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Transfo Pays de la Loire / Semaine 10 / La fin n’est qu’un commencement !

(une fois n’est pas coutume, nous nous limiterons pour cette semaine à un seul billet récapitulatif forcément non exhaustif mais que nous espérons expressif sachant que les photos sont toujours là pour compléter…)

Dernière semaine, derniers jours, nous y voilà donc ! Après 2 ans d’expérimentationS, voilà le moment de clore le chapitre Transfo Pays de la Loire… Et d’officialiser le lancement de l’équipe innovation de la Région !

D’abord une question : puisque nous parlons sans cesse d’expérimenter, puisqu’il n’a jamais été question d’autre chose que de faire, d’essayer, de tester encore et toujours, pourquoi notre dernière semaine devrait-elle être différente ?!

N’ayant trouvé aucune raison valable à nos yeux, nous avons concocté avec l’équipe innovation un programme des plus concrets et opérationnels :
– le sujet compliqué de « la proximité de la Région avec ces usagers » à ré-interroger (en vue d’un travail plus approfondi dans les mois à venir)
– une douzaine d’agents régionaux venus de différentes directions à embarquer avec nous dans l’aventure pour partager principes et méthodes et, peut-être demain, devenir des ambassadeurs au sein de la Région
– une première occasion pour l’équipe innovation d’être pleinement animateurs-passeurs d’une telle démarche

Et comme il se doit, l’expérience fut riche, intense et par conséquent difficile à décrire. De façon tout à fait normale, même les agents qui travaillent depuis 2 ans avec nous, depuis le début, avec lesquels nous avons donc eu amplement le temps de théoriser et de réfléchir, ont parfois eu des difficultés à trouver leur marques, montrant ainsi que rien ne vaut l’expérience maintes et maintes fois renouvelée. Comme l’a souligné Simon Munsch, Directeur Général des Services, en découvrant les résultats de la semaine, il s’agit en effet d’une posture de prise de risque, de requestionnement permanent et donc d’une forme d’inconfort que celle que nous proposons. Une posture qui fait aussi appel à des compétences spécifiques d’animation et de formalisation. Ca n’est pas simple…

Et pourtant, visiblement, quel pied ! A en juger, en fin de semaine, par les mines réjouies des agents nouvellement embarqués dans l’aventure, le plaisir est là ! En 2 jours, ils ont été gentiment malmenés. On les a fait passés à vitesse grand V par toutes les étapes de la démarche : questionnement du sujet, formulation des problématiques, immersion, dépouillement et prototypage. Ils ont fait face à un sujet réputé difficile et ce qui ressort de notre débrief collectif du vendredi matin, c’est globalement le plaisir d’avoir partagé cette expérience, d’avoir découvert d’autres méthodes et l’envie de continuer dans ce sens. Michel Gadreau, président du groupe local de la Cimade, interrogé la veille sur la question de la proximité et venu voir les résultats, nous l’exprimait ainsi : « en venant à la Région, je ne m’attendais pas à une réunion aussi réjouissante ! »

Retours sur les 2 jours d'expérimentation

Retours sur les 2 jours d’expérimentation

Alors bien sûr, tout n’est pas rose. La frustration est notamment grande de n’avoir eu que 2 jours pour tout ça. On peut aussi clairement entendre l’inquiétude que les changements vécus ne soient qu’éphémères. Mais l’intérêt pour les méthodes proposées est bien là et la capacité de ces méthodes à proposer des solutions concrètes intéressantes, ou tout au moins questionnantes, est déjà bien mise en valeur par les prototypes de la semaine : scénario extrême d’un courtier en financement public, mise en place d’une caravane régionale remplaçant l’Hôtel de Région, élus invités à pratiquer le « dis-court » et limitation de l’usage systématique des logos… Les réactions ne se sont d’ailleurs pas faites attendre face à certaines propositions qui « remettent en cause les principes actuels », preuve que le sens induit par les formes est bien perceptible.

