Archives de Catégorie: Pays de la Loire – Semaine 8

Transfo Pays de la Loire / semaine 8 / tests 2 et 3 du Démarreur Bienveillant

Pour poursuivre la logique de test amorcé lors de la semaine 7 et suivre notre intuition concernant le bien-fondé du mode opératoire « le Démarreur bienveillant », nous avons intégré au programme de la semaine 8 deux temps y étant consacrés.

Plusieurs modifications ont été jugées pertinentes suite aux conclusions du test réalisé avec l’élue Françoise Gentil.
Tout d’abord, il nous a semblé pertinent de pouvoir ouvrir ce mode opératoire à des directeurs généraux autant qu’à des élus, puisque ces deux « fonctions » se trouvent bien confrontées à la formalisation de commande politique.
Pour conserver un format court d’intervention (1h30 maximum), il nous est apparu pertinent de chercher à raccourcir le temps d’appropriation du contexte pour les discutants : aussi, il a été demandé aux interviewés de sélectionner 2 références illustrant les origines de leur questionnement transmis en amont du démarreur.
Avant le lancement du test, un mail officiel a été envoyé à l’interviewé pour confirmer la tenue du test, en mettant en copie le cabinet pour le tenir informé.
3 règles d’or indiquant la posture nécessaire pour la réalisation de ce mode opératoire ont été rédigées et affichées lors des tests.
> ici, pas de décision à prendre
> ici, je ne représente pas ma fonction mais ma pratique
> ici, le questionnement est central
Enfin, la présence d’un scribe a été ajouté au mode opératoire pour que ses notes puissent potentiellement guidé les échanges, et au moins servir de compte rendu de séances à l’intéressé.

C’est donc sur ces bases qu’ont participé à ce mode opératoire Alain Gralepois, Vice-président du Conseil régional et Président de la commission culture sport citoyenneté et éducation populaire et Yoann Iacono, Directeur Général Délégué Ressource ont participé à ce mode opératoire (accompagné de Nathalie Le boulchs-Villers, Directrice de l’Action territoriale et de la Démocratie).

Voici les sujets sur lesquels les discussions ont démarré :  10400473785_af60c9a1ef_z10400441784_c4df65ed13_z

 

 

 

 

 

 

 

Si ces sujets peuvent paraître ardues de premières abords, c’est bien des agents néophytes de ces questions et membres de la fonction innovation ou complices de la première heure qui se sont pliés à l’exercice. Et avec succès! La clarification des termes énoncés, des finalités envisagées pour la Région et pour la politique publique visée et des usagers concernés furent au centre des échanges… permettant aux deux interviewés de positionner leur priorité, de cerner les enjeux associés à leurs questionnements ou des déterminer les trames argumentaires nécessaires pour mettre en oeuvre leur action.
L’image du sparring partner est apparue parlante aux observateurs de ces tests pour évoquer le rôle des discutants : dans la relance dynamique de réflexions et de questionnement, pour faire travailler le jeu de jambe oratoire qui sera bien utile ensuite pour convaincre son entourage d’une vision, d’un projet politique.
Aussi, pas besoin d’être expert pour jouer ce rôle : c’est une posture réflexive qui est nécessaire. C’est d’ailleurs sur ces mots que repartira Alain Gralepois lundi matin « Je suis agréablement surpris de la qualité des échanges, des questions, de leur pertinence, de leur apport pour relancer ma réflexion ». Les documents fournis en amont de la session n’ont finalement pas été d’une grande utilité, à part sûrement pour se rassurer!

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Concernant les notes prises par le scribe pendant la séance, elles n’ont pas été utilisées comme support d’échange à chaud. Par contre, en étant envoyé par mail aux participants, elles permettent d’une certaine manière de répondre à la frustration avec laquelle les participants repartent à la fin du test. Avec le sourire, Yoann Iacono file à une autre rendez-vous en lançant « Il faudrait faire ça toute la journée! ». Il n’est en effet pas évident de clôturer une séance de réflexion à bâton rompu! Pour autant, nous sommes convaincus que ce temps court permet aux interlocuteurs le luxe de requestionner le fond d’un sujet, sans enjeu opérationnel imminent ou calendrier serré en tête, et de poursuivre ensuite seuls leurs réflexions pour envisager par la suite la formulation d’une commande clarifiée dans ces objectifs et son utilité.

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Ces deux tests ont donc permis à l’équipe innovation de confirmer la pertinence de ce mode opératoire et leur volonté d’en faire un rendez-vous régulier dans leur calendrier de travail.
De part sa forme courte et sa méthode très réflexive, le démarreur bienveillant apparaît également comme un temps intéressant pour inviter des agents en tant qu’observateurs à venir découvrir la méthodologie de travail de la fonction innovation.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Visibilité(s)

Plus le programme Transfo Pays de la Loire avance, plus la transmission vers une équipe innovation constituée d’agents régionaux opère et plus la question de la visibilité des actions (et des personnes qui les font !) devient prégnante.

