Archives mensuelles : novembre 2009

Première semaine à tinqueux: immersion et esquisses de projet

Comme dans les autres résidences de la 27e région, nos premiers contacts et repérages se sont engagés sans présupposés.

Assez vite nous avons rencontré  une attente collective précise sur un projet qu’engage le lycée: la réalisation d’un futur foyer des lycéens combiné avec un outil pédagogique sur les technologies du développement durable. Puisque les résidents annoncés sont architectes, l’attente s’orientait sur une aide à la définition de leur projet de bâtiment.

Nous avons choisi de prendre en compte cette attente des usagers du lycée à notre égard et de la conjuguer avec une approche d’autres sujets qui nous ont intéressés et qui touchent principalement aux problèmes de confort dans le lycée.

Au vu de la temporalité de la résidence nous optons pour l’étude de solutions transitoires créatives susceptibles d’amener à reformuler les problèmes rencontrés par le lycée et d’envisager des développements possibles.

La première semaine est un temps d’immersion et d’observation au cours duquel nous testons la faisabilité et la pertinence des actions que nous décidons d’engager.
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Résidence au lycée Croix Cordier

Cette semaine commence une résidence dans un autre lycée de Champagne Ardennes. Après le lycée Jean Moulin à Revin c’est au tour lycée technique Croix Cordier situé dans la commune de Tinqueux au Sud Ouest de Reims.

Le lycée Croix Cordier est un établissement de petite taille en limite périurbaine de la commune de Tinqueux et par incidence aux limites de l’agglomération, en bout de desserte d’une ligne de bus.

Avec une équipe d’une cinquantaine d’enseignants et à près de 400 élèves, c’est un environnement à échelle humaine, où la cohésion et la coopération entre les équipes professionnelles, de même que le suivi individualisé des élèves est facilité. Le bâti, même s’il a connu des réhabilitations et des extensions est de qualité médiocre et pose des problèmes de confort et de fonctionnalité. Nous avions déjà fait une présentation de ce lycée lors d’une de nos précédente visite, sur le site de la 27e Région.

L’équipe en résidence est composée de Gabi Farage, architecte, qui a fondé une association appelée « Bruit du frigo », et d’Olivier Bedu, architecte, et membre du collectif « cabanon vertical« .

Résidence Nord-Pas de Calais /// Penser l’environnement de travail de l’élu // 2ème semaine de Résidence / JOUR 1

2ème semaine de Résidence, l’équipe est de retour sur le terrain, Grégoire  Alix-Tabeling, designer de communication se joint à deux des résidents présents lors de la 1ère semaine, Adèle Seyrig et Yoan Ollivier, designers de service. Dans le courant de la semaine, l’équipe sera également renforcée par Lucie Bargel, politiste, chercheuse travaillant pour le projet de recherche PRELAT (Projet de Recherche sur les Elus Locaux Au Travail) dirigé par Didier Demazière (sociologue du travail) et financé par l’Agence Nationale de la Recherche (ANR).

Cette 2ème semaine commence par une demi-journée d’immersion et d’entretiens en Mairie de Loos-en-Gohelle, commune dont Jean-François Caron est maire.

SEMAINE 2 / Réunion de Services, Mairie de Loos-en-Gohelle

Nous commençons par assister à la fin de la réunion de Services hebdomadaire menée par Jean-François Caron. Nous observons et prenons en note la manière dont les différents participants à la réunion échangent et construisent avec Jean-François Caron sur les différents projets communaux. Du pratique et quotidien au philosophique et plus long terme, il apporte à ses Services son expérience, son positionnement, sa vision.

La réunion se terminant, notre équipe se sépare en deux. D’un côté Yoan suivra Jean-François Caron dans son déplacement de la mairie de Loos au Conseil Régional à Lille où il doit prendre part à une réunion importante. À ses côtés dans sa voiture, le trajet est l’occasion d’observer et de mieux comprendre comment l’élu passe d’un sujet à l’autre, d’une échelle à l’autre, comment il prépare en cours de route la réunion à venir, les modes de communication utilisés, etc.