Les idées proposées (cliquer pour voir en grand)

Les idées proposées (cliquer pour voir en grand)

A ce stade, trois questions se posent et ne devront pas être oubliées en route :
1/ Concernant la proximité proprement dite, comment ces préliminaires et ces exercices « débutants » vont pouvoir alimenter le vrai travail à venir ? Quels liens, quelles passerelles, et peut-être aussi quelles implications des agents ayant vécu la semaine dans cette suite ?
2 / A l’issue de ces 3 ateliers, les nouveaux « ambassadeurs » ont reçu un diplôme symbolique : comment le faire vivre ? Le valoriser ? Que vont faire les ambassadeurs ? Comment ?
3 / Ces 3 ateliers représentent tout juste le début d’une formation à ces nouvelles méthodes de travail, une sensibilisation initiale. Avec les agents de l’équipe innovation, c’est un processus de 2 années entière qui les amène aujourd’hui à bien appréhender la globalité de la démarche. Alors comment dépasse-t-on le stade d’ambassadeurs et permet-on la montée en compétence ?

Les agents de l’équipe innovation eux-mêmes n’ont pas tardé à tirer quelques conséquences de cette nouvelle expérience. En effet, lors de notre dernier débrief « resserré » du vendredi après-midi, beaucoup de choses ont pu être échangées et discutées sur ce dernier test : après les modes opératoires et les postures d’animateurs, cette fois les agents sont devenus passeurs, transmetteurs, et à leur tour accompagnateurs. Pas simple évidemment, beaucoup de doutes, beaucoup de moments pas faciles à gérer sur le coup, surtout en travaillant à plusieurs « non expérimentés »… La prochaine session de partage de la démarche en interne a rapidement été évoquée et l’idée de réduire le nombre de participants (initialement plus grand que celui de cette semaine) afin d’être dans une posture d’accompagnement maitrisée a ainsi vite été plébiscitée.

Encore une fois, rien de tel que de se confronter à un premier test avant d’envisager le second ! Même s’il faudra toujours de nouvelles expériences (et de nouveaux ratés !) pour se sentir plus à l’aise et acquérir les réflexes nécessaires, de nombreuses questions concrètes ont été touchés du doigt, par le faire et l’action (le tout nouveau « book de la fonction innovation » s’en fait d’ailleurs l’écho).

Toutes ces questions, et bien d’autres, l’équipe de résidents les laisse aujourd’hui dans les mains de l’équipe innovation, en lui souhaitant surtout bonne route, bonne humeur et réflexivité dans tout ce qui les attend. Merci beaucoup pour l’accueil qui nous a été réservé et pour toutes les choses que nous avons découvertes et apprises (et oui, ça marche dans les 2 sens) ! Nul doute que la communauté de pratique qui se forme petit à petit (un « apéro innovation » organisé le jeudi soir nous l’a confirmé) devrait donner l’occasion d’échanger encore un peu…

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.2 / Stratégie de visibilité & Diffusion des pratiques de l’équipe innovation

 

Nous sommes bien dans la dernière ligne droite du programme de la Transfo, mais aussi du lancement officiel de la fonction innovation en interne de la Région. C’est pourquoi nous avons pris l’optique de consacrer deux jours de résidence en décembre à poursuivre notre travail en petit comité pour affiner la stratégie de visibilité et de diffusion des pratiques de l’équipe innovation au sein du Conseil Régional.

Si le travail de fonds sur des sujets spécifiques comme le bureau du futur ou Hub PME sont en eux même d’excellents medium de communication, il se pose la question de la diffusion à une échelle plus large des pratiques de l’équipe et de la démarche engagée.
C’est donc sur ce thème que nous nous retrouvons le mardi 10 décembre au matin.
Grâce à un brainstorming permettant d’identifier l’ensemble des modalités de communication souhaitables, nous arrivons à dégager les actions centrales à réaliser :
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Le temps collectif suivant invite à reposer des mots sur la finalité de la démarche de l’équipe innovation.
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Et c’est à partir de ces grandes briques que nous nous répartissons les enjeux pour les 2 séquences de travail suivantes.
> Les designers se concentrent sur la poursuite du Book de l’équipe innovation qui présentera la démarche générale, les sujets déjà traités, les modes opératoires de façon générale et l’organigramme. Pour nourrir la page sur la présentation de l’équipe, un petit groupe d’agents et de résidents digèrent les finalités dégagées le matin et propose une version rédigée télégraphique, en s’inspirant des items pris sur le site internet du Mind Lab pour donner à comprendre la démarche globale.

