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Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Le Programme

À plusieurs reprises au cours de ces dernières semaines, l’équipe innovation et les résidents Transfo ont fait le constat suivant : pour faire comprendre et faire connaître la fonction innovation, il est impératif de développer un programme et de le communiquer.

SchémaProgrammeFctInnovationV1-01

Plusieurs séances de la semaine 8 ont ainsi été consacrées à travailler sur les éléments de ce programme (sachant évidemment que l’analyse de chaque test a amené de l’eau à notre moulin au fil de la semaine !). Mardi après-midi, nous avons ainsi tenté d’aborder la question de « l’esprit » du programme… Posture, démarche, comment les dire ? Comment les comprendre et les faire comprendre ? Pour « attraper » ce sujet difficile, nous sommes repartis des sujets dont l’équipe s’est saisie ou sur lesquels elle a été interpelée ; et nous avons analysé par quels chemins, et avec quelles attentes – explicites ou non – ces sujets lui sont arrivés.

De cette analyse sont ressortis des points récurrents et des lignes de force, tant positifs que négatifs. Ces derniers nous ont permis d’identifier les attentes dont il faut se « méfier » car à l’impossible nul n’est tenu. Se pose alors la question de savoir dire non, ou plutôt de savoir dire oui à des demandes raisonnables. Il nous apparaît ainsi que face aux saisines à venir, l’équipe innovation doit être force de proposition : lorsqu’elle est sollicitée, elle doit savoir formuler des propositions de travail réalistes et précises à ses interlocuteurs avant de se lancer dans un nouveau projet (cadrage du sujet, précision des questions, choix du mode opératoire et surtout prévision de l’accompagnement et du temps à y consacrer).

IMG_0207SchémaProgrammeFctInnovationV2ProtecActive

Cette posture constituera une sorte de « protection active » pour l’équipe, en complément du « chèque en blanc » et du « casque » ébauchés précédemment – et du programme en construction. Autre élément essentiel de protection active identifié au passage : la posture d’accompagnement, savoir faire avec et non faire à la place, comme en témoigne largement le test de l’atelier des prototypes réalisé cette semaine.
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A l’issue de cette séquence, l’équipe des résidents a proposé un schéma de travail sur le programme afin d’identifier les « briques » à poser. Avec la difficulté que l’ensemble fait système et qu’il s’agit donc de construire en cohérence tous ses éléments.

SchemaProgrammeFctInnovationV1-02

Toutefois, il nous a semblé possible de traiter 3 de ces « briques » en sous-groupes le jeudi après-midi :
⁃ sur la question des moyens, un travail fin à partir de l’exemple du test « atelier des prototypes/HUB PME » nous a permis de quantifier précisément le temps passé sur ce cas d’école ;
⁃ sur les sujets actuellement identifiés, un travail de formulation de réponses (voir supra) a été entamé par un second groupe ;
⁃ enfin, un troisième groupe s’est penché sur la possibilité de faire un « book » présentant les réalisations concrètes de l’équipe afin d’illustrer sa posture, ses méthodes et les livrables possibles – en commençant par identifier la finalité d’un tel objet ! Il devra d’abord servir à interpeller et intéresser les agents visés afin de leur permettre de comprendre et d’être inspirés par les méthodes proposées par l’équipe.

SchémaProgrammeFctInnovationV2Visibility

A l’issue de cette semaine, nous avons consacré ce vendredi matin à regrouper l’ensemble des éléments glanés sur l’ébauche de programme. Beau travail au final, même si il reste évidemment beaucoup à faire pour l’équipe. Et nous voilà en tous cas repartis chacun avec avec un calendrier de travail pour les derniers mois du programme…de la Transfo !