Dans le même temps, Adèle et Grégoire rencontrent Thibault Geyssens, directeur des Services de la mairie de Loos-en-Gohelle. Avec Thibault Geyssens nous échangeons à la fois sur son expérience d’ancien collaborateur d’élu en Région Picardie et sur son travail actuel en tant que directeur des Services de la commune. Thibault Geyssens nous apporte un regard pointu et contrasté sur ce qu’il appelle l’espace politique, sur les jeux de pouvoirs, sur le rôle de l’élu, les jeux d’acteurs entre élus mais également entre collaborateurs. Nous abordons également la question de la politique ou du politique.

SEMAINE 2 / Cécile Gavard, directrice de cabinet, Mairie de Loos-en-Gohelle

S’en suit une rencontre avec Cécile Gavard, directrice de cabinet de Jean-Francois Caron. Cécile Gavard nous décrit rapidement ses fonctions en tant que directrice de cabinet du Maire et nous montre dans le détail la façon dont elle travaille, l’organisation qu’elle a mise en place pour l’échange de dossiers et d’information avec Jean-François Caron.

SEMAINE 2 / Détour par le site du 11/19

Nous faisons un rapide détour par le site du 11/19 avant de prendre la route pour Lille.

Pendant ce temps, Yoan accompagne Jean-François Caron à l’importante réunion à laquelle participent également d’autres élus régionaux dont René Vandierendonck. Une occasion pour nous d’observer la façon dont les élus régionaux travaillent ensemble et interagissent en réunion.

SEMAINE 2 / Arrivée au Conseil Régional du Nord-Pas de Calais, Lille

En début d’après-midi l’ensemble des résidents rejoint Patrick Banneux, chargé de mission auprès du Président de Région et référent pour nous pour tout ce qui concerne la résidence au sein du Conseil Régional. Patrick nous conduit dans la salle que nous occuperons durant la semaine de résidence, à l’étage du Cabinet du Président et face au bureau du 1er Vice-Président, Bernard Roman. Une belle opportunité de visibilité du travail mené par l’équipe en Résidence.

SEMAINE 2 / Installation dans la salle du 5ème étage

L’après-midi est consacré à la mise en place de la salle et à la préparation de la journée de mardi qui sera une journée de co-conception avec différents acteurs de la Région sur les projets ébauchés à l’issue de la première semaine de Résidence.

SEMAINE 2 / Organisation de la semaine sur le Poster-agenda-post-it®

Nous anticipons également l’organisation du reste de la semaine sur notre poster-agenda-post-it®.

La préparation se prolonge dans la soirée pour mettre en place tous les éléments méthodologiques et d’animation de la journée du lendemain.

Résidence Nord-Pas de Calais /// Penser l’environnement de travail de l’élu // 2ème semaine de Résidence / JOUR 2

La matinée du mardi commence pour Yoan par un point sur la Résidence avec Marc Taillez, DSI à la Région et également référent régional pour la Résidence.

De leur côté, Adèle et Grégoire commencent à préparer la salle de travail où la première réunion aura lieu. Yoan et Lucie Bargel, politiste qui accompagne l’équipe durant 2 jours rejoignent le reste de l’équipe peu de temps avant la rencontre.

SEMAINE 2 / Co-conception sur le projet de "kit de l'élu"

La matinée est consacrée à une séance de co-conception autour du projet « kit de l’élu » identifié en semaine 1. L’idée de ce projet en 2 mots : lors des entretiens menés en semaine 1, la question de l’arrivée d’un élu régional pour un 1er mandat est souvent revenue. Comment l’institution accueille t-elle les nouveaux arrivants ? Comment cette étape de transition en début de mandat est-elle vécue par les élus, que ce soit ou non leur 1er mandat ? Quelles sont les informations indispensables à un élu pour le bon exercice de son mandat ?

Afin d’aller plus loin et d’ébaucher des pistes plus précises, nous avons invité deux anciens collaborateurs d’élu Saliha Khatir, Fréderic Pollan désormais rattachés à la Direction des Assemblés et Jean-Marie Catteau, Directeur du même service.

