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Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

  • qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
  • quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
  • pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
  • avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
  • quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 3 : Tester et prendre du recul


Mercredi 13 novembre

L’équipe se retrouve pour un début de débrief au petit matin, rapidement écourté pour retrouver Anne Bassinet, Directrice Générale Déléguée Stratégie et Territoires, et, pour nous, « directrice référente » puisque régulièrement rencontrée et responsable de la direction prospective.  A nouveau, nous nous séparons : la moitié de l’équipe part au RDV, l’autre moitié met ce temps à profit pour synthétiser, en billet de blog et en schéma, ce qui a été dit et produit jusqu’alors.

Le rendez-vous : obtenir d’avoir des agents « permanents »

Le rendez-vous est pour nous un moment important. Nous ramons depuis trop longtemps à faire participer des agents à nos semaines, alors même que nous avons pu compter très rapidement sur la grande aide de quelques alliés dans la maison. Nous cherchons donc activement des moyens de dépasser le stade des chasses aux participants répétées avant chaque semaine pour pérenniser notre démarche. Une bonne part de l’entretien sera donc tourné vers ce but. Nous repartons avec une liste de directions/personnes fléchées et l’accord pour transmettre et appuyer nos futures demandes vers ces « cibles ». A nous d’envoyer au plus vite un premier calendrier de la semaine de février ! Calendrier auquel nous travaillons justement…

Par ailleurs, ayant eu vent d’une nouvelle commande politique qui semble nous concerner, nous cherchons à comprendre ce qu’il en est et à nous affirmer comme interlocuteur bienveillant sur le sujet. Tendres ingénus, nous découvrons encore cette possibilité qu’une demande politique intervienne sans crier gare au milieu du travail des administratifs. Or il faut bien s’y faire ! Et si cela nous inquiète un peu de prime abord compte tenu des efforts que nous déployons pour réfléchir sur la méthode, le principe que les élus se saisissent au plus vite d’une question leur semblant primordiale sans attendre qu’elle colle à l’agenda administratif n’en est pas moins compréhensible. Nous nous mettons donc d’accord pour nous rapprocher des agents saisis de la demande et voir avec eux comment nous pouvons participer à la réponse.

Plus généralement, cet épisode montre bien comment le fonctionnement théorique entre politique et administratif est différent dans les faits, comment les aspects transversaux sont complexes à gérer et enfin comment des équipes travaillant sur un sujet peuvent ne pas être consultées sur une question pourtant directement en lien avec leur travail. L’analyse des causes de ce fonctionnement (travaux méconnus, manque de temps pour identifier les compétences à associer, culture du travail par directions…) et la proposition d’alternatives devra forcément apparaître quelque part dans notre production au bout du programme… De façon plus précise, nous sommes, à un moment où nous nous le demandions justement, directement alertés sur les questions de « gouvernance de la fonction innovation ». Qui décide d’utiliser cette fonction ? Qui pose le sujet dont elle se saisit ? Quelles compétences sont alors activées et comment ?

Parallèlement, production de synthèse

Synthétiser la réflexion, la mettre en forme pour y voir plus clair voilà ce à quoi s’attèle le reste de l’équipe.

11h > 12H30 : un temps commun de partage des avancées de la veille avec les agents

Suite à la séparation des équipes, et au fait que certains agents n’aient pas pu se libérer pour la phase de test sur le terrain, nous nous remettons à niveau avec ceux qui ont pu prendre le temps de nous rejoindre. Les designers de l’équipe expliquent les mises en formes réalisées (les idées « prototypées » ainsi que la synthèse de la réflexion sous forme de schéma), mais aussi les réactions recueillies lors de la soumission de ces idées à l’animatrice de l’ERN Médiagraph rencontrée la veille. Cette remise à niveau collective permet de relancer la discussion, d’affiner les propositions… et même de faire naitre de nouvelles idées.

15h > 17h : immersion dans une maison de quartier

L’après midi, le coeur joyeux et l’esprit chantant, nous nous rendons dans le quartier du Breil et plus particulièrement à l’espace multimédia de la maison de quartier.