SchémaProgrammeFctInnovationV2Ambassadeurs

TransfoPdL-CALENDRIERsuite

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Hub PME & Atelier des prototypes

En cette semaine 8, et après beaucoup de travail et de réflexions mises bout à bout pour en arriver là (cela a commencé dès la semaine 7), nous avons enfin pu tester grandeur nature le mode opératoire « Atelier des prototypes » ! Et pour une première, le sujet était à la hauteur puisqu’il s’agissait de notre premier contact du côté du volet économique de la Région  ! La Direction de l’Action Economique, de l’Innovation et de l’Internationalisation (DAEII pour les intimes) avait sollicité l’appui de la fonction innovation sur un projet complexe autour du soutient aux entreprises (aides, accompagnements…). Le sujet est en quelque sorte un cas d’école puisqu’il s’agit pour la Région d’être force de proposition et animatrice d’une réflexion à laquelle de nombreux partenaires (CCI, développeurs économiques…) devront prendre part. Comme souvent, la Région ne fera pas tout elle-même ; elle doit co-produire.

L’Atelier des prototypes tombait donc à pic pour permettre à la direction concernée de poser rapidement sur une table de réunion une ou plusieurs propositions martyres face auxquelles les partenaires présents pourrait dès lors réagir plus facilement que devant de « simples constats » et qu’ils pourraient déconstruire/reconstruire à l’aune de leurs expertises respectives.

Illustration du mode opératoire "Atelier des prototypes"

Illustration du mode opératoire « Atelier des prototypes »

Oui mais encore fallait-il pour l’équipe innovation naissante à la Région réussir à prototyper une réponse ! Cela fait bientôt 2 ans que l’équipe Transfo travaille avec les agents qui composent aujourd’hui l’équipe innovation mais, outre le fait qu’on ne devient pas designer ou animateur de projet en quelques semaines de Transfo (et ça n’est d’ailleurs pas l’effet recherché), lorsqu’il faut se lancer seul, lorsqu’il faut faire face à un sujet qu’on ne connait pas, assumer cette posture de « naïf », et oser proposer, alors la question dépasse largement le cadre des compétences pour toucher très directement à la confiance de chacun… L’équipe d’agents a donc mis à profit l’été pour soigné tout particulièrement ce premier sujet, parcourant plus de mille kilomètres à la rencontre des acteurs concernés sur le territoire régional et analysant ainsi plus que prévu le sujet, avant de brillamment mettre en forme le fruit de cette analyse (aidée en cela par Angélique, apprentie designer fraîchement arrivée à la Région) et les idées qu’elle a fait naître.

Après un léger affinage en début de semaine 8 avec les résidents Transfo et une remise au clair sur les objectifs du test et son déroulé, tout était donc fin prêt mercredi 16 octobre. L’équipe innovation au grand complet était présente pour dévoiler son travail à Joëlle Debon, chargée de ce projet à la DAEII ainsi qu’aux représentants de la CCI et d’Atlanpole, à une développeur économique et une chef d’entreprise. Les attentes étaient nombreuses de toute part !

sem8-Atelier-prototypes

2h30 plus tard, après une présentation rapide et des discussions fructueuses, l’équipe innovation rappelait que ce qui avait été présenté était un matériau brut, mêlant analyse et début de propositions formelles que les porteurs de projet devait maintenant faire mûrir. Dans une démarche consistant à rendre lisible et appropriable sa production, les points clés repérés par l’équipe ont été mis en évidence et les opportunités et limites de chacune des 8 propositions concrètes présentées ont été expliquées faisant ainsi appel à l’expertise des spécialistes pour décider de la suite en connaissance de cause. Les participants ont tous trouvé la démarche intéressante et Joëlle Debon a pu repartir très motivée avec une réflexion consolidée et des propositions amendées par ses partenaires.
Annexe 3 - Projet HUB PMEAnnexe 3 - Projet HUB PME2

Si tout n’a pas été idyllique, le test s’est donc avéré tout à fait concluant ! Certes cela n’a pas été facile. Le temps passé sur ce projet s’avère au final beaucoup plus important que ce que les résidents Transfo avait initialement imaginé et de très nombreuses petites épreuves ont du être franchies, pas toujours aisément : passer de l’analyse à la proposition, ne pas se laisser enfermer sur l’une ou l’autre des idées, animer une réunion à plusieurs, ne pas se retrouver en défense d’une idée, savoir « couper le cordon » avec le projet et laisser le porteur s’en ressaisir… Mais quel plaisir d’arriver au bout et de voir que c’est possible, que les participants – experts d’un sujet que l’équipe innovation ne connaissait pas – ressortent contents !

