Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

TransfoPdL-Prototypage

Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

TRANSFO CA / Semaine 6 : Prototyper un labo

Du 21 au 25 janvier 2013, nous sommes de retour à Châlons-en Champagne pour une nouvelle semaine du programme Transfo. Après le « Moment Fédérateur » du 17 décembre, nous retrouvons au Conseil Régional une équipe soudée, engagée et attentive.

Tant mieux, l’enjeu est de taille : capitaliser sur toutes les précédentes semaines pour aboutir au meilleur outil de communication qui soit sur le futur labo, son schéma de fonctionnement !

1. Capitaliser
Les archives de la Transfo Champagne-Ardenne, soigneusement conservées.

2. Schématiser
A4 et scotch, rien de tel que la grandeur nature pour se projeter.

 

3. Soulever des questionnements

Afin de crédibiliser la démarche, nous aidons les Référents à envisager dans le détail les nœuds du schéma.

Instances de validation ? Composition ? Mode de saisie ? Démarche ? Les questions pertinentes ne manquent pas et nous sommes étourdis par la maturité des agents qui s’interrogent.

Aucun doute, nous sommes bien en train de passer de la TRANSFO – espace d’expérimentation, au LABO – espace d’innovation sociale.
Le prochain épisode ? Le passage à l’échelon supérieur : une Transfo pour les directeurs et directeurs adjoints. Rendez-vous le 12 février…

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

• qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
• quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
• pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
• avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
• quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 3 : Tester et prendre du recul

Mercredi 13 novembre

L’équipe se retrouve pour un début de débrief au petit matin, rapidement écourté pour retrouver Anne Bassinet, Directrice Générale Déléguée Stratégie et Territoires, et, pour nous, « directrice référente » puisque régulièrement rencontrée et responsable de la direction prospective.  A nouveau, nous nous séparons : la moitié de l’équipe part au RDV, l’autre moitié met ce temps à profit pour synthétiser, en billet de blog et en schéma, ce qui a été dit et produit jusqu’alors.

Le rendez-vous : obtenir d’avoir des agents « permanents »

Le rendez-vous est pour nous un moment important. Nous ramons depuis trop longtemps à faire participer des agents à nos semaines, alors même que nous avons pu compter très rapidement sur la grande aide de quelques alliés dans la maison. Nous cherchons donc activement des moyens de dépasser le stade des chasses aux participants répétées avant chaque semaine pour pérenniser notre démarche. Une bonne part de l’entretien sera donc tourné vers ce but. Nous repartons avec une liste de directions/personnes fléchées et l’accord pour transmettre et appuyer nos futures demandes vers ces « cibles ». A nous d’envoyer au plus vite un premier calendrier de la semaine de février ! Calendrier auquel nous travaillons justement…

Par ailleurs, ayant eu vent d’une nouvelle commande politique qui semble nous concerner, nous cherchons à comprendre ce qu’il en est et à nous affirmer comme interlocuteur bienveillant sur le sujet. Tendres ingénus, nous découvrons encore cette possibilité qu’une demande politique intervienne sans crier gare au milieu du travail des administratifs. Or il faut bien s’y faire ! Et si cela nous inquiète un peu de prime abord compte tenu des efforts que nous déployons pour réfléchir sur la méthode, le principe que les élus se saisissent au plus vite d’une question leur semblant primordiale sans attendre qu’elle colle à l’agenda administratif n’en est pas moins compréhensible. Nous nous mettons donc d’accord pour nous rapprocher des agents saisis de la demande et voir avec eux comment nous pouvons participer à la réponse.

Plus généralement, cet épisode montre bien comment le fonctionnement théorique entre politique et administratif est différent dans les faits, comment les aspects transversaux sont complexes à gérer et enfin comment des équipes travaillant sur un sujet peuvent ne pas être consultées sur une question pourtant directement en lien avec leur travail. L’analyse des causes de ce fonctionnement (travaux méconnus, manque de temps pour identifier les compétences à associer, culture du travail par directions…) et la proposition d’alternatives devra forcément apparaître quelque part dans notre production au bout du programme… De façon plus précise, nous sommes, à un moment où nous nous le demandions justement, directement alertés sur les questions de « gouvernance de la fonction innovation ». Qui décide d’utiliser cette fonction ? Qui pose le sujet dont elle se saisit ? Quelles compétences sont alors activées et comment ?

