Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 5

Dernier jour de cette semaine d’immersion et d’exploration de l’institution régionale pour l’équipe des résidents. Il est donc grand temps d’achever et d’accrocher notre « mini » exposition dans la documentation, afin de rester présents d’ici juin. Nous présentons cette proposition aux agents en charge du lieu en début d’après-midi et sommes déjà curieux de revenir en juin pour savoir ce que cela aura provoqué.

Exposition de ce qu'est la Transfo et de nos réflexions sur les vitres et les murs de la Documentation

Mais l’immersion est utilisée jusqu’à la dernière minute pour notre exploration : avec en poche des idées de plus en plus nettes sur ce qui se passera en juin et en septembre, nous prenons le temps d’élargir une dernière fois notre vision de notre mission. Le matin, nous rencontrons Patricia Bruneau, chargée de mission Agenda 21 à la DPSA21, évaluation en cours ; puis dans l’après-midi, Nicolas Rio, collaborateur du Bureau d’études Acadie, actuellement impliqué dans la démarche prospective régionale via l’atelier prospective, dont les scénarios seront livrés juste avant notre deuxième immersion et réutilisés pour préparer avec les agents l’immersion en gare prévue pour septembre.

Excellentes rencontres avant de partir pour nous rendre compte des ponts qu’il faudrait faire avec ces deux démarches, en les comprenant mieux. Car il nous semble évident qu’il ne faut pas avancer en parallèle mais bien en synergie. Comment faire concrètement, au delà de ces premiers rendez-vous ? Comment bien mettre en cohérence nos actions ? Quelles que soient les réponses que nous bâtirons à l’avenir, il s’agira avant tout de penser et de questionner ce que chacun apporte à la démarche collective, selon son cœur de métier et sa posture. Et déjà se profilent des possibilités de se rejoindre avant la finalisation des travaux des uns et des autres : dans ce cas, quelle sera l’acceptabilité d’éventuelles productions communes, plus pertinentes et plus efficientes ? Voilà en tout cas qui devra nous occuper dès juin, en parallèle des accompagnements plus précis et plus immédiats de l’équipe prospective de la DPSA21.

Bilan de la semaine

Illustration du parcours de l'équipe pendant la semaine

Et bien sûr, nous prenons le temps d’un bilan avec Anne Bassinet (DGD Stratégie et territoires), Guillaume Julien (Directeur de la DPSA21) et Olivier Ryckewaert (Labo des mutations), en les invitant à une réunion dans « notre » bureau – entendez à la doc ! Outre des considérations très pratiques et concrètes pour organiser les semaines à venir et les temps d’intervalles, ce dernier temps de travail, nous permet de nous arrêter sur quelques points essentiels :

• Il est évident pour nous tous que les réflexions et réactions que nous avons proposées ces derniers jours aux agents et aux élus de la Région des Pays de la Loire ne sont en rien nouvelles – tous ces diagnostics sont faits depuis longtemps…. et parfois trop longtemps. Mais justement, notre rôle d’aiguillon extérieur joue là à plein pour re-lever tous ces points qu’on laisse filer dans la surcharge des missions. Remettre en questionnement les agents dans leurs quotidien, dans leurs pratiques, les pousser à se redemander le pourquoi avant le comment, bref, sortir du guidon pour permettre de le reprendre avec plus de sens, voilà des choses qui comptent déjà, seulement sur ces quelques jours
• Outre le choix de la gare et la construction des séances de travail à venir avec les agents, il va surtout falloir travailler à mobiliser – et pour cela, tous nos interlocuteurs nous renvoient la même demande : leur expliquer et leur donner les moyens d’expliquer ce que fait/est la tranfo, et surtout ce qu’elle se propose de faire avec les agents du Conseil Régional. Nous voilà donc pris à notre propre jeu, et c’est une très bonne nouvelle : l’équipe va devoir plancher dans les semaines à venir sur une forme, une représentation, une traduction de tout cela propre à faire comprendre notre posture, sans nous enfermer dans des cases fixes qui nous empêcherait de construire en marchant – propre aussi à être appropriée par les agents pour qu’ils transmettent et mobilisent à leur tour – propre enfin à leur faire comprendre que oui, venir participer aux travaux de juin et de septembre peut vraiment leur apporter dans leurs missions quotidiennes. Belle gageure pour l’équipe – mais bien sûr, nous n’oublierons pas au passage qu’il s’agit toujours de co-construire ; nos interlocuteurs de la DPSA21 et du labo des mutations seront donc aussi mis à contribution dans ce travail, qu’ils se le tiennent pour dit !
• Dernier point enfin avant de conclure : au delà de l’immersion en gare, et de la phase de consultation participative, c’est toute la démarche prospective que nous accompagnerons dans les 2 ans à venir. Alors nous avons pris le temps ce vendredi matin de penser un peu plus loin, afin au moins d’identifier sur quoi il allait falloir travailler….