Les résidents Transfo sont arrivés à la Région il y a bientôt deux ans avec un programme établi, constitués de 2-3 éléments de communication (le nom « Transfo », le sous-titre « Programme d’expérimentation visant à tester une fonction innovation au sein de la Région », le blog…). Le programme avançant, de nouveaux éléments de visibilité sont arrivés comme les rouleaux de rubalise (signalant habituellement un chantier en cours) estampillés 27e Région ou la représentation graphique créée par les résidents. Les actions menées elle-mêmes, et les résultats qu’elles ont produit, sont aussi, au fur et à mesure, devenus l’un des principaux outils de communication de la démarche.

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Maintenant que le programme se termine, ces outils vont devenir plus ou moins obsolètes, mais qu’en est-il de la façon de les utiliser, des messages qu’ils cherchaient à faire passer ? Tout au long de la semaine 8 et plus spécifiquement jeudi après-midi et vendredi matin, les résidents et l’équipe innovation (renforcée Mickaël Poiroux de la Mission Val de Loire et Olivier Ryckewaert revenus nous donner un coup de main) ont réfléchi ensemble à ce que pourrait être une communication adaptée à un futur programme d’innovation de la Région Pays de la Loire.

Tout d’abord, un constat important a été posé : avant d’espérer pouvoir faire comprendre l’apport de l’équipe innovation et des ses méthodes, il faut donner envie. Il faut se prêter un peu au jeu de la séduction ! Attirer l’oeil sans être tapageur, intriguer sans effrayer… Il faut absolument que les agents, les élus, les citoyens soient touchés, aient envie d’en savoir plus. Et il faut que ce qu’ils découvrent par la suite corresponde à leur première impression. Il faut être cohérent, simple et parlant. Parfait… Mais comment ?!

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Rapidement tout le monde s’est accordé sur l’idée qu’il ne fallait pas trop en faire. Dans un environnement bien codifié comme l’institution régionale, la surenchère de communication serait vite contre-productive et raconterait quelque chose de décalé par rapport à une démarche qui se veut humble et ouverte. Sans le dire explicitement, l’idée qu’il en fallait finalement peu pour se distinguer faisait son chemin…

L’équipe innovation avait travaillé sur un potentiel logo qui permettrait un début de visibilité et l’a donc présenté. Plutôt que d’examiner en détail les formes de cette proposition, les résidents ont pu mettre en questionnement l’usage de ce logo au regard de ce que nous commencions à esquisser comme besoin : montrer l’ouverture, être gentiment décalé… Est-ce bien d’un « logo », objet finalement très classique et très (trop ?) utilisé par l’institution, que nous avons besoin ? Et puisqu’il s’agit de partager la démarche, ne serions-nous pas plus proche d’une sorte de « label » ? Quelque chose à la mode de l’autocollant posé sur certains CD « Parental Advisory – Explicit Lyrics » ? Un autocollant « Attention, contient de l’innovation » ?!

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Sont aussi revenues en mémoire des réactions obtenues face aux panneaux de verbatims que nous avions mis en place en semaine 6 ou lors de l’entrée dans la salle Queen Mary « customisée » par le Laboratoire des mutations et la démarche prospective Pays de la Loire 2040 ou bien encore par le simple fait de systématiquement écrire et afficher au mur nos réflexions. Ces petits changements dans l’univers régional, faussement inoffensifs, nous sont apparus comme des solutions efficaces déjà en stock qu’il fallait continuer de développer et préciser. Le mode opératoire « Démarreur bienveillant » – testé deux fois dans la semaine et qui nécessite des observateurs auxquels on ne demande qu’une heure et demi de présence et aucune préparation — est aussi apparu comme une excellente manière de faire vivre la posture de l’équipe innovation aux plus curieux. A bien y réfléchir, la démarche a déjà produit quelques outils et s’est appuyée, plus ou moins consciemment, sur des principes tout à fait utilisables pour le futur programme !

