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Transfo Pays de la Loire / Semaine 10 / La fin n’est qu’un commencement !

(une fois n’est pas coutume, nous nous limiterons pour cette semaine à un seul billet récapitulatif forcément non exhaustif mais que nous espérons expressif sachant que les photos sont toujours là pour compléter…)

Dernière semaine, derniers jours, nous y voilà donc ! Après 2 ans d’expérimentationS, voilà le moment de clore le chapitre Transfo Pays de la Loire… Et d’officialiser le lancement de l’équipe innovation de la Région !

D’abord une question : puisque nous parlons sans cesse d’expérimenter, puisqu’il n’a jamais été question d’autre chose que de faire, d’essayer, de tester encore et toujours, pourquoi notre dernière semaine devrait-elle être différente ?!

N’ayant trouvé aucune raison valable à nos yeux, nous avons concocté avec l’équipe innovation un programme des plus concrets et opérationnels :
– le sujet compliqué de « la proximité de la Région avec ces usagers » à ré-interroger (en vue d’un travail plus approfondi dans les mois à venir)
– une douzaine d’agents régionaux venus de différentes directions à embarquer avec nous dans l’aventure pour partager principes et méthodes et, peut-être demain, devenir des ambassadeurs au sein de la Région
– une première occasion pour l’équipe innovation d’être pleinement animateurs-passeurs d’une telle démarche

Et comme il se doit, l’expérience fut riche, intense et par conséquent difficile à décrire. De façon tout à fait normale, même les agents qui travaillent depuis 2 ans avec nous, depuis le début, avec lesquels nous avons donc eu amplement le temps de théoriser et de réfléchir, ont parfois eu des difficultés à trouver leur marques, montrant ainsi que rien ne vaut l’expérience maintes et maintes fois renouvelée. Comme l’a souligné Simon Munsch, Directeur Général des Services, en découvrant les résultats de la semaine, il s’agit en effet d’une posture de prise de risque, de requestionnement permanent et donc d’une forme d’inconfort que celle que nous proposons. Une posture qui fait aussi appel à des compétences spécifiques d’animation et de formalisation. Ca n’est pas simple…

Et pourtant, visiblement, quel pied ! A en juger, en fin de semaine, par les mines réjouies des agents nouvellement embarqués dans l’aventure, le plaisir est là ! En 2 jours, ils ont été gentiment malmenés. On les a fait passés à vitesse grand V par toutes les étapes de la démarche : questionnement du sujet, formulation des problématiques, immersion, dépouillement et prototypage. Ils ont fait face à un sujet réputé difficile et ce qui ressort de notre débrief collectif du vendredi matin, c’est globalement le plaisir d’avoir partagé cette expérience, d’avoir découvert d’autres méthodes et l’envie de continuer dans ce sens. Michel Gadreau, président du groupe local de la Cimade, interrogé la veille sur la question de la proximité et venu voir les résultats, nous l’exprimait ainsi : « en venant à la Région, je ne m’attendais pas à une réunion aussi réjouissante ! »

Retours sur les 2 jours d'expérimentation

Retours sur les 2 jours d’expérimentation

Alors bien sûr, tout n’est pas rose. La frustration est notamment grande de n’avoir eu que 2 jours pour tout ça. On peut aussi clairement entendre l’inquiétude que les changements vécus ne soient qu’éphémères. Mais l’intérêt pour les méthodes proposées est bien là et la capacité de ces méthodes à proposer des solutions concrètes intéressantes, ou tout au moins questionnantes, est déjà bien mise en valeur par les prototypes de la semaine : scénario extrême d’un courtier en financement public, mise en place d’une caravane régionale remplaçant l’Hôtel de Région, élus invités à pratiquer le « dis-court » et limitation de l’usage systématique des logos… Les réactions ne se sont d’ailleurs pas faites attendre face à certaines propositions qui « remettent en cause les principes actuels », preuve que le sens induit par les formes est bien perceptible.

Les idées proposées (cliquer pour voir en grand)

Les idées proposées (cliquer pour voir en grand)

A ce stade, trois questions se posent et ne devront pas être oubliées en route :
1/ Concernant la proximité proprement dite, comment ces préliminaires et ces exercices « débutants » vont pouvoir alimenter le vrai travail à venir ? Quels liens, quelles passerelles, et peut-être aussi quelles implications des agents ayant vécu la semaine dans cette suite ?
2 / A l’issue de ces 3 ateliers, les nouveaux « ambassadeurs » ont reçu un diplôme symbolique : comment le faire vivre ? Le valoriser ? Que vont faire les ambassadeurs ? Comment ?
3 / Ces 3 ateliers représentent tout juste le début d’une formation à ces nouvelles méthodes de travail, une sensibilisation initiale. Avec les agents de l’équipe innovation, c’est un processus de 2 années entière qui les amène aujourd’hui à bien appréhender la globalité de la démarche. Alors comment dépasse-t-on le stade d’ambassadeurs et permet-on la montée en compétence ?