Nous avons préparer la méthodologie la veille, la matinée se déroule en trois étapes.

La première consiste à demander aux acteurs régionaux de relater des anecdotes, de décrire des situations propres à cette phase de transition en tout début de mandat. L’idée derrière cela : préciser les situations auxquelles sont confrontées les élus, identifier les acteurs clés pour apporter de l’information et identifier les clés pour dénouer les situations de blocage qui auraient besoin de l’être. Pour cela, Yoan et Grégoire prennent en note les phrases-clé sur des Post-it®, Adèle les place sur une échelle allant du positif au négatif.

SEMAINE 2 / Co-conception sur le projet de "kit de l'élu"

La deuxième étape s’effectue par groupe de deux, un résident, un participant. Ensemble nous tentons d’identifier tout ce qui pourrait être contenu dans ce fameux « kit ». Les propositions sont notées au fur-et-à-mesure sur des Post-it®, toutes les propositions sont ensuite misent en commun et positionnées sur une cible les situant selon leur caractère administratif, politique, stratégique et pratique.

SEMAINE 2 / Co-conception sur le projet de "kit de l'élu"

S’en suit une discussion sur les moyens qui serait à mettre en œuvre pour développer ce kit, la temporalité du projet, sa gouvernance, etc. L’équipe en arrive à l’idée d’un kit qui serait évolutif et suivrait les étapes de progression d’un élu dans son mandat.

Même si les outils méthodologique mis en place par les résidents n’ont pas forcément atteint tous les résultats attendus, à savoir une prolifération d’éléments concrets qui constitueraient le kit, ils ont permis de mettre à jour l’éclatement actuel des informations et dispositifs d’accueil de l’élu existant et de faire prendre conscience de possibles difficultés de visibilité et de lisibilité.

Une deuxième séance de co-conception est prévue pour l’après-midi cette fois-ci concept de « co-laboratoire » établi durant la première semaine de résidence : le laboratoire des collaborateurs d’élus. L’équipe accueille 4 assistants d’élus : Christine Moïses, Ludovic Debarre, Sylvie Depraetere et Pierrick Allossery.

À nouveau la séance se déroule en trois étapes.  Durant la première, tous les participants sont invités à inscrire sur des cartes postales ce qu’est ou n’est pas pour lui le « co-laboratoire ». Cette étape est rapide et permet de sortir toutes les idées qu’auraient  à priori les participant de ce « co-laboratoire ». Le « co-laboratoire » c’est : « des échanges plus réguliers », « un lieu d’échange sur des sujets pré-définis et/ou spontanés », « un café gourmand », « des fiches pour expliquer les politiques des uns et des autres »… Ce n’est pas « une instance hiérarchisée », « une réunion de plus », « un lieu où l’on juge l’autre sur sa façon de travailler »…

SEMAINE 2 / Co-conception sur le projet de "co-laboratoire"

Les résultats sont affichés et expliqués par l’auteur aux membres de la réunion.

Le groupe se sépare ensuite en deux groupes pour réfléchir à des scénarios du « co-laboratoire » : contexte, personnes, fonctions sont abordées pour arriver à un descriptif du futur « co-laboratoire ».

SEMAINE 2 / Co-conception sur le projet de "co-laboratoire"

Pour conclure, le groupe échange sur les différents scénarios, un scénario faisant consensus entre les différents participants émerge. Les collaborateurs semblent s’approprier le projet et exprime leur volonté de contribuer à rendre ce projet concret.

La journée se termine par un entretien d’élu mené par Lucie Bargel dans le cadre de l’étude PRELAT menée sur le travail des élus et auquel Adèle participe. Nous rencontrons pendant 1 heure Michel Autès, Vice-Président Santé, élu Vert.

Résidence Nord-Pas de Calais /// Penser l’environnement de travail de l’élu // 2ème semaine de Résidence / JOUR 3

Troisième jour de notre deuxième semaine de résidence.