Parallèlement, production de synthèse

Synthétiser la réflexion, la mettre en forme pour y voir plus clair voilà ce à quoi s’attèle le reste de l’équipe.

11h > 12H30 : un temps commun de partage des avancées de la veille avec les agents

Suite à la séparation des équipes, et au fait que certains agents n’aient pas pu se libérer pour la phase de test sur le terrain, nous nous remettons à niveau avec ceux qui ont pu prendre le temps de nous rejoindre. Les designers de l’équipe expliquent les mises en formes réalisées (les idées « prototypées » ainsi que la synthèse de la réflexion sous forme de schéma), mais aussi les réactions recueillies lors de la soumission de ces idées à l’animatrice de l’ERN Médiagraph rencontrée la veille. Cette remise à niveau collective permet de relancer la discussion, d’affiner les propositions… et même de faire naitre de nouvelles idées.

15h > 17h : immersion dans une maison de quartier

L’après midi, le coeur joyeux et l’esprit chantant, nous nous rendons dans le quartier du Breil et plus particulièrement à l’espace multimédia de la maison de quartier.

Certains d’entre nous discutent avec l’animateur pendant que d’autres interviewent les adolescents présents : raison(s) de leur présence, relation à l’animateur, ambiance du lieu, et… orientation ! Nos discussions sont intéressantes, mais aborder avec le sujet de l’orientation est délicat: ils sont très jeunes (5e et 4e) et n’ont pas encore trop d’idées, ne savent pas encore à qui ils vont s’adresser , ni comment ils vont s’y prendre, ni si Daniel_ l’animateur_ sera leur interlocuteur. Bref, la discussion n’est pas facile à mener et nous avons l’impression de leur demander de s’exprimer sur des choses dont ils n’ont pas grand chose à nous dire.

Le deuxième temps de notre visite sera plus intéressant : nous descendons d’un étage voir la personne de l’accueil de la maison de quartier.

Elle nous réconforte d’emblée : « Je suis la porte ouverte du service public ». « On me demande tout, caf, stage de 3e, aide au CV, horaire de la piscine … ». Nous sommes donc fasse à une véritable « Passeuse », c’est à dire, pour nous, une personne qui est en relation avec le public cible de l’orientation mais qui n’est pas forcément compétente en la matière.

Partageant notre vision des choses, elle nous confirme son manque d’outils, de méthodes et de savoirs pour orienter ces gens vers les « bonnes personnes ».

Nos idées lui paraissent intéressantes mais peut-être encore trop vagues. Grâce à notre discussion, c’est elle qui nous permettra d’aller plus loin en nous montrant des outils qu’elle a l’habitude d’utiliser : le guide des associations de son quartier (un livret-annuaire édité par la mairie de quartier). Voilà qui nous intéresse. Quel serait l’équivalent nommé « Guide des acteurs de l’orientation du quartier du Breil » ?

Car oui, tous nous l’ont dit : « un annuaire des professionnels c’est bien, mais il faut qu’il soit à l’échelle du quartier car les gens ici n’ont pas de voitures et ne feront pas l’effort d’aller à l’autre bout de Nantes pour rencontrer la personne ou la structure indiquée. Il faut qu’on les oriente vers des professionnels proches » 

Voilà une des difficultés : comment la Région peut-elle se saisir, avec ses partenaires bien sur, de la question et contribuer à inventer des outils pour des échelles si fines?

Nous laissons la questions en suspens. Une chose est sûre : outiller les passeurs semble être une bonne idée, et même un impératif. Reste à savoir comment. Avec un annuaire local des professionnels ?  un temps de formation?la mise en place d’un réseau des passeurs ? Nous n’avons pas encore LA solution (et elle est certainement multiple) mais l’immersion aura confirmée que la zone d’action est la bonne !

Sur ce, rendez-vous demain pour un dernier atelier sur le sujet qui consistera à mettre en mots les propositions afin de les présenter aux élus vendredi.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 2 : Prototyper et anticiper

Mardi 13 novembre

Ce matin, notre petit groupe mêle des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Onisep, Carif-Oref, CIO). Avec eux, nous attaquons ce deuxième jour par 3 heures d’atelier créatif. L’objectif de la séance est ambitieux : faire émerger, au sein de l’éco-système de l’orientation, des pistes d’amélioration et développer des prototypes permettant de tester ces pistes sur le terrain.

