Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / L’Atelier des Prototypes

En cette matinée du jeudi (27 juin), nous poursuivons avec le troisième atelier de la semaine dédié au projet « Hub PME » dans le cadre du mode opératoire « l’Atelier des prototypes ». Nous commençons par mettre à plat l’ensemble des documents fournis sur le sujet et traçons rapidement une trame de questions que nous allons soumettre à notre interlocutrice Joëlle DEBON, en charge du développement du projet à la Région.

« Hub PME » s’incarne dans le projet premièrement baptisé « le guichet unique » ; projet visant à anticiper le renforcement du rôle de la Région en tant que chef de file du développement régional.
La Région (en lien avec la Direction de l’action économique, de l’innovation et de l’internationalisation) souhaite expérimenter la mise en œuvre d’une solution en réseau d’accompagnement au développement des PME.

« Quelle organisation dans les territoires pour le développement et le financement des entreprises? »

Dans un premier temps, nous explorons le sujet méthodiquement pour avoir une vison claire de la complexité du projet. Chaque élément du schéma initiale, posé par Joëlle DEBON, est analysé pour en connaitre le rôle et le fonctionnement.
Rapidement se dégagent les enjeux et les difficultés du projet. Problèmes d’identification des ressources, de structure organisationnelle, de gouvernance, rôle et responsabilité de chacun dans ce nouveau réseau.

Le lendemain, nous décidons de développer deux pistes de mode organisationnel et leurs fonctionnement. Le but est de parvenir à un objet « martyre » le plus vite possible pour pouvoir se projeter et débattre de son potentiel. Construire et déconstruire rapidement, permet d’évaluer autrement le bien-fonder d’une proposition.

D’un coté, nous posons un premier modèle, basé sur un mode d’organisation hiérarchique pyramidale classique pour évaluer ça pertinence en le soumettant aux contraintes du projet. Très vite nous constatons les limites de ce modèle, notamment dans la gouvernance (trop restrictive) et la gestion d’un tel réseau d’acteurs, limitant ainsi leurs réactivité et leurs implications.

De l’autre coté, nous dessinons un mode organisationnel plus « ouvert », s’inspirant de modèles en réseaux déjà existant (comme par exemple celui de l’Open Source, Wikipédia, certains réseaux sociaux, LinkedIn, etc.). Là aussi le modèle pose des questions de gouvernance (trop diffuse) et ne permet pas de garantir la pleine puissance d’un tel réseau.

Ces deux modèles ébauchent des possibles dont chacun mettent en exergues les difficultés et les potentiels. « Un réseau « ouvert » oui, mais qui dirige? Un modèle pyramidale n’est pas représentatif d’une communauté. Comment coordonner un large réseau d’acteurs? Quelle gouvernance pour ce type de réseau? Quelle type de structure organisationnelle pour soutenir ce réseau? »

Pour la suite, nous nous attacherons à esquisser d’autres modèles organisationnels sur lesquelles nous nous appuierons pour aboutir à un premier prototype à tester.

Transfo Pays de la Loire / semaine 7 / Fin de semaine

D’une certaine façon, la semaine 6 nous avait fait passer un cap. D’un coup, nous travaillions directement et à la vue de tous sur une vision d’ensemble de la construction des politiques publiques et par la même sur le but ultime de nos 2 années d’expérimentation : la mise en place d’une fonction innovation. Les réactions étaient nombreuses et positives. Comme si, enfin, nous nous attaquions au sujet. Pourtant cela n’était que la suite logique d’une réflexion-action de fond lancée plus d’un an auparavant… Mais il faut bien avouer que ce passage marqué du travail de quelques sujets « parmi d’autres » (comme si la « prospective participative » et l’orientation étaient des petits sujets…) au travail sur l’innovation dans la création des politiques publiques avait un côté spectaculaire et naturellement dynamisant !

Au contraire, la semaine 7 nous a vu replonger dans un travail plus souterrain. Maintenant que nos modes opératoires ont été esquissés, il faut vite les tester et cela est passé tout au long de la semaine par des temps de préparation toujours productifs mais parfois fastidieux. Qui plus est, pour les agents de la future fonction innovation, ce passage du statut de participants à nos ateliers à celui de porteur de la démarche a concrétisé un nombre important de questions soulevées depuis le début de la Transfo et en a révélé d’autres. Au final, c’est donc une équipe motivée mais visiblement inquiète qui boucle avec nous cette nouvelle semaine en étant consciente des nombreuses choses qui restent encore à préciser et à valider dans les faits, ainsi que de l’ampleur de la tâche.

