Archives de Catégorie: Résidence en Région Rhône-Alpes – Achats durables

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes : Semaine 3, Jour 3

En ce mercredi matin, une partie de l’équipe rencontre les élus de la Commission d’Appels d’Offres. La Commission a siégé pendant la première partie de la matinée et nous les rejoignons pour une séance de travail sur les propositions d’actions élaborées avec les agents au cours des deux précédentes journées. Il s’agit d’évaluer pour chacune des actions l’impact attendu et la difficulté de mise en oeuvre, dans l’idée de prioriser les actions à entreprendre.

Avant cela, l’équipe propose un temps de dialogue à bâtons rompus sur le fonctionnement de la Commission et du processus des marchés à la Région de manière plus générale. Nous apprenons beaucoup de cet échange animé, sur la nature de la participation des élus à l’ensemble du processus d’achat, sur leur difficulté à peser sur une fonction d’achat non centralisée et dont la politique reste donc en grande partie implicite.

Les élus rencontrés ont particulièrement conscience des conséquences de la dépense publique. La Région Rhône-Alpes a un impact sur le secteur économique et indirectement sur les conditions d’exercice de ce secteur et les modes de travail. Dans le cadre d’une prestation intellectuelle, le caractère immatériel de la prestation permet difficilement de se raccrocher à des visions classiques de développement durable apportant des preuves tangibles et matérielles comme l’utilisation de bois écocertifié dans la construction d’un lycée. Autre exemple, l’intégration des clauses d’insertion relevant des enjeux sociaux du développement durable est une avancée facilitée par la place prédominante de la Région en tant qu’acteur de l’insertion professionnelle. Cette position lui donne une latitude plus large pour s’assurer du bon respect des engagements des entreprises. Or dans la prestation intellectuelle, il est difficile d’appréhender la « durabilité d’une réponse ». Le principe déclaratif n’inspire pas la confiance, les stratégies de certains prestataires souhaitant absolument remporter un marché quitte à dévoyer les réalités de leur travail, ne garantissent pas le résultat attendu par le commanditaire.

Une bonne heure est ensuite consacrée, comme prévu, aux débats sur les propositions d’actions à entreprendre, en interne à la Région ou en externe du côté des prestataires. L’équipe a beaucoup travaillé, depuis le début de la résidence, avec plusieurs agents, de directions différentes, sur des pistes de solutions et d’expérimentation. A ce stade, le point de vue des élus est donc particulièrement précieux pour les affiner et les hiérarchiser. La plupart des propositions suscitent des débats de fonds. Certaines sont finalement jugées anecdotiques, irréalisables ou non vérifiable (demander le plan de formation de l’entreprise) tandis que d’autres méritent un approfondissement (intégrer un critère de parité homme / femmes).

Cette approche interactive entre élus et techniciens a produit un partage des points de vue ou chacun a pu conserver sa place. Les élus ont apporté leurs ambitions pour le territoire et leurs connaissances et les agents quant à eux, leur compétences techniques au regard de la procédure et des enjeux du développement durable en Région.

* Les échanges ont concernés trois élus, la DAJ représentée par la responsable de la commande publique, la DGS représentée par la chargée de mission développement durable en charge de l’éco-responsabilité et de la clause d’insertion, la DGMTRE représenté par un chargé de mission prospective et évaluation et trois résidentes de la 27e Région.

Micro-voyage d’étude prestataires

Le mercredi après-midi a été l’occasion de partir en voyage avec 3 agents de la Région, enfin, plutôt en « micro-voyage » (dans Lyon) pour aller rencontrer deux prestataires… durables ?