Les agents de l’équipe innovation eux-mêmes n’ont pas tardé à tirer quelques conséquences de cette nouvelle expérience. En effet, lors de notre dernier débrief « resserré » du vendredi après-midi, beaucoup de choses ont pu être échangées et discutées sur ce dernier test : après les modes opératoires et les postures d’animateurs, cette fois les agents sont devenus passeurs, transmetteurs, et à leur tour accompagnateurs. Pas simple évidemment, beaucoup de doutes, beaucoup de moments pas faciles à gérer sur le coup, surtout en travaillant à plusieurs « non expérimentés »… La prochaine session de partage de la démarche en interne a rapidement été évoquée et l’idée de réduire le nombre de participants (initialement plus grand que celui de cette semaine) afin d’être dans une posture d’accompagnement maitrisée a ainsi vite été plébiscitée.

Encore une fois, rien de tel que de se confronter à un premier test avant d’envisager le second ! Même s’il faudra toujours de nouvelles expériences (et de nouveaux ratés !) pour se sentir plus à l’aise et acquérir les réflexes nécessaires, de nombreuses questions concrètes ont été touchés du doigt, par le faire et l’action (le tout nouveau « book de la fonction innovation » s’en fait d’ailleurs l’écho).

Toutes ces questions, et bien d’autres, l’équipe de résidents les laisse aujourd’hui dans les mains de l’équipe innovation, en lui souhaitant surtout bonne route, bonne humeur et réflexivité dans tout ce qui les attend. Merci beaucoup pour l’accueil qui nous a été réservé et pour toutes les choses que nous avons découvertes et apprises (et oui, ça marche dans les 2 sens) ! Nul doute que la communauté de pratique qui se forme petit à petit (un « apéro innovation » organisé le jeudi soir nous l’a confirmé) devrait donner l’occasion d’échanger encore un peu…

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.2 / Formation-action pour outiller les agents sur le métier d’animation et de conduite de groupe

JEUDI :
Aujourd’hui, nous atteignons l’un des tous derniers jours de cette période de passage de relai. Que peut-on encore apporter à l’équipe innovation pour améliorer son autonomie ? Une idée a fait l’objet d’une demande explicite lors du débrief de la Fabrique des Mandats : animer une réunion et conduire un atelier de travail collectif n’a pas été des plus simples et les agents aimeraient se sentir mieux armés en la matière. Une occasion sur laquelle nous sautons à pieds joints !

En effet, l’idée nous trottait dans la tête depuis plusieurs mois, non seulement pour outiller l’autonomie des agents à l’avenir, mais aussi par son lien avec un constat très présent pour les résidents au fil de l’année  : la Transfo mobilise bien deux corps de métiers pour mener à bien sa mission d’implantation de la « fonction » innovation. D’une part le design, bien désigné et bien caractérisé par sa posture de design thinking, et d’autre part…. un autre métier plus difficile à nommer et parfois un peu plus effacé derrière ce grand frère très « visible » ! Comme le formule la 27e Région, il y a évidemment une mobilisation de savoir-faire liés aux sciences sociales, par leur capacité à analyser elles aussi les usages. Cependant, ce n’est pas tout, et cette dénomination reste souvent assez « brève », pour ne pas dire superficielle. Pour l’équipe de résidents, c’est bien souvent dans nos métiers d’animateur, de formateur et d’accompagnateur de collectif que nous allons piocher, y compris en matière de postures partagées avec le design. La demande formulée par les agents nous permettait donc de mettre cette dualité et cette complémentarité en lumière.
Mais bien évidemment, le premier objectif est plus terre à terre : nous y voyons un véritable enjeu d’autonomie et de solidité de l’équipe innovation sur le long terme. En effet, autant il est clair qu’aucun des agents de l’équipe ne sera jamais designer, que le métier ne s’improvise pas – autant, ils sont tout à fait en mesure d’acquérir et de maîtriser quelques techniques de base en matière de conduite de groupe, pour devenir à leur tour accompagnateur et animer des travaux conjoint avec leurs alliées designers. L’expérience Transfo nous indique qu’il est même nécessaire, les postures étant maintenant largement acquises, qu’ils soient en mesure d’assumer cette fonction puisque c’est justement cette complémentarité de ces métiers qui semble aujourd’hui faire le plus sens dans tout cela.

Un métier en une journée, c’est impossible ! Et bien sûr, nous n’y prétendons pas. Mais faire prendre conscience aux agents de tout ce qu’ils savent déjà faire et consolider ces acquis, tant en matière de techniques de base que de conception d’architecture pédagogique, le tout en s’appuyant sur les acquis de posture… là nous avons dit chiche !

Concrètement, la matinée a ainsi été consacrée, sous forme ludique et interactive bien sûr, à partager les savoir acquis l’air de rien au fil du temps : nous avons demandé à chaque participant de présenter 3 à 5 outils « d’animation » (post-it bleus) qu’il a pu expérimenter et surtout de partager ce qu’il lui paraît apporter à une co-conception collective (post-it rouges).