Comme souvent, nous repartons du matériau récupéré la veille en atelier comme support de la réflexion. L’effort de synthèse opéré par l’équipe laisse apparaître des « points cardinaux » qui révèlent une répartition des compétences entre les dispositifs généraux dédiés à l’orientation et les ERN en tant que structure de médiation, tout en localisant de potentielles zones d’impact des « signaux faibles » identifiés par la prospective.

Le premier travail d’identification des nœuds et de dépliage des questionnements est long mais essentiel, et il faut savoir prendre le temps de le faire aboutir collectivement (du moins c’est ce que nous nous efforçons de faire). Nous savons que le temps passé cette fois-ci à première phase d’analyse a été très court et l’équipe appréhende donc un peu des réactions face à cette simplification graphique. Au contraire, l’idée générale qui en ressort est plutôt partagée et le schéma re-raconté par les participants avec notamment une vision sous un autre angle : « l’axe vertical, là où les structures identifiées sont bien positionnées, c’est l’axe de la commande publique et l’axe horizontal, là où les espaces numériques sont positionnés, c’est l’axe de la mission territoriale ». Décidément, un schéma, ça se partage !

Si le constat de certains dysfonctionnements importants au sein du système actuel de l’orientation est assez largement partagé, il est parfois difficile d’admettre que : « nous ce n’est pas là que nous pourrons agir ». Nous nous obligeons donc à faire un « pas de côté », à explorer les marges de manœuvre existantes au sein de l' »espace gris » autour des dispositifs officiels. C’est là que nous pouvons intervenir, et c’est aussi cette échelle qui permet prendre du recul et de réfléchir aux usagers qui échappent encore aux mailles, un peu trop grosses sans doute, du filet institutionnel. Par contre, tout le monde s’accorde sur la multiplicité des dispositifs : l’enjeu n’est pas d’en créer un nouveau, mais plutôt d’éclairer les chemins possibles au sein du système global en essayant d’identifier les « grains de sable » pour, si possible, les éliminer.

Rapidement, les participants, répartis en deux groupes, esquissent quelques pistes:
– penser le rôle de « passeur » des professionnels des structures de médiation comme les ERN,
– fluidifier les parcours entre les différents dispositifs,
– valoriser l’essai-erreur et révéler le caractère itératif des cheminements individuels,
– permettre les échanges entre pairs,
– penser la place des outils numériques…

Et tout ça, concrètement, ça pourrait donner quoi ? Un « Marmiton.org » des « ingrédients » utilisés par chacun dans son propre parcours (mais aussi des erreurs de « cuisson » ou de « dosage », pour filer la métaphore) ? Un livre d’or qui valorise l’essai-erreur et l’aléa dans les parcours de chacun ? Un kit d’animation à transmettre aux « passeurs » ? Une cartographie pour se repérer dans cet éco-système complexe?

Pas de doute, il y a là de la matière pour développer des prototypes!

A mi-parcours du programme, nous continuons aussi de tirer les leçons de nos erreurs passées. Si une mobilisation forte d’agents issus de directions différentes est la condition sine qua non de la pérennisation de notre action, le processus de mobilisation prends du temps. Nous décidons donc d’anticiper au mieux les suites en profitant de notre présence sur place pour préparer la prochaine semaine, en février.

L’occasion, aussi, de se mettre à jour sur les avancées de chacun pendant notre absence et de reprendre contact avec des interlocuteurs importants : les prises de RDV se multiplient, et les « trous » de la semaine se remplissent peu à peu. Aujourd’hui, nous rencontrons Antoine Foucault (DPSDD) et Carole Bodenan (D4CAE, Mission méthode). Avancée de la démarche prospective, échecs et succès des « immersions », conceptualisation d’une exposition-restitution des Assises, réutilisation des enseignements tirés de notre expérience à la Flèche, transformation du Bureau des Méthodes en Mission Méthode, réflexions sur la fonction prospective au sein de la Région… Il s’en passe des choses en quelques semaines ! Mine de rien, l’acupuncture Transfo semble porter quelques fruits, et les agents s’autorisent de plus en plus à réutiliser certaines des méthodes déployées. Par ailleurs, nous prenons à nouveau conscience de l’importance du partage de l’information, loin d’être optimale, et de la difficulté de coordonner les calendriers de chacun… Pas toujours simple de faire coïncider le calendrier d’un programme sur deux ans en pointillés, avec des « trous » de plusieurs mois entre les semaines Transfo, et un agenda politique qui peut tout bousculer !