Jeudi et vendredi après-midi en particulier, sont réservés à préciser les conditions de travail de la fonction innovation, celles qui seront le plus à même, selon toutes les compétences et expériences réunies autour de la table, de permettre aux projets d’aboutir et à la culture de l’innovation d’essaimer. Ainsi sont dessinées les bases (sous la forme d’un chèque en blanc et d’un casque protecteur) de la demande que nous allons faire passer à la Direction Générale pour le cadre de la fonction innovation. Les choses avancent bien avec notamment une dissociation claire entre l’objet du travail et les méthodes utilisées : si le choix d’un sujet de travail pour la fonction doit être discuté avec la DG avant de pouvoir engager du temps et des moyens, les méthodes utilisées doivent en revanche être libres ! Tout le monde se rend bien compte du profond changement d’état d’esprit que cela implique… C’est donc tout logiquement lors de ces séances de jeudi et vendredi que la belle énergie passée en début de semaine dans l’avancée sur nos 3 tests en cours a quelque peu cédé la place à la crainte de ne pas être à la hauteur, de ne pas être légitime ou de n’avoir pas assez de marge de manoeuvre pour mener à bien la fonction innovation.

Les conditions nécessaire à la fct innovation

Face à ces craintes et grâce à une bonne ambiance de travail intacte, les résidents de l’équipe Transfo s’attachent à rappeler le chemin parcouru et nous constatons collectivement en quoi la situation de la future fonction innovation se rapproche finalement de celle de notre petite équipe de résidents : une légitimité jamais totalement acquise, un rôle de faux naïf à assumer, une prise de recul à défendre et des façons de travailler à ré-imaginer et renégocier en permanence. Les contreparties sont indéniables avec tout d’abord le plaisir de voir avancer les projets et la stimulation que cela procure. Mais pour le reste ? La prise de risque est importante, sera-t-elle valorisée à sa juste hauteur ? En cas de blocage, comment éviter que cela retombe sur les agents qui se seront engagés ?

Au terme de cette belle semaine, l’équipe de résidents partage sans ambages avec les collègues agents la réalité de nos métiers respectifs. En particulier, nous rappelons le plus clairement possible que, même avec toutes les conditions réunies, même dans le cadre le mieux défini possible, une équipe innovation ne pourra réellement fonctionner que si de façon collective et individuelle, ses membres assument et entretiennent leur rôle de poil à gratter ou, pour reprendre une expression chère à la 27e Région, de « pirates bienveillants ».

Or, sans caricaturer, cette attitude est aujourd’hui vite prise pour de la rébellion dans une grande organisation hiérarchisée comme un Conseil régional. Demain peut-être (nous l’espérons !), les pratiques que nous expérimentons seront plus habituelles et intégrées mais d’ici là, comment dépasser cet état de fait ? Comment, avec les moyens actuels, faire débuter quelque chose qui permettra une progressive montée en puissance ?

Les résidents en sont convaincus, notre retour à un travail moins exposé, appuyé sur toutes les productions précédentes, a permis cette semaine des avancées profondes, peut-être moins spectaculaires vues de l’extérieur mais qui à nos yeux valent largement celles de la semaine 6. Rendez-vous en semaine 8 pour voir les choses évoluer et réapparaître au grand jour avec notamment les résultats des tests lancés en semaine 7, peut-être de nouveaux bons points à mettre dans l’escarcelle de la fonction naissante !

Des agents de plus en plus porteurs de la démarche ! 😉

Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Le démarreur bienveillant

Les travaux de la précédente semaine avaient mis en évidence une des missions fondamentales de la future fonction innovation : celle de réussir la commande politique via un mode opératoire nommé « le démarreur bienveillant ».

Voici la manière dont il se présente : « Pour permettre aux élus de clarifier une idée avant de la soumettre à leur collègues ou d’en faire une commande pour les services, il faut pouvoir réinterroger la problématique de départ. Dans ce but, la fonction innovation propose aux élus qui le souhaitent d’organiser un temps d’échange assez court avec quelques agents (et éventuellement des ressources extérieures), dans un cadre de bienveillance réciproque. En créant cet espace neutre, les participants ont pour unique objectif que la commande politique soit précisée afin de lancer un dynamique initiale de projet plus efficace, autant dans sa finalité que dans sa mise en œuvre. »

C’est sur la base de cette proposition que l’équipe de résidents est repartie pour traiter ce sujet central. Notre parti pris fut de tenter un premier test grandeur nature dès la semaine 7, pour nous permettre d’identifier ses conditions de réussite.

Les conditions du test :

Nous avons opté pour la mise en pratique suivante :
– un lieu neutre = l’espace de documentation du Conseil Régional, fermé au public le mercredi matin et donc tout à notre disposition pour y aménager un espace préservé/décalé.