> Dans un autre coin de la salle, les agents disponibles et l’autre moitié de l’équipe de résidents se donnent comme mission de mieux caractériser les temps de rencontre physiques envisagés en début d’année 2014.
Nous prenons d’abord le temps de définir l’événement de clôtement/lanceture prévu fin janvier.  Il nous paraît important, pour embarquer de futurs « ambassadeurs » en interne de la région, de leur faire vivre une expérience concrète, pratique. La notion de clôture du programme de la Transfo ne sera abordé qu’au travers d’une exposition permanente pendant les 3 jours, et du pot prévu le vendredi midi. Tous les autres temps seront consacrés à la réalisation d’une mini immersion sur le sujet de la proximité de la Région avec ses usagers. Finalement, cette forme ressemble fortement à la première semaine de Campus : la boucle est bouclée!
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Le mercredi après midi, nous reprenons avec les agents disponibles les autres temps de rencontre
envisagés. Nous choisissons d’en approfondir certains pour leur donner un début de forme et de contenu. Ces éléments serviront de base à l’équipe innovation pour aller plus loin.
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Nous avons également pu prendre un moment spécifique pour échanger sur la constitution et l’animation d’une Communauté de pratique. Mickael Poiroux, de la Mission Val de Loire, très présent durant le programme de la Transfo a partagé son envie de poursuivre ses rapprochements entre praticiens de l’innovation du service public.
Cela pourrait passer par de la diffusion des pratiques via un site internet disposant d’un annuaire, de présentations d’initiatives et d’un calendrier commun…, mais aussi par des temps d’échange de pratiques et des barcamp, ou encore des formations dédiées.
La question du portage de l’animation est ouverte : est ce à la région, à l’équipe innovation, à la PRI de porter cette démarche ? Toujours est il que cette réflexion de moyen terme doit être considérée dès maintenant pour permettre une aggradation collective des pratiques en cours de mise en œuvre!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Visibilité(s)

Plus le programme Transfo Pays de la Loire avance, plus la transmission vers une équipe innovation constituée d’agents régionaux opère et plus la question de la visibilité des actions (et des personnes qui les font !) devient prégnante.

Les résidents Transfo sont arrivés à la Région il y a bientôt deux ans avec un programme établi, constitués de 2-3 éléments de communication (le nom « Transfo », le sous-titre « Programme d’expérimentation visant à tester une fonction innovation au sein de la Région », le blog…). Le programme avançant, de nouveaux éléments de visibilité sont arrivés comme les rouleaux de rubalise (signalant habituellement un chantier en cours) estampillés 27e Région ou la représentation graphique créée par les résidents. Les actions menées elle-mêmes, et les résultats qu’elles ont produit, sont aussi, au fur et à mesure, devenus l’un des principaux outils de communication de la démarche.

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Maintenant que le programme se termine, ces outils vont devenir plus ou moins obsolètes, mais qu’en est-il de la façon de les utiliser, des messages qu’ils cherchaient à faire passer ? Tout au long de la semaine 8 et plus spécifiquement jeudi après-midi et vendredi matin, les résidents et l’équipe innovation (renforcée Mickaël Poiroux de la Mission Val de Loire et Olivier Ryckewaert revenus nous donner un coup de main) ont réfléchi ensemble à ce que pourrait être une communication adaptée à un futur programme d’innovation de la Région Pays de la Loire.

Tout d’abord, un constat important a été posé : avant d’espérer pouvoir faire comprendre l’apport de l’équipe innovation et des ses méthodes, il faut donner envie. Il faut se prêter un peu au jeu de la séduction ! Attirer l’oeil sans être tapageur, intriguer sans effrayer… Il faut absolument que les agents, les élus, les citoyens soient touchés, aient envie d’en savoir plus. Et il faut que ce qu’ils découvrent par la suite corresponde à leur première impression. Il faut être cohérent, simple et parlant. Parfait… Mais comment ?!

