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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jours 2,3,4 : atelier !

Après une journée de démarrage consacrée au nécessaire résumé des épisodes précédents, nous nous sommes retrouvés ce mardi matin à l’Hôtel de Région, prêts à entamer le travail « vers un  prototype de la fonction innovation ». Première tâche, et premier atelier : à partir des expérimentations réalisées dans les semaines précédentes, mais aussi à partir de l’expertise des agents en matière de « fabrication » des politiques publiques, nous nous proposons de dessiner les cheminements pris par la construction des politiques publiques. Nous nous répartissons en 3 groupes. Deux s’appuient sur des exemples vécus précis correspondant aux directions des participants (prospective participative et politique culturelle co-produite) tandis que le troisième groupe prend comme point de départ l’ensemble des expériences des participants. Dans tous les cas, les questions sont les mêmes : quelles actions, quels acteurs, avec quels moyens et pour quels livrables ? Nous abordons ces questions une par une, les anticipons, y revenons et construisons rapidement plusieurs schémas basés sur un même axe temporel.

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Mais surtout, pour chaque « cartel », nous nous demandons quelle « importance » il a dans le processus de conception et de mise en œuvre d’une politique publique de la Région. Dans chaque groupe, les discussions sur ce qui fait critère d’importance en la matière apporte une profondeur supplémentaire à la prise de recul que nous entamons. Ces discussions nous permettent déjà, ce mardi, d’identifier les points d’appuis que nous pourrons utiliser pour la suite de nos ateliers. Tard dans la nuit, voilà où nous en sommes (cliquez sur l’image pour accéder au fichier pdf) :

Représentation Construction de politique publique v0.1

Nous continuons nos travaux dès mercredi matin, sur la base de cette analyse de la synthèse réalisée par l’équipe dans l’intervalle. En re-travaillant cette forme-support en sous-groupes, nous affinons les intuitions de la veille et identifions des zones clés, des vides, des noeuds, des points d’acupuncture en quelque sorte, sur lesquels pourraient porter les efforts et les propositions de la future fonction innovation. Parmi ces points identifiés : le passage de la commande et son lot d’incompréhension, le temps de l’évaluation, l’identification des rôles de chacun dans un groupe projet…

Schéma construction des politiques retravaillé

Une fois mise en forme par l’équipe avant le dernier atelier, nous obtiendrons cette deuxième forme-support (là aussi, cliquez sur l’image pour voir en grand).

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD1

Lors de la clôture de l’atelier du mercredi, des propositions de réponses, concrètes, à ces problématiques, émergent peu à peu. Et c’est ainsi assez simplement que l’équipe travaillera tout ce matériau dans l’après-midi, non seulement pour produire les deux dernières schémas de synthèse mais aussi pour entamer des maquettes de 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD2

A l’issue du travail du mercredi, nous imaginons en effet qu’elle ne deviendra pas un seul bloc opérationnel mais bel et bien une sorte de boîte à outils élaborée, ou plutôt une boîte à processus, à modes d’action, à laquelle les agents pourront faire appel indépendamment à différents moments de la vie de leur programme :

  • au moment de l’émergence de la commande politique, « le démarreur bienveillant »
  • en amont de l’ingénierie de projet proprement dite, « l’exploration des usages » pour connaître le contexte des usages, mais aussi « la fabrique de mandats » pour mettre sur pied une équipe opérationnelle et « l’atelier des prototypes » afin de disposer d’un objet-prototype à interroger avant même de lancer la machine ;
  • au fil de la vie du projet, une forme d’évaluation intelligente, le dispositif de « mise en réalité » ;
  • et à la fin, mais aussi tout au long de la vie du projet, un travail de veille et de documentation « utile » à la vie du projet : « le capitaliseur ».