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Le résultat parle de lui même et convaincra (enfin !) les agents présents qu’ils sont déjà bien équipés (collectivement). Et surtout, les échanges foisonnants d’expériences et de vécu  montrent que tout ces outils ne sont que des outils : il est plus essentiel de savoir à quoi ils servent, et d’avoir une intention d’animation bien claire et explicite, que d’attendre la recette miracle qui s’appliquerait à toutes les animations. Pour filer encore une métaphore, ces techniques ne sont que des ingrédients de base dont il faut un peu connaître le goût pour improviser, cuisiner des plats riches en saveurs variées (mais maîtrisées !). La dernière séquence de la matinée, où nous ne gardons que les post-it rouges et où nous tentons de les reclasser par grandes lignes de forces, permet d’enfoncer le clou : voyez comme vous pouvez déjà prendre du recul et maîtriser votre « tambouille » ! Voyez aussi quelques axes qu’il est essentiel de garder à l’esprit (permettre la connaissance et la reconnaissance du groupe, créer du clivage/du débat pour ensuite prendre des décisions, faire appel au ludique, faire attention au corps pendant la journée (bouger, faire une pause…), débrider la parole…) !
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Après cette matinée très dense, nous gardons le rythme après un repas partagé et prenons encore un peu plus de recul : à partir de ces outils/ingrédients de base, comment concocter une « bonne » séquence de travail collective ? Et c’est quoi, en la matière, le « bon » ? Alternant des travaux en sous-groupes sur un cas pratique et les apports un peu plus théoriques, nous amenons cette fois encore les agents à prendre  conscience de leur acquis et de la réalité du travail à mener : prendre en compte les rythmes des personnes, préciser ses objectifs et être clairs sur les résultats attendus, savoir improviser le chemin parce qu’on a tiré un cap clair, etc… Clairement, une somme importante de compétences que seule l’expérience complétera et consolidera vraiment mais qu’il nous paraît important d’évoquer dans notre journée, en forme de points de vigilance.
Enfin, pour conclure, nous nous accordons le luxe d’une « fin » longue et séquencée, afin d’insister sur l’importance de clore les travaux, certes, mais aussi de faire le bilan et d’analyser ses pratiques collectives, et enfin de toujours ménager une place à une « déclusion »,  temps pour les personnes de refermer l’espace collectif avant de retourner « au dehors ». A cette occasion, nous proposons aux agents de l’équipe innovation de se tourner vers la période qui s’ouvre pour eux, « tous seuls après la Transfo » et d’exprimer non seulement leurs craintes mais également leurs envies et tentations pour la suite….
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Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.2 / Stratégie de visibilité & Diffusion des pratiques de l’équipe innovation

 

Nous sommes bien dans la dernière ligne droite du programme de la Transfo, mais aussi du lancement officiel de la fonction innovation en interne de la Région. C’est pourquoi nous avons pris l’optique de consacrer deux jours de résidence en décembre à poursuivre notre travail en petit comité pour affiner la stratégie de visibilité et de diffusion des pratiques de l’équipe innovation au sein du Conseil Régional.

Si le travail de fonds sur des sujets spécifiques comme le bureau du futur ou Hub PME sont en eux même d’excellents medium de communication, il se pose la question de la diffusion à une échelle plus large des pratiques de l’équipe et de la démarche engagée.
C’est donc sur ce thème que nous nous retrouvons le mardi 10 décembre au matin.
Grâce à un brainstorming permettant d’identifier l’ensemble des modalités de communication souhaitables, nous arrivons à dégager les actions centrales à réaliser :
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Le temps collectif suivant invite à reposer des mots sur la finalité de la démarche de l’équipe innovation.
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Et c’est à partir de ces grandes briques que nous nous répartissons les enjeux pour les 2 séquences de travail suivantes.
> Les designers se concentrent sur la poursuite du Book de l’équipe innovation qui présentera la démarche générale, les sujets déjà traités, les modes opératoires de façon générale et l’organigramme. Pour nourrir la page sur la présentation de l’équipe, un petit groupe d’agents et de résidents digèrent les finalités dégagées le matin et propose une version rédigée télégraphique, en s’inspirant des items pris sur le site internet du Mind Lab pour donner à comprendre la démarche globale.

> Dans un autre coin de la salle, les agents disponibles et l’autre moitié de l’équipe de résidents se donnent comme mission de mieux caractériser les temps de rencontre physiques envisagés en début d’année 2014.
Nous prenons d’abord le temps de définir l’événement de clôtement/lanceture prévu fin janvier.  Il nous paraît important, pour embarquer de futurs « ambassadeurs » en interne de la région, de leur faire vivre une expérience concrète, pratique. La notion de clôture du programme de la Transfo ne sera abordé qu’au travers d’une exposition permanente pendant les 3 jours, et du pot prévu le vendredi midi. Tous les autres temps seront consacrés à la réalisation d’une mini immersion sur le sujet de la proximité de la Région avec ses usagers. Finalement, cette forme ressemble fortement à la première semaine de Campus : la boucle est bouclée!
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Le mercredi après midi, nous reprenons avec les agents disponibles les autres temps de rencontre
envisagés. Nous choisissons d’en approfondir certains pour leur donner un début de forme et de contenu. Ces éléments serviront de base à l’équipe innovation pour aller plus loin.
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Nous avons également pu prendre un moment spécifique pour échanger sur la constitution et l’animation d’une Communauté de pratique. Mickael Poiroux, de la Mission Val de Loire, très présent durant le programme de la Transfo a partagé son envie de poursuivre ses rapprochements entre praticiens de l’innovation du service public.
Cela pourrait passer par de la diffusion des pratiques via un site internet disposant d’un annuaire, de présentations d’initiatives et d’un calendrier commun…, mais aussi par des temps d’échange de pratiques et des barcamp, ou encore des formations dédiées.
La question du portage de l’animation est ouverte : est ce à la région, à l’équipe innovation, à la PRI de porter cette démarche ? Toujours est il que cette réflexion de moyen terme doit être considérée dès maintenant pour permettre une aggradation collective des pratiques en cours de mise en œuvre!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.1 / Test de la Fabrique des Mandats