Et une chose est sûre, il arrivera sûrement beaucoup d’inconnues sur le chemin, mais l’ennui lui, n’en sera jamais !

2 ans de prospective régionale et de Transfo - Schéma en construction...

Merci à chacun des agents et des élus qui ont bien voulu nous accorder du temps et nous ouvrir les portes de leur métier au cours de cette semaine infiniment enrichissante. A tous nous donnons rendez-vous la semaine du 18 juin – d’ici là n’hésitez pas à venir jeter un œil sur nos autres créations de la semaine accrochées à la documentation.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 4

L’avant-dernier jour s’achève et, si les réunions se poursuivent, le travail de production commence à prendre forme et les fenêtres de « la doc’ » à s’animer. Pendant qu’une partie de l’équipe rencontre François Marendet, Directeur Général Délégué « Mobilité et environnement » et Isabelle Delatour, à la tête de la D4CAE (Communication interne, Conseil, Evaluation, Coordination, Contractualisation et Affaires européennes), l’autre s’attèle à la production d’une petite exposition qui restera en place en fin de semaine. La nouvelle de notre installation à la doc’ finit par se répandre : nous recevons la visite de Thierry Le Pesant, conseiller technique « Energie, Transports, Développement Durable et Territoires » au sein du Cabinet du Président, qui s’intéresse de près au travail de l’équipe. Les conditions d’un bon travail avec l’institution passent aussi par une bonne installation : un lieu accueillant, visible…

Comme hier, la matinée a été consacrée à une réunion de travail avec des agents de la DPSA21 et Olivier Ryckewaert pour redéfinir ensemble les conditions de l’intervention de la Transfo sur les deux actions choisies ensemble la veille.

réunion de travail avec l'équipe de la DPSA21

Prospective en immersion

Cette deuxième réunion permet de définir un programme de travail commun pour mettre en place l’immersion prévue en septembre prochain et de mieux saisir les attentes de la DPSA21. Il est envisagé qu’elle se tienne dans une gare « sans guichet » située dans le périurbain, mais l’équipe soulève l’importance de se donner la possibilité de sortir du périmètre de la gare pour toucher un public plus varié. Par ailleurs, les échanges de l’après-midi avec François Marendet ont permis de revenir sur le choix du lieu, qui sera a priori dans le Maine et Loire, et de s’assurer d’un appui au sein de la direction des transports.

Nous en profitons pour alerter la DPAS21 sur la nécessité d’un important travail de calage et prise de contact en amont pour que cette immersion fonctionne et que l’on soit en mesure de « capter » les différents publics cibles qu’il serait intéressant de rencontrer.