Certains d’entre nous discutent avec l’animateur pendant que d’autres interviewent les adolescents présents : raison(s) de leur présence, relation à l’animateur, ambiance du lieu, et… orientation ! Nos discussions sont intéressantes, mais aborder avec le sujet de l’orientation est délicat: ils sont très jeunes (5e et 4e) et n’ont pas encore trop d’idées, ne savent pas encore à qui ils vont s’adresser , ni comment ils vont s’y prendre, ni si Daniel_ l’animateur_ sera leur interlocuteur. Bref, la discussion n’est pas facile à mener et nous avons l’impression de leur demander de s’exprimer sur des choses dont ils n’ont pas grand chose à nous dire.

Le deuxième temps de notre visite sera plus intéressant : nous descendons d’un étage voir la personne de l’accueil de la maison de quartier.

Elle nous réconforte d’emblée : « Je suis la porte ouverte du service public ». « On me demande tout, caf, stage de 3e, aide au CV, horaire de la piscine … ». Nous sommes donc fasse à une véritable « Passeuse », c’est à dire, pour nous, une personne qui est en relation avec le public cible de l’orientation mais qui n’est pas forcément compétente en la matière.

Partageant notre vision des choses, elle nous confirme son manque d’outils, de méthodes et de savoirs pour orienter ces gens vers les « bonnes personnes ».

Nos idées lui paraissent intéressantes mais peut-être encore trop vagues. Grâce à notre discussion, c’est elle qui nous permettra d’aller plus loin en nous montrant des outils qu’elle a l’habitude d’utiliser : le guide des associations de son quartier (un livret-annuaire édité par la mairie de quartier). Voilà qui nous intéresse. Quel serait l’équivalent nommé « Guide des acteurs de l’orientation du quartier du Breil » ?

Car oui, tous nous l’ont dit : « un annuaire des professionnels c’est bien, mais il faut qu’il soit à l’échelle du quartier car les gens ici n’ont pas de voitures et ne feront pas l’effort d’aller à l’autre bout de Nantes pour rencontrer la personne ou la structure indiquée. Il faut qu’on les oriente vers des professionnels proches » 

Voilà une des difficultés : comment la Région peut-elle se saisir, avec ses partenaires bien sur, de la question et contribuer à inventer des outils pour des échelles si fines?

Nous laissons la questions en suspens. Une chose est sûre : outiller les passeurs semble être une bonne idée, et même un impératif. Reste à savoir comment. Avec un annuaire local des professionnels ?  un temps de formation?la mise en place d’un réseau des passeurs ? Nous n’avons pas encore LA solution (et elle est certainement multiple) mais l’immersion aura confirmée que la zone d’action est la bonne !

Sur ce, rendez-vous demain pour un dernier atelier sur le sujet qui consistera à mettre en mots les propositions afin de les présenter aux élus vendredi.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 1 : Lancement

Lundi 12 novembre 2012

L’équipe Transfo est de retour à l’Hôtel de Région pour une 5ème semaine un peu particulière. D’une part parce que nous sommes (déjà !) à mi-parcours, et d’autre part parce que, si pour l’heure l’équipe retrouve sa composition habituelle (Jacky, Shah-Dia, Léonie, Magali), c’est aussi la dernière semaine de Léonie et Magali en tant que résidentes.

D’abord, quelques mots sur le contexte général. En Pays de la Loire, le but de la Transfo est de faire l’interface entre la prospective et les politiques régionales. Au cours de cette 5ème semaine, nous souhaitons donc mettre en avant la porosité entre ces deux éléments trop souvent dissociés. Comment ? En s’attaquant à l’amélioration d’un dispositif régional à l’aide des tendances prospectives construites par la DPSA21 (devenue Direction de la Prospective, des Schémas et du Développement Durable, DPSDD) et le Labo des mutations.

Pour cela, nous avons choisi de nous saisir d’un dispositif qui, s’il n’est pas spécifiquement dédié à l’orientation, se retrouve souvent à accompagner les usagers dans ce processus, sans forcément être outillé pour : les espaces régionaux numériques (ERN). Objet à la fois physique, technique et humain, les ERN reflètent bien l’enjeu de l’adaptation constante des services publics aux évolutions des pratiques sociétales.