Pendant que le premier binôme enchaine les RDV, les designers de l’équipe mettent la main à la pâte pour mettre en formes des versions plus tangibles des idées du matin permettant de les tester au plus vite. Les temps sont malheureusement trop serrés car, au mieux, nous aurions bien partagé un peu plus ce travail avec les agents. Un jour viendra… En attendant, la fin d’après-midi approche, il est temps pour cette moitié d’équipe de retrouver les agents présents et de s’acheminer vers Médiagraph, ERN associatif situé en centre-ville de Nantes. Premier test in vivo des outils élaborés quelques heures plus tôt, et surtout confrontation au terrain pour les agents et à l’ambiance sur place. Puisque nous parlions de lien social et de l’importance des aspects humains le matin, nous sommes servis ! Médiagraph est un lieu de vie avec une cuisine où on se croise et où on partage ses expériences. Peut-on s’inspirer de cette réalité vivante et informelle, s’appuyer dessus, sans l’institutionnaliser, ce qui la tuerait sans doute ?

La journée fut bien remplie pour chacun, et il faut aussi trouver le temps de partager entre nous informations, expériences et questionnements soulevés par ces différentes rencontres…

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 1 : Lancement

Lundi 12 novembre 2012

L’équipe Transfo est de retour à l’Hôtel de Région pour une 5ème semaine un peu particulière. D’une part parce que nous sommes (déjà !) à mi-parcours, et d’autre part parce que, si pour l’heure l’équipe retrouve sa composition habituelle (Jacky, Shah-Dia, Léonie, Magali), c’est aussi la dernière semaine de Léonie et Magali en tant que résidentes.

D’abord, quelques mots sur le contexte général. En Pays de la Loire, le but de la Transfo est de faire l’interface entre la prospective et les politiques régionales. Au cours de cette 5^ème semaine, nous souhaitons donc mettre en avant la porosité entre ces deux éléments trop souvent dissociés. Comment ? En s’attaquant à l’amélioration d’un dispositif régional à l’aide des tendances prospectives construites par la DPSA21 (devenue Direction de la Prospective, des Schémas et du Développement Durable, DPSDD) et le Labo des mutations.

Pour cela, nous avons choisi de nous saisir d’un dispositif qui, s’il n’est pas spécifiquement dédié à l’orientation, se retrouve souvent à accompagner les usagers dans ce processus, sans forcément être outillé pour : les espaces régionaux numériques (ERN). Objet à la fois physique, technique et humain, les ERN reflètent bien l’enjeu de l’adaptation constante des services publics aux évolutions des pratiques sociétales.

Finalisation de l’architecture de la semaine

Au bout de cinq semaines, des processus de travail commencent à se stabiliser. Comme à l’accoutumée, la journée démarre par un premier temps de travail interne à l’équipe.

A l’ordre du jour de cette matinée:

• re-définir collectivement les objectifs de la semaine IN (mettre en œuvre et transmettre la méthode du prototypage appliquée aux questions d’information et d’orientation tout au long de la vie)
• finaliser le déroulé de la semaine IN (moyens de réalisation, répartition des rôles)
• re-définir  collectivement les objectifs de la semaine OFF (préparer la semaine 6) et organiser son déroulé (moyens de réalisation, répartition des rôles, prises de RDV)
• finaliser le déroulé de l’atelier de lancement et les outils d’animation ad’hoc (un déroulé formalisé et mis à l’écrit, une première d’organisation pour nous!)

Travaux pratiques

Avec un tel programme, l’heure de l’atelier est vite arrivée. Nous nous dirigeons vers un espace du campus régional encore inexploré (oui, s’immerger dans la Région c’est aussi explorer de nouveaux lieux au gré des salles de réunions réservées). Peu à peu, c’est finalement 12 personnes qui viennent nous rejoindre, avec des profils très divers : des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Rectorat, Carif-Oref, Fongécif, CIO, PING).