Nous convenons ensemble de consacrer la prochaine semaine Transfo prévue en juin à un travail de co-construction des outils et méthodes de rencontres qui devront permettre le bon déroulé de cette immersion, avec des agents issus de différentes directions. Ce travail s’appuiera sur les scénarios élaborés par Martin Vanier à l’issue de l’atelier prospective, qui seront remis en juin à la Région. Après discussion, nous partons sur l’idée de réaliser avec les agents un  travail de traduction des scénarios pour aboutir à l’élaboration de représentations visuelles des futurs possibles pour la Région. Ce sont ces représentations qui seront soumises par les agents au regard des usagers lors de l’immersion. Il s’agira de les embarquer à la fois sur la phase de préparation et d’immersion dans une démarche de formation-action. Les maîtres mots seront : tangibiliser, représenter et  co-construire.

planning de la suite de la transfo

Chacun en est bien conscient, les enjeux de cette démarche sont nombreux, et à la fois « internes » et « externes »: permettre aux agents de s’autoriser à travailler autrement et de s’initier à la formation-action, construire collectivement, créer un échange entre agents et usagers, donner à voir la complexité régionale, soumettre des scénarios à l’avis des usagers, recueillir des visions sur des futurs possibles…

Autoriser la créativité des prestataires 

La fin de la réunion est consacrée à la démarche « Héritage 2040 ». En se penchant sur le cahier des charges destiné à la sélection d’un prestataire, une question nous interpelle : comment ouvrir le champ des possibles et, dans le cas présent, s’assurer que l’on ouvre la porte à des prestataires « non conventionnels » ? Donner des exemples à la fois d’outils et de formes de rendus souhaitables, voire même complètement fous mais géniaux, est une bonne piste pour commencer. De la BD au théâtre en passant par des fiches de lectures sur des romans d’anticipation, la liste est longue et les possibilités infinies, et c’est ce qui permettra de rendre désirable les matériaux finaux et ainsi garantir leur appropriation. La phase de sélection du prestataire sera donc décisive, et l’équipe de la Transfo ne manquera pas de venir, en toute bienveillance, y mettre son grain de sel! De même, chacun s’engage à rester en veille pour mobiliser un réseau de prestataires potentiels.

Comment impliquer les agents  ?

Dans le même temps, nos réflexions se poursuivent, et une question nous préoccupe: comment s’assurer de la participation des agents à la démarche en général, et plus particulièrement à la construction d’outils innovants ? Si nos rencontres avec les directeurs généraux délégués ont permis de leur rappeler l’importance de permettre à leurs agents de se libérer du temps pour travailler avec l’équipe, encore faut-il parvenir à convaincre les premiers intéressés. Quel est l’intérêt pour eux de participer à une telle démarche ? En quoi est-ce que la participation à un travail collectif et inter-directions de production d’outils en vue d’une immersion peut enrichir leur pratique professionnelle quotidienne ? L’équipe s’engage à réaliser à cet effet un argumentaire court qui explique ce qu’est la Transfo et montre l’intérêt pour les agents d’y participer.

D’autre part, comment est-ce que l’on créée les conditions qui vont leur permettre de s’ouvrir à ces nouvelles méthodes et, in fine, de se les approprier ? On touche là à des questions plus profondes, quasiment du ressort de l’intime. Les notions de posture, d’état d’esprit sont évoquées et discutées collectivement. Une chose est claire : la Transfo permet d’apporter un regard extérieur très apprécié et qui permet de remettre les agents dans une posture réflexive sur leur action quotidienne. Ces discussions, reprises lors de nos échanges avec Isabelle Delatour, tracent une ébauche du chemin à suivre pour la suite de notre collaboration avec D4CAE.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 3

Rencontres
Déjà le milieu de la semaine, et les réunions continuent de s’enchaîner. Ce mercredi aura été l’occasion d’une rencontre avec Patrick Jouin, directeur général des services, Simon Munch, secrétaire général et Emilie Mottier, chargée de mission de la Commission sectorielle « culture, sport, jeunesse et éducation populaire ».

La matinée a été consacrée à une réunion de travail avec les agents de la « DPSA21 » pour comprendre comment s’organisent leurs travaux de prospective participative prévus durant l’année 2012.

Comment faire un atelier créatif dans une salle vouée à des réunions formelles ?

Avancée du projet
La session de ce matin a permis de positionner le travail de l’équipe Transfo par rapport au large sujet de la prospective. Les résidents vont se concentrer sur deux actions. La première, intitulée « Héritage 2040 », sera confiée à un prestataire extérieur. Le rôle de l’équipe sera d’aider les agents dans leur commande et le lien avec ce prestataire. La deuxième traite de l’immersion dans un territoire autour de la thématique du périurbain. Cette action aura lieu en septembre et sera un « banc d’essai » pour construire une réflexion inter-directions sur l’avenir du périurbain en repartant des réalités de terrain.

