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Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

  • qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
  • quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
  • pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
  • avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
  • quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 2 : Prototyper et anticiper

Mardi 13 novembre

Ce matin, notre petit groupe mêle des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Onisep, Carif-Oref, CIO). Avec eux, nous attaquons ce deuxième jour par 3 heures d’atelier créatif. L’objectif de la séance est ambitieux : faire émerger, au sein de l’éco-système de l’orientation, des pistes d’amélioration et développer des prototypes permettant de tester ces pistes sur le terrain.

Comme souvent, nous repartons du matériau récupéré la veille en atelier comme support de la réflexion. L’effort de synthèse opéré par l’équipe laisse apparaître des « points cardinaux » qui révèlent une répartition des compétences entre les dispositifs généraux dédiés à l’orientation et les ERN en tant que structure de médiation, tout en localisant de potentielles zones d’impact des « signaux faibles » identifiés par la prospective.

Le premier travail d’identification des nœuds et de dépliage des questionnements est long mais essentiel, et il faut savoir prendre le temps de le faire aboutir collectivement (du moins c’est ce que nous nous efforçons de faire). Nous savons que le temps passé cette fois-ci à première phase d’analyse a été très court et l’équipe appréhende donc un peu des réactions face à cette simplification graphique. Au contraire, l’idée générale qui en ressort est plutôt partagée et le schéma re-raconté par les participants avec notamment une vision sous un autre angle : « l’axe vertical, là où les structures identifiées sont bien positionnées, c’est l’axe de la commande publique et l’axe horizontal, là où les espaces numériques sont positionnés, c’est l’axe de la mission territoriale ». Décidément, un schéma, ça se partage !

Si le constat de certains dysfonctionnements importants au sein du système actuel de l’orientation est assez largement partagé, il est parfois difficile d’admettre que : « nous ce n’est pas là que nous pourrons agir ». Nous nous obligeons donc à faire un « pas de côté », à explorer les marges de manœuvre existantes au sein de l' »espace gris » autour des dispositifs officiels. C’est là que nous pouvons intervenir, et c’est aussi cette échelle qui permet prendre du recul et de réfléchir aux usagers qui échappent encore aux mailles, un peu trop grosses sans doute, du filet institutionnel. Par contre, tout le monde s’accorde sur la multiplicité des dispositifs : l’enjeu n’est pas d’en créer un nouveau, mais plutôt d’éclairer les chemins possibles au sein du système global en essayant d’identifier les « grains de sable » pour, si possible, les éliminer.

Rapidement, les participants, répartis en deux groupes, esquissent quelques pistes:
– penser le rôle de « passeur » des professionnels des structures de médiation comme les ERN,
– fluidifier les parcours entre les différents dispositifs,
– valoriser l’essai-erreur et révéler le caractère itératif des cheminements individuels,
– permettre les échanges entre pairs,
– penser la place des outils numériques…

Et tout ça, concrètement, ça pourrait donner quoi ? Un « Marmiton.org » des « ingrédients » utilisés par chacun dans son propre parcours (mais aussi des erreurs de « cuisson » ou de « dosage », pour filer la métaphore) ? Un livre d’or qui valorise l’essai-erreur et l’aléa dans les parcours de chacun ? Un kit d’animation à transmettre aux « passeurs » ? Une cartographie pour se repérer dans cet éco-système complexe?

Pas de doute, il y a là de la matière pour développer des prototypes!

A mi-parcours du programme, nous continuons aussi de tirer les leçons de nos erreurs passées. Si une mobilisation forte d’agents issus de directions différentes est la condition sine qua non de la pérennisation de notre action, le processus de mobilisation prends du temps. Nous décidons donc d’anticiper au mieux les suites en profitant de notre présence sur place pour préparer la prochaine semaine, en février.

L’occasion, aussi, de se mettre à jour sur les avancées de chacun pendant notre absence et de reprendre contact avec des interlocuteurs importants : les prises de RDV se multiplient, et les « trous » de la semaine se remplissent peu à peu. Aujourd’hui, nous rencontrons Antoine Foucault (DPSDD) et Carole Bodenan (D4CAE, Mission méthode). Avancée de la démarche prospective, échecs et succès des « immersions », conceptualisation d’une exposition-restitution des Assises, réutilisation des enseignements tirés de notre expérience à la Flèche, transformation du Bureau des Méthodes en Mission Méthode, réflexions sur la fonction prospective au sein de la Région… Il s’en passe des choses en quelques semaines ! Mine de rien, l’acupuncture Transfo semble porter quelques fruits, et les agents s’autorisent de plus en plus à réutiliser certaines des méthodes déployées. Par ailleurs, nous prenons à nouveau conscience de l’importance du partage de l’information, loin d’être optimale, et de la difficulté de coordonner les calendriers de chacun… Pas toujours simple de faire coïncider le calendrier d’un programme sur deux ans en pointillés, avec des « trous » de plusieurs mois entre les semaines Transfo, et un agenda politique qui peut tout bousculer !