L’objet de ce Micro-voyage d’étude chez des prestataires est de rencontrer et d’échanger, avec des prestataires de la Région, sur le développement durable, leurs engagements et leur vision de « l’achat durable d’une prestation intellectuelle. »


Notre petit groupe d’agents et de résidents est accueilli dans les locaux de l’entreprise du premier prestataire visité et la discussion sur le « développement durable et l’entreprise » commence autour d’un petit café/thé. Les prestataires nous expliquent ce pour quoi ils pensent être durables (bilan RSE, compensation carbone, politique d’emploi, types de contrats, nombre de stagiaires…), expriment leur souhait de voir les offres de la Région intégrer et valoriser leurs efforts et engagements dans les clauses des futurs marchés…

La suite de ces deux visites, riches en échanges se termine au café du coin pour un débriefing à chaud et un échange des impressions de chacun sur les visites et l’expérience en elle-même.

Une première ébauche de « rapport d’étonnement » est alors été réalisée sous la forme de commentaires et réactions donc voici quelques verbatims :

  •  » C’est intéressant de se déplacer ensemble chez les prestataires notamment pour les agents, qui comme nous à la DAJCP, ne les voyons jamais… ». 
  • Étant hors du cadre d’un marché  » les prestataires peuvent s’exprimer plus librement. On sort du jeu de rôle habituel… ». 
  • Enfin,  » rencontrer et connaître les prestataires de la Région, ça aide à construire de la confiance « . N’est-ce pas là une des bases de ce que devrait être un achat durable ?
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Résidence Achats durables en Rhône-Alpes // Semaine 3 – Mardi

LE WIKI-MARCHÉ

La matinée de cette deuxième journée de la semaine est dédiée au premier atelier d’expérimentation du Wiki-marché (un second atelier aura lieu le jeudi matin). Le Wiki-marché c’est quoi ? Il s’agit d’un espace de travail collaboratif permettant à plusieurs personnes de travailler ensemble à l’écriture d’un projet de marché, facilitant ainsi la collaboration transversale, inter-directions, inter-agents . Notre simulation a donc rassemblé plusieurs agents de la Région afin de tester « en live » la plateforme web créée pour l’occasion à l’adresse suivante :  http://wiki_marches.co-ment.com *

L’objectif de l’expérimentation est de tester l’outil, le mettre à l’épreuve, pour voir dans quelles mesures ce dernier peut être adapté ou non aux usages et besoins des services de la Région. Chaque agent se voit attribué un rôle qui va déterminer son accès et ses pouvoirs d’actions sur le site, on y trouve : le gestionnaire, l’éditeur, le commentateur, l’observateur et accessoirement le modérateur (rôle qui peut-être assuré par défaut par les gestionnaires et éditeurs). Environ 45 minutes sont attribuées à la co-écriture de commentaires/annotations et à la réédition du texte de travail par les différents « testeurs ».

La prise en main par les agents est assez rapide et la simplicité de l’interface est soulignée à de nombreuses reprises comme étant l’un des points forts de l’outil. L’outil au-delà de l’ajout de commentaires/annotations et l’édition du texte par plusieurs mains, crée de manière automatique, à chaque modification du contenu du texte, des versions datées et archivées. À tout moment il est possible de comparer les versions et de revenir à des versions antérieures, un outil très intéressant pour la Direction des Affaires Juridiques et de la Commande Publique comme le soulignera à plusieurs reprises les différents agents présents.

L’outil est donc rapidement approprié, mais fait aussi l’objet de débat quant à l’attribution des différents rôles, et de l’accès des textes en cours de rédaction (par tout le monde, accès anonyme en observateur, accès contrôlé et uniquement après identification du demandeur ? etc.). La dernière demi-heure de l’atelier est ainsi dédiée à une discussion ouverte sur l’outil en lui-même, ses avantages, limites, adaptations nécessaires, etc. Dans l’ensemble c’est avec un franc enthousiasme que l’outil est accueilli et déjà sont imaginées des applications autres que celle de la co-écriture des marchés, notamment celle des rapports à plusieurs plumes. À suivre…

* La plateforme wiki-marché est hébergé sur le logiciel open-source Co-ment développé par Sopinspace. Elle n’est pas accessible à tout le monde car elle est actuellement en cours d’utilisation par plusieurs agents de la Région

LA SALLE D’INSPIRATION OU SALLE DE CONTRIBUTION 

La salle d’inspiration, ou salle de contribution, est le cahier de tendances des politiques publiques régionales, incarné en un espace. Cet outil a été testé le mardi après-midi dans l’un des salons d’accueil, avec la participation de six agents issus de différentes directions.