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Quelques verbatim et, en fond, des productions affichées dans la salle Queen Mary

Cette première étape de séduction outillée, que faire, sur quoi s’appuyer pour communiquer plus en profondeur et en détails auprès des personnes intéressées ? Pour répondre à cette question, les résidents Transfo se sont appuyés sur un tour d’horizon, sur internet, des façons d’expliquer son travail : du designer spécialisé dans le mobilier d’édition au cabinet de conseil et d’étude, les façons de faire divergent ! Entre celui qui ne montre que des photos en studio du résultat sans aucune explication (un bel objet et puis c’est tout !) et ceux qui n’ont que le texte, plus ou moins long et complexe, pour tenter de raconter une démarche, il y a aujourd’hui de nombreuses personnes et structures qui recherchent des solutions alternatives, qui tentent de faire la part des choses entre l’exposition d’un résultat, qui n’est pas que de l’ordre du visuel, et l’explication d’une démarche : quel était la question de départ, quelles ont été les étapes et les outils de la réflexion…

Cette déambulation sur le web, à la recherche des bons et des moins bons exemples nous a logiquement amenés sur le site du MindLab, le laboratoire d’innovation interministériel danois. Leur travail de communication de la démarche au travers des projets et d’apport pédagogique simplifié, classé et organisé, le tout basé sur un mixage constant de l’image et du texte, a trouvé un écho favorable auprès de l’équipe innovation et permis de montrer une direction à suivre. Que la ou les forme(s) finale(s) se concrétise(nt) dans un site internet, une documentation papier ou autre, les constats et les bases posés à l’occasion de ces temps de réflexions dédiés resteront valables. C’est donc satisfaits que nous terminons la semaine 8 à ce niveau d’avancement, en convenant que l’équipe innovation va pouvoir continuer à avancer de son côté et que nous en reparlerons très bientôt !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Le Programme

À plusieurs reprises au cours de ces dernières semaines, l’équipe innovation et les résidents Transfo ont fait le constat suivant : pour faire comprendre et faire connaître la fonction innovation, il est impératif de développer un programme et de le communiquer.

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Plusieurs séances de la semaine 8 ont ainsi été consacrées à travailler sur les éléments de ce programme (sachant évidemment que l’analyse de chaque test a amené de l’eau à notre moulin au fil de la semaine !). Mardi après-midi, nous avons ainsi tenté d’aborder la question de « l’esprit » du programme… Posture, démarche, comment les dire ? Comment les comprendre et les faire comprendre ? Pour « attraper » ce sujet difficile, nous sommes repartis des sujets dont l’équipe s’est saisie ou sur lesquels elle a été interpelée ; et nous avons analysé par quels chemins, et avec quelles attentes – explicites ou non – ces sujets lui sont arrivés.

De cette analyse sont ressortis des points récurrents et des lignes de force, tant positifs que négatifs. Ces derniers nous ont permis d’identifier les attentes dont il faut se « méfier » car à l’impossible nul n’est tenu. Se pose alors la question de savoir dire non, ou plutôt de savoir dire oui à des demandes raisonnables. Il nous apparaît ainsi que face aux saisines à venir, l’équipe innovation doit être force de proposition : lorsqu’elle est sollicitée, elle doit savoir formuler des propositions de travail réalistes et précises à ses interlocuteurs avant de se lancer dans un nouveau projet (cadrage du sujet, précision des questions, choix du mode opératoire et surtout prévision de l’accompagnement et du temps à y consacrer).

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Cette posture constituera une sorte de « protection active » pour l’équipe, en complément du « chèque en blanc » et du « casque » ébauchés précédemment – et du programme en construction. Autre élément essentiel de protection active identifié au passage : la posture d’accompagnement, savoir faire avec et non faire à la place, comme en témoigne largement le test de l’atelier des prototypes réalisé cette semaine.
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A l’issue de cette séquence, l’équipe des résidents a proposé un schéma de travail sur le programme afin d’identifier les « briques » à poser. Avec la difficulté que l’ensemble fait système et qu’il s’agit donc de construire en cohérence tous ses éléments.

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Toutefois, il nous a semblé possible de traiter 3 de ces « briques » en sous-groupes le jeudi après-midi :
⁃ sur la question des moyens, un travail fin à partir de l’exemple du test « atelier des prototypes/HUB PME » nous a permis de quantifier précisément le temps passé sur ce cas d’école ;
⁃ sur les sujets actuellement identifiés, un travail de formulation de réponses (voir supra) a été entamé par un second groupe ;
⁃ enfin, un troisième groupe s’est penché sur la possibilité de faire un « book » présentant les réalisations concrètes de l’équipe afin d’illustrer sa posture, ses méthodes et les livrables possibles – en commençant par identifier la finalité d’un tel objet ! Il devra d’abord servir à interpeller et intéresser les agents visés afin de leur permettre de comprendre et d’être inspirés par les méthodes proposées par l’équipe.

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A l’issue de cette semaine, nous avons consacré ce vendredi matin à regrouper l’ensemble des éléments glanés sur l’ébauche de programme. Beau travail au final, même si il reste évidemment beaucoup à faire pour l’équipe. Et nous voilà en tous cas repartis chacun avec avec un calendrier de travail pour les derniers mois du programme…de la Transfo !