Le temps que tout le monde s’installe, notre atelier commence finalement à 16h au lieu de 15h30.  30 minutes de moins, auxquelles s’ajoute un tour de table qui prend finalement un peu plus de temps que prévu. Eh oui, créer de l’interconnaissance et de la transversalité prends du temps, et nous ne l’avons pas forcément assez anticipé en se fixant des objectifs plutôt ambitieux pour 2h de réunion…

Avant d’entrer dans le détail, un petit retour en arrière s’impose pour mieux comprendre le déroulé de cet atelier : lors de l’élaboration du programme, nous avons pensé qu’une contribution des agents en amont permettrait d’enrichir notre séance de lancement. Ce « passage de relai » nous a semblé très important car il répond à l’un des objectifs de long terme de la Transfo : la mise en œuvre autonome des méthodes utilisées dans le programme. Nous avons donc « passé commande » aux agents, en leur demandant des contributions de deux ordres: des « paroles d’experts » sur l’orientation, la prospective et les ERN; et les retours d’une petite enquête de terrain réalisée en amont. Conscients des plans de charges de chacun, nous avons cependant pris le soin de tenter de réduire au maximum le temps de travail demandé en le facilitant par l’envoi de consignes précises.  Après un temps de présentation de la démarche par l’équipe puis un tour de table, nous leur passons donc le relai pour ces présentations introductives.

Nous commençons par une présentation rapide et à plusieurs voix des objectifs de l’orientation, complétée par un panorama des dispositifs existants en la matière à l’aide d’un support graphique proposé par Olivier Ryckewaert, du Laboratoire des mutations.

En images, cela donne ça:

Chartlotte Rautureau, chargée de mission chez PING qui accompagne la Région dans sa réflexion sur l’avenir des ERN, nous présente ensuite cet objet un peu particulier.  Elle confirme rapidement notre intuition. Si les ERN ont bien été conçus comme outils de lutte contre la fracture numérique, aujourd’hui, l’augmentation du niveau d’équipement numérique des ménages – entre autres –transforme leurs missions. Ils sont, de fait et comme beaucoup d’autres structures, amenés à faire de l’aide à l’orientation. Les ERN, qui regroupent usagers et praticiens parfois démunis sur le sujet, constituent donc un espace pertinent pour tester nos prototypes. Ce premier diagnostic est rapidement complété par les apports du terrain, grâce à un reportage photo réalisé par deux agents et qui rend compte de leur visite de l’ERN du Breil. Enfin, diaporama à l’appui, 2 agents (DPSDD et Labo des mutations) nous présentent les 4 (devenus 5) signaux faibles pouvant impacter les dispositifs d’aide à l’orientation qu’ils ont pu identifier grâce à leur travail prospectif :

• ludification (développer des formes appropriables pour faire passer des contenus informatifs et répondre au déclin de l’écrit)
• individuation (développement de l’offre personnalisée grâce à l’utilisation de données sur la personne)
• robotisation (systématisation de la gestion des tâches répétitives par des systèmes informatiques ou mécaniques)
• humain (développement des métiers à caractère « social », rôle du sensible, de l’empathie, des rapports humains…)
• proximité (relocalisation et économie du partage)

Maintenant que chacun a bien en tête ces éléments, les participants sont répartis en 2 groupes pour réaliser, armés de post-it et à partir des présentations et des discussions, un travail collectif de synthèse. Pour identifier des nœuds solides pour penser l’évolution de la fonction orientation, nous tentons de répertorier les usages des ERN et des dispositifs institutionnels d’aide à l’orientation, tout en essayant d’y injecter les points de vigilances qui découlent des signaux faibles présentés auparavant.

Chaque groupe avance à son rythme, mais la petite demi-heure qui nous reste à disposition semble un peu courte. Un des groupes prend pourtant le temps d’ébaucher un classement qui permet de problématiser la réflexion et d’identifier des « pôles » d’usages et de compétences, qui ne sont pas forcément les mêmes pour les deux « morceaux » étudiés. Nous récoltons une matière première dense, qu’il va falloir « détricoter » pour qu’elle puisse servir de base à la réflexion en vue du prototypage…

A l’issue de l’atelier, nous prenons aussi le temps d’échanger en off sur la stratégique générale de la Transfo avec Olivier Ryckewaert, notre principal allié au sein de la structure. Nous en tirons des questionnements partagés, des débuts de réponses, en tout cas des éléments qui permettent de nous projeter sur les semaines suivantes en tenant compte des objectifs généraux du programme (vus de la Région et vus de l’équipe) et du contexte politico-administratif.