Dans le cadre du projet de « Moteur à contribution », la salle d’inspiration est une pièce banalisée au Conseil Régional, dotée d’un dispositif d’exposition. En fonction des sujets issus des commandes politiques, elle s’habille tout au long de l’année de documentation, recherches, exemples, benchmark, ressources internes et externes. Pièce d’échange, de rencontre, de brainstorming, elle se veut ouverte, visitable, et coopérative.

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes // Semaine 3 – Lundi

Apéro-défi, une expérimentation grandeur nature pour lancer cette 3e et dernière semaine de résidence sur une note d’ouverture et de dynamisme.

Nous avons ouvert ce 1er octobre 2012 la 3e semaine et dernière semaine de résidence sur la question des achats durable en Région Rhône-Alpes par une expérimentation grandeur nature. Issu du travail d’analyse et de co-conception mené avec les agents de la Région pendant les 2 premières semaines, l’Apéro-défi est un événement qui s’est déroulé au sein du siège de Région et dont le but est de croiser des regards et des expériences autour d’un sujet mis à l’agenda en lien avec une nouvelle politique, un grand projet, ou une stratégie régionale. Autour de ce défi, l’enjeu pour nous était d’apporter des regards croisés et d’ouvrir des perspectives, le tout dans une démarche de développement durable.

Pour cette première édition expérimentale, l’Apéro-défi a rencontré un vif succès : 10 intervenant internes et externes à la Région avaient répondu positivement à notre invitation et sont venus présenter devant une petite assemblée d’agents de la Région 10 projets en cours ou achevés autour du défi suivant : « Éco-citoyenneté & jeunesse en région Rhône-Alpes, vers de nouveaux services… ».

Nous avions proposé à chaque intervenant un cadre identique de présentation : un diaporama en 6 slides présentant en 6 minutes (pas une de plus) un projet, son contexte, ses acteurs, ses outils et méthodes complété d’un retour d’expérience sur les réussites et les difficultés rencontrées. En parallèle des présentations, les participants étaient invité à faire passer à notre tweeteur du jour leurs questions et remarques, qui ont été misent en ligne sur Tweeter en live.

L’ensemble de la session a été animé avec enthousiasme, pertinence et bonne humeur par notre résidente « chef de choeur », ce qui a donné à cette 1e édition une tonalité particulièrement positive !

Nos 10 intervenants ce sont pris au jeu et ce 1er apéro-défi a été une expérience que les participants ont qualifiée dans le document d’évaluation qu’ils ont remplis à l’issue de l’événement d’enrichissante, stimulante, innovante, intéressante, dynamique et souriante !! Tous nous ont dit avoir découvert de nouveaux projets et le format a majoritatairement été approuvé (plusieurs participants ont juste regretté le manque de temps pour une question/réponse après chaque présentation).

Plusieurs thèmes ont déjà été proposés pour une prochaine édition, reste à prendre le relais…

Nous accueillons l’après midi un groupe de réflexion autour du projet de dématérialisation des processus, ici celui de l’achat public, le « e-dossier prestataires ».

Comment le projet de dématérialisation est une opportunité de refonte des dossier de réponse aux appels d’offres ? Comment investir le champs du développement durable et laisser une plus grande part d’expression au prestataire ? Cette question a été déclinée sur deux groupes :

– Le premier groupe s’est concentré sur ce que  la Région peut demander à ses prestataires, pour évaluer et faire évoluer leurs démarches environnementales, sociales (en insistant toujours sur le devoir d’exemplarité de la Région sur ces questions)

– Le second groupe, qui accueillait une graphiste membre d’un collectif pluri-disciplinaire lyonnais, s’est penché sur les démarches (environnement, organisation de la structure, gouvernance, responsabilités sociales, etc.)  que les prestataires pourraient valoriser dans cette version rénovée du dossier d’appel d’offre.

