticipant la période de fonctionnement autonome à venir, il devient nécessaire pour les Référents de programmer l’année 2014 : sujets de travail, échéances, méthodes.

Une petite idée de métaphore qui nous chatouille…

Champagne Ardenne SEMAINE 4 / JOUR 4 : de la réalité au rêve…

Au risque de nous répéter, cette semaine 4 est définitivement un moment pivot. Point d’étape entre réflexion concrète et projection, entre animation des seuls résidents et véritable co-animation, entre recherche guidée et tâtonnement franc.

Débriefing

DU LANGAGE COMMUN AUX CODES DE LA RÉGION

« Quand on parle d’immersion, ça ne signifie pas la même chose pour nos collègues. » Après un rapide débriefing sur le travail au corps des élus qui a eu lieu la veille, les agents questionnent à nouveau leur place au sein du Conseil Régional. En effet, chaque incursion du monde extérieur dans notre « parenthèse Transfo » est l’occasion de faire le point sur la façon dont l’expérience est perçue. « J’ai compris que j’étais attendue au tournant, il va falloir produire des résultats » souligne Maryline. Il est rapidement question de la communication à mettre en place entre élus et agents afin de mener le travail le plus efficacement possible. De la communication au langage, il n’y a qu’un pas : « il faut qu’ils comprennent qu’en face d’eux, nous ne sommes plus un service mais une équipe ».

La construction d’un langage commun se fait de plus en plus concrète : langage commun entre agents, langage commun entre élus et agents… et le langage de la Région ? Tirant les enseignements de nos moments de flottement du premier jour, nous nous constituons peu à peu un « glossaire Région » : ces éléments de contexte, en plus de la compréhension de la culture professionnelle administrative nous apparaissent aujourd’hui cruciaux. A quand la livraison du code source du Conseil Régional ?

Exposition

LA TRANSFO S’EXPOSE

Les moments d’expositions sont devenus un rite de la Transfo. Il faut donner à voir ce qui s’y passe et tenter de rendre explicite notre démarche ! La présence de partenaires extérieurs à la Région (Mission Locale, MJC, …) nous permet de s’interroger sur le format : trop de texte ? trop de post-it ? Cependant, nous constatons avec ravissement que nous sommes loin d’être seuls à réfléchir la place de chaque panneau. Malgré un timing très serré, les tâches se répartissent très rapidement. Les premiers visiteurs arrivent et les agents se chargent tout naturellement de les guider. Désormais leur implication leur semble bien plus claire : ils ont tous, sans se concerter, profité de ce moment pour savoir ce que chaque visiteur percevait de la démarche.

DES OUTILS POUR LES AGENTS

Une fois l’effervescence autour du buffet retombée, certains agents expriment leur difficulté à présenter des travaux auxquels ils n’ont pas participé. La question des outils opérationnels internes devient prégnante : pouvoir se tenir au courant des travaux en quelques minutes, faire le point en permanence sur le travail à répartir. En bref, être efficaces et opérationnels. Le programme de demain ?

Rêve ton labo !

LE LABO D’APRÈS-DEMAIN

Laissant de côté, pour un bref instant, les questions très opérationnelles, nous hackons délibérément la dynamique et proposons un temps de respiration : « Ce laboratoire de 2014, vous l’imaginez comment ? ». Pas besoin de lancer beaucoup la discussion, le rêve est rapidement au rendez-vous. « Et d’abord, pourquoi vous l’appelez labo ? » Du nom au nombre (« Et s’il y avait plusieurs labos ? »), les possibles s’envisagent : « Il faudrait que ce soit aussi un lieu de formation», « il serait est un ensemble de compétences et de ressources, à géométrie variable », « des permanents, du temps libéré pour les agents ? On dirait un syndicat ! ».

Et quitte à rêver, rêvons ! Françoise Bronner, spécialiste des espaces de créativité et d’innovation, vient apporter ses lumières : lieux existants, configurations, modalités, possibilités… Mais nos agents gardent les pieds sur terre : quelles expériences dans le service public ? Comment concilier ce type de démarche avec l’administration si française ?