Questionnements
Plusieurs réflexions se croisent aujourd’hui dans des échanges que nous avons pu avoir aussi bien avec la direction générale des services qu’avec la direction prospective par exemple.

Comment construire des prototypes d’action publique?
On sait que la posture du test est compliquée, juridiquement et politiquement. Dès que la Région s’engage dans un processus, tout expérimental qu’il soit, il y aura toujours un effet engageant, dont il sera difficile de se départir. Une des pistes évoquées aujourd’hui est celle de la construction virtuelle d’action publique.  Evidement on pense à Sim City, ou aux cabines de simulation qui nous plongent dans une réalité différente. Mais « virtuel » ne veut pas nécessairement dire numérique. A l’aide de jeux de rôle, de maquettes en carton, en faisant « comme si », il est possible de se plonger à moindre frais dans un univers virtuel permettant un décadrage et une réflexion différente. A condition de se donner le temps et l’état d’esprit nécessaire, il y a là toute une panoplie d’outils pour simuler des dispositifs et des interactions.

Comment permettre aux agents de s’autoriser une réflexion créative sur leur travail?
Cela revient souvent dans les conversations: une envie de se décadrer, d’être « insécurisé » pour envisager différemment la construction de l’action publique. Beaucoup nous parlent de ce besoin, mais la réalité montre que l’autocensure, le poids d’une organisation hiérarchique, les contraintes techniques et juridiques sont autant de freins pour participer activement à un programme tel que la Transfo. En rencontrant les différents directeurs généraux délégués, l’équipe de résidents peut mieux percevoir où sont les freins et au contraire les possibilités d’embarquement des agents.

Comment travailler à la fois sur la formation, les sujets prospectifs, et embarquer le maximum d’agents?
En multipliant les rencontres, on multiplie les envies de travailler avec nous. Plutôt de bonne augure, tous nos interlocuteurs nous proposent des sujets différents, ou des personnes avec qui travailler. Pour faire face à cet afflux de sollicitations, nous avons ébauché la stratégie suivante: puisque la session de travail de ce matin a permis de resserrer le travail des résidents durant les deux prochaines semaines à la préparation d’une immersion, l’équipe a prévu de se servir de cette action pour « embarquer » le maximum d’agents de tous horizons confondus. Cette semaine de septembre sera donc consacrée à la formation-action par l’immersion.

Transfo Pays de la Loire/ Semaine 2 / Jour 1

1 mois jour pour jour après la semaine Campus, l’équipe de la 27e région est de retour à l’hôtel de région des Pays de la Loire, cette fois-ci sous une forme plus réduite, pour poursuivre le programme de la Transfo.

Pour commencer la réflexion sur de bonnes bases, nous avons choisi de consacrer cette première semaine à l’exploration de l’institution régionale. L’objectif est de rencontrer les différents acteurs avec qui nous allons travailler, d’assister à différentes réunions pour mieux comprendre le fonctionnement de l’institution, difficile à saisir au premier abord. Le but de cette semaine est aussi de définir plus précisément les sujets de prospective sur lesquels nous allons engager La Transfo.

1er jour / matin
Ce matin, nous sommes accueillis par Olivier Ryckewaert, responsable du laboratoire des mutations, pour une visite des locaux (le Campus régional) et plus particulièrement de l’hôtel, ou plutôt du « palais » de région comme il est désigné par les agents. Olivier, ancien directeur de cabinet, nous présente aux différents agents.
Nous passons de l’aile droite à l’aile gauche et les bureaux défilent sous nos yeux un à un. Pas de frontières visibles et pourtant elles sont bien là.
Nous traversons les bureaux des représentants des groupes politiques, ceux de la direction de la communication, du cabinet, de la direction générale des services, des directions déléguées… Sans guide, impossible de se repérer : les étiquettes nominatives ne précisent pas la fonction des personnes.
Nous apercevons au détour d’un couloir et à travers une petite lucarne, l’hémicycle où se déroule la séance plénière du CESER (Conseil Economique Social Environnemental Régional).

