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Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

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Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Fabrique des Politiques Régionales

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

TransfoPdL-Prototypage

Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

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De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jour 5 : exposition

Au terme de ces trois jours, pour mettre en perspective la réflexion menée sur ces ateliers, nous décidons d’exposer toutes ces recherches et leurs synthèses.
C’est un moment important pour retracer d’un coup d’œil le continuum de la semaine et prendre du recul sur ce qui à été réalisé, parfois avec étonnement!

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Six modes opératoires se dégagent pour cette fonction innovation :

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1. Réussir la commande politique : « le démarreur bienveillant »
Pour permettre aux élus d’affiner leur commande politique et de réinterroger leurs problématiques, un temps court d’échanges bienveillant leur serait proposé au cours duquel ils pourraient échanger avec des agents et peut être des ressources extérieures. En créant cet espace neutre, les participants ont pour unique objectif que la commande politique soit affinée afin de lancer un dynamique initiale de projet plus efficace, autant dans sa finalité que dans sa mise en œuvre.

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2. Explorer les usages : « l’explorateur des usages »
Pour mettre en œuvre une politique publique déterminée, quoi de plus éclairant que l’étude des usages des futurs bénéficiaires en se basant sur des méthodologies innovantes issues de l’ethnographique ou du design ? En impliquant les agents en charge à cet exercice, l’objectif est de permettre une meilleure appropriation des problématiques et de faciliter ensuite leur déclinaison opérationnelle.

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3. Répartir les rôles : « la fabrique des mandats »
La fonction innovation pourrait être sollicitée pour requestionner le management du projet, et accompagner la définition des mandats et des moyens de chaque partie prenante. Cette intervention permettrait de définir les différents rôles à tenir, et d’assurer leur implication tout comme leur soutien.

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4. Produire des prototypes : « l’atelier des prototypes »
Pour associer dès le début du projet les directions opérationnelles et fonctionnelles, la formalisation d’un temps de travail questionnant les formes finales du projet peut être nécessaire. Grâce aux méthodes du prototypage, l’objectif est de construire un langage commun pour travailler en collaboration.

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5. Évaluer autrement : « le Retour en Réalité (RER) »
Se réapproprier en interne des services des moyens d’évaluation réguliers des actions menées paraît pertinent pour ajuster toujours au mieux le service à l’usager. C’est pour répondre à cet objectif qu’il pourrait être proposé la mise en place de méthodes d’évaluation innovantes, basée sur le recueil de données qualitatives, et interrogeant autant les pratiques des bénéficiaires que celles des services internes de la région.

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6. Documenter : « le capitaliseur »
L’activité des différents services du Conseil régional produit une source intarissable et précieuse de savoir faire. Il s’agit d’envisager comment ils pourraient être mieux valoriser et utiliser de façon transversale. La fonction innovation aurait donc pour mission de faciliter l’appropriation de ces ressources, en jouant sur le partage de pair à pair, sous une forme incitative et conviviale.

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Il s’agira pour la suite de mettre en chantier et prototyper ces modes opératoires et de les tester in situ ensuite.

Dans un même temps, tout au long de la semaine, nous avons récoltés et sélectionnés des « paroles dites » sous forme de verbatim que nous avons mis en page et exposé sur de grands panneaux. Ces « murs de pensées » permet, plus encore pour ceux qui n’ont pu assistés à la semaine, de donner à voir les réactions, les émotions et les découvertes des participants, pour mieux questionner la mise en place de cette fonction innovation.

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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jours 2,3,4 : atelier !

Après une journée de démarrage consacrée au nécessaire résumé des épisodes précédents, nous nous sommes retrouvés ce mardi matin à l’Hôtel de Région, prêts à entamer le travail « vers un  prototype de la fonction innovation ». Première tâche, et premier atelier : à partir des expérimentations réalisées dans les semaines précédentes, mais aussi à partir de l’expertise des agents en matière de « fabrication » des politiques publiques, nous nous proposons de dessiner les cheminements pris par la construction des politiques publiques. Nous nous répartissons en 3 groupes. Deux s’appuient sur des exemples vécus précis correspondant aux directions des participants (prospective participative et politique culturelle co-produite) tandis que le troisième groupe prend comme point de départ l’ensemble des expériences des participants. Dans tous les cas, les questions sont les mêmes : quelles actions, quels acteurs, avec quels moyens et pour quels livrables ? Nous abordons ces questions une par une, les anticipons, y revenons et construisons rapidement plusieurs schémas basés sur un même axe temporel.