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Rapidement tout le monde s’est accordé sur l’idée qu’il ne fallait pas trop en faire. Dans un environnement bien codifié comme l’institution régionale, la surenchère de communication serait vite contre-productive et raconterait quelque chose de décalé par rapport à une démarche qui se veut humble et ouverte. Sans le dire explicitement, l’idée qu’il en fallait finalement peu pour se distinguer faisait son chemin…

L’équipe innovation avait travaillé sur un potentiel logo qui permettrait un début de visibilité et l’a donc présenté. Plutôt que d’examiner en détail les formes de cette proposition, les résidents ont pu mettre en questionnement l’usage de ce logo au regard de ce que nous commencions à esquisser comme besoin : montrer l’ouverture, être gentiment décalé… Est-ce bien d’un « logo », objet finalement très classique et très (trop ?) utilisé par l’institution, que nous avons besoin ? Et puisqu’il s’agit de partager la démarche, ne serions-nous pas plus proche d’une sorte de « label » ? Quelque chose à la mode de l’autocollant posé sur certains CD « Parental Advisory – Explicit Lyrics » ? Un autocollant « Attention, contient de l’innovation » ?!

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Sont aussi revenues en mémoire des réactions obtenues face aux panneaux de verbatims que nous avions mis en place en semaine 6 ou lors de l’entrée dans la salle Queen Mary « customisée » par le Laboratoire des mutations et la démarche prospective Pays de la Loire 2040 ou bien encore par le simple fait de systématiquement écrire et afficher au mur nos réflexions. Ces petits changements dans l’univers régional, faussement inoffensifs, nous sont apparus comme des solutions efficaces déjà en stock qu’il fallait continuer de développer et préciser. Le mode opératoire « Démarreur bienveillant » – testé deux fois dans la semaine et qui nécessite des observateurs auxquels on ne demande qu’une heure et demi de présence et aucune préparation — est aussi apparu comme une excellente manière de faire vivre la posture de l’équipe innovation aux plus curieux. A bien y réfléchir, la démarche a déjà produit quelques outils et s’est appuyée, plus ou moins consciemment, sur des principes tout à fait utilisables pour le futur programme !

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Quelques verbatim et, en fond, des productions affichées dans la salle Queen Mary

Cette première étape de séduction outillée, que faire, sur quoi s’appuyer pour communiquer plus en profondeur et en détails auprès des personnes intéressées ? Pour répondre à cette question, les résidents Transfo se sont appuyés sur un tour d’horizon, sur internet, des façons d’expliquer son travail : du designer spécialisé dans le mobilier d’édition au cabinet de conseil et d’étude, les façons de faire divergent ! Entre celui qui ne montre que des photos en studio du résultat sans aucune explication (un bel objet et puis c’est tout !) et ceux qui n’ont que le texte, plus ou moins long et complexe, pour tenter de raconter une démarche, il y a aujourd’hui de nombreuses personnes et structures qui recherchent des solutions alternatives, qui tentent de faire la part des choses entre l’exposition d’un résultat, qui n’est pas que de l’ordre du visuel, et l’explication d’une démarche : quel était la question de départ, quelles ont été les étapes et les outils de la réflexion…

Cette déambulation sur le web, à la recherche des bons et des moins bons exemples nous a logiquement amenés sur le site du MindLab, le laboratoire d’innovation interministériel danois. Leur travail de communication de la démarche au travers des projets et d’apport pédagogique simplifié, classé et organisé, le tout basé sur un mixage constant de l’image et du texte, a trouvé un écho favorable auprès de l’équipe innovation et permis de montrer une direction à suivre. Que la ou les forme(s) finale(s) se concrétise(nt) dans un site internet, une documentation papier ou autre, les constats et les bases posés à l’occasion de ces temps de réflexions dédiés resteront valables. C’est donc satisfaits que nous terminons la semaine 8 à ce niveau d’avancement, en convenant que l’équipe innovation va pouvoir continuer à avancer de son côté et que nous en reparlerons très bientôt !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Le Programme

À plusieurs reprises au cours de ces dernières semaines, l’équipe innovation et les résidents Transfo ont fait le constat suivant : pour faire comprendre et faire connaître la fonction innovation, il est impératif de développer un programme et de le communiquer.