Dans chaque groupe, les participants ont imaginé des proposition de nouveaux critères et modes de notation, ou de nouvelles manières d’encourager et de valoriser les démarches de tous les types de prestataires. Ces propositions ont ensuite été positionnées sur un questionnaire, qui visait à préciser la nature de la proposition : clause, critère ou forme libre, poids dans la notation, confidentialité, demande à tous les prestataires, etc.

Chaque groupe a présenté ses propositions, avant de poursuivre le débat sur la question de l’évaluation des marchés achevés. Peut-on imaginer de mettre en ligne et de partager les évaluations, pour favoriser l’échange et le retour d’expérience entre agents ? Quelles limites à ce nouvel outil ?

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes // présentation en Commission finances

Le 27 septembre 2012, l’équipe de résidents était invitée à venir présenter le travail en cours de la résidence en Région Rhône-Alpes sur la question des Achats Durables.

À l’issue de la commission portant sur des questions budgétaires, nous* avons présenté aux élus régionaux et représentants des services présents la méthodologie des résidences, les apprentissages des 1ère et 2ème semaine de résidence, l’analyse en cours ainsi que, dans les grandes lignes, les projets en cours d’expérimentation.

Les retours donnés par nos interlocuteurs ont été particulièrement encourageants. Les élus qui se sont exprimés ont relevé l’intérêt d’une démarche telle que celle de la 27e Région au travers des résidences. L’un des intervenants a relevé que derrière les termes de « design de service » qui pourraient laisser penser que nos méthodologies ne s’attaqueraient qu’à la « surface », nous étions bien rentré dans ce sujet complexe qu’est celui de l’achat en Région, qui plus est durable, et que les résultats présentés avaient de l’intérêt, qu’ils méritaient d’être approfondis.

Le développement des projets issus des 2 premières semaines de résidence étant toujours en cours, le débat n’a pas porté en tant que tel sur les pistes d’évolution mais on peut dire que les élus de la Commission nous ont fait part de leur soutien pour la poursuite de l’expérimentation et sont en attente de retours à l’issue de la 3e semaine de résidence à venir.

* (Flore Berlingen de la 27e Région et Adèle Seyrig, designer résidente)

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 4

Comme durant la première semaine, le jeudi est le jour de présentation du travail mené les jours précédents au plus grand nombre, dans notre carrefour favori : la cafétaria, attenante au restaurant.

Nous avons installé quatre ateliers différents : les trois premiers reprennent le travail mené durant l’atelier prestataire, l’exercice de prospective 2040, et la réflexion autour du guide.

Le dernier atelier dévoile les cinq pistes de projets imaginés avec les agents des différentes directions et les prestataires rencontrés mercredi :

  • « L’appel créatif à propositions », c’est à dire une enveloppe particulière permettant aux prestataires de formuler des propositions innovantes à partir des différentes politiques publiques,
  • Le label « Prestataire Durable », qui permettrait à la Région d’accompagner les acteurs économiques régionaux volontaires dans leur évolution vers un fonctionnement durable et responsable,
  • Le « Wiki-marchés », une plateforme de pré-publication des appels d’offres permettant d’engager la discussion avec l’ensemble des prestataires sur les marchés avant la publication, et d’éviter les marchés infructueux,
  • Le « Forum de prestataires », des évènements mensuels thématiques organisés par la Région pour promouvoir les démarches durables et provoquer des rencontres entre les prestataires,
  • Le « Dossier d’identité Numérique des Prestataires », un outil qui centraliserait l’ensemble des informations propres aux prestataires.