Semaine 4, Jour 3 / Une rencontre avec les élus en perspective

Mise à niveau de l’information

Après un bref week-end, nous tirons les enseignements des deux jours premiers jours où il avait clairement manqué un temps de mise à plat du travail effectué entre les semaines de Transfo.

Nous proposons donc un temps de bilan afin de mettre à jour les absents. Comment restituer le travail pour que celui qui rejoint le groupe en marche puisse rester dans la boucle ? Cette question rejoint une question plus globale qui est celle de la visibilité et de la communication de ce qui est produit pendant les semaines de Transfo.

Après un court temps de réflexion individuelle, les langues se délient vite. Certains expriment de la frustration, des doutes mais une certaine satisfaction semble également établie. Nous sentons que les choses évoluent et avancent : les questions ne sont plus les mêmes. Ils se font plus concrets : liés à la gestion de l’inter-transfo, à la possibilité de réinterroger la commande politique, aux conditions de la co-élaboration. En définitive, ce qui est exprimé par les agents est plutôt raccord avec notre analyse et nos réflexions exprimées sur le blog à propos des deux jours passés.

Passage de relais

L’après-midi est un grand jour pour les référents : une dizaine d’élus de la majorité se rendent disponibles pour passer du temps à la Transfo. La rencontre est prise très au sérieux : elle devrait permettre, entre autres, d’avoir des réponses à une question cruciale « Comment travailler ensemble au choix des dispositifs qui entrent à la Transfo ? ».

Comme convenu avec les référents le vendredi, nous nous effaçons pour les laisser organiser cette rencontre. Certains prennent la main et commencent à mener le groupe pour tenter de faire un planning précis de l’après-midi. Ceux-ci se confrontent soudain à des questions très pragmatiques : mais combien seront-ils ? Combien de temps vont-ils rester ? Plusieurs scénarios s’échafaudent… On sent que les méthodes Transfo deviennent naturelles, le passage de relais n’est pas une illusion. À tel point que c’est un référent qui raconte ci-dessous son retour sur la rencontre avec les élus !

 Comment continuer à travailler ensemble, élus, agents et usagers ?

 La commande

Poursuivre le travail induit par la Transfo pose en premier lieu la question de la commande par les élus. Travailler sur la carte lycéO, ce n’est pas la même chose que travailler sur l’accès des jeunes à la culture. Par conséquent, c’est le positionnement du travail demandé, entre le dispositif, la politique et la stratégie qui est questionné. Sans remettre en cause l’organisation fonctionnelle de la Région, la co-construction de la commande induit un changement de posture.

Le public

Par extension, ce sont les points de contacts avec les utilisateurs qui doivent être éclaircis. A quels moments interviennent-ils, en amont, en aval, tout au long de la démarche (est-ce réellement nécessaire) ?

Construire une politique ou un dispositif avec les usagers, c’est avant tout, apprendre à se reconnecter avec l’utilisateur.

L’évaluation

L’introduction de nouvelles méthodes de travail, de nouvelles approches du sujet, de nouvelles postures méthodologiques des agents, des élus et des usagers, pose également la question d’une nouvelle conception de l’évaluation des politiques. Elle doit davantage être centrée sur la qualité de la conception du dispositif et non plus uniquement sur des critères de consommation. Le dispositif doit être évalué en tant que projet participant à une politique régionale et non plus uniquement comme un « objet » qui marche ou qui ne marche pas…

L’ensemble de ces questionnements, de ces remarques, de ces point durs qu’il faut travailler, serviront de fil rouge à la poursuite des chantiers engagés à la suite de la remise à plat du volet culture de la carte lycéO.