Finalisation de l’architecture de la semaine

Au bout de cinq semaines, des processus de travail commencent à se stabiliser. Comme à l’accoutumée, la journée démarre par un premier temps de travail interne à l’équipe.

A l’ordre du jour de cette matinée:

  • re-définir collectivement les objectifs de la semaine IN (mettre en œuvre et transmettre la méthode du prototypage appliquée aux questions d’information et d’orientation tout au long de la vie)
  • finaliser le déroulé de la semaine IN (moyens de réalisation, répartition des rôles)
  • re-définir  collectivement les objectifs de la semaine OFF (préparer la semaine 6) et organiser son déroulé (moyens de réalisation, répartition des rôles, prises de RDV)
  • finaliser le déroulé de l’atelier de lancement et les outils d’animation ad’hoc (un déroulé formalisé et mis à l’écrit, une première d’organisation pour nous!)

Travaux pratiques

Avec un tel programme, l’heure de l’atelier est vite arrivée. Nous nous dirigeons vers un espace du campus régional encore inexploré (oui, s’immerger dans la Région c’est aussi explorer de nouveaux lieux au gré des salles de réunions réservées). Peu à peu, c’est finalement 12 personnes qui viennent nous rejoindre, avec des profils très divers : des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Rectorat, Carif-Oref, Fongécif, CIO, PING).

Le temps que tout le monde s’installe, notre atelier commence finalement à 16h au lieu de 15h30.  30 minutes de moins, auxquelles s’ajoute un tour de table qui prend finalement un peu plus de temps que prévu. Eh oui, créer de l’interconnaissance et de la transversalité prends du temps, et nous ne l’avons pas forcément assez anticipé en se fixant des objectifs plutôt ambitieux pour 2h de réunion…

Avant d’entrer dans le détail, un petit retour en arrière s’impose pour mieux comprendre le déroulé de cet atelier : lors de l’élaboration du programme, nous avons pensé qu’une contribution des agents en amont permettrait d’enrichir notre séance de lancement. Ce « passage de relai » nous a semblé très important car il répond à l’un des objectifs de long terme de la Transfo : la mise en œuvre autonome des méthodes utilisées dans le programme. Nous avons donc « passé commande » aux agents, en leur demandant des contributions de deux ordres: des « paroles d’experts » sur l’orientation, la prospective et les ERN; et les retours d’une petite enquête de terrain réalisée en amont. Conscients des plans de charges de chacun, nous avons cependant pris le soin de tenter de réduire au maximum le temps de travail demandé en le facilitant par l’envoi de consignes précises.  Après un temps de présentation de la démarche par l’équipe puis un tour de table, nous leur passons donc le relai pour ces présentations introductives.

Nous commençons par une présentation rapide et à plusieurs voix des objectifs de l’orientation, complétée par un panorama des dispositifs existants en la matière à l’aide d’un support graphique proposé par Olivier Ryckewaert, du Laboratoire des mutations.

En images, cela donne ça:

Chartlotte Rautureau, chargée de mission chez PING qui accompagne la Région dans sa réflexion sur l’avenir des ERN, nous présente ensuite cet objet un peu particulier.  Elle confirme rapidement notre intuition. Si les ERN ont bien été conçus comme outils de lutte contre la fracture numérique, aujourd’hui, l’augmentation du niveau d’équipement numérique des ménages – entre autres –transforme leurs missions. Ils sont, de fait et comme beaucoup d’autres structures, amenés à faire de l’aide à l’orientation. Les ERN, qui regroupent usagers et praticiens parfois démunis sur le sujet, constituent donc un espace pertinent pour tester nos prototypes. Ce premier diagnostic est rapidement complété par les apports du terrain, grâce à un reportage photo réalisé par deux agents et qui rend compte de leur visite de l’ERN du BreilEnfin, diaporama à l’appui, 2 agents (DPSDD et Labo des mutations) nous présentent les 4 (devenus 5) signaux faibles pouvant impacter les dispositifs d’aide à l’orientation qu’ils ont pu identifier grâce à leur travail prospectif :