SEMAINE 2 / Travail en équipe au Conseil Régional

La journée commence avec toute l’équipe par un débrief de la journée de la veille, dense en retours sur les projets ébauchés. Stéphane Vincent, directeur de la 27ème Région nous rejoint, ensemble nous débattons sur les différentes pistes avancées, les orientations prises et les choix de projets retenus. Nous nous appliquons à porter ensemble une vision globale sur les problématiques abordées par la résidence. L’apport de son expertise demeure essentielle pour la construction d’une cohérence d’ensemble sur les pratiques et sur les propositions mises en place dans les différentes résidences. C’est aussi l’occasion de trouver des points de tuilage entre les éléments praticos-pratique recueillis par l’équipe de résidents et les attentes, la visée d’ensemble, de l’équipe de la 27ème Région.

SEMAINE 2 / Déjeuner au Bouillon de Louis

Nous déjeunons ensuite tous ensemble avec deux étudiant de Sciences-Po Lille en formation en Master d’Innovation sociale. Nous échangeons sur nos méthodes de travail et sur les points encore inconnus de la mise en pratique des ces nouveaux champs de projets.

En début d’aprés-midi, l’équipe se divise en deux groupes, d’un coté Adèle et Lucie qui partent à la rencontre des collaboratrices de René Vandierendonck pour ces mandats de Maire de Roubaix et de Vice-Président à la Communauté Urbaine de Lille ; de l’autre, Grégoire et Yoan qui restent au Conseil Régional pour faire avancer les projets sur la base des réunions de la veille.

SEMAINE 2 / Entretien à la Mairie de Roubaix

Adèle et Lucie rencontrent tout d’abord Pascale Herwyn, secrétaire de direction de René Vandierendonck à la Mairie de Roubaix. Pascale Herwyn nous décrit en détail la manière dont elle assiste Monsieur le Maire. Ensemble nous passons en revue les outils qui sont les siens au quotidien, Pascale nous décrit la prise de rendez-vous sur l’agenda partagé, le tri des emails, l’écriture de notes, la préparation d’une « journée », etc. Nous échangeons également sur les outils utilisés au quotidien par René Vandierendonck.

Nous demandons aussi à Pascale de nous décrire son parcours, elle nous parle de son expérience de 33 ans passés en Mairie de Roubaix.

SEMAINE 2 / Entretien à la LMCU

Adèle et Lucie rencontrent ensuite Frédérique Le Begue, assistante de René Vandierendonck à la LMCU. Frédérique Le Begue nous présente également sa manière de fonctionner au quotidien avec René Vandierendonck, son rôle dans le suivi des projets, dans la préparation des dossiers en collaboration avec les Services, etc. Nous rentrons dans le détail des outils ainsi que dans le mode de fonctionnement de l’élu. Comment s’informe-t-il de l’actualité ? Comment prépare-t-il ces dossiers et interventions ? Comment gère t-il le lien entre ces différents mandats, etc. ?

Ces rencontres permettent à l’équipe en Résidence d’affiner l’approche que nous avons du rôle des collaborateurs, des différences de poste et de fonctions qu’ils occupent en fonction de l’importance du mandat, du nombre de collaborateurs existant dans l’équipe constituée autour de l’élu, etc. Elle contribue également à la construction des « profils » d’élus que nous ébauchons au fil des rencontres avec leurs équipes.

SEMAINE 2 / Travail en cours

Dans le même temps, Grégoire et Yoan retravaillent la matière issue des 2 temps de co-conception de la veille. Nous commençons par essayer de catégoriser les différents contenus pressentis pour le kit de l’élu : administratif, droits et devoirs, historique de la Région, nouvelles technologies, accès au matériel… Il apparaît d’emblée que certaines de ces catégories forment la trame d’un contenu à part entière du kit et que d’autres ouvrent des problématiques de formalisation à développer sur l’ensemble du kit : schématisation des fonctionnements de décisions internes, clarification de l’organigramme par service, lisibilité de l’historique des projets, etc. En fin de journée nous nous arrêtons sur l’idée d’un guide dans lequel d’information serait fragmentée entre différentes fiches synthétiques pour chaque thématiques.

Pour l’organisation de la réunion suivante sur le Co-laboratoire, nous nous arrêtons sur l’idée de cartes synthétisant le contenu des réunions précédentes et devant nous permettre d’affiner notre proposition sur son statut au sein du Conseil Régional.