– un élu en questionnement sur une future commande = Nous avons proposé à Françoise Gentil, membre de la Commission « Finances, personnel, affaires générales, travaux, communication et démocratie » au sein de laquelle elle est déléguée à la démocratie, de participer à notre expérience. En lien avec le programme la Transfo depuis le début du fait de son implication dans la mise en place des Assises régionales sur la prospective et notamment des Ateliers du futur, elle nous a fait part de son intérêt pour ce mode opératoire lors de l’exposition de la semaine 6. Aussi, sa réponse a été de suite positive.

– un sujet = les questionnements de Françoise Gentil portaient notamment sur la suite des Assises et des démarches citoyennes mises en place à cette occasion. Quelle retour pouvait initier la région à destination de l’ensemble des territoires locaux ? Pour valider ce sujet, l’élue en fit part en amont de la semaine 7 au cabinet. Et quelle ne fut pas sa déception de constater que, du fait d’un manque de connaissance de la démarche de la Transfo en interne de la région, celui-ci finit par refuser ce sujet pour en proposer un autre à savoir « quel place des habitants dans les politiques régionales? ». Trop général pour être traiter comme tel, et en désaccord avec les objectifs même de ce premier test, nous avons pris la décision de repartir du sujet identifié par Françoise Gentil. Cette situation de blocage nous informe dans tous les cas que pour pérenniser ce mode opératoire au sein de la région, il sera nécessaire d’assurer un meilleur suivi politique.

– des discutants = nous avons proposé à deux agents régionaux présents dans le cadre de la Transfo de participer au test : Antoine Foucault, de la DPSDD et connaissant très bien la démarche participative jusque là mise en œuvre, et Alice Thauvin, de la DC, n’étant pas experte du sujet mais ayant un recul intéressant sur la gestion de projets à la région.

– l’animation de séance = elle était pensée de façon autogérée par les 3 participants, autant sur la gestion de leur temps de parole, que de rendu final.

– des observateurs = pour pouvoir prendre du recul sur ce test et identifier ses marges d’amélioration, 5 personnes se sont portées volontaires pour être observateurs. Une grille de questionnement leur a été proposée en début de séance pour les guider dans leur analyse.

– un timing = la séance s’est tenue un matin, avec un crédit temps d’1h30.

Le déroulé du démarreur #1

Après une très rapide présentation de la démarche et de ses objectifs, nous avons laissé place au test dans les conditions décrites ci-dessous. La séance a duré 1 heure, les trois participants considérant ce temps comme suffisant.

3 phases dans leur échange ont pu être identifiées par les observateurs :
– une présentation assez conséquente du contexte des assises et des suites attendues.
– la définition collective des hypothèses possibles pour la mise en place du projet
– un questionnement et la sélection d’options de mise en œuvre opérationnelle.

Quels premiers constats ?

> Le lieu choisi est intéressant. il est calme et a permis d’instaurer une bonne écoute et un climat de disponibilité entre les participants.

> Le timing du mode opératoire est circonscrit et dynamique. Pour autant, il a posé question à certains observateurs, qui considéraient qu’il ne permettait pas aux agents de bien s’approprier le sujet et d’apporter des propositions plus précises. Cette réflexion rejoint celle de l’objet du démarreur bienveillant. L’envie est grande qu’il puisse répondre à la fois au questionnement de la commande, à une réflexion sur la possibilité de mise en œuvre, à une prise de décision sur le pilotage du projet…

> Le choix des discutants a permis de stimuler la réflexion. la posture de l’agent « candide » du sujet permettait de reposer régulièrement le cadre du débat quand l’agent « expert » pouvait interagir avec l’élue de pair à pair. Lors du test, il a été constaté un glissement du binôme 1 élue/2 agents, à 2 experts/1 néophyte du sujet abordé. Cette situation a remis en cause la pertinence la présence de seulement 3 personnes lors du démarreur : est qu’un 2e néophyte serait de rigueur pour faciliter la remise en question bienveillante du sujet? N’est ce pas trop de moyen pour ce temps sans enjeu opérationnel?
Autre interrogation relevée, celle de la préparation du sujet en amont de la séance : faut il fournir aux agents de la documentation? Si cette solution peut réduire le temps de présentation du contexte, cela peut aussi engendrer des idées préconçues et un manque d’écoute.

> Plusieurs biais ont été relevés concernant le choix du sujet. Il s’agit de la continuité d’une politique publique et non d’une nouvelle commande. De plus, le temps de préparation pour ce test a manqué à l’élue du fait du contexte décrit plus haut.
Lors du débriefing, il a été clarifié que dans tous les cas, l’élu participant viendrait toujours avec un sujet sous forme de question.

