C’est parti. Ce mercredi 13 novembre, le programme de travail est à l’aide à la reformulation de la commande avec un élu. Élaboré la veille avec les agents Référents, nous avons le schéma de fonctionnement traditionnel bien en tête : « Ça se fait plutôt naturellement, toujours informel, 5 minutes sur le pas de la porte ou au téléphone. » Le directeur du service est l’interlocuteur privilégié de l’élu et le format ne permet pas de creuser suffisamment le sujet… que le service devra ensuite traiter. Bref, il y a matière à amélioration.
Nous construisons avec les agents un déroulé tenant dans une journée : bref échange avec l’élu pour recueillir ses premières idées, puis rapide recherche documentaire des agents, et enfin retour vers l’élu avec quelques piste d’idées reformulées. On en trace un planning : rendez-vous est pris avec une élue, Joëlle Barat, Vice-Présidente déléguée à la Santé et au Handicap, à 10h30 (une heure d’entretien). Elle devra ensuite revenir vers 15h. Les agents ne tiennent pas à préparer plus que cela l’entretien : il doit être non-directif et le cadre importe peu. C’était leur avis à 10h.
Mais l’entretien est un peu laborieux : concentrés sur le recueil de la parole d’une élue qui ne compte pas ses mots, les agents repartent après une heure d’entretien avec beaucoup d’idées… mais peu exploitables. En effet, beaucoup de sujets ont été abordés, mais si vastes que le travail de documentation s’avère en réalité irréalisable.
Les référents s’accordent un premier bilan : il aurait fallu être plus questionnant et aller plus au concret des sujets. Supprimons le moment de recherche et actons la nécessité de recommencer l’entretien : nous poussons les agents à élaborer quelques questions plus précises (quels bénéficiaires, des anecdotes à raconter, un historique du sujet…).
15h, Joëlle Barat se prête à nouveau au jeu. Parfaitement acquise à la démarche, elle comprend immédiatement notre volonté de recommencer l’entretien. Voilà qui démontre une belle sensibilisation à la démarche d’expérimentation et d’itération ! Cependant, l’entretien, pas assez préparé est encore plus difficile : les agents se regardent désormais en train de fonctionner, ont du mal à se coordonner, improvisent des questions et tentent de ne rien oublier… Au point de basculer dans la formulation d’une liste de propositions concrètes. Alors, on fait le point.
La relation d’un agent à un élu n’est pas simple : « Si je ne lui propose pas d’idée, j’ai l’impression de lui faire perdre son temps ». En effet, la situation que nous provoquons est inédite et les marques sont difficiles à prendre. Tous voient désormais la nécessité de faire encore évoluer la forme de cet entretien vers une troisième version : plus organisée, plus écrite, plus claire sur ses objectifs.
Du côté de Madame Barat, l’expérience semble positive. Partageant notre constat sur la nécessité de prendre un véritable temps en début de commande, elle souligne aussi qu’il permettrait « d’associer les agents très vite à la réflexion : finalement, que l’idée soit bonne ou mauvaise, le projet peut tomber à côté de la plaque parce que les gens qui le font ne sont pas associés en amont ». Cela lui plaît, au point qu’elle s’exclame : « et si le Labo devenait une sorte d’interlocuteur unique, pour tous les sujets, pour tous les élus… ? Mais non, vous ne serez pas assez nombreux ! » Non, certainement. Mais cette remarque d’adhésion nous réjouit. Nous en profitons alors pour la questionner sur le Labo en construction : « le Labo doit être là pour éviter au maximum l’inertie », selon elle, « et mettre de l’huile dans les rouages, se faire le porteur de la transversalité… ». Joëlle Barat, très intéressée par les questions de handicap, nous offre un exemple frappant : « Sur le handicap, on identifie un millier de pistes de solutions. Et après on se questionne sur l’attribution du budget : en effet, aucune direction n’en est en charge directement… Mais en réalité toutes le sont ! Ici, le Labo pourrait être utile pour identifier le potentiel de transversalité en amont, et faire le lien avec les services. Il pourrait même bénéficier d’une ligne budgétaire pour ces sujets dits « transversaux », car pour l’instant, si une direction finance un projet, il n’est pas question qu’une autre direction le finance aussi ! »
Joëlle Barat repartie à ses nombreuses activités mandataires, nous terminons la journée. Une grille d’entretien voit bientôt le jour. Celle-ci fixe le contexte (petite salle, table ronde, affichage), les rôles (un « scribe-synthétiseur », un « meneur », un « réactant »), la temporalité (45 minutes), les questions-types, et surtout, les objectifs. Les Référents élaborent une forme de communication en amont envers les élus et directeurs, des règles du jeu… Ce n’est pas tout, il va maintenant falloir (re)tester tout cela ! La prochaine semaine ?
La Transfo 