  • ludification (développer des formes appropriables pour faire passer des contenus informatifs et répondre au déclin de l’écrit)
  • individuation (développement de l’offre personnalisée grâce à l’utilisation de données sur la personne)
  • robotisation (systématisation de la gestion des tâches répétitives par des systèmes informatiques ou mécaniques)
  • humain (développement des métiers à caractère « social », rôle du sensible, de l’empathie, des rapports humains…)
  • proximité (relocalisation et économie du partage)

Maintenant que chacun a bien en tête ces éléments, les participants sont répartis en 2 groupes pour réaliser, armés de post-it et à partir des présentations et des discussions, un travail collectif de synthèse. Pour identifier des nœuds solides pour penser l’évolution de la fonction orientation, nous tentons de répertorier les usages des ERN et des dispositifs institutionnels d’aide à l’orientation, tout en essayant d’y injecter les points de vigilances qui découlent des signaux faibles présentés auparavant.

Chaque groupe avance à son rythme, mais la petite demi-heure qui nous reste à disposition semble un peu courte. Un des groupes prend pourtant le temps d’ébaucher un classement qui permet de problématiser la réflexion et d’identifier des « pôles » d’usages et de compétences, qui ne sont pas forcément les mêmes pour les deux « morceaux » étudiés. Nous récoltons une matière première dense, qu’il va falloir « détricoter » pour qu’elle puisse servir de base à la réflexion en vue du prototypage…

A l’issue de l’atelier, nous prenons aussi le temps d’échanger en off sur la stratégique générale de la Transfo avec Olivier Ryckewaert, notre principal allié au sein de la structure. Nous en tirons des questionnements partagés, des débuts de réponses, en tout cas des éléments qui permettent de nous projeter sur les semaines suivantes en tenant compte des objectifs généraux du programme (vus de la Région et vus de l’équipe) et du contexte politico-administratif.

Malgré la fatigue de fin de journée, nous regagnons enfin nos pénates pour une dernière séance de travail d’équipe. Comment retravailler la matière récoltée durant l’atelier pour préparer l’atelier du lendemain en fonction des objectifs fixés le matin ? RDV demain pour voir le résultat !

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 1

Retour de l’équipe pour la deuxième semaine de résidence en Rhône-Alpes sur la question des achats durables. Nous nous ré-installons au sein du Conseil Régional et croisons déjà dans les couloirs les visages devenus familiers de certains agents des différents services, rencontrés pendant la première semaine de résidence. Pendant la matinée, l’équipe reprend les éléments discutés et décidés dans le temps de l’entre-résidences, puis planifie et finalise le déroulement de l’atelier de l’après-midi.

À partir des pistes et idées explorées pendant la semaine 1, des différentes opportunités identifiées, nous proposons un atelier de projection autour de 4 grandes visions / défis. L’angle prospectif choisi permet de s’affranchir le temps d’un instant des contraintes techniques, juridiques, politiques ainsi que des pratiques actuelles pour imaginer de nouvelles solutions.

La proposition de « l’achat ouvert » explore l’idée selon laquelle la Région publie et diffuse ses délibérations cadres (objectifs politiques) et laisse les prestataires formuler leurs propositions pour répondre de manière créative au besoin énoncé. La collectivité ne formalise pas son besoin à travers une commande publique mais l’exprime succinctement afin de laisser ouvert le cadre des possibles en terme de solutions et réponses innovantes de la part des prestataires.

La vision « Accompagner le changement » propose quant à elle d’adosser systématiquement aux appels d’offres de la Région une prestation intellectuelle d’accompagnement au changement. Tout achat est associé à une prestation d’accompagnement, de formation, de conseil, de sensibilisation, de recommandation, destinée aux usagers de cet achat.

« Vers un réseau de prestataires durables » est une projection dans laquelle l’action de la Région vise à encourager la mise en réseau des prestataires engagés dans une démarche de développement durable. Ces derniers peuvent s’associer pour répondre collectivement aux commandes publiques, partager leurs bonnes pratiques mutuelles en terme de développement durable et renforcer ainsi la collaboration économique territoriale.