> Concernant les « résultats » du test sur la commande politique, au consensus, l’ensemble des participants ont considéré que le cadre de la discussion était bien installé : l’absence de filtre entre interlocuteur et le climat de confiance et d’écoute étaient au rendez vous. Par contre, ce test interroge sur les objectifs du démarreur bienveillant et sa déclinaison opérationnelle. Le sujet a beaucoup été traité sous l’angle de la gestion de projet, et n’a pas forcément été beaucoup creusé dans sa finalité et son but. La controverse, ou le challenge de la commande n’a pas forcément pu aboutir sous cette forme.

> La présence d’Antoine de la DPSDD, impliqué dans la mise en œuvre des Assises Régionales, la rédaction du document stratégique et dans sa future diffusion au sein des territoires, a soulevé un questionnement sur la suite du démarreur. Que fait on des échanges qui ont eu lieu? Comment les valide t on ? A qui en fait-on part? Décide t on ensemble d’un chef de projet ? …
De façon plus générale, la question du livrable de fin de séance s’est posée. Pour garder une trace des échanges tenus, mais aussi valoriser le temps des agents impliqués, il pourrait être intéressant de mobiliser une quatrième personne (de la future fonction innovation?) qui serait présente tout au long de l’échange pour prendre à chaud le compte rendu. Celui-ci pourrait ensuite être transmis aux participants et aux directions des deux agents.

Et la suite ?

Ce test, très enrichissant, nous donne beaucoup de matériel pour avancer sur la mise en œuvre concrète du « démarreur bienveillant ».
Au programme de la semaine 8, nous prévoyons de refaire des tests grandeur nature, en prenant en compte les remarques et questionnements mis en évidence cette semaine, pour à terme, envisager sa pérennité au sein du Conseil Régional.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 à 3 / Sur la Fabrique des mandats

En 3 séances de travail (lundi après-midi, mardi matin et mercredi après-midi), l’équipe agents+résidents travaille au mode opératoire « La fabrique des mandats » sur le sujet de la « gestion des emails au sein du Conseil Régional ». La question, au fil de ces trois séances, est bien de construire ensemble des contenus de la semaine 8 (en octobre), c’est à dire :

– qui devra y participer ? (plutôt des acteurs pertinents au regard de la question de la gestion des mails et susceptibles pour certains de participer à la future équipe projet)

– sur quoi les ferons-nous travailler ? (plutôt de manière à les décentrer que pour chercher à aller tout de suite à la solution ie. la constitution d’une équipe projet)

– comment ? (quels ateliers, comment les animer, pour aboutir à quels résultats et quelles productions, etc)

– sans oublier qu’il faudra aussi se demander qui aura à faire quoi pour que tout cela se mette bien en place (liste de tâches assignées, calendrier de travail…).

Les multiples allers retours entre fond et forme nous ont dès lundi amenés  a nous interroger sur l’ensemble des acteurs internes à mobiliser en semaine 8 et de discerner :

– les usagers, qui finalement peuvent être tous les membres du conseil régional, caractérisés par des typologies spécifiques (la fonction hiérarchique, la relation à l’écrit et au numérique, …)
– les fabricants (au niveau juridique, dans la création des règles et des normes…)
– les regards différents (les experts, les fous créatifs…)
– le pilote (tenant le volant) et l’animateur (gérant le frein et l’accélérateur), garants de l’avancée du projet
– l’arbitre, pouvant autant être le facilitateur comme le contrôleur.

Il s’agira dans les semaines à venir et sur cette base collective d’identifier précisément un liste de personnes à inviter pour représenter cette diversité, tout en pensant à leur motivation à venir travailler plusieurs séances d’affilée sur la « Fabrique des mandats ». Au delà de cette liste de « personnes souhaitées », les ateliers seront ouverts à tous les motivés.

Ensuite, les discussions ont peu à peu progressé vers la deuxième question, que nous avons surtout travaillé le mardi matin. Nous avons terminé cette séquence en abordant le « comment » avec un rapide brainstorming de petites méthodes d’animation dont on pourrait se resservir.

Le « quoi »

La troisième et dernière séance, qui ne fut pas des plus simples, nous a finalement conduit au calendrier visé et même à une assignation des tâches de chacun ! Est-il besoin de préciser que nous n’avons évidemment pas cheminé de manière si linéaire ? Bien sûr, nous avons travaillé en aller-retour permanent – et dans ces moments, l’apprentissage par la pratique de la toute neuve équipe innovation a joué à plein…. A partir de là en tous cas, chacun sait ce qu’il aura à faire.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

TransfoPdL-Prototypage

Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…