Malgré la fatigue de fin de journée, nous regagnons enfin nos pénates pour une dernière séance de travail d’équipe. Comment retravailler la matière récoltée durant l’atelier pour préparer l’atelier du lendemain en fonction des objectifs fixés le matin ? RDV demain pour voir le résultat !

Semaine 3, jour 2 : idées et prototypes !

Ce matin, nous avons commencé par pointer les points forts du dispositif. Il semble que la Base de données (BDD) soit un réel levier d’amélioration.

Après une présentation finalisée de la cartographie du dispositif réalisée tard dans la soirée d’hier par Denis, Asma et Florence, trois groupes de travail se forment autour de trois problématiques :

C’est quoi Lycéo, comment je m’informe ?, Que faire de mes 20€ ?, J’ai un problème, qui répond à mes questions ?

La pause déjeuner nous permet de faire un point sur la méthode employée jusqu’alors. Nous nous interrogeons sur les conditions d’une implication plus forte des agents de la Région dans le programme Transfo lors des Résidences. Faut il les exporter ?, Faut il les sanctuariser pour obtenir une implication plus marquée ? Nous tombons d’accord pour dire que ces temps représentent a priori une respiration pour les agents. En tant que tel, il faut obtenir du politique comme de l’administration un cadre déchargeant les agents de leur responsabilité sur l’avancée des dossiers qu’ils gèrent ?

La reprise se fait avec trois quarts d’heure de retard soulignant ce que nous nous disions plus tôt. Les agents sont repassés par leur bureau pour effectuer des tâches apparemment urgentes. Nous ne sommes pas découragés, au contraire.

Ce temps nous a quand même permis d’ajuster la commande pour le travail que nous devons produire immédiatement après. 4 groupes de travail pour élaborer 4 prototypes qui seront testés demain avec des jeunes usagers et des partenaires du dispositif. Il ressort :

• Le kit du parfait référent,
• Un étui pour carte, support d’information du dispositif,
• Un nouveau mode d’emploi revu et corrigé par des jeunes usagers,
• Une page Facebook afin de permettre à de jeunes ambassadeurs de proposer le référencement de structures ou d’évènements culturels.

Le dernier point n’est pas une mince affaire. Flore, de la 27° Région, nous a obtenu des accès internet mais aussi des autorisations pour les réseaux sociaux, interdits à l’ensemble des agents de la collectivité.

Les prototypes ne sont pas tout à fait finis. Pas le temps de les terminer, il est l’heure de l’exposition « en chantier ». En à peine un quart d’heure, l’espace est réaménagé. Les travaux sont exposés, des photos tirées en urgence par l’imprimerie pour venir illustrer les différents temps venus ponctuer ces deux premiers jours et il y a même un buffet.

Champagne ! Non, cidre. Il paraît qu’on n’a pas les moyens du dév éco. Ce n’est pas grave, on prend quand même. C’est un temps aussi qui permet de rencontrer de nouveaux agents, le Directeur général et des élus.

Nous apprenons que la Résidence fait parler dans la collectivité et suscite de l’intérêt chez les participants. Ca aussi on prend.

Pour terminer, Yann, Chef de cabinet et résident, vient nous annoncer la venue d’une élue demain lors de la journée d’immersion. Nous tombons spontanément d’accord pour qu’elle suive le groupe qui va à St Dizier. Nous sommes déjà 5. Qu’à cela ne tienne, cinq minutes après nous avons un second véhicule emprunté au pool du cabinet. Merci Yann.

J’arrête là. Demain, on vous expose les résultats du crash-test. Suspense…

Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 4

L’avant-dernier jour s’achève et, si les réunions se poursuivent, le travail de production commence à prendre forme et les fenêtres de « la doc’ » à s’animer. Pendant qu’une partie de l’équipe rencontre François Marendet, Directeur Général Délégué « Mobilité et environnement » et Isabelle Delatour, à la tête de la D4CAE (Communication interne, Conseil, Evaluation, Coordination, Contractualisation et Affaires européennes), l’autre s’attèle à la production d’une petite exposition qui restera en place en fin de semaine. La nouvelle de notre installation à la doc’ finit par se répandre : nous recevons la visite de Thierry Le Pesant, conseiller technique « Energie, Transports, Développement Durable et Territoires » au sein du Cabinet du Président, qui s’intéresse de près au travail de l’équipe. Les conditions d’un bon travail avec l’institution passent aussi par une bonne installation : un lieu accueillant, visible…