Enfin la proposition de « l’achat éco-conçu » suggère la modification de l’ensemble des procédures d’achats de la Région pour les rendre plus adaptées, plus efficientes. Cette vision suppose de repartir  des usages des opérateurs régionaux et des prestataires, pour tenir compte de leurs évolutions (internet et la dématérialisation). De nouveaux outils plus transparents, plus légers, plus pratiques remplacent les méthodes et process classiques et l’ensemble de la procédure est désormais optimisée.

Au cours de cet atelier, les participants auront débattu de la temporalité d’accomplissement de chacune de ces visions (à 5, 10, 20 ans ou plus encore), décrit les étapes nécessaires pour atteindre les défis formulés et identifié les leviers potentiels et outils à mettre en place pour la transformation des pratiques régionales en matière d’achats durables.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 3 / Jour 2

En ce mardi, c’est notre premier « Atelier de coproduction de politiques publiques en Pays de la Loire – outils et méthodes pour rendre accessibles des informations complexes » qui nous attend. Nous l’avions intitulé en y invitant les agents non seulement de la DPSA21 mais aussi de plusieurs autres directions concernées par l’aménagement des territoires péri-urbains. Les 3 matinées de formation-action avaient été proposées sur plusieurs objectifs :

  • participer à des ateliers collaboratifs et se former à des méthodes d’animation/de participation innovantes ;
  • profiter d’un travail transversal avec des agents de différentes directions ;
  • représenter visuellement des problématiques complexes pour mieux y répondre et mieux les partager avec les usagers comme avec d’autres agents ;
  • utiliser les méthodes de créativité issues des arts appliqués (design, architecture…) ;
  • prendre du recul sur vos pratiques quotidiennes.

Là encore, nous étions ambitieux mais il fallait maintenant se jeter à l’eau avec les  16 personnes qui avaient répondu à notre proposition (dont 1 élue et 6 représentants de la DPSA21 ; les autres agents présents venaient de la Direction de Transports, de celle des territoires, mais aussi de la D4CAE, chargée en particulier de la mise en place du Bureau des méthodes ; un représentant de la mission Val de Loire s’est également joint à ce groupe).

Cliquez pour voir l'image en grand

Pour commencer la matinée, et après le tour de table et les remerciements d’usage, nous avons tout d’abord présenté la Transfo, en nous basant sur le visuel réalisé en inter-transfo, ainsi que les objectifs de ces ateliers et l’horizon de l’immersion de la Flèche en septembre. Mais pour ce matin, nous souhaitions avant tout repartir des questions cardinales : aller faire une immersion, pour quoi faire ?

Pour faire réfléchir les participants autour de cette base, nous leur avons d’abord proposé un temps « groupes d’interview mutuels » sur une question fondamentale : « Qu’est-ce que cela vous apporte (ou pourrait vous apporter) d’aller consulter les usagers des territoires pour concevoir des politiques publiques ?« .

Outre le partage d’information (voir post de demain sur la restitution des contenus), ce moment avait aussi une vocation de brise-glace entre des agents qui ne se connaissaient pour la plupart pas du tout, afin d’installer au mieux le travail collaboratif à venir. Il a été suivi par un double temps de synthèse : dans les trinômes tout d’abord puis en demi-groupes, avec l’accompagnement d’un des designer de l’équipe. L’amorce de synthèse graphique produite par les deux demi-groupes a ensuite été discutée en plénière.

Mais nous ne nous sommes pas arrêté en si bon chemin dans les questions « poil à gratter » puisque dans la séquence suivante nous avons lancé celle de l’apport de la prospective elle-même ! Toutefois, pour détendre un peu les neurones et dégourdir les jambes, nous avions opté pour un débat mouvant autour de l’affirmation caricaturale : « La démarche prospective est une nouvelle forme d’action de communication ». Comme c’est le but dans ce mode d’animation, les arguments ont fusé de part et d’autres et les neurones ont finalement été bien bousculés. Mais surtout, cet échange « ludique » nous a permis de mettre au jour l’importance de savoir ce que chacun met par exemple derrière le mot « communication », bien utile avant d’aller se confronter au terrain !