Les différentes pistes de projets sont discutées avec les participants, qui soumettent objections et idées, et proposent leur soutien au développement de telle ou telle piste. Ces projets seront encore approfondis avant la troisième semaine de résidence, afin de proposer des niveaux de maquettage ou de visualisation permettant le débat, et la ré-appropriation par la Région.

Cette rencontre est aussi l’occasion de rencontrer des élus de tous bords, venus assister aux commissions. L’échange est très riche, et confirme notre souhait de confronter la vision de l’achat durable et les projets qui en découlent aux élus, durant la troisième semaine.

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 3

Au cours la première semaine de Résidence, nous avions réalisé une cartographie de la procédure d’achat. Ce temps d’atelier avait donné l’occasion aux agents participants de nous expliquer les phases successives conduisant à l’achat et de nous informer sur les clauses ou critères de développement durable mobilisés pour la rédaction d’un appel d’offre. Aujourd’hui, la procédure d’achat relative à des prestations intellectuelles intègre principalement l’insertion de clauses environnementales : des réponses produites en format dématérialisé ou en papier recyclé recto-verso, un engagement des futurs prestataires à privilégier les transports en commun pendant la durée du marché.

Comment aller plus loin ? Comment s’assurer que les prestataires sélectionnés sont eux-mêmes porteurs des valeurs de développement durable prônées par la Région Rhône-Alpes ? Comment leur demander des garanties de « comportement responsable » inspirées de la notion de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) sans pour autant risquer de rendre le marché infructueux ? Est-ce de l’ingérence que d’interroger la gestion des « ressources humaines » d’un prestataire privé ? Comment privilégier une approche partenariale inspirant confiance ?

Pour répondre à ces questions, nous nous sommes tournés vers les prestataires eux-mêmes. Accompagnés de 3 agents de la Région (acheteur et juristes) nous avons reçu 10 personnes : chefs d’entreprises en TPE ou PME, consultants au sein de grands groupes, membres de SCOP, consultants en junior entreprise. Ce panel varié visait à être le plus représentatif des « appelables » sur un appel d’offre régional.

Pour démarrer l’atelier et se mettre les idées au clair, les participants ont été invités à se présenter à Marie notre reporter camera(wo)man. Ils nous ont raconté une pratique/posture exemplaire et une autre pratique qu’ils ne considèrent pas comme durable et qu’ils souhaiteraient améliorer. L’un va nous raconter que son entreprise compense la production carbone de l’ensemble de ses déplacements, l’autre nous dira que la vie privée de ses collaborateurs est très impactée par la charge de travail de l’entreprise, etc.

Parallèlement, deux questions ouvertes sont posées aux participants :
Qu’est-ce qu’une Région exemplaire doit assurer pour la passation d’un marché?
Qu’est-ce qu’un prestataire durable ?

Dans un second temps, nous invitons les prestataires à travailler en 2 groupes sur la base d’un story telling mettant en scène les diverses propositions de projets recueillies en semaine 1 et en ce début de deuxième semaine.

Ils doivent se positionner sur de nouvelles procédures potentielles dans la passation des marchés : le dossier numérique des prestataires qui devient le dossier administratif unique pour toutes les réponses à appels d’offres vers la Région, le tour des prestataires qui permet à la Région de venir visiter leur candidat et mieux connaître ses conditions de travail, un forum des prestataires organisé par la Région et visant à créer des contacts entre des entreprises complémentaires sur un sujet mais qui se méconnaissent, etc.

C’est autour d’un repas que nous abordons ensuite d’autres questions de fond comme la formulation des marchés parfois insuffisamment précise pour jauger le temps de travail associé, le temps considérable et non rémunéré pour composer les réponses, mais aussi l’impossibilité de faire valoir des particularités liées à la politique interne de développement durable et non valorisables parce qu’elles ne répondent pas exactement aux clauses invoquées dans le marché.