Pendant que le premier binôme enchaine les RDV, les designers de l’équipe mettent la main à la pâte pour mettre en formes des versions plus tangibles des idées du matin permettant de les tester au plus vite. Les temps sont malheureusement trop serrés car, au mieux, nous aurions bien partagé un peu plus ce travail avec les agents. Un jour viendra… En attendant, la fin d’après-midi approche, il est temps pour cette moitié d’équipe de retrouver les agents présents et de s’acheminer vers Médiagraph, ERN associatif situé en centre-ville de Nantes. Premier test in vivo des outils élaborés quelques heures plus tôt, et surtout confrontation au terrain pour les agents et à l’ambiance sur place. Puisque nous parlions de lien social et de l’importance des aspects humains le matin, nous sommes servis ! Médiagraph est un lieu de vie avec une cuisine où on se croise et où on partage ses expériences. Peut-on s’inspirer de cette réalité vivante et informelle, s’appuyer dessus, sans l’institutionnaliser, ce qui la tuerait sans doute ?

La journée fut bien remplie pour chacun, et il faut aussi trouver le temps de partager entre nous informations, expériences et questionnements soulevés par ces différentes rencontres…

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 1 : Lancement

Lundi 12 novembre 2012

L’équipe Transfo est de retour à l’Hôtel de Région pour une 5ème semaine un peu particulière. D’une part parce que nous sommes (déjà !) à mi-parcours, et d’autre part parce que, si pour l’heure l’équipe retrouve sa composition habituelle (Jacky, Shah-Dia, Léonie, Magali), c’est aussi la dernière semaine de Léonie et Magali en tant que résidentes.

D’abord, quelques mots sur le contexte général. En Pays de la Loire, le but de la Transfo est de faire l’interface entre la prospective et les politiques régionales. Au cours de cette 5ème semaine, nous souhaitons donc mettre en avant la porosité entre ces deux éléments trop souvent dissociés. Comment ? En s’attaquant à l’amélioration d’un dispositif régional à l’aide des tendances prospectives construites par la DPSA21 (devenue Direction de la Prospective, des Schémas et du Développement Durable, DPSDD) et le Labo des mutations.

Pour cela, nous avons choisi de nous saisir d’un dispositif qui, s’il n’est pas spécifiquement dédié à l’orientation, se retrouve souvent à accompagner les usagers dans ce processus, sans forcément être outillé pour : les espaces régionaux numériques (ERN). Objet à la fois physique, technique et humain, les ERN reflètent bien l’enjeu de l’adaptation constante des services publics aux évolutions des pratiques sociétales.

Finalisation de l’architecture de la semaine

Au bout de cinq semaines, des processus de travail commencent à se stabiliser. Comme à l’accoutumée, la journée démarre par un premier temps de travail interne à l’équipe.

A l’ordre du jour de cette matinée:

  • re-définir collectivement les objectifs de la semaine IN (mettre en œuvre et transmettre la méthode du prototypage appliquée aux questions d’information et d’orientation tout au long de la vie)
  • finaliser le déroulé de la semaine IN (moyens de réalisation, répartition des rôles)
  • re-définir  collectivement les objectifs de la semaine OFF (préparer la semaine 6) et organiser son déroulé (moyens de réalisation, répartition des rôles, prises de RDV)
  • finaliser le déroulé de l’atelier de lancement et les outils d’animation ad’hoc (un déroulé formalisé et mis à l’écrit, une première d’organisation pour nous!)

Travaux pratiques

Avec un tel programme, l’heure de l’atelier est vite arrivée. Nous nous dirigeons vers un espace du campus régional encore inexploré (oui, s’immerger dans la Région c’est aussi explorer de nouveaux lieux au gré des salles de réunions réservées). Peu à peu, c’est finalement 12 personnes qui viennent nous rejoindre, avec des profils très divers : des agents issus de directions différentes (Labo des mutations, Prospective, Lycées, Apprentissage) mais aussi des « extérieurs » (Rectorat, Carif-Oref, Fongécif, CIO, PING).