Pour finir plus paisiblement la matinée, nous sommes revenus en salle pour un brainstorming plus classique autour de la question : « Qu’est-ce que vous apporte /pourrait vous apporter la prospective ?« (voir restitution dans le post de demain). Enfin, nous avons pris un temps pour échanger et mettre en commun nos savoirs, ou nos ignorances, sur La Flèche, son territoire et ses dispositifs de politiques publiques régionaux. La présence de Carine Ménage, conseillère municipale de la Flèche et élue régionale, a été une belle richesse pour les agents qui l’ont quasiment passée à la question !

Puis nous nous sommes séparés sur un repas partagé… avant que l’équipe des résidents ne se penche tout cet après-midi sur l’épineuse question : et maintenant, on leur propose quoi ? Et pour commencer : on fait quoi de tout ce matériau récolté !? Et comment on raccroche cela à la prospective, à la Flèche et à l’immersion ?!?

Tentatives de mise en formes graphiques et préparation d’un atelier créatif demain… Tout est en cours et il vous faudra attendre notre billet de mercredi pour en savourer les fruits car les participants de l’atelier en auront la primeur. Mais nous savons d’ores et déjà que la matinée de demain sera principalement consacrée à un travail créatif avec les agents pour passer des documents présentant les scénarios prospective à une forme « appréhendable » par les fléchois, sur la base d’une proposition de principe graphique de nos designers. Ce sera ainsi l’atelier de jeudi qui sera consacré à la production concrète et opérationnelle de l’ensemble de l’outillage nécessaire pour septembre….mais nous n’en sommes pas encore là !

Car pour finir nous taraude une question cruciale : qu’ont pensé les agents de cet expérience inhabituelle ? Paroles dites, merci à eux de nous les avoir transmises :

« Une matinée pour prendre le temps de se poser et de chercher du sens ! Trop souvent, nous sommes accaparés dans notre quotidien à discuter « moyens de mise en œuvre » avant objectifs.

Et pourtant, ce n’est pas de la perte de temps de prendre le temps d’échanger, de mettre à niveau nos connaissances, de s’entendre sur la définition des mots et de définir ensemble ce que l’on veut.
Pourquoi sommes-nous là cette semaine? Qu’est-ce que cela peut nous apporter ? Que souhaitons-nous faire ?
 
Voilà quelques interrogations sur lesquelles nous avons pu discuter
  • à travers différentes questions ou  affirmations :
    • Que peut apporter la consultation des usagers à la conception de politiques publiques ?
    • La démarche de prospective est une nouvelle action de communication
    • Que peut apporter la prospective ?
  • Et à l’appui de plusieurs outils que nous testons à l’occasion (l’idée est bien aussi de découvrir de nouveaux outils !)
    • interview
    • remue-méninge
    • débat mouvant »

Gwenaëlle BODET, DPSA21

 

« Cette première séquence de transfo a permis de nous remettre le « pied à l’étrier » sur les nouvelles approches de démocratie participative et les outils portés par la 27e Région :– en faisant tout d’abord réaliser par des trinômes des interviews croisées sur ce que peut concrètement apporter le contact direct auprès, non seulement des usagers, mais aussi de l’ensemble des habitants ;

– en expérimentant des supports de discussion innovants, tels que « le débat mouvant.

La matinée s’est conclue par une réflexion croisée sur les principales caractéristiques du territoire de la ville et du pays de la Flèche, sorte de « Pays de la Loire en miniature ».

Antoine FOUCAULT, DPSA21

Résidence Nord-Pas de Calais /// Penser l’environnement de travail de l’élu //Proposition / CO-LABORATOIRE

réunions régulières entre collaborateurs sur les méthodes de travail.

réunions régulières entre collaborateurs sur les méthodes de travail.

réunions régulières entre collaborateurs sur les méthodes de travail.

réunions régulières entre collaborateurs sur les méthodes de travail.