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Mais surtout, pour chaque « cartel », nous nous demandons quelle « importance » il a dans le processus de conception et de mise en œuvre d’une politique publique de la Région. Dans chaque groupe, les discussions sur ce qui fait critère d’importance en la matière apporte une profondeur supplémentaire à la prise de recul que nous entamons. Ces discussions nous permettent déjà, ce mardi, d’identifier les points d’appuis que nous pourrons utiliser pour la suite de nos ateliers. Tard dans la nuit, voilà où nous en sommes (cliquez sur l’image pour accéder au fichier pdf) :

Représentation Construction de politique publique v0.1

Nous continuons nos travaux dès mercredi matin, sur la base de cette analyse de la synthèse réalisée par l’équipe dans l’intervalle. En re-travaillant cette forme-support en sous-groupes, nous affinons les intuitions de la veille et identifions des zones clés, des vides, des noeuds, des points d’acupuncture en quelque sorte, sur lesquels pourraient porter les efforts et les propositions de la future fonction innovation. Parmi ces points identifiés : le passage de la commande et son lot d’incompréhension, le temps de l’évaluation, l’identification des rôles de chacun dans un groupe projet…

Schéma construction des politiques retravaillé

Une fois mise en forme par l’équipe avant le dernier atelier, nous obtiendrons cette deuxième forme-support (là aussi, cliquez sur l’image pour voir en grand).

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD1

Lors de la clôture de l’atelier du mercredi, des propositions de réponses, concrètes, à ces problématiques, émergent peu à peu. Et c’est ainsi assez simplement que l’équipe travaillera tout ce matériau dans l’après-midi, non seulement pour produire les deux dernières schémas de synthèse mais aussi pour entamer des maquettes de 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Représentation Construction de politique publique v0.3-LD2

A l’issue du travail du mercredi, nous imaginons en effet qu’elle ne deviendra pas un seul bloc opérationnel mais bel et bien une sorte de boîte à outils élaborée, ou plutôt une boîte à processus, à modes d’action, à laquelle les agents pourront faire appel indépendamment à différents moments de la vie de leur programme :

  • au moment de l’émergence de la commande politique, « le démarreur bienveillant »
  • en amont de l’ingénierie de projet proprement dite, « l’exploration des usages » pour connaître le contexte des usages, mais aussi « la fabrique de mandats » pour mettre sur pied une équipe opérationnelle et « l’atelier des prototypes » afin de disposer d’un objet-prototype à interroger avant même de lancer la machine ;
  • au fil de la vie du projet, une forme d’évaluation intelligente, le dispositif de « mise en réalité » ;
  • et à la fin, mais aussi tout au long de la vie du projet, un travail de veille et de documentation « utile » à la vie du projet : « le capitaliseur ».

Et pour préciser ces propositions, dans la lancée de la semaine (et de l’année passée !), l’équipe soumet lors du dernier atelier du jeudi, quelques « dessins à réaction » aux agents participants, élaborés à partir des nuages de mots récoltés sur chaque mode opératoire la veille. Ces dessins, entre recherches formelles et reprises graphiques des questionnements, poussent le groupe vers la concrétisation. En replaçant ces idées parfois décalées dans leur réalité de travail, les sous-groupes enrichissent, précisent et contre-disent les premières maquettes… en vue de la présentation de l’exposition du lendemain !