MARDI

C’est dans un format réduit que l’équipe Transfo aborde ces 3 jours de présence : en effet, depuis quelques « semaines », et pour assurer un passage de relai en douceur, nous venons moins longtemps et moins nombreux, mais plus souvent. Cette fois ce sont Clément et Shah-Dia qui passeront 3 journées en appui de l’équipe innovation pour le dernier test des modes opératoires : la « Fabrique des mandats »

Et surtout, notre présence se fait de plus en plus discrète : ainsi, la majeure partie de la préparation des 2 ateliers qui auront lieu cette semaine a été assurée par les membres de l’équipe innovation (principalement Antoine Foucault et  Carole Bodenan), mais leur réalisation et leur animation va également être entre leurs mains. Les résidents prennent donc peu à peu la posture d’observateurs bienveillants, toujours prêts à prêter main forte si le besoin en est exprimé. Bref, le « départ » sur la pointe des pieds est en route….

Concrètement, le test de la Fabrique des mandats se déroulera en deux séquences de travail  (mardi après-midi et jeudi matin) avec des d’agents invités et ciblés en fonction du sujet choisi pour l’occasion : « le bureau du futur ». (Très) Vaste sujet et sujet à enjeux pour les dirigeants de la collectivité, on attend donc beaucoup de ces ateliers. Sans côté qu’il touche de près tous les agents du CR. Et après le vif succès du travail réalisé sur le Hub PME par l’équipe innovation (lors du test de l’atelier des prototypes) et l’accueil favorable des « démarreurs bienveillants » avec les élus, tous les regards semblent tournées sur l’équipe innovation !

Notre séance de démarrage de ce mardi matin nous permet donc, à 4, de peaufiner l’atelier n°1, crucial à la fois pour faire comprendre et rassurer sur l’invitation à ce travail, et essentiel sur l’abord de ce sujet « paquebot » !

Bonne surprise en tous cas à 14h : ce sont 15 agents de 12 directions qui ont répondu favorablement à l’invitation. Seuls 2 ou 3 personnes n’ont peu se trouver au rdv (mais viendront le jeudi). Premier succès, pas négligeable, pour l’équipe innovation.

Le travail commence par une explication du contexte (la Transfo, l’équipe innovation et les modes opératoires) puis de ce qui est proposé ici : une Fabrique des mandats, sur le « bureau du futur » ! Oui, il est nécessaire d’éclairer un peu les lanternes ! En particulier sur l’origine de ce sujet et sa « composition » à ce jour. Essentiel aussi d’expliquer que nous sommes ici pour réfléchir tous azimuts et que finalement rien n’est figé, nécessaire enfin de faire comprendre les agents qui sont là ont été invités : experts certes, mais aussi pressentis comme ayant un intérêt pour ce type de réflexion et pouvant peut-être, à terme, faire partie des membres de l’équipe projet qui sera ébauchés à l’issue du travail. Car bien sûr, c’est toujours le plus complexe à comprendre dans ces histoires de tests de modes opératoires : l’objectif de ces séquences n’est pas de travailler sur le sujet mais bel et bien de se demander quelle équipe projet pourrait le porter au mieux, avec quels mandats, quels métiers, et quelle validation politique.

Mais nous n’arriverons là que jeudi, car naturellement il faut un minimum d’imprégnation et d’espace de questionnement du sujet, de cadrage et de décadrage surtout, avant d’en arriver là. C’est ainsi que les brillants animateurs des l’équipe innovation entraînent les 15 participants dans une premières séquence d’atelier : connaissez-vous, ici ou ailleurs, des pratiques innovantes ou émergentes qui pour vous participent de l’idée du « bureau du futur » ? Et selon vous, pourquoi (quelles  , moteurs, raisons) poussent des utilisateurs à inventer/adapter ces nouveaux usages ?
Travail intense et échanges vifs, restitution riche et discussion plénière. Nous arrivons ainsi déjà au bout de notre premier atelier, non sans avoir évoquer :
⁃    l’ensemble des écueils, risques, menaces et contraintes qui entourent ces opportunités et qui peuvent, si l’on n’y prend pas garde, les tuer dans l’œuf voire entraîner des dérives d’un bureau du futur façon « Brazil ».

⁃    l’existence, à la Région, d’autres chantiers touchant aux thématiques du travail demain (et aujourd’hui) qui recouperont certainement les champs abordés par cette exploration des usagers du bureau du futur.
En tous cas, nous repartons avec beaucoup de matériau quand à ces champs d’exploration possibles : le « bureau du futur » est bien vaste, mais nous en avons un peu éclairé les contours.