Olivier nous montre les écrans qui diffusent en direct la séance plénière du CESER.

Cette visite globale est l’occasion de découvrir les lieux dans leur physicalité mais aussi l’occasion de croiser différentes personnalités (président du CESER, chef de cabinet du Président de Région); rencontres qui font ensuite l’objet d’explications de la part d’Olivier. Nous rafraichissons ainsi notre connaissance de cette grande machine politico-administrative.

Autre chose, nous voyons enfin où travaille l’équipe de la DPSA21, direction de la prospective, des schémas et de l’agenda 21 avec qui nous allons travailler. Là, nous prenons le temps de discuter plus longuement avec les agents qui n’étaient pas présents à la semaine de Campus afin de bien comprendre la réalité de leur travail et les outils qu’ils utilisent. Un de ceux là est « l’intranoo », l’intranet de la Région, un réseau interne dont les accès sont protégés et difficiles à obtenir. Les agents nous présentent l’outil, ses fonctionnalités. Toutes les informations essentielles pour se repérer au sein de l’institution y sont regroupées mais elles sont réservés aux seuls fonctionnaires et élus. Quid du partage de ces données ?

Christophe Nicolle nous présente le géoportail "Géopal"

1er jour / après-midi
En début d’après-midi, nous prenons le temps de discuter avec les personnes de la documentation où nous nous sommes installés. Elles nous présentent leur métier, nous parlent des archives. « La prospective est une histoire ancienne et il serait intéressant d’étudier les documents des décennies précédentes ». Pour autant, ces documents sont bien souvent des pavés de cinq cent pages qui ne donnent pas tellement envie de s’y plonger !

Ensuite, nous sommes invités par Guillaume Julien, à la tête de la DPSA21, à assister au comité de pilotage de la démarche Prospective.
Cette instance, animée par les techniciens, présente l’avancement de la démarche aux élus et notamment le résultat de la phase de questionnement prospectif qui a eu lieu en interne. Ce résultat est présenté sous la forme d’une grille de questionnement (un tableau) où apparaissent divers paramètres répartis en 4 catégories : les cartes / le territoire, les technologies et les questions humaines, avec en plus les points de ruptures susceptible de naître à un moment ou un autre.

Les remarques des différents participants à la réunion portent davantage sur le fond que sur la forme – qui apparait à tous comme synthétique et originale.
Il est néanmoins souligné l’enjeu d’appropriabilité de ces outils qui sont voués à créer le débat aussi bien auprès des agents de la Région que du grand public.

Concernant ce dernier, des rencontres, encore non définies dans la forme, sont prévues. Il s’agira de consulter cinq types de population : les lycéens, les seniors, les ouvriers et les habitants de quartiers populaires, la classe moyenne salariée et les « innovateurs » (ou créatifs sociaux-économiques).

Parallèlement, un travail avec des experts prospectivistes est en cours sous l’égide de Martin Vanier. Nous découvrons les quatre scénarios imaginés par le cabinet ACADIE et qui serviront de base de réflexion aux experts. Le résultat de ce travail sera présenté en juin aux élus ainsi qu’aux agents.

Et la Transfo dans tout ça ?
Pour nous tous, cette journée a permis de reposer les choses à plat. Au cours du comité de pilotage, nous avons rappelé que notre démarche vise à accompagner les agents dans leur travail de prospective car les questions de formes ou de format ne sont pas négligeables. Comment consulter des lycéens ou des personnes âgées sur l’avenir ? Comment arriver à se projeter?
D’autre part, il nous semble que la ligne d’horizon de la Transfo est d’articuler la démarche prospective avec une démarche stratégique. Nous nous interrogeons donc sur la ou les manières de rendre compte de ces démarches : vulgarisation et appropriabilité sont des mots qui sont régulièrement revenus dans nos discussions.

Affaire à suivre…