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atelier-jeudi-mode-action2Voilà comment une semaine passe en un clin d’oeil ! Plus justement, voilà comment une année passe en un clin d’oeil ! En effet, régulièrement dans la semaine, nous avons récoltés des avis très positifs comme quoi cette semaine particulière serait sans doute la plus intéressante de toute cette Transfo jusqu’alors. Or nous savons les étapes qu’il a fallu franchir pour arriver à celle-ci et nous avons pu, tout au long des réflexions et productions de la semaine, mesurer (si nous en doutions !) à quel point ces trois jours étaient intimement liés à tout le parcours réalisé jusqu’ici. Nous le rappelons donc dès que l’occasion nous est donnée et nous ravissons d’avoir eu le temps nécessaire pour en arriver là !

Semaine 3, jour 2 : idées et prototypes !

Ce matin, nous avons commencé par pointer les points forts du dispositif. Il semble que la Base de données (BDD) soit un réel levier d’amélioration.

Schéma du parcours-usager du lycéen

Après une présentation finalisée de la cartographie du dispositif réalisée tard dans la soirée d’hier par Denis, Asma et Florence, trois groupes de travail se forment autour de trois problématiques :

C’est quoi Lycéo, comment je m’informe ?, Que faire de mes 20€ ?, J’ai un problème, qui répond à mes questions ?

La pause déjeuner nous permet de faire un point sur la méthode employée jusqu’alors. Nous nous interrogeons sur les conditions d’une implication plus forte des agents de la Région dans le programme Transfo lors des Résidences. Faut il les exporter ?, Faut il les sanctuariser pour obtenir une implication plus marquée ? Nous tombons d’accord pour dire que ces temps représentent a priori une respiration pour les agents. En tant que tel, il faut obtenir du politique comme de l’administration un cadre déchargeant les agents de leur responsabilité sur l’avancée des dossiers qu’ils gèrent ?

La reprise se fait avec trois quarts d’heure de retard soulignant ce que nous nous disions plus tôt. Les agents sont repassés par leur bureau pour effectuer des tâches apparemment urgentes. Nous ne sommes pas découragés, au contraire.

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Ce temps nous a quand même permis d’ajuster la commande pour le travail que nous devons produire immédiatement après. 4 groupes de travail pour élaborer 4 prototypes qui seront testés demain avec des jeunes usagers et des partenaires du dispositif. Il ressort :

  • Le kit du parfait référent,
  • Un étui pour carte, support d’information du dispositif,
  • Un nouveau mode d’emploi revu et corrigé par des jeunes usagers,
  • Une page Facebook afin de permettre à de jeunes ambassadeurs de proposer le référencement de structures ou d’évènements culturels.

Le dernier point n’est pas une mince affaire. Flore, de la 27° Région, nous a obtenu des accès internet mais aussi des autorisations pour les réseaux sociaux, interdits à l’ensemble des agents de la collectivité.

expo en chantier

Les prototypes ne sont pas tout à fait finis. Pas le temps de les terminer, il est l’heure de l’exposition « en chantier ». En à peine un quart d’heure, l’espace est réaménagé. Les travaux sont exposés, des photos tirées en urgence par l’imprimerie pour venir illustrer les différents temps venus ponctuer ces deux premiers jours et il y a même un buffet.

Champagne ! Non, cidre. Il paraît qu’on n’a pas les moyens du dév éco. Ce n’est pas grave, on prend quand même. C’est un temps aussi qui permet de rencontrer de nouveaux agents, le Directeur général et des élus.

Nous apprenons que la Résidence fait parler dans la collectivité et suscite de l’intérêt chez les participants. Ca aussi on prend.

Pour terminer, Yann, Chef de cabinet et résident, vient nous annoncer la venue d’une élue demain lors de la journée d’immersion. Nous tombons spontanément d’accord pour qu’elle suive le groupe qui va à St Dizier. Nous sommes déjà 5. Qu’à cela ne tienne, cinq minutes après nous avons un second véhicule emprunté au pool du cabinet. Merci Yann.