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MERCREDI

Maintenant que le matériau a été récolté, se pose toujours la question de : et maintenant, comment on fait pour l’atelier n°2 ? Phase de travail intense et assez stressante que jusqu’ici les résidents n’ont que peu eu l’occasion de partager avec l’équipe innovation : en effet, même si nos complices prennent peu à peu la main sur les travaux, l’occasion de se retrouver « entre deux ateliers » n’avait pas encore surgi (à chaque test, il y avait 1 test + 1 débrief, mais pas de test en 2 temps).

Notre matinée de mercredi a donc été tout à la fois un temps d’équipe intense et production mais également un véritable temps de transmission de savoir-faire et de techniques, bien caché dans ce faire ensemble. Qu’avons-nous récolté hier ? Est-ce suffisant ? Est-ce qu’on peut en faire quelque chose ? Quoi ? Est-ce complet ? Et dans l’atelier suivant, on veut arriver où ? Alors on fait comment entre ces deux bouts-là ? Autant de questions qu’on pu expérimenté les 2 représentants de l’équipe innovation de concert avec nos 2 résidents ; exercice d’équilibriste assez étonnant aussi pour ces derniers qui ont à la fois été en plein travail de « post-production »/construction typique des entre-ateliers ET dans celui d’accompagnateur-formateur. Intensité garantie pour tout le monde !

D’autant que sur le fond, le matériau de la veille nous a bien passionné : après un re-ordonnancement des « patates » de motivations/moteurs, il nous en en effet apparu essentiel d’élargir notre vision : les chantiers « cousins » existent ou sont en émergence, impossible de faire comme s’ils n’existaient pas. Et évidence même de penser l’exploration des usages du bureau du futur en complémentarité de ces chantiers. En effet, eux aussi, même indirectement et avec d’autres méthodes, vont explorer des usages : par souci de cohérence, de lisibilité mais aussi d’économie d’énergie, il nous est donc apparu évident qu’il fallait « mobiliser » aussi ces connaissances d’usages.  L’équipe projet devrait donc non seulement explorer, dans les champs identifiés, les usages innovants mais construire une circulation/échanges de savoir avec tous ces chantiers.

Cette première proposition de « complémentarité » nous apparaît donc comme le premier éléments à soumettre demain, en forme de présentation des productions « réorganisées » du premier atelier. Et c’est donc sur cette base que nous construisons, dans le reste de la journée, les contenus et support de l’atelier de jeudi. Son objectif opérationnel étant bien sûr de repartir avec une ébauche aussi précise que possible d’une équipe projet (rôles, métiers, voire des noms ou des directions) et d’une amorce de calendrier de travail et de tâches à lancer dès le « lendemain ».

L’après-midi a ensuite été consacrée à la réalisation concrète des supports et visualisations pour le lendemain et à affiner le déroulé d’animation de l’atelier.
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JEUDI

Nous nous retrouvons donc avec presque les mêmes participants (12 agents) pour poursuivre notre Fabrique des mandats sur la future équipe projet « bureau du futur ».

Nous revenons sur les productions mises au propre de mardi surtout sur notre réflexion quant au besoin de complémentarité avec les chantiers « cousins ».FdM-PatatesVERBATIM-01

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Cette idée est discutée et validée collectivement : l’utilité semble évidente. D’autres chantiers à prendre en compte sont portés à la connaissance du groupe. FdM-Patates_V2-03

Sa faisabilité appelle cependant plusieurs points de vigilance : d’abord, il sera nécessaire, et complexe, de concevoir la bonne architecture fonctionnelle pour cette gouvernance. Mais également sont posées plusieurs autres enjeux :
⁃    quel est le bon calendrier pour ce chantier, par rapport aux autres (et pour que l’alimentation se fasse « dans le bon ordre »)
⁃    sans réflexion sur le temps de travail de chacun, et le temps dégager pour la mise en complémentarité, point de solution ;

Ceci posé, et sous réserve de sa validation politique et stratégique, nous passons donc à la fabrication proprement dite des mandats de l’équipe projet. Le travail se fait en ateliers itératifs, à partir de premières propositions martyres :
– Un binôme chef de projet/ animateur de projet
– Un certain nombres d’explorateurs de pratiques (documentation, observateurs internes, voyageurs externes…)
– Des agents supports pour concevoir et accompagner la méthode, assurer la synthèse et la production
– et peut-être d’autres…

Sur cette base, et par discussions « cumulatives » (technique du « world café ») les groupes produisent des compléments, amendements et recommandations, tant pour les missions, les métiers, les contenus de travail, les temps et les plan de charge de la future équipe.

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Le dernier temps de la matinée nous donnera pour finir quelques perspectives de calendrier pour lancer réellement le projet.

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Mais pour que la Fabrique des mandats soit complète, il nous manque la validation politique. Justement, nous avons rendez-vous en cette même fin de matinée avec Simon Munsch, DGS du Conseil Régional, pour discuter ensemble de l’avancement des tests des modes opératoires et la nécessité imminente de son soutient dans la validation des chantiers en cours (lettres de missions pour les membres de l’équipe innovation, temps de travail dégagés pour les agents, quels futurs ambassadeurs?, etc. ) et son portage politique auprès des différentes directions. Entretien extrêmement positif au dire du DGS et de son implication dans le programme.