SchémaProgrammeFctInnovationV1-01

Plusieurs séances de la semaine 8 ont ainsi été consacrées à travailler sur les éléments de ce programme (sachant évidemment que l’analyse de chaque test a amené de l’eau à notre moulin au fil de la semaine !). Mardi après-midi, nous avons ainsi tenté d’aborder la question de « l’esprit » du programme… Posture, démarche, comment les dire ? Comment les comprendre et les faire comprendre ? Pour « attraper » ce sujet difficile, nous sommes repartis des sujets dont l’équipe s’est saisie ou sur lesquels elle a été interpelée ; et nous avons analysé par quels chemins, et avec quelles attentes – explicites ou non – ces sujets lui sont arrivés.

De cette analyse sont ressortis des points récurrents et des lignes de force, tant positifs que négatifs. Ces derniers nous ont permis d’identifier les attentes dont il faut se « méfier » car à l’impossible nul n’est tenu. Se pose alors la question de savoir dire non, ou plutôt de savoir dire oui à des demandes raisonnables. Il nous apparaît ainsi que face aux saisines à venir, l’équipe innovation doit être force de proposition : lorsqu’elle est sollicitée, elle doit savoir formuler des propositions de travail réalistes et précises à ses interlocuteurs avant de se lancer dans un nouveau projet (cadrage du sujet, précision des questions, choix du mode opératoire et surtout prévision de l’accompagnement et du temps à y consacrer).

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Cette posture constituera une sorte de « protection active » pour l’équipe, en complément du « chèque en blanc » et du « casque » ébauchés précédemment – et du programme en construction. Autre élément essentiel de protection active identifié au passage : la posture d’accompagnement, savoir faire avec et non faire à la place, comme en témoigne largement le test de l’atelier des prototypes réalisé cette semaine.
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A l’issue de cette séquence, l’équipe des résidents a proposé un schéma de travail sur le programme afin d’identifier les « briques » à poser. Avec la difficulté que l’ensemble fait système et qu’il s’agit donc de construire en cohérence tous ses éléments.

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Toutefois, il nous a semblé possible de traiter 3 de ces « briques » en sous-groupes le jeudi après-midi :
⁃ sur la question des moyens, un travail fin à partir de l’exemple du test « atelier des prototypes/HUB PME » nous a permis de quantifier précisément le temps passé sur ce cas d’école ;
⁃ sur les sujets actuellement identifiés, un travail de formulation de réponses (voir supra) a été entamé par un second groupe ;
⁃ enfin, un troisième groupe s’est penché sur la possibilité de faire un « book » présentant les réalisations concrètes de l’équipe afin d’illustrer sa posture, ses méthodes et les livrables possibles – en commençant par identifier la finalité d’un tel objet ! Il devra d’abord servir à interpeller et intéresser les agents visés afin de leur permettre de comprendre et d’être inspirés par les méthodes proposées par l’équipe.

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A l’issue de cette semaine, nous avons consacré ce vendredi matin à regrouper l’ensemble des éléments glanés sur l’ébauche de programme. Beau travail au final, même si il reste évidemment beaucoup à faire pour l’équipe. Et nous voilà en tous cas repartis chacun avec avec un calendrier de travail pour les derniers mois du programme…de la Transfo !

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Transfo Pays de la Loire / semaine 7 / Fin de semaine

D’une certaine façon, la semaine 6 nous avait fait passer un cap. D’un coup, nous travaillions directement et à la vue de tous sur une vision d’ensemble de la construction des politiques publiques et par la même sur le but ultime de nos 2 années d’expérimentation : la mise en place d’une fonction innovation. Les réactions étaient nombreuses et positives. Comme si, enfin, nous nous attaquions au sujet. Pourtant cela n’était que la suite logique d’une réflexion-action de fond lancée plus d’un an auparavant… Mais il faut bien avouer que ce passage marqué du travail de quelques sujets « parmi d’autres » (comme si la « prospective participative » et l’orientation étaient des petits sujets…) au travail sur l’innovation dans la création des politiques publiques avait un côté spectaculaire et naturellement dynamisant !