Résidence Nord-Pas de Calais // Penser l’environnement de travail de l’élu / 2nde visite

Conseil Région Nord-Pas de Calais / Devant l'ascenseur

Conseil Région Nord-Pas de Calais / Devant l'ascenseur

Pour cette seconde visite en région Nord-pas-de-Calais, nous sommes à nouveau trois représentants de la 27ème Région : Adèle Seyrig, designer en charge de la résidence, Yoan Ollivier, designer lui-aussi et Stéphane Vincent, directeur de la 27ème Région.

Dans la continuité de la première, cette visite nous permet de rencontrer de nouveaux interlocuteurs, d’approfondir la méthodologie que nous mettrons en place au cours des semaines d’immersion et de clarifier les thématiques et problématiques autour desquelles sera centrée la résidence.

Lundi 5 octobre

Nous ouvrons la première journée de visite par un entretien avec Alexandre Desrousseaux, chargé de mission TIC et Collectivités

Au service TIC de la région. En guise d’introduction, Alexandre nous décrit le quotidien d’un chargé de mission dans ses relations avec les élus. Il nous donne sa vision de l’environnement complexe qui se trame entre élus et services. Nous échangeons également sur ce qu’Alexandre appelle « l’ambiance informationnelle » qui se structure autour des élus. Comment donner accès à la complexité ? Comment outiller des questions d’influence ? Quelle place pour les TIC dans tout ça ?

Entretien avec Sylvie Depraetere / Prise de note en schéma

Entretien avec Sylvie Depraetere / Prise de note en schéma

Entretien avec Sylvie Depraetere / Agenda

Entretien avec Sylvie Depraetere / Agenda

S’en suit un nouvel entretien avec Sylvie Depraetere, assistante de Jean-François Caron[1], que nous avions déjà rencontré lors de notre première visite. Ensemble nous allons plus loin sur la relation élu/collaborateur, sur le rôle joué par le collaborateur, les outils partagés, etc. Sylvie nous en dit plus également sur le fonctionnement du Groupe des Verts et sur les recherches menées par Jean-François avec la FEVE (La Fédération des Elu/es Verts et Ecologistes) sur la sociologie de l’élu.

L’après-midi, nous avons l’opportunité d’assister exceptionnellement à une partie de la Commission Permanente depuis le « balcon ». Cet organe régional réunit le Président de région, les 15 vice-Présidents ainsi qu’une quarantaine d’élus de la majorité et de l’opposition. « Elle se réunit au moins six fois par an pour délibérer, prendre des décisions ou rendre des avis sur tous les dossiers et rapports qui lui sont soumis par le Président, dans le cadre des délégations consenties par l’Assemblée. »[2]

S’en suit une séance rapide de « décryptage » par Patrick Banneux[3] des jeux d’influence et processus de décision qui se jouent dans une telle assemblée. C’est aussi par son intermédiaire que nous faisons la rencontre de Didier Demazière, sociologue, chercheur au CNRS qui amorce auprès de 3 régions françaises une vaste étude sur le métier de l’élu.

Entretien avec Brigitte Parat / L'intranet

Entretien avec Brigitte Parat / L'intranet

Nous rencontrons ensuite Brigitte Parat[4] à qui nous présentons la 27ème Région et le projet de résidence. Elle nous présente son « parcours » politique et nous donne un aperçu de ses responsabilités en tant qu’élue vice-Présidente en charge du personnel régional.

Nous échangeons sur sa manière de travailler et sur les outils qu’elle utilise au quotidien (agenda partagé, blackberry, ordinateur portable, intranet, etc.). Nous interrogeons également Brigitte Parat sur l’expérience vécue d’un 1er mandat régional. Comment s’y retrouve-t-on quand on débarque au Conseil Régional en début de mandat ? Comment est-on accueilli ? De qui apprend-on ? Reçoit-on une formation ? …

Mardi 6 octobre

Réunion au BMU avec Jean-François Caron

Réunion au BMU avec Jean-François Caron

Pour commencer la seconde journée, nous assistons à une réunion entre Jean-François Caron et ses collaborateurs au siège de l’association Bassin Minier Unesco (BMU). C’est pour nous la première occasion d’observation d’un élu travaillant sur un dossier de grande ampleur, complexe, impliquant à la fois l’échelon de son mandat local et celui de son mandat régional. Nous poursuivons par un rapide tête  à tête avec Jean-François au cours duquel il nous fait part de ses propres recherches sur l’ergonomie de l’élu, travail qu’il mène depuis plusieurs années, entre autres dans le cadre de la FEVE.