Le temps que tout le monde s’installe, notre atelier commence finalement à 16h au lieu de 15h30.  30 minutes de moins, auxquelles s’ajoute un tour de table qui prend finalement un peu plus de temps que prévu. Eh oui, créer de l’interconnaissance et de la transversalité prends du temps, et nous ne l’avons pas forcément assez anticipé en se fixant des objectifs plutôt ambitieux pour 2h de réunion…

Avant d’entrer dans le détail, un petit retour en arrière s’impose pour mieux comprendre le déroulé de cet atelier : lors de l’élaboration du programme, nous avons pensé qu’une contribution des agents en amont permettrait d’enrichir notre séance de lancement. Ce « passage de relai » nous a semblé très important car il répond à l’un des objectifs de long terme de la Transfo : la mise en œuvre autonome des méthodes utilisées dans le programme. Nous avons donc « passé commande » aux agents, en leur demandant des contributions de deux ordres: des « paroles d’experts » sur l’orientation, la prospective et les ERN; et les retours d’une petite enquête de terrain réalisée en amont. Conscients des plans de charges de chacun, nous avons cependant pris le soin de tenter de réduire au maximum le temps de travail demandé en le facilitant par l’envoi de consignes précises.  Après un temps de présentation de la démarche par l’équipe puis un tour de table, nous leur passons donc le relai pour ces présentations introductives.

Nous commençons par une présentation rapide et à plusieurs voix des objectifs de l’orientation, complétée par un panorama des dispositifs existants en la matière à l’aide d’un support graphique proposé par Olivier Ryckewaert, du Laboratoire des mutations.

En images, cela donne ça:

Chartlotte Rautureau, chargée de mission chez PING qui accompagne la Région dans sa réflexion sur l’avenir des ERN, nous présente ensuite cet objet un peu particulier.  Elle confirme rapidement notre intuition. Si les ERN ont bien été conçus comme outils de lutte contre la fracture numérique, aujourd’hui, l’augmentation du niveau d’équipement numérique des ménages – entre autres –transforme leurs missions. Ils sont, de fait et comme beaucoup d’autres structures, amenés à faire de l’aide à l’orientation. Les ERN, qui regroupent usagers et praticiens parfois démunis sur le sujet, constituent donc un espace pertinent pour tester nos prototypes. Ce premier diagnostic est rapidement complété par les apports du terrain, grâce à un reportage photo réalisé par deux agents et qui rend compte de leur visite de l’ERN du BreilEnfin, diaporama à l’appui, 2 agents (DPSDD et Labo des mutations) nous présentent les 4 (devenus 5) signaux faibles pouvant impacter les dispositifs d’aide à l’orientation qu’ils ont pu identifier grâce à leur travail prospectif :

  • ludification (développer des formes appropriables pour faire passer des contenus informatifs et répondre au déclin de l’écrit)
  • individuation (développement de l’offre personnalisée grâce à l’utilisation de données sur la personne)
  • robotisation (systématisation de la gestion des tâches répétitives par des systèmes informatiques ou mécaniques)
  • humain (développement des métiers à caractère « social », rôle du sensible, de l’empathie, des rapports humains…)
  • proximité (relocalisation et économie du partage)

Maintenant que chacun a bien en tête ces éléments, les participants sont répartis en 2 groupes pour réaliser, armés de post-it et à partir des présentations et des discussions, un travail collectif de synthèse. Pour identifier des nœuds solides pour penser l’évolution de la fonction orientation, nous tentons de répertorier les usages des ERN et des dispositifs institutionnels d’aide à l’orientation, tout en essayant d’y injecter les points de vigilances qui découlent des signaux faibles présentés auparavant.

Chaque groupe avance à son rythme, mais la petite demi-heure qui nous reste à disposition semble un peu courte. Un des groupes prend pourtant le temps d’ébaucher un classement qui permet de problématiser la réflexion et d’identifier des « pôles » d’usages et de compétences, qui ne sont pas forcément les mêmes pour les deux « morceaux » étudiés. Nous récoltons une matière première dense, qu’il va falloir « détricoter » pour qu’elle puisse servir de base à la réflexion en vue du prototypage…

A l’issue de l’atelier, nous prenons aussi le temps d’échanger en off sur la stratégique générale de la Transfo avec Olivier Ryckewaert, notre principal allié au sein de la structure. Nous en tirons des questionnements partagés, des débuts de réponses, en tout cas des éléments qui permettent de nous projeter sur les semaines suivantes en tenant compte des objectifs généraux du programme (vus de la Région et vus de l’équipe) et du contexte politico-administratif.

Malgré la fatigue de fin de journée, nous regagnons enfin nos pénates pour une dernière séance de travail d’équipe. Comment retravailler la matière récoltée durant l’atelier pour préparer l’atelier du lendemain en fonction des objectifs fixés le matin ? RDV demain pour voir le résultat !