Comme hier, la matinée a été consacrée à une réunion de travail avec des agents de la DPSA21 et Olivier Ryckewaert pour redéfinir ensemble les conditions de l’intervention de la Transfo sur les deux actions choisies ensemble la veille.

réunion de travail avec l'équipe de la DPSA21

Prospective en immersion

Cette deuxième réunion permet de définir un programme de travail commun pour mettre en place l’immersion prévue en septembre prochain et de mieux saisir les attentes de la DPSA21. Il est envisagé qu’elle se tienne dans une gare « sans guichet » située dans le périurbain, mais l’équipe soulève l’importance de se donner la possibilité de sortir du périmètre de la gare pour toucher un public plus varié. Par ailleurs, les échanges de l’après-midi avec François Marendet ont permis de revenir sur le choix du lieu, qui sera a priori dans le Maine et Loire, et de s’assurer d’un appui au sein de la direction des transports.

Nous en profitons pour alerter la DPAS21 sur la nécessité d’un important travail de calage et prise de contact en amont pour que cette immersion fonctionne et que l’on soit en mesure de « capter » les différents publics cibles qu’il serait intéressant de rencontrer.

Nous convenons ensemble de consacrer la prochaine semaine Transfo prévue en juin à un travail de co-construction des outils et méthodes de rencontres qui devront permettre le bon déroulé de cette immersion, avec des agents issus de différentes directions. Ce travail s’appuiera sur les scénarios élaborés par Martin Vanier à l’issue de l’atelier prospective, qui seront remis en juin à la Région. Après discussion, nous partons sur l’idée de réaliser avec les agents un  travail de traduction des scénarios pour aboutir à l’élaboration de représentations visuelles des futurs possibles pour la Région. Ce sont ces représentations qui seront soumises par les agents au regard des usagers lors de l’immersion. Il s’agira de les embarquer à la fois sur la phase de préparation et d’immersion dans une démarche de formation-action. Les maîtres mots seront : tangibiliser, représenter et  co-construire.

planning de la suite de la transfo

Chacun en est bien conscient, les enjeux de cette démarche sont nombreux, et à la fois « internes » et « externes »: permettre aux agents de s’autoriser à travailler autrement et de s’initier à la formation-action, construire collectivement, créer un échange entre agents et usagers, donner à voir la complexité régionale, soumettre des scénarios à l’avis des usagers, recueillir des visions sur des futurs possibles…

Autoriser la créativité des prestataires 

La fin de la réunion est consacrée à la démarche « Héritage 2040 ». En se penchant sur le cahier des charges destiné à la sélection d’un prestataire, une question nous interpelle : comment ouvrir le champ des possibles et, dans le cas présent, s’assurer que l’on ouvre la porte à des prestataires « non conventionnels » ? Donner des exemples à la fois d’outils et de formes de rendus souhaitables, voire même complètement fous mais géniaux, est une bonne piste pour commencer. De la BD au théâtre en passant par des fiches de lectures sur des romans d’anticipation, la liste est longue et les possibilités infinies, et c’est ce qui permettra de rendre désirable les matériaux finaux et ainsi garantir leur appropriation. La phase de sélection du prestataire sera donc décisive, et l’équipe de la Transfo ne manquera pas de venir, en toute bienveillance, y mettre son grain de sel! De même, chacun s’engage à rester en veille pour mobiliser un réseau de prestataires potentiels.

Comment impliquer les agents  ?

Dans le même temps, nos réflexions se poursuivent, et une question nous préoccupe: comment s’assurer de la participation des agents à la démarche en général, et plus particulièrement à la construction d’outils innovants ? Si nos rencontres avec les directeurs généraux délégués ont permis de leur rappeler l’importance de permettre à leurs agents de se libérer du temps pour travailler avec l’équipe, encore faut-il parvenir à convaincre les premiers intéressés. Quel est l’intérêt pour eux de participer à une telle démarche ? En quoi est-ce que la participation à un travail collectif et inter-directions de production d’outils en vue d’une immersion peut enrichir leur pratique professionnelle quotidienne ? L’équipe s’engage à réaliser à cet effet un argumentaire court qui explique ce qu’est la Transfo et montre l’intérêt pour les agents d’y participer.