SEMAINE 2 / Travail en équipe au Conseil Régional

En fin d’après-midi l’équipe se réunit pour croiser les expériences des uns et éprouver les réalisations des autres. L’occasion de bien identifier les points sensibles de chacun des projets

Résidence Nord-Pas de Calais /// Penser l’environnement de travail de l’élu // 2ème semaine de Résidence / JOUR 4

La quatrième journée s’ouvre avec un objectif de production chargé, il nous faut formaliser les pistes de projets retenus, organiser la nouvelle réunion sur le co-laboratoire et préparer la présentation du lendemain midi, en plus des différents rendez-vous déjà pris. Dès notre arrivée, nous nous attelons tous à ces tâches sur la matinée, Grégoire prenant principalement en main la formalisation des différentes fiches pour le projet de « Kit de l’élu ».

SEMAINE 2 / Travail en équipe au Conseil Régional

Nous accueillons ce jour là, Anne Daubré, rédactrice pour la 27ème Région qui nous rend visite pour observer nos méthodes de travail et nous interroger sur notre résidence. Durant tout ce quatrième jour, elle va nous suivre pour compléter sa vision des différentes résidences.

Nous accueillons également en fin de matinée l’équipe documentaire qui suit les différentes équipes de la 27ème pour réaliser un film sur les méthodes de travail misent en place dans le cadre de Territoires en Résidences.

SEMAINE 2 / Conseil Régional du Nord-Pas de Calais

Ce jour-là nous déjeunons avec Pierre-Jean Lorens, directeur à la Région du Service Développement Durable, Prospective et Évaluation. Pierre-Jean connaissant déjà bien la 27ème région, nous entrons rapidement dans le vif du sujet et nous lui présentons les différentes pistes de travail sur lesquels nous avançons. Ses réactions et commentaires nous permettent de regarder nos productions sous un angle nouveau, plus ancré dans la réalité effective du Conseil Régional. Il nous met aussi en garde sur la nécessité de réfléchir consciencieusement à la stratégie de mise en place de notre démarche dans l’institution, nous rappelant que sans cette étape de réflexion, c’est l’ensemble du projet qui peut se voir mis de coté ou être rendu inefficace. Nos échanges enrichissent également notre compréhension des rouages internes de l’administration régionale, vus du point de vue des services.

SEMAINE 2 / Réunion CTP

Pour l’après-midi, le groupe se scinde à nouveau. C’est au tour de Grégoire et Adèle d’avancer sur les différents projets, alors que Yoan, accompagné de Anne, rejoignent  Brigitte Parat pour l’accompagner à une réunion du Comité Technique Paritaire (CTP) Central qui se dérouler pour la dernière fois du mandant cet après-midi.

L’observation commence par une réunion préparatoire entre les élus qui participent au CTP Central, l’occasion pour l’équipe d’observer la manière dont les élus et leurs équipes préparent ce type de réunion, anticipent sur les débats et les votes qu’ils vont avoir. Cette réunion étant aussi la dernière avant les élections, c’est pour Madame Parat l’occasion de remercier ses collaborateurs sur la travail mené pendant les deux dernières.

Une fois tous les points abordés, nous suivons l’ensemble des élus et représentants des services vers la salle du CTP Central. Une trentaine d’interlocuteurs sont présents, élus, services et représentants syndicalistes des agents régionaux. L’ensemble des personnes présentes acceptent que notre équipe assiste à la réunion en tant que spectateur. Peu avant le premier vote, à l’occasion d’une suspension de séance, nous prenons congé.

Dans le même temps Grégoire et Adèle formalisent les propositions du co-laboratoire pour la réunion du lendemain et esquissent une première maquette du kit de l’élu. Ils abordent aussi une définition un peu plus conséquente des deux autres propositions de projet jusqu’alors peu réfléchies et pas formalisées : le « Bureau des Méthodes », un potentiel groupe de réflexion et de mise en pratique de nouvelles méthodes dans le Conseil Régional et le projet que nous appelons pour l’instant « Suite-projet », une suite d’outils physiques et numériques pour l’élu et ses collaborateurs visant à optimiser la gestion de projet.