Ce jeudi après-midi nous a permis de faire un rapide compte-rendu et debrief de tous ces travaux : objectifs relativement bien atteints semble-t-il, malgré la complexité et l’amplitude du sujet, et son contexte particulier. Et test riche d’enseignement pour ce qu’apport une Fabrique, mais plus généralement beaucoup des modes opératoires de l’équipe innovation :

« Ce mode opératoire n’est ni plus ni moins que ce qui devrait être fait à chaque fois en mode projet (réinterroger le sujet, réunir des interlocuteurs élargis …), est-ce finalement un mode opératoire nécessaire par rapport à la désignation d’une équipe projet classiquement ? Même si on fait un peu la même chose, ce qui est aussi nouveau ce sont les modes d’animation des ateliers. La vraie différence, c’est de mettre des gens qui ont un intérêt mais qui n’auront pas à porter le sujet, et qui du coup ouvre une plus grande liberté de parole. »

« Autre intérêt, placer une équipe qui va phosphorer, en mode « participatif », inter-directions, c’est plus bottom-up! »

« Autre point important : Pas de hiérarchie dans la discussion, on a plus que des hommes et des femmes avec leurs compétences professionnelles, mais toute leur vie (leurs réseaux sociaux, leurs goûts culturels, leurs expériences de vie…) »

« Avoir juste un jour entre les deux ateliers c’était bien pour les participants, ça crée un recul nécessaire sans être trop éloigné dans l’esprit de chacun. »

Riche d’enseignements aussi sur les compétences d’animateur, de facilitateur et d’accompagnateurs nécessaires aux membres de l’équipe innovation – toutes choses sur lesquelles nous reviendront lors de notre très prochain (avant-dernier) passage.

Transfo Pays de la Loire / semaine 8 / tests 2 et 3 du Démarreur Bienveillant

Pour poursuivre la logique de test amorcé lors de la semaine 7 et suivre notre intuition concernant le bien-fondé du mode opératoire « le Démarreur bienveillant », nous avons intégré au programme de la semaine 8 deux temps y étant consacrés.

Plusieurs modifications ont été jugées pertinentes suite aux conclusions du test réalisé avec l’élue Françoise Gentil.
Tout d’abord, il nous a semblé pertinent de pouvoir ouvrir ce mode opératoire à des directeurs généraux autant qu’à des élus, puisque ces deux « fonctions » se trouvent bien confrontées à la formalisation de commande politique.
Pour conserver un format court d’intervention (1h30 maximum), il nous est apparu pertinent de chercher à raccourcir le temps d’appropriation du contexte pour les discutants : aussi, il a été demandé aux interviewés de sélectionner 2 références illustrant les origines de leur questionnement transmis en amont du démarreur.
Avant le lancement du test, un mail officiel a été envoyé à l’interviewé pour confirmer la tenue du test, en mettant en copie le cabinet pour le tenir informé.
3 règles d’or indiquant la posture nécessaire pour la réalisation de ce mode opératoire ont été rédigées et affichées lors des tests.
> ici, pas de décision à prendre
> ici, je ne représente pas ma fonction mais ma pratique
> ici, le questionnement est central
Enfin, la présence d’un scribe a été ajouté au mode opératoire pour que ses notes puissent potentiellement guidé les échanges, et au moins servir de compte rendu de séances à l’intéressé.

C’est donc sur ces bases qu’ont participé à ce mode opératoire Alain Gralepois, Vice-président du Conseil régional et Président de la commission culture sport citoyenneté et éducation populaire et Yoann Iacono, Directeur Général Délégué Ressource ont participé à ce mode opératoire (accompagné de Nathalie Le boulchs-Villers, Directrice de l’Action territoriale et de la Démocratie).

Voici les sujets sur lesquels les discussions ont démarré :  10400473785_af60c9a1ef_z10400441784_c4df65ed13_z

 

 

 

 

 

 

 

Si ces sujets peuvent paraître ardues de premières abords, c’est bien des agents néophytes de ces questions et membres de la fonction innovation ou complices de la première heure qui se sont pliés à l’exercice. Et avec succès! La clarification des termes énoncés, des finalités envisagées pour la Région et pour la politique publique visée et des usagers concernés furent au centre des échanges… permettant aux deux interviewés de positionner leur priorité, de cerner les enjeux associés à leurs questionnements ou des déterminer les trames argumentaires nécessaires pour mettre en oeuvre leur action.
L’image du sparring partner est apparue parlante aux observateurs de ces tests pour évoquer le rôle des discutants : dans la relance dynamique de réflexions et de questionnement, pour faire travailler le jeu de jambe oratoire qui sera bien utile ensuite pour convaincre son entourage d’une vision, d’un projet politique.
Aussi, pas besoin d’être expert pour jouer ce rôle : c’est une posture réflexive qui est nécessaire. C’est d’ailleurs sur ces mots que repartira Alain Gralepois lundi matin « Je suis agréablement surpris de la qualité des échanges, des questions, de leur pertinence, de leur apport pour relancer ma réflexion ». Les documents fournis en amont de la session n’ont finalement pas été d’une grande utilité, à part sûrement pour se rassurer!