Ce temps sympathique vient clore la matinée et nous permet d’évacuer un certain nombre d’aprioris ou de « fausses bonnes idées » comme par exemple le paiement de l’intégralité des prestations à l’avance.

Nous orientons les propositions de projets concernant le volet prestataires vers une collaboration empreinte de confiance entre la Région et ses partenaires. Il nous semble aussi important de faciliter les démarches administratives requises au sein des appels d’offres car celles-ci sont souvent des obstacles à la réponse de petites structures portant de bonnes idées. La mise en lien des « appelables » est aussi une initiative porteuse de nouvelles collaborations fructueuses.

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 2

Après l’état des lieux effectué en 1ère semaine de résidence, l’objectif de l’équipe pour cette deuxième semaine est de poursuivre l’analyse des procédures et pratiques existantes et de commencer à affiner les propositions recueillies et imaginées au gré des nombreux échanges avec les agents de la Région.

ATELIER MATIN / Vers un guide de l’achat durable

Avec quelques membres du groupe de travail « Commande publique durable », la matinée est consacrée à préciser les objectifs et la forme possible d’un guide de l’achat durable en Région Rhône-Alpes.

Dans un premier temps, les participants, répartis en deux groupes, répondent à une série de questions : à qui s’adresse le guide ? Quel type d’informations contient-il ? Que devient le groupe Commande publique durable une fois le guide finalisé ? etc.

Lorsque chaque groupe expose le fruit de ses débats, ce sont les mêmes mots qui sont utilisés pour décrire la démarche didactique du guide, qui proposera des pistes, des questionnements, plutôt que des réponses toutes faites. Les avis diffèrent un peu plus en ce qui concerne les futurs utilisateurs du guide : si celui-ci sera conçu en priorité pour les acheteurs de la région, les groupes envisagent aussi que des élus, des prestataires, des collègues d’autres collectivités, des citoyens s’en emparent. Plusieurs versions sont donc envisagées.

Quelle forme prendra le guide de l’achat publique durable ? 

Dans cette deuxième partie d’atelier visant à rassembler des idées concernant la diffusion du guide, les participants sont invités à se projeter dans tous les formats imaginables, à l’exception du classique rapport : « et si le guide de l’achat durable était… une pièce de théâtre, un personnage, un super-héros, une série télé, un jeux de société ou encore voyage…? » Ces projections plus ou moins réalistes forcent à envisager des moyens de transmission des idées, des médias différents du texte.

Reste une question : de quelle manière traiter toutes les informations recueillies de telle sorte que le groupe commande publique durable puisse s’en emparer ? C’est tout l’enjeu de la concrétisation et mise en oeuvre des productions de la résidence qui émerge.

ATELIER APRÈS-MIDI / Approfondir la vision de l’achat « ouvert »

Pendant l’après-midi, une partie de l’équipe prépare les travaux du lendemain, qui se dérouleront avec le concours d’une dizaine de prestataires invités à enrichir et adapter les propositions élaborées et affinées avec les agents.

Ce sont justement sur ces propositions que planche le reste de l’équipe, avec un petit groupe d’agents. Pour chaque vision, amélioration envisagées, plusieurs conditions de réalisation sont identifiées. Les débats sont vifs, car certaines propositions paraissent irréalistes aux participants. Le groupe cherche alors à définir les étapes intermédiaires, et parfois les évolutions nécessaires à leur mise en oeuvre (d’un point de vue juridique, politique et organisationnel).

À la fin du processus, l’Achat-ouvert devient l’Appel créatif à propositions. Il s’agit de mettre en place un dispositif à travers lequel la Région invite tout un chacun (associations, entreprises, citoyens, collectifs etc.) à proposer un projet, une idée innovante qui répondent à la seule formulation d’une ambition politique, d’un objectif politique et délimité par un budget global défini.  De multiples évolutions sont nécessaires pour mettre en place un tel dispositif mais finalement rien d’insurmontable…