SEMAINE 2 / Travail en équipe à l'hôtel

Après ce temps de travail sur les projets, nous nous lançons dans la préparation de la présentation publique prévue le lendemain. La soirée sera longue… Nous déménageons notre bureau de résidence à l’hôtel et préparons l’ensemble des éléments à accrocher, présenter.

Résidence Nord-Pas de Calais /// Penser l’environnement de travail de l’élu // 2ème semaine de Résidence / JOUR 5

SEMAINE 2 / Préparation présentation

La dernière journée de la semaine commence de bonne heure. Nous finalisons et  imprimons les derniers éléments puis nous commençons l’installation de la salle en vue de la présentation publique prévue de 12 à 14 heures.

SEMAINE 2 /Préparation présentation

Nous avions convié les collaborateurs à un temps d’échange sur le co-laboratoire en fin de matinée. Faute d’une communication assez claire de notre part, ce temps d’échange n’a finalement pas lieu dans les conditions envisagées, nous nous contentons d’échanger à 4 avec Sylvie Depraetere sur ce projet de co-laboratoire avec comme support de discussion les cartes conçues pour l’occasion. Ces cartes, conçues à partir des éléments sortis de la réunion de co-conception de mardi, sont une synthèse des briques constitutives du futur laboratoire des collaborateurs : cartes lieu, participants, convivialité, thèmes et outils d’animation.

SEMAINE 2 / Cartes pour le co-laboratoire

A partir de midi, les autres personnes conviées à notre présentation, collaborateurs, personnes des services, membre du Cabinet, arrivent au fur et à mesure. Nous leur présentons le travail des deux premières semaines par petits groupes. L’occasion pour nous de récupérer leur réactions à chaud et de les noter en direct et au fur et à mesure sur la nappe-à-tags®.

SEMAINE 2 / Présentation publique

Une fois tous nos invités arrivés, Patrick Banneux puis Marc Taillez ouvrent la présentation par une courte explication des enjeux et la démarche de la Résidence. Tous deux retracent également l’histoire du montage de cette Résidence et les attentes du Conseil Régional par rapport à cette expérimentation.

SEMAINE 2 / Présentation-déjeuner

S’en suit une présentation collective introduite par Adèle durant laquelle nous présentons notre démarche, nos méthodes et nos propositions de projet à l’ensemble des convives. Cette présentation est suivie de question, la discussion se prolonge autour de plateaux repas. Ont participé à cette présentation-déjeuner les collaborateurs d’élu avec qui nous travaillons mais aussi plusieurs membres du cabinet et des services, nous les remercions vivement de l’intérêt qu’ils portent à notre projet.

SEMAINE 2 / Présentation publique - Accrochage dans le couloir

Une fois les derniers invités partis, l’équipe de tournage nous interviewe. Une nouvelle occasion de porter un regard réflexif sur notre travail et de tenter de mieux le situer.

Adèle doit ensuite s’éclipser pour rencontrer Hélène Pauvros, directrice du Protocole et responsable du développement des produits dérivés de la Région. Hélène Pauvros présente à Adèle la politique de la Région en termes de développement et de diffusion/commercialisation de produits portant le logo et l’identité de la Région, certains de ces produits étant destinés à être remis par les élus lors de divers moments de représentation et d’autres étant vendus entre autres dans la boutique du Conseil Régional.

Adèle présente ensuite le projet de « kit de l’élu » développé par les résidents et présenté plus tôt dans la journée, nous échangeons sur une possible collaboration avec le service pour le développement d’un objet dédié qui pourrait contenir les fiches de ce kit destiné aux élus.

Nous échangeons également sur des questions de méthodologie, d’approches projet innovantes. La rencontre est enrichissante, Adèle repart les bras chargés d’échantillons, de produits à l’effigie de la Région, etc. Nous espérons croiser Hélène Pauvros au Congrès des Régions les 10/11 décembre à Marseille pour prolonger cette échange.