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Concernant les notes prises par le scribe pendant la séance, elles n’ont pas été utilisées comme support d’échange à chaud. Par contre, en étant envoyé par mail aux participants, elles permettent d’une certaine manière de répondre à la frustration avec laquelle les participants repartent à la fin du test. Avec le sourire, Yoann Iacono file à une autre rendez-vous en lançant « Il faudrait faire ça toute la journée! ». Il n’est en effet pas évident de clôturer une séance de réflexion à bâton rompu! Pour autant, nous sommes convaincus que ce temps court permet aux interlocuteurs le luxe de requestionner le fond d’un sujet, sans enjeu opérationnel imminent ou calendrier serré en tête, et de poursuivre ensuite seuls leurs réflexions pour envisager par la suite la formulation d’une commande clarifiée dans ces objectifs et son utilité.

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Ces deux tests ont donc permis à l’équipe innovation de confirmer la pertinence de ce mode opératoire et leur volonté d’en faire un rendez-vous régulier dans leur calendrier de travail.
De part sa forme courte et sa méthode très réflexive, le démarreur bienveillant apparaît également comme un temps intéressant pour inviter des agents en tant qu’observateurs à venir découvrir la méthodologie de travail de la fonction innovation.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Visibilité(s)

Plus le programme Transfo Pays de la Loire avance, plus la transmission vers une équipe innovation constituée d’agents régionaux opère et plus la question de la visibilité des actions (et des personnes qui les font !) devient prégnante.

Les résidents Transfo sont arrivés à la Région il y a bientôt deux ans avec un programme établi, constitués de 2-3 éléments de communication (le nom « Transfo », le sous-titre « Programme d’expérimentation visant à tester une fonction innovation au sein de la Région », le blog…). Le programme avançant, de nouveaux éléments de visibilité sont arrivés comme les rouleaux de rubalise (signalant habituellement un chantier en cours) estampillés 27e Région ou la représentation graphique créée par les résidents. Les actions menées elle-mêmes, et les résultats qu’elles ont produit, sont aussi, au fur et à mesure, devenus l’un des principaux outils de communication de la démarche.

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Maintenant que le programme se termine, ces outils vont devenir plus ou moins obsolètes, mais qu’en est-il de la façon de les utiliser, des messages qu’ils cherchaient à faire passer ? Tout au long de la semaine 8 et plus spécifiquement jeudi après-midi et vendredi matin, les résidents et l’équipe innovation (renforcée Mickaël Poiroux de la Mission Val de Loire et Olivier Ryckewaert revenus nous donner un coup de main) ont réfléchi ensemble à ce que pourrait être une communication adaptée à un futur programme d’innovation de la Région Pays de la Loire.

Tout d’abord, un constat important a été posé : avant d’espérer pouvoir faire comprendre l’apport de l’équipe innovation et des ses méthodes, il faut donner envie. Il faut se prêter un peu au jeu de la séduction ! Attirer l’oeil sans être tapageur, intriguer sans effrayer… Il faut absolument que les agents, les élus, les citoyens soient touchés, aient envie d’en savoir plus. Et il faut que ce qu’ils découvrent par la suite corresponde à leur première impression. Il faut être cohérent, simple et parlant. Parfait… Mais comment ?!

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Rapidement tout le monde s’est accordé sur l’idée qu’il ne fallait pas trop en faire. Dans un environnement bien codifié comme l’institution régionale, la surenchère de communication serait vite contre-productive et raconterait quelque chose de décalé par rapport à une démarche qui se veut humble et ouverte. Sans le dire explicitement, l’idée qu’il en fallait finalement peu pour se distinguer faisait son chemin…

L’équipe innovation avait travaillé sur un potentiel logo qui permettrait un début de visibilité et l’a donc présenté. Plutôt que d’examiner en détail les formes de cette proposition, les résidents ont pu mettre en questionnement l’usage de ce logo au regard de ce que nous commencions à esquisser comme besoin : montrer l’ouverture, être gentiment décalé… Est-ce bien d’un « logo », objet finalement très classique et très (trop ?) utilisé par l’institution, que nous avons besoin ? Et puisqu’il s’agit de partager la démarche, ne serions-nous pas plus proche d’une sorte de « label » ? Quelque chose à la mode de l’autocollant posé sur certains CD « Parental Advisory – Explicit Lyrics » ? Un autocollant « Attention, contient de l’innovation » ?!

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Sont aussi revenues en mémoire des réactions obtenues face aux panneaux de verbatims que nous avions mis en place en semaine 6 ou lors de l’entrée dans la salle Queen Mary « customisée » par le Laboratoire des mutations et la démarche prospective Pays de la Loire 2040 ou bien encore par le simple fait de systématiquement écrire et afficher au mur nos réflexions. Ces petits changements dans l’univers régional, faussement inoffensifs, nous sont apparus comme des solutions efficaces déjà en stock qu’il fallait continuer de développer et préciser. Le mode opératoire « Démarreur bienveillant » – testé deux fois dans la semaine et qui nécessite des observateurs auxquels on ne demande qu’une heure et demi de présence et aucune préparation — est aussi apparu comme une excellente manière de faire vivre la posture de l’équipe innovation aux plus curieux. A bien y réfléchir, la démarche a déjà produit quelques outils et s’est appuyée, plus ou moins consciemment, sur des principes tout à fait utilisables pour le futur programme !