Le débrief fait dans l’après-midi aura soulevé de nombreux points d’amélioration possibles (organisation spatiale de la réunion, maintient d’une posture permanente de questionnement…) mais la première étape de validation est largement franchie. Simplement, si le permis est en poche, la confiance et les automatismes doivent encore grandir, c’est bien normal. Ce qui est bien, c’est que les sujets à arpenter ne manquent pas !

Transfo Pays de la Loire / Semaine 4 / Jour 3

Il est 7h du matin et notre deuxième journée à La Flèche commence : eh oui, les semaines de Transfo ne ressemblent pas tout à fait à des vacances!

Le programme est chargé et il n’y a pas de temps à perdre. Nous essayons de nous répartir les tâches au mieux: pendant qu’une équipe s’installe sur le marché, l’autre prend ses marques au lycée d’Estournelle de Constant. L’occasion de mettre en pratique,  auprès de publics différents, les « questions à réactions » travaillées la veille.

Tester, c’est aussi apprendre à tirer des leçons de nos échecs pour tenter d’améliorer les processus mis en oeuvre. La veille, en faisant le point sur l’atelier à l’IFSI, nous avons réalisé que nous avions – dans l’urgence et malgré un effort de préparation important – complètement négligé un aspect important de l’introduction. Pourtant, aménager un vrai temps de présentation est le préalable indispensable pour parvenir à instaurer d’une relation de confiance entre nous et les personnes qui participent à l’exercice. Question de politesse, d’honnêteté ou d’intégrité, chacun en convient, nous avons une forme de dette envers ces personnes. Quel que soit l’outil utilisé pour aller à la rencontre des citoyens, toute personne qui accepte de donner de son temps est en droit d’exiger de :

  • savoir QUI l’interpelle
  • savoir POURQUOI elle est interpellée
  • savoir COMMENT sera utilisée sa parole

Avant de nous lancer, nous prenons donc dans chaque groupe le temps de présenter un « protocole » défini la veille par les résidents pour apporter, d’entrée de jeu, des réponses aux questions ci-dessus.

Après quelques heures de mise en pratique vient le temps du débriefing. Jacky et Nicolas, restés au « QG » pour continuer un travail de fond sur la préparation de la suite de la semaine, en profitent pour nous rejoindre et partager les enseignements tirés de cette expérience. Premier constat: il est très facile de s’approprier l’outil, bien que chacun le fasse à sa façon. Par ailleurs, nous sommes tous agréablement surpris par les réactions des personnes abordées, bien plus positives que ce que chacun pouvait imaginer. Enfin, nous réalisons que l’outil n’a pas nécessairement répondu à l’objectif de départ mais que sa mise en oeuvre a permis, entre autres:

  • de « faire du buzz » pour la séance du jeudi
  • de désacraliser l’institution régionale
  • d’instaurer un lien de confiance entre la Région et les citoyens
  • de sensibiliser les participants sur la Région
  • de mettre le pied à l’étrier des agents-animateurs

Pour autant, quelques ratés sont à déplorer. Tout d’abord, sur le fond, personne n’est sûr d’avoir appris des choses nouvelles. Les contenus recueillis ne sont pas inintéressants, mais n’apportent rien de nouveau. Par ailleurs, on peut quand même regretter un certain effet micro-trottoir (qui, on s’en doutait, est probablement inévitable dans ce genre d’exercice, mais rien ne vaut la preuve par l’expérimentation). Enfin, faire le lien avec la soirée du jeudi, qui portait sur la prospective, était loin d’être évident. Beaucoup de questionnements persistent, mais c’est aussi cela l’intérêt du test! D’autant que des pistes d’amélioration se dessinent.