Au contraire, la semaine 7 nous a vu replonger dans un travail plus souterrain. Maintenant que nos modes opératoires ont été esquissés, il faut vite les tester et cela est passé tout au long de la semaine par des temps de préparation toujours productifs mais parfois fastidieux. Qui plus est, pour les agents de la future fonction innovation, ce passage du statut de participants à nos ateliers à celui de porteur de la démarche a concrétisé un nombre important de questions soulevées depuis le début de la Transfo et en a révélé d’autres. Au final, c’est donc une équipe motivée mais visiblement inquiète qui boucle avec nous cette nouvelle semaine en étant consciente des nombreuses choses qui restent encore à préciser et à valider dans les faits, ainsi que de l’ampleur de la tâche.

Jeudi et vendredi après-midi en particulier, sont réservés à préciser les conditions de travail de la fonction innovation, celles qui seront le plus à même, selon toutes les compétences et expériences réunies autour de la table, de permettre aux projets d’aboutir et à la culture de l’innovation d’essaimer. Ainsi sont dessinées les bases (sous la forme d’un chèque en blanc et d’un casque protecteur) de la demande que nous allons faire passer à la Direction Générale pour le cadre de la fonction innovation. Les choses avancent bien avec notamment une dissociation claire entre l’objet du travail et les méthodes utilisées : si le choix d’un sujet de travail pour la fonction doit être discuté avec la DG avant de pouvoir engager du temps et des moyens, les méthodes utilisées doivent en revanche être libres ! Tout le monde se rend bien compte du profond changement d’état d’esprit que cela implique… C’est donc tout logiquement lors de ces séances de jeudi et vendredi que la belle énergie passée en début de semaine dans l’avancée sur nos 3 tests en cours a quelque peu cédé la place à la crainte de ne pas être à la hauteur, de ne pas être légitime ou de n’avoir pas assez de marge de manoeuvre pour mener à bien la fonction innovation.

Les conditions nécessaire à la fct innovation

Les conditions nécessaire à la fct innovation

Face à ces craintes et grâce à une bonne ambiance de travail intacte, les résidents de l’équipe Transfo s’attachent à rappeler le chemin parcouru et nous constatons collectivement en quoi la situation de la future fonction innovation se rapproche finalement de celle de notre petite équipe de résidents : une légitimité jamais totalement acquise, un rôle de faux naïf à assumer, une prise de recul à défendre et des façons de travailler à ré-imaginer et renégocier en permanence. Les contreparties sont indéniables avec tout d’abord le plaisir de voir avancer les projets et la stimulation que cela procure. Mais pour le reste ? La prise de risque est importante, sera-t-elle valorisée à sa juste hauteur ? En cas de blocage, comment éviter que cela retombe sur les agents qui se seront engagés ?

Au terme de cette belle semaine, l’équipe de résidents partage sans ambages avec les collègues agents la réalité de nos métiers respectifs. En particulier, nous rappelons le plus clairement possible que, même avec toutes les conditions réunies, même dans le cadre le mieux défini possible, une équipe innovation ne pourra réellement fonctionner que si de façon collective et individuelle, ses membres assument et entretiennent leur rôle de poil à gratter ou, pour reprendre une expression chère à la 27e Région, de « pirates bienveillants ».

Or, sans caricaturer, cette attitude est aujourd’hui vite prise pour de la rébellion dans une grande organisation hiérarchisée comme un Conseil régional. Demain peut-être (nous l’espérons !), les pratiques que nous expérimentons seront plus habituelles et intégrées mais d’ici là, comment dépasser cet état de fait ? Comment, avec les moyens actuels, faire débuter quelque chose qui permettra une progressive montée en puissance ?