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Hub PME & Atelier des prototypes

En cette semaine 8, et après beaucoup de travail et de réflexions mises bout à bout pour en arriver là (cela a commencé dès la semaine 7), nous avons enfin pu tester grandeur nature le mode opératoire « Atelier des prototypes » ! Et pour une première, le sujet était à la hauteur puisqu’il s’agissait de notre premier contact du côté du volet économique de la Région  ! La Direction de l’Action Economique, de l’Innovation et de l’Internationalisation (DAEII pour les intimes) avait sollicité l’appui de la fonction innovation sur un projet complexe autour du soutient aux entreprises (aides, accompagnements…). Le sujet est en quelque sorte un cas d’école puisqu’il s’agit pour la Région d’être force de proposition et animatrice d’une réflexion à laquelle de nombreux partenaires (CCI, développeurs économiques…) devront prendre part. Comme souvent, la Région ne fera pas tout elle-même ; elle doit co-produire.

L’Atelier des prototypes tombait donc à pic pour permettre à la direction concernée de poser rapidement sur une table de réunion une ou plusieurs propositions martyres face auxquelles les partenaires présents pourrait dès lors réagir plus facilement que devant de « simples constats » et qu’ils pourraient déconstruire/reconstruire à l’aune de leurs expertises respectives.

Illustration du mode opératoire "Atelier des prototypes"

Illustration du mode opératoire « Atelier des prototypes »

Oui mais encore fallait-il pour l’équipe innovation naissante à la Région réussir à prototyper une réponse ! Cela fait bientôt 2 ans que l’équipe Transfo travaille avec les agents qui composent aujourd’hui l’équipe innovation mais, outre le fait qu’on ne devient pas designer ou animateur de projet en quelques semaines de Transfo (et ça n’est d’ailleurs pas l’effet recherché), lorsqu’il faut se lancer seul, lorsqu’il faut faire face à un sujet qu’on ne connait pas, assumer cette posture de « naïf », et oser proposer, alors la question dépasse largement le cadre des compétences pour toucher très directement à la confiance de chacun… L’équipe d’agents a donc mis à profit l’été pour soigné tout particulièrement ce premier sujet, parcourant plus de mille kilomètres à la rencontre des acteurs concernés sur le territoire régional et analysant ainsi plus que prévu le sujet, avant de brillamment mettre en forme le fruit de cette analyse (aidée en cela par Angélique, apprentie designer fraîchement arrivée à la Région) et les idées qu’elle a fait naître.

Après un léger affinage en début de semaine 8 avec les résidents Transfo et une remise au clair sur les objectifs du test et son déroulé, tout était donc fin prêt mercredi 16 octobre. L’équipe innovation au grand complet était présente pour dévoiler son travail à Joëlle Debon, chargée de ce projet à la DAEII ainsi qu’aux représentants de la CCI et d’Atlanpole, à une développeur économique et une chef d’entreprise. Les attentes étaient nombreuses de toute part !

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2h30 plus tard, après une présentation rapide et des discussions fructueuses, l’équipe innovation rappelait que ce qui avait été présenté était un matériau brut, mêlant analyse et début de propositions formelles que les porteurs de projet devait maintenant faire mûrir. Dans une démarche consistant à rendre lisible et appropriable sa production, les points clés repérés par l’équipe ont été mis en évidence et les opportunités et limites de chacune des 8 propositions concrètes présentées ont été expliquées faisant ainsi appel à l’expertise des spécialistes pour décider de la suite en connaissance de cause. Les participants ont tous trouvé la démarche intéressante et Joëlle Debon a pu repartir très motivée avec une réflexion consolidée et des propositions amendées par ses partenaires.
Annexe 3 - Projet HUB PMEAnnexe 3 - Projet HUB PME2

Si tout n’a pas été idyllique, le test s’est donc avéré tout à fait concluant ! Certes cela n’a pas été facile. Le temps passé sur ce projet s’avère au final beaucoup plus important que ce que les résidents Transfo avait initialement imaginé et de très nombreuses petites épreuves ont du être franchies, pas toujours aisément : passer de l’analyse à la proposition, ne pas se laisser enfermer sur l’une ou l’autre des idées, animer une réunion à plusieurs, ne pas se retrouver en défense d’une idée, savoir « couper le cordon » avec le projet et laisser le porteur s’en ressaisir… Mais quel plaisir d’arriver au bout et de voir que c’est possible, que les participants – experts d’un sujet que l’équipe innovation ne connaissait pas – ressortent contents !

Le débrief fait dans l’après-midi aura soulevé de nombreux points d’amélioration possibles (organisation spatiale de la réunion, maintient d’une posture permanente de questionnement…) mais la première étape de validation est largement franchie. Simplement, si le permis est en poche, la confiance et les automatismes doivent encore grandir, c’est bien normal. Ce qui est bien, c’est que les sujets à arpenter ne manquent pas !