Et pour préciser ces propositions, dans la lancée de la semaine (et de l’année passée !), l’équipe soumet lors du dernier atelier du jeudi, quelques « dessins à réaction » aux agents participants, élaborés à partir des nuages de mots récoltés sur chaque mode opératoire la veille. Ces dessins, entre recherches formelles et reprises graphiques des questionnements, poussent le groupe vers la concrétisation. En replaçant ces idées parfois décalées dans leur réalité de travail, les sous-groupes enrichissent, précisent et contre-disent les premières maquettes… en vue de la présentation de l’exposition du lendemain !

atelier-jeudi-mode-action

atelier-jeudi-mode-action2Voilà comment une semaine passe en un clin d’oeil ! Plus justement, voilà comment une année passe en un clin d’oeil ! En effet, régulièrement dans la semaine, nous avons récoltés des avis très positifs comme quoi cette semaine particulière serait sans doute la plus intéressante de toute cette Transfo jusqu’alors. Or nous savons les étapes qu’il a fallu franchir pour arriver à celle-ci et nous avons pu, tout au long des réflexions et productions de la semaine, mesurer (si nous en doutions !) à quel point ces trois jours étaient intimement liés à tout le parcours réalisé jusqu’ici. Nous le rappelons donc dès que l’occasion nous est donnée et nous ravissons d’avoir eu le temps nécessaire pour en arriver là !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

  • qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
  • quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
  • pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
  • avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
  • quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 1 : Lancement

Lundi 12 novembre 2012

L’équipe Transfo est de retour à l’Hôtel de Région pour une 5ème semaine un peu particulière. D’une part parce que nous sommes (déjà !) à mi-parcours, et d’autre part parce que, si pour l’heure l’équipe retrouve sa composition habituelle (Jacky, Shah-Dia, Léonie, Magali), c’est aussi la dernière semaine de Léonie et Magali en tant que résidentes.

D’abord, quelques mots sur le contexte général. En Pays de la Loire, le but de la Transfo est de faire l’interface entre la prospective et les politiques régionales. Au cours de cette 5ème semaine, nous souhaitons donc mettre en avant la porosité entre ces deux éléments trop souvent dissociés. Comment ? En s’attaquant à l’amélioration d’un dispositif régional à l’aide des tendances prospectives construites par la DPSA21 (devenue Direction de la Prospective, des Schémas et du Développement Durable, DPSDD) et le Labo des mutations.

Pour cela, nous avons choisi de nous saisir d’un dispositif qui, s’il n’est pas spécifiquement dédié à l’orientation, se retrouve souvent à accompagner les usagers dans ce processus, sans forcément être outillé pour : les espaces régionaux numériques (ERN). Objet à la fois physique, technique et humain, les ERN reflètent bien l’enjeu de l’adaptation constante des services publics aux évolutions des pratiques sociétales.

Finalisation de l’architecture de la semaine

Au bout de cinq semaines, des processus de travail commencent à se stabiliser. Comme à l’accoutumée, la journée démarre par un premier temps de travail interne à l’équipe.

A l’ordre du jour de cette matinée:

  • re-définir collectivement les objectifs de la semaine IN (mettre en œuvre et transmettre la méthode du prototypage appliquée aux questions d’information et d’orientation tout au long de la vie)
  • finaliser le déroulé de la semaine IN (moyens de réalisation, répartition des rôles)
  • re-définir  collectivement les objectifs de la semaine OFF (préparer la semaine 6) et organiser son déroulé (moyens de réalisation, répartition des rôles, prises de RDV)
  • finaliser le déroulé de l’atelier de lancement et les outils d’animation ad’hoc (un déroulé formalisé et mis à l’écrit, une première d’organisation pour nous!)

Travaux pratiques

Avec un tel programme, l’heure de l’atelier est vite arrivée. Nous nous dirigeons vers un espace du campus régional encore inexploré (oui, s’immerger dans la Région c’est aussi explorer de nouveaux lieux au gré des salles de réunions réservées). Peu à peu, c’est finalement 12 personnes qui viennent nous rejoindre, avec des profils très divers : des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Rectorat, Carif-Oref, Fongécif, CIO, PING).