Les idées fusent déjà sur de nouvelles thématiques, de nouveaux dispositifs : la mobilité des jeunes, la prise en charge des licences sportives, etc. Les fiches actions réalisées lors de la troisième semaine deviennent alors des outils indispensables pour les agents, pour consigner les futurs possibles…

Résidence Nord-Pas de Calais // Penser l’environnement de travail de l’élu / 2nde visite

Conseil Région Nord-Pas de Calais / Devant l'ascenseur

Conseil Région Nord-Pas de Calais / Devant l'ascenseur

Pour cette seconde visite en région Nord-pas-de-Calais, nous sommes à nouveau trois représentants de la 27ème Région : Adèle Seyrig, designer en charge de la résidence, Yoan Ollivier, designer lui-aussi et Stéphane Vincent, directeur de la 27ème Région.

Dans la continuité de la première, cette visite nous permet de rencontrer de nouveaux interlocuteurs, d’approfondir la méthodologie que nous mettrons en place au cours des semaines d’immersion et de clarifier les thématiques et problématiques autour desquelles sera centrée la résidence.

Lundi 5 octobre

Nous ouvrons la première journée de visite par un entretien avec Alexandre Desrousseaux, chargé de mission TIC et Collectivités

Au service TIC de la région. En guise d’introduction, Alexandre nous décrit le quotidien d’un chargé de mission dans ses relations avec les élus. Il nous donne sa vision de l’environnement complexe qui se trame entre élus et services. Nous échangeons également sur ce qu’Alexandre appelle « l’ambiance informationnelle » qui se structure autour des élus. Comment donner accès à la complexité ? Comment outiller des questions d’influence ? Quelle place pour les TIC dans tout ça ?

Entretien avec Sylvie Depraetere / Prise de note en schéma

Entretien avec Sylvie Depraetere / Prise de note en schéma

Entretien avec Sylvie Depraetere / Agenda

Entretien avec Sylvie Depraetere / Agenda

S’en suit un nouvel entretien avec Sylvie Depraetere, assistante de Jean-François Caron[1], que nous avions déjà rencontré lors de notre première visite. Ensemble nous allons plus loin sur la relation élu/collaborateur, sur le rôle joué par le collaborateur, les outils partagés, etc. Sylvie nous en dit plus également sur le fonctionnement du Groupe des Verts et sur les recherches menées par Jean-François avec la FEVE (La Fédération des Elu/es Verts et Ecologistes) sur la sociologie de l’élu.

L’après-midi, nous avons l’opportunité d’assister exceptionnellement à une partie de la Commission Permanente depuis le « balcon ». Cet organe régional réunit le Président de région, les 15 vice-Présidents ainsi qu’une quarantaine d’élus de la majorité et de l’opposition. « Elle se réunit au moins six fois par an pour délibérer, prendre des décisions ou rendre des avis sur tous les dossiers et rapports qui lui sont soumis par le Président, dans le cadre des délégations consenties par l’Assemblée. »[2]

S’en suit une séance rapide de « décryptage » par Patrick Banneux[3] des jeux d’influence et processus de décision qui se jouent dans une telle assemblée. C’est aussi par son intermédiaire que nous faisons la rencontre de Didier Demazière, sociologue, chercheur au CNRS qui amorce auprès de 3 régions françaises une vaste étude sur le métier de l’élu.

Entretien avec Brigitte Parat / L'intranet

Entretien avec Brigitte Parat / L'intranet

Nous rencontrons ensuite Brigitte Parat[4] à qui nous présentons la 27ème Région et le projet de résidence. Elle nous présente son « parcours » politique et nous donne un aperçu de ses responsabilités en tant qu’élue vice-Présidente en charge du personnel régional.

Nous échangeons sur sa manière de travailler et sur les outils qu’elle utilise au quotidien (agenda partagé, blackberry, ordinateur portable, intranet, etc.). Nous interrogeons également Brigitte Parat sur l’expérience vécue d’un 1er mandat régional. Comment s’y retrouve-t-on quand on débarque au Conseil Régional en début de mandat ? Comment est-on accueilli ? De qui apprend-on ? Reçoit-on une formation ? …

Mardi 6 octobre

Réunion au BMU avec Jean-François Caron

Réunion au BMU avec Jean-François Caron

Pour commencer la seconde journée, nous assistons à une réunion entre Jean-François Caron et ses collaborateurs au siège de l’association Bassin Minier Unesco (BMU). C’est pour nous la première occasion d’observation d’un élu travaillant sur un dossier de grande ampleur, complexe, impliquant à la fois l’échelon de son mandat local et celui de son mandat régional. Nous poursuivons par un rapide tête  à tête avec Jean-François au cours duquel il nous fait part de ses propres recherches sur l’ergonomie de l’élu, travail qu’il mène depuis plusieurs années, entre autres dans le cadre de la FEVE.