Après une pause-déjeuner salutaire, nous allons cette fois-ci investir la Mairie pour un temps de travail collectif. Encore une fois, l’ampleur de la tâche nous invite à nous répartir en petits groupes, car nous avons une heure pour récupérer et commencer à mettre en forme les contenus recueillis grâce aux 3 outils testés. Nous initions donc un travail qui nous sera fort utile pour commencer à réfléchir au contenu du « 6 pages » de restitution que nous nous sommes engagés à produire à l’issue de l’immersion. Le retravail du contenu du photo-langage dévie assez rapidement sur une proposition d’amélioration de l’outil en soi, sans qu’une proposition de mise en forme de l’ensemble des contenus récoltés ne soit vraiment esquissée. Eh oui, les consignes sont aussi là pour être détournées!

Séance de travail à la Mairie: comment restituer et mettre en forme les contenus récupérés?

A 16h, une partie de l’équipe se dirige vers la Bibliothèque pour une nouvelle séance de Questions à réactions, pendant que le reste de la troupe retourne au « QG ». Quelques uns planchent sur les items du Radar du futur, dont certains sont loin de faire l’unanimité. Avec parfois l’impression de couper les cheveux en quatre et de remettre en cause de façon permanente des choix forcément un peu subjectifs. Chacun réalise vite que si le test permet de tirer des enseignements essentiels pour améliorer nos outils, la phase de retravail se révèle souvent à la fois passionnante, chronophage et épuisante! Pendant ce temps là, nos comédiens dans l’âme répètent leur « spectacle »: d’un commun accord, nous avons décidé de renforcer la théâtralisation des récits de vie. Avec plus ou moins d’appréhensions, car se mettre en scène reste assez loin des pratiques quotidiennes des agents d’une institution régionale, chacun fini par se prêter au jeu.

On tâtonnes, on retravaille, on se prend la tête, mais une chose est sûre: on avance, d’une façon ou d’une autre. Et on apprend énormément, que ce soit de nos succès ou de nos échecs!

Transfo Pays de la Loire / Semaine 4 / Jour 2

Ca y’est ! Nous y sommes ! Après avoir longuement travaillé sur la question de l’immersion et sur les finalités de celle-ci en semaine 3, nous voici à La Flèche ! Agents, participants extérieurs et équipe 27e Région, nous sommes une douzaine sur place pour tester sur 3 jours différents outils.

Avant tout, nous rappelons l’objet de notre quête : questionner les modalités de rencontre entre la Région et ses citoyens. Comme à notre habitude, l’équipe recontextualise la démarche et lance un état des lieux de l’avancée des différents outils pensés pour la semaine. Depuis juin, les échanges de mails sont allés bon train mais rien ne vaut une bonne mise à jour en face à face ! A nouveau, la démarche se veut ouverte et nous mettons de suite en discussion les outils.

Les 2 propositions d’outils destinés à des temps d’atelier, bien qu’assez avancées dans leurs formes (sans savoir si celles-ci se révèleront appropriées ou non), sont encore à préciser, ne serait-ce que dans leurs modalités de mise en route. Entre le « photo-langage » et le « radar du futur », la matinée passe vite à préciser collectivement les étapes qui nous permettrons d’animer chaque outil. Nous prenons la logique d’animation/mini-formation à coeur et tâchons de faire en sorte que les citoyens que nous allons rencontrer puisse rentrer dans les outils aussi simplement et progressivement que possible, que leurs premières réflexions puissent leur permettre de rentrer dans la logique prospective, de rentrer dans la démarche, pour ensuite s’exprimer de la façon la plus ouverte qui soit, en connaissance de cause. Au fur et à mesure des discussions et des différentes modalités envisagées, nous nous rendons bien compte du lien direct entre les questions auxquelles nous cherchons à répondre et la façon dont il va nous falloir scénariser les outils. Cependant, imaginer tous ensemble les avantages et les inconvénients de telle ou telle mise en forme (relativement complexe compte-tenu du format des ateliers), la requestionner face aux objectifs s’avère parfois difficile et peut-être même quelque peu inefficace alors que les premiers tests grandeur nature sont prévus pour la fin de journée…