Les résidents en sont convaincus, notre retour à un travail moins exposé, appuyé sur toutes les productions précédentes, a permis cette semaine des avancées profondes, peut-être moins spectaculaires vues de l’extérieur mais qui à nos yeux valent largement celles de la semaine 6. Rendez-vous en semaine 8 pour voir les choses évoluer et réapparaître au grand jour avec notamment les résultats des tests lancés en semaine 7, peut-être de nouveaux bons points à mettre dans l’escarcelle de la fonction naissante !

Des agents de plus en plus porteurs de la démarche ! ;)

Des agents de plus en plus porteurs de la démarche ! 😉

Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

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Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Fabrique des Politiques Régionales

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

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Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

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De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jour 5 : exposition

Au terme de ces trois jours, pour mettre en perspective la réflexion menée sur ces ateliers, nous décidons d’exposer toutes ces recherches et leurs synthèses.
C’est un moment important pour retracer d’un coup d’œil le continuum de la semaine et prendre du recul sur ce qui à été réalisé, parfois avec étonnement!

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Six modes opératoires se dégagent pour cette fonction innovation :

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1. Réussir la commande politique : « le démarreur bienveillant »
Pour permettre aux élus d’affiner leur commande politique et de réinterroger leurs problématiques, un temps court d’échanges bienveillant leur serait proposé au cours duquel ils pourraient échanger avec des agents et peut être des ressources extérieures. En créant cet espace neutre, les participants ont pour unique objectif que la commande politique soit affinée afin de lancer un dynamique initiale de projet plus efficace, autant dans sa finalité que dans sa mise en œuvre.

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2. Explorer les usages : « l’explorateur des usages »
Pour mettre en œuvre une politique publique déterminée, quoi de plus éclairant que l’étude des usages des futurs bénéficiaires en se basant sur des méthodologies innovantes issues de l’ethnographique ou du design ? En impliquant les agents en charge à cet exercice, l’objectif est de permettre une meilleure appropriation des problématiques et de faciliter ensuite leur déclinaison opérationnelle.

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3. Répartir les rôles : « la fabrique des mandats »
La fonction innovation pourrait être sollicitée pour requestionner le management du projet, et accompagner la définition des mandats et des moyens de chaque partie prenante. Cette intervention permettrait de définir les différents rôles à tenir, et d’assurer leur implication tout comme leur soutien.

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4. Produire des prototypes : « l’atelier des prototypes »
Pour associer dès le début du projet les directions opérationnelles et fonctionnelles, la formalisation d’un temps de travail questionnant les formes finales du projet peut être nécessaire. Grâce aux méthodes du prototypage, l’objectif est de construire un langage commun pour travailler en collaboration.

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5. Évaluer autrement : « le Retour en Réalité (RER) »
Se réapproprier en interne des services des moyens d’évaluation réguliers des actions menées paraît pertinent pour ajuster toujours au mieux le service à l’usager. C’est pour répondre à cet objectif qu’il pourrait être proposé la mise en place de méthodes d’évaluation innovantes, basée sur le recueil de données qualitatives, et interrogeant autant les pratiques des bénéficiaires que celles des services internes de la région.

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6. Documenter : « le capitaliseur »
L’activité des différents services du Conseil régional produit une source intarissable et précieuse de savoir faire. Il s’agit d’envisager comment ils pourraient être mieux valoriser et utiliser de façon transversale. La fonction innovation aurait donc pour mission de faciliter l’appropriation de ces ressources, en jouant sur le partage de pair à pair, sous une forme incitative et conviviale.

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Il s’agira pour la suite de mettre en chantier et prototyper ces modes opératoires et de les tester in situ ensuite.

Dans un même temps, tout au long de la semaine, nous avons récoltés et sélectionnés des « paroles dites » sous forme de verbatim que nous avons mis en page et exposé sur de grands panneaux. Ces « murs de pensées » permet, plus encore pour ceux qui n’ont pu assistés à la semaine, de donner à voir les réactions, les émotions et les découvertes des participants, pour mieux questionner la mise en place de cette fonction innovation.

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