Le temps que tout le monde s’installe, notre atelier commence finalement à 16h au lieu de 15h30.  30 minutes de moins, auxquelles s’ajoute un tour de table qui prend finalement un peu plus de temps que prévu. Eh oui, créer de l’interconnaissance et de la transversalité prends du temps, et nous ne l’avons pas forcément assez anticipé en se fixant des objectifs plutôt ambitieux pour 2h de réunion…

Avant d’entrer dans le détail, un petit retour en arrière s’impose pour mieux comprendre le déroulé de cet atelier : lors de l’élaboration du programme, nous avons pensé qu’une contribution des agents en amont permettrait d’enrichir notre séance de lancement. Ce « passage de relai » nous a semblé très important car il répond à l’un des objectifs de long terme de la Transfo : la mise en œuvre autonome des méthodes utilisées dans le programme. Nous avons donc « passé commande » aux agents, en leur demandant des contributions de deux ordres: des « paroles d’experts » sur l’orientation, la prospective et les ERN; et les retours d’une petite enquête de terrain réalisée en amont. Conscients des plans de charges de chacun, nous avons cependant pris le soin de tenter de réduire au maximum le temps de travail demandé en le facilitant par l’envoi de consignes précises.  Après un temps de présentation de la démarche par l’équipe puis un tour de table, nous leur passons donc le relai pour ces présentations introductives.

Nous commençons par une présentation rapide et à plusieurs voix des objectifs de l’orientation, complétée par un panorama des dispositifs existants en la matière à l’aide d’un support graphique proposé par Olivier Ryckewaert, du Laboratoire des mutations.

En images, cela donne ça:

Chartlotte Rautureau, chargée de mission chez PING qui accompagne la Région dans sa réflexion sur l’avenir des ERN, nous présente ensuite cet objet un peu particulier.  Elle confirme rapidement notre intuition. Si les ERN ont bien été conçus comme outils de lutte contre la fracture numérique, aujourd’hui, l’augmentation du niveau d’équipement numérique des ménages – entre autres –transforme leurs missions. Ils sont, de fait et comme beaucoup d’autres structures, amenés à faire de l’aide à l’orientation. Les ERN, qui regroupent usagers et praticiens parfois démunis sur le sujet, constituent donc un espace pertinent pour tester nos prototypes. Ce premier diagnostic est rapidement complété par les apports du terrain, grâce à un reportage photo réalisé par deux agents et qui rend compte de leur visite de l’ERN du BreilEnfin, diaporama à l’appui, 2 agents (DPSDD et Labo des mutations) nous présentent les 4 (devenus 5) signaux faibles pouvant impacter les dispositifs d’aide à l’orientation qu’ils ont pu identifier grâce à leur travail prospectif :

  • ludification (développer des formes appropriables pour faire passer des contenus informatifs et répondre au déclin de l’écrit)
  • individuation (développement de l’offre personnalisée grâce à l’utilisation de données sur la personne)
  • robotisation (systématisation de la gestion des tâches répétitives par des systèmes informatiques ou mécaniques)
  • humain (développement des métiers à caractère « social », rôle du sensible, de l’empathie, des rapports humains…)
  • proximité (relocalisation et économie du partage)

Maintenant que chacun a bien en tête ces éléments, les participants sont répartis en 2 groupes pour réaliser, armés de post-it et à partir des présentations et des discussions, un travail collectif de synthèse. Pour identifier des nœuds solides pour penser l’évolution de la fonction orientation, nous tentons de répertorier les usages des ERN et des dispositifs institutionnels d’aide à l’orientation, tout en essayant d’y injecter les points de vigilances qui découlent des signaux faibles présentés auparavant.

Chaque groupe avance à son rythme, mais la petite demi-heure qui nous reste à disposition semble un peu courte. Un des groupes prend pourtant le temps d’ébaucher un classement qui permet de problématiser la réflexion et d’identifier des « pôles » d’usages et de compétences, qui ne sont pas forcément les mêmes pour les deux « morceaux » étudiés. Nous récoltons une matière première dense, qu’il va falloir « détricoter » pour qu’elle puisse servir de base à la réflexion en vue du prototypage…

A l’issue de l’atelier, nous prenons aussi le temps d’échanger en off sur la stratégique générale de la Transfo avec Olivier Ryckewaert, notre principal allié au sein de la structure. Nous en tirons des questionnements partagés, des débuts de réponses, en tout cas des éléments qui permettent de nous projeter sur les semaines suivantes en tenant compte des objectifs généraux du programme (vus de la Région et vus de l’équipe) et du contexte politico-administratif.