En début d’après-midi, nous lançons une réflexion sur un outil que nous avons moins précisé : des « questions à réactions » à même de susciter la discussion sur des lieux comme le marché ou dans la rue dans lesquels nous n’aurons pas le temps ni les moyens de s’appuyer sur des supports complexes. L’équipe explique son parti pris : tant qu’à questionner les personnes croisées dans la rue sur un thème plus resserré, pourquoi ne pas le faire sur cette fameuse question de la relation entre la Région et ses citoyens ? Sur cette base, nous imaginons collectivement, sur le mode brainstorming, une collection de modalités toutes aussi décalées par rapport à ce qui existe aujourd’hui que pertinentes compte tenu de ce que nous cherchons à obtenir. A force de regroupements, nous reprécisons nos attentes et identifions des sous-thèmes plus à mêmes de susciter la réaction. Nous arrivons finalement à un constat : plutôt que de questionner les citoyens dans un mode assez déconnecté de la réalité, tourné vers 2040, pourquoi ne pas jouer à fond la carte de l’étonnement ? Nous décidons de nous présenter demain au marché comme des personnes de la Région envisageant sérieusement différents modes de consultation aussi loufoques que susceptibles d’exister un jour. Nous écrivons les phrases sur lesquelles nous nous baserons demain : « Bonjour, nous sommes de la Région et nous réfléchissons aux relations entre les citoyens et la Région. C’est pourquoi nous envisageons de faire venir un élu chez vous pendant une semaine ». Ou encore : « Bonjour, nous sommes de la Région et nous réfléchissons aux relations entre les citoyens et la Région. C’est pourquoi nous envisageons d’augmenter les impôts des personnes ne participant pas aux réunions publiques ». Nous espérons bien que cette approche débridée amènera, au-delà des réactions d’étonnement, des discussions ouvertes et vivantes sur les buts, les limites, les intérêts, les possibilités d’échanges entre citoyens et Région…

Vient enfin le temps de notre premier test des outils destinés aux ateliers ! Nous arrivons à l’IFSI (Institut de Formation en Soins Infirmiers) un peu avant 17h et nous installons rapidement. Nous découvrons que le public sera très restreint mais nous le prenons comme la possibilité de tester nous-mêmes les outils en se mêlant aux 4 personnes présentes. Compte-tenu de ces circonstances, sur le temps d’un atelier, nous nous répartissons en deux groupes et produisons un « radar du futur » et un « poster flou » issu du photo-langage. Ces premiers tests jouent pleinement leur rôle d’objets martyrs. En effet, à peine ces objets produits, nous demandons à nos participants de nous faire leurs retours… Des retours pleins de questions et même, de quelques débuts de remises en cause vraisemblablement accentués par le fait que nous avions pleinement – voire un peu trop – joué le jeu de l’expérimentation et affiché dès le départ nos questionnements… C’est là le jeu de l’ouverture !

Loins d’être parfaites, les formes et les méthodes proposées pour les ateliers sont logiquement re-questionnées après dîner, tout comme nos méthodes de co-production et notre organisation. Petit à petit, notre expérience de l’innovation publique ouverte se forge… Demain, dans quelques heures, nous irons à nouveau à la rencontre des citoyens, les « vrais »(!), un aller-retour entre réflexion et pratique, fondement de notre démarche, que le quotidien ne cesse de conforter !