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Quelques verbatim et, en fond, des productions affichées dans la salle Queen Mary

Cette première étape de séduction outillée, que faire, sur quoi s’appuyer pour communiquer plus en profondeur et en détails auprès des personnes intéressées ? Pour répondre à cette question, les résidents Transfo se sont appuyés sur un tour d’horizon, sur internet, des façons d’expliquer son travail : du designer spécialisé dans le mobilier d’édition au cabinet de conseil et d’étude, les façons de faire divergent ! Entre celui qui ne montre que des photos en studio du résultat sans aucune explication (un bel objet et puis c’est tout !) et ceux qui n’ont que le texte, plus ou moins long et complexe, pour tenter de raconter une démarche, il y a aujourd’hui de nombreuses personnes et structures qui recherchent des solutions alternatives, qui tentent de faire la part des choses entre l’exposition d’un résultat, qui n’est pas que de l’ordre du visuel, et l’explication d’une démarche : quel était la question de départ, quelles ont été les étapes et les outils de la réflexion…

Cette déambulation sur le web, à la recherche des bons et des moins bons exemples nous a logiquement amenés sur le site du MindLab, le laboratoire d’innovation interministériel danois. Leur travail de communication de la démarche au travers des projets et d’apport pédagogique simplifié, classé et organisé, le tout basé sur un mixage constant de l’image et du texte, a trouvé un écho favorable auprès de l’équipe innovation et permis de montrer une direction à suivre. Que la ou les forme(s) finale(s) se concrétise(nt) dans un site internet, une documentation papier ou autre, les constats et les bases posés à l’occasion de ces temps de réflexions dédiés resteront valables. C’est donc satisfaits que nous terminons la semaine 8 à ce niveau d’avancement, en convenant que l’équipe innovation va pouvoir continuer à avancer de son côté et que nous en reparlerons très bientôt !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Le Programme

À plusieurs reprises au cours de ces dernières semaines, l’équipe innovation et les résidents Transfo ont fait le constat suivant : pour faire comprendre et faire connaître la fonction innovation, il est impératif de développer un programme et de le communiquer.

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Plusieurs séances de la semaine 8 ont ainsi été consacrées à travailler sur les éléments de ce programme (sachant évidemment que l’analyse de chaque test a amené de l’eau à notre moulin au fil de la semaine !). Mardi après-midi, nous avons ainsi tenté d’aborder la question de « l’esprit » du programme… Posture, démarche, comment les dire ? Comment les comprendre et les faire comprendre ? Pour « attraper » ce sujet difficile, nous sommes repartis des sujets dont l’équipe s’est saisie ou sur lesquels elle a été interpelée ; et nous avons analysé par quels chemins, et avec quelles attentes – explicites ou non – ces sujets lui sont arrivés.

De cette analyse sont ressortis des points récurrents et des lignes de force, tant positifs que négatifs. Ces derniers nous ont permis d’identifier les attentes dont il faut se « méfier » car à l’impossible nul n’est tenu. Se pose alors la question de savoir dire non, ou plutôt de savoir dire oui à des demandes raisonnables. Il nous apparaît ainsi que face aux saisines à venir, l’équipe innovation doit être force de proposition : lorsqu’elle est sollicitée, elle doit savoir formuler des propositions de travail réalistes et précises à ses interlocuteurs avant de se lancer dans un nouveau projet (cadrage du sujet, précision des questions, choix du mode opératoire et surtout prévision de l’accompagnement et du temps à y consacrer).

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Cette posture constituera une sorte de « protection active » pour l’équipe, en complément du « chèque en blanc » et du « casque » ébauchés précédemment – et du programme en construction. Autre élément essentiel de protection active identifié au passage : la posture d’accompagnement, savoir faire avec et non faire à la place, comme en témoigne largement le test de l’atelier des prototypes réalisé cette semaine.
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A l’issue de cette séquence, l’équipe des résidents a proposé un schéma de travail sur le programme afin d’identifier les « briques » à poser. Avec la difficulté que l’ensemble fait système et qu’il s’agit donc de construire en cohérence tous ses éléments.

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Toutefois, il nous a semblé possible de traiter 3 de ces « briques » en sous-groupes le jeudi après-midi :
⁃ sur la question des moyens, un travail fin à partir de l’exemple du test « atelier des prototypes/HUB PME » nous a permis de quantifier précisément le temps passé sur ce cas d’école ;
⁃ sur les sujets actuellement identifiés, un travail de formulation de réponses (voir supra) a été entamé par un second groupe ;
⁃ enfin, un troisième groupe s’est penché sur la possibilité de faire un « book » présentant les réalisations concrètes de l’équipe afin d’illustrer sa posture, ses méthodes et les livrables possibles – en commençant par identifier la finalité d’un tel objet ! Il devra d’abord servir à interpeller et intéresser les agents visés afin de leur permettre de comprendre et d’être inspirés par les méthodes proposées par l’équipe.

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A l’issue de cette semaine, nous avons consacré ce vendredi matin à regrouper l’ensemble des éléments glanés sur l’ébauche de programme. Beau travail au final, même si il reste évidemment beaucoup à faire pour l’équipe. Et nous voilà en tous cas repartis chacun avec avec un calendrier de travail pour les derniers mois du programme…de la Transfo !

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