Malgré la fatigue de fin de journée, nous regagnons enfin nos pénates pour une dernière séance de travail d’équipe. Comment retravailler la matière récoltée durant l’atelier pour préparer l’atelier du lendemain en fonction des objectifs fixés le matin ? RDV demain pour voir le résultat !

De l’enquête à la conception de projet

Le mercredi après-midi au lycée, un moment à part

Dans un lycée, le mercredi est un jour à part. La plupart des lycéens n’ont pas cours l’après-midi. Les locaux se vident dès la mi-journée, hormis dans certains espaces à part du lycée. A l’étage des CFA coiffure, les apprentis manipulent dans une ambiance détendue sèche-cheveux et peignes.  A l’étage du dessous, nous rencontrons les élèves d’art plastique et leur professeur qui préparent activement la « Journée Art » prévue pour le lendemain. Une jeune fille s’applique à peindre en bleu ciel des têtes de poupées rasées, à côté d’une fragile installation faites de déchets ménagers en plastique et carton. Quelques internes reviennent de la cantine et traînent dans les couloirs. Mais la plupart d’entre eux, par un jour ensoleillé comme celui-ci, ont filé au Pâquier, vaste promenade paysagère qui se trouve sur les bords du lac d’Annecy. Et c’est là-bas que nous partons à leur rencontre.

Chez les apprentis coiffeurs

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Jeudi, réalisation de la première expérimentation in-situ

Jeudi, nous nous sommes principalement concentrés sur la réalisation de notre première expérimentation in-situ : le « CAMPUS WALL ».
Au fil des discussions avec les utilisateurs du lycée (lycéens, professeurs, agents, personnels administratifs), nous nous sommes rendu compte qu’il existait un problème de communication entre ces différentes populations. Même s’il y a un certain nombre de projets extra-scolaire en interne, leur communication actuelle est peu visible de part leur format et leur dispersion dans les bâtiments.

Ceci nourrit des compréhensions contradictoires ou incomplètes des projets, contribuant à donner une image peu dynamique du lycée.

Le « CAMPUS WALL » est un point de relais pour diffuser de l’information scolaire et péri-scolaire dans les points stratégiques du lycées. Toutes les populations du lycée sont invitées à y publier des messages.

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Le « campus wall » dans le bureau du CPE de la « liaison », le lieu de pause des élèves.

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Le « campus wall » devant de bureau de la secrétaire du proviseur, passage incontournable du personnel administratif.

Cette expérimentation incarne l’un des partis pris méthodologique de la résidence : maquetter rapidement une expérience afin de la soumettre à l’avis des utilisateurs potentiels. Par ailleurs, nous allons laisser les expérimentations en place pendant plusieurs semaines où nous ne serons pas présents pour évaluer l’appropriation de cet objet dans la « durée ».

D’autres objets, telles que des cartes présentant des morceaux de scénarios fictifs seront distribués aux professeurs pour qu’ils puissent les tester pendant l’inter-résidence.

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Petits carnets de scénarios fictifs.

Territoires en Résidences : mode d’emploi

Nous éditons un document décrivant les méthodes qui vont être utilisées durant les expérimentations que nous mettons en place dans le cadre de l’opération « Territoires en Résidences » (voir tous les billets précédents sur ce sujet). Toutes les étapes, le type de méthode mobilisée, les productions qui en sortiront sont décrites dans ce document à consulter ou télécharger ici. En voici quelques extraits :

Des méthodes créatives qui mobilisent des interviews, l’organisation de remue-méninges, mais aussi production de scénarios, de schémas, travail sur des planches d’ambiance, tenue d’un blog de l’expérimentation, organisation de présentations publiques…

… pour aboutir à des solutions développables, des scénarios prospectifs, des enseignements d’ordre méthodologique, stratégique et politique, des diagnostics, des maquettes, du matériel d’exposition, une publication…