De retour au conseil régional, nous rencontrons Ludovic Debarre et Sophie Henderyck, respectivement assistant et assistante de direction de Brigitte Parat Nous dialoguons avec eux sur l’organisation de leur trio, la gestion des dossiers, de l’agenda, des parapheurs… Nous commençons à aborder la question des accélérateurs et des freins propres à leur organisation.

Pour terminer cette visite, nous rencontrons Christine Moïses, assistante de René Vandierendonck[5] avec qui nous échangeons sur ces mêmes questions.

Orientations

Carnet de Yoan / Prise de note graphique, représentation systémique

Carnet de Yoan / Prise de note graphique, représentation systémique

À l’issue de cette seconde visite, nous commençons à mieux cerner l’orientation que nous souhaitons donner à la résidence:

D’une part, se concentrer sur l’environnement de travail de l’élu, centrer notre analyse sur les « outils » qu’il croise ou qui l’accompagnent au quotidien : le stylo, l’agenda, le parapheur, la note, la ou les boîte(s) mails, la revue de presse, le téléphone, les réunions, la conférence de presse, le discours ou encore les supports de communication. L’objectif serait de parvenir à évaluer les enjeux inhérents à ces outils, à en saisir le potentiel, les avantages, inconvénients ou limites, mais aussi de chercher à comprendre les relations spécifiques qui se tissent entre ces outils et la manière dont ils participent de la construction de l’élu. Nous nous donnons également comme objectif d’analyser les pratiques sensibles et singulières que les élus peuvent entretenir avec ces outils.

Ces mêmes interrogations seront à porter sur les relations quotidiennes de travail de l’élu avec ses proches collaborateurs, ses assistants, secrétaires, ses conseillers, son chauffeur, avec les services, etc. Il nous semble nécessaire de porter un regard attentif à la structure relationnelle de travail que les élus construisent autour d’eux pour remplir leur fonction.

D’autre part, nous choisissons de compléter notre champ d’analyse en introduisant la valeur « confiance ». Comment peut-on réfléchir aux outils de l’élu en les interrogeant sous cet angle ? Moins politisée que la question de la transparence, la valeur « confiance » nous semble être au coeur des relations entre l’élu et ses différentes sphères de collaborateurs. Comment questionner le fonctionnement de la Région où l’on parle plus de transversalité, de collaboration et de négociation, au travers de ce filtre ? Nous garderons cette problématique à l’esprit en trame de fond de nos entretiens, analyses, propositions. Nous avons l’intuition qu’au-delà de la question de la confiance dans les relations entre l’élu et ses collaborateurs, se pose la question d’un rapport de confiance à outiller entre l’élu régional et les citoyens de son territoire.


[1] Jean-François Caron / Groupe « Les Verts » / Conseiller régional délégué à la prospective, président du groupe « Les Verts » / Maire de Loos-en-Gohelle / Vice président de la Communauté d’agglo de Lens Liévin, chargé de l’environnement

 

[2] Extrait de la brochure de présentation du Conseil Régional Nord-Pas de Calais

[3] Patrick Baneux, chargé de mission auprès du Président et contact privilégié de la 27ème Région pour la préparation de la résidence

[4] Brigitte Parat / Groupe socialiste / Conseillère régionale, 11ème vice-présidente « Personnel régional » / Adjointe au Maire de Loos-lez-Lille

[5] René Vandierendonck / Groupe socialiste / Conseiller régional, 9ème vice-président « Aménagement du territoire, Politique de la ville et mise en œuvre du Contrat de projets État-Région / Maire de Roubaix