De retour au conseil régional, nous rencontrons Ludovic Debarre et Sophie Henderyck, respectivement assistant et assistante de direction de Brigitte Parat Nous dialoguons avec eux sur l’organisation de leur trio, la gestion des dossiers, de l’agenda, des parapheurs… Nous commençons à aborder la question des accélérateurs et des freins propres à leur organisation.

Pour terminer cette visite, nous rencontrons Christine Moïses, assistante de René Vandierendonck[5] avec qui nous échangeons sur ces mêmes questions.

Orientations

Carnet de Yoan / Prise de note graphique, représentation systémique

Carnet de Yoan / Prise de note graphique, représentation systémique

À l’issue de cette seconde visite, nous commençons à mieux cerner l’orientation que nous souhaitons donner à la résidence:

D’une part, se concentrer sur l’environnement de travail de l’élu, centrer notre analyse sur les « outils » qu’il croise ou qui l’accompagnent au quotidien : le stylo, l’agenda, le parapheur, la note, la ou les boîte(s) mails, la revue de presse, le téléphone, les réunions, la conférence de presse, le discours ou encore les supports de communication. L’objectif serait de parvenir à évaluer les enjeux inhérents à ces outils, à en saisir le potentiel, les avantages, inconvénients ou limites, mais aussi de chercher à comprendre les relations spécifiques qui se tissent entre ces outils et la manière dont ils participent de la construction de l’élu. Nous nous donnons également comme objectif d’analyser les pratiques sensibles et singulières que les élus peuvent entretenir avec ces outils.

Ces mêmes interrogations seront à porter sur les relations quotidiennes de travail de l’élu avec ses proches collaborateurs, ses assistants, secrétaires, ses conseillers, son chauffeur, avec les services, etc. Il nous semble nécessaire de porter un regard attentif à la structure relationnelle de travail que les élus construisent autour d’eux pour remplir leur fonction.

D’autre part, nous choisissons de compléter notre champ d’analyse en introduisant la valeur « confiance ». Comment peut-on réfléchir aux outils de l’élu en les interrogeant sous cet angle ? Moins politisée que la question de la transparence, la valeur « confiance » nous semble être au coeur des relations entre l’élu et ses différentes sphères de collaborateurs. Comment questionner le fonctionnement de la Région où l’on parle plus de transversalité, de collaboration et de négociation, au travers de ce filtre ? Nous garderons cette problématique à l’esprit en trame de fond de nos entretiens, analyses, propositions. Nous avons l’intuition qu’au-delà de la question de la confiance dans les relations entre l’élu et ses collaborateurs, se pose la question d’un rapport de confiance à outiller entre l’élu régional et les citoyens de son territoire.


[1] Jean-François Caron / Groupe « Les Verts » / Conseiller régional délégué à la prospective, président du groupe « Les Verts » / Maire de Loos-en-Gohelle / Vice président de la Communauté d’agglo de Lens Liévin, chargé de l’environnement

 

[2] Extrait de la brochure de présentation du Conseil Régional Nord-Pas de Calais

[3] Patrick Baneux, chargé de mission auprès du Président et contact privilégié de la 27ème Région pour la préparation de la résidence

[4] Brigitte Parat / Groupe socialiste / Conseillère régionale, 11ème vice-présidente « Personnel régional » / Adjointe au Maire de Loos-lez-Lille

[5] René Vandierendonck / Groupe socialiste / Conseiller régional, 9ème vice-président « Aménagement du territoire, Politique de la ville et mise en œuvre du Contrat de projets État-Région / Maire de Roubaix