D’autre part, comment est-ce que l’on créée les conditions qui vont leur permettre de s’ouvrir à ces nouvelles méthodes et, in fine, de se les approprier ? On touche là à des questions plus profondes, quasiment du ressort de l’intime. Les notions de posture, d’état d’esprit sont évoquées et discutées collectivement. Une chose est claire : la Transfo permet d’apporter un regard extérieur très apprécié et qui permet de remettre les agents dans une posture réflexive sur leur action quotidienne. Ces discussions, reprises lors de nos échanges avec Isabelle Delatour, tracent une ébauche du chemin à suivre pour la suite de notre collaboration avec D4CAE.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 2 / Jour 3

Rencontres
Déjà le milieu de la semaine, et les réunions continuent de s’enchaîner. Ce mercredi aura été l’occasion d’une rencontre avec Patrick Jouin, directeur général des services, Simon Munch, secrétaire général et Emilie Mottier, chargée de mission de la Commission sectorielle « culture, sport, jeunesse et éducation populaire ».

La matinée a été consacrée à une réunion de travail avec les agents de la « DPSA21 » pour comprendre comment s’organisent leurs travaux de prospective participative prévus durant l’année 2012.

Comment faire un atelier créatif dans une salle vouée à des réunions formelles ?

Avancée du projet
La session de ce matin a permis de positionner le travail de l’équipe Transfo par rapport au large sujet de la prospective. Les résidents vont se concentrer sur deux actions. La première, intitulée « Héritage 2040 », sera confiée à un prestataire extérieur. Le rôle de l’équipe sera d’aider les agents dans leur commande et le lien avec ce prestataire. La deuxième traite de l’immersion dans un territoire autour de la thématique du périurbain. Cette action aura lieu en septembre et sera un « banc d’essai » pour construire une réflexion inter-directions sur l’avenir du périurbain en repartant des réalités de terrain.

Questionnements
Plusieurs réflexions se croisent aujourd’hui dans des échanges que nous avons pu avoir aussi bien avec la direction générale des services qu’avec la direction prospective par exemple.

Comment construire des prototypes d’action publique?
On sait que la posture du test est compliquée, juridiquement et politiquement. Dès que la Région s’engage dans un processus, tout expérimental qu’il soit, il y aura toujours un effet engageant, dont il sera difficile de se départir. Une des pistes évoquées aujourd’hui est celle de la construction virtuelle d’action publique.  Evidement on pense à Sim City, ou aux cabines de simulation qui nous plongent dans une réalité différente. Mais « virtuel » ne veut pas nécessairement dire numérique. A l’aide de jeux de rôle, de maquettes en carton, en faisant « comme si », il est possible de se plonger à moindre frais dans un univers virtuel permettant un décadrage et une réflexion différente. A condition de se donner le temps et l’état d’esprit nécessaire, il y a là toute une panoplie d’outils pour simuler des dispositifs et des interactions.

Comment permettre aux agents de s’autoriser une réflexion créative sur leur travail?
Cela revient souvent dans les conversations: une envie de se décadrer, d’être « insécurisé » pour envisager différemment la construction de l’action publique. Beaucoup nous parlent de ce besoin, mais la réalité montre que l’autocensure, le poids d’une organisation hiérarchique, les contraintes techniques et juridiques sont autant de freins pour participer activement à un programme tel que la Transfo. En rencontrant les différents directeurs généraux délégués, l’équipe de résidents peut mieux percevoir où sont les freins et au contraire les possibilités d’embarquement des agents.

Comment travailler à la fois sur la formation, les sujets prospectifs, et embarquer le maximum d’agents?
En multipliant les rencontres, on multiplie les envies de travailler avec nous. Plutôt de bonne augure, tous nos interlocuteurs nous proposent des sujets différents, ou des personnes avec qui travailler. Pour faire face à cet afflux de sollicitations, nous avons ébauché la stratégie suivante: puisque la session de travail de ce matin a permis de resserrer le travail des résidents durant les deux prochaines semaines à la préparation d’une immersion, l’équipe a prévu de se servir de cette action pour « embarquer » le maximum d’agents de tous horizons confondus. Cette semaine de septembre sera donc consacrée à la formation-action par l’immersion.