J’arrête là. Demain, on vous expose les résultats du crash-test. Suspense…

Territoires en Résidences : mode d’emploi

Nous éditons un document décrivant les méthodes qui vont être utilisées durant les expérimentations que nous mettons en place dans le cadre de l’opération « Territoires en Résidences » (voir tous les billets précédents sur ce sujet). Toutes les étapes, le type de méthode mobilisée, les productions qui en sortiront sont décrites dans ce document à consulter ou télécharger ici. En voici quelques extraits :

Des méthodes créatives qui mobilisent des interviews, l’organisation de remue-méninges, mais aussi production de scénarios, de schémas, travail sur des planches d’ambiance, tenue d’un blog de l’expérimentation, organisation de présentations publiques…

… pour aboutir à des solutions développables, des scénarios prospectifs, des enseignements d’ordre méthodologique, stratégique et politique, des diagnostics, des maquettes, du matériel d’exposition, une publication…

De nouveaux résidents pour la 27e région

Nous cherchions des résidents pour participer à nos « territoires en résidence » … Nous les avons trouvés. Une quinzaine de militants associatifs, étudiants en design, consultants, chercheurs ont répondu à notre invitation et se sont réunis dans les locaux de l’ARF, le 14 janvier. Stéphane Vincent et Romain Thévenet ont d’abord présenté le rôle de « laboratoire des politiques publiques » de l’association, et son projet phare,
les territoires en résidence, et ses ambitions : une quinzaine de projets dans les deux années à venir. Puis, François Jégou, designer associé à l’équipe de la 27e Région, a expliqué le « mode d’emploi » des « territoires en résidence ». Une méthode en cours d’élaboration. Trois semaines d’immersion dans un territoire, entrecoupée par des respirations de quinze jours. La première semaine est consacrée à « identifier un problème soluble dans les temps imparti ». Puis, après discussion avec des experts, la seconde semaine est consacrée à une « co-élaboration d’une réponse, avec les acteurs locaux, où les designer a un rôle de facilitateur », et enfin, la troisième à une communication sur les résultat, là aussi élaborée avec les acteurs concernés.

Trois mois, c’est court ! Pour la plupart, les participants ont réagi avec enthousiasme, et sont partants pour participer à des résidences ou pour proposer des lieux. Certains ont reconnu une proximité avec leurs propres projets, comme Jean Sébastien Poncet, pour Pomme Z, un collectif d’artistes, et Ninon Bardet, du collectif ville campagne. De fait, tous ont déjà commencé à apporter leur contribution, par leurs réflexions, lors du débat animé qui a succédé aux explications de François Jégou. Sur la durée de la résidence, par exemple, Olivier Auber, fondateur d’un laboratoire culturel, A+H, est habitué à des projets qui vont de deux à cinq ans ! L’occasion de recadrer l’objet de la « résidence ». Non pas assistance à maitrise d’ouvrage, mais proposition d’idées créatives. Il s’agit de « poser un élément modeste, mais qui va gêner, pour que le lieu ne puisse pas continuer à fonctionner comme avant » analyse François Jégou. Autre sujet longuement débattu : la nécessité de « documenter » la résidence, tout à la fois parce que l’enjeu d’une résidence réside autant dans la démarche que dans ses résultats, et aussi parce qu’il s’agit de constituer une boite à outil, qui permette de reproduire et d’adapter les résidences. Quant à la manière dont les résidents abordent le territoire « il ne faut pas arriver avec un regard critique » propose Serge Pouts-Lajus, pour Education et Territoires.

Délivrables des Territoires en résidence, relations avec les décideurs locaux, rôles des experts… la rencontre s’est close bien au delà de l’heure prévue, et augure des collaborations fructueuses.

Etaient présents :

Nous rencontrons d’autres participants potentiels dans les prochains jours : Le collectif bordelais Le bruit du frigo (Gaby Farage), Interaction Design Sight & Lab (Nicolas Gaudron), le collectif d’architectes Didattica (Léa Longeot), l’école de Design de Nantes Atlantique (Frédéric Degouzon), l’école de design Strat Collège (Olivier Beune), Sarah Eimmerich, conseillère à l’innovation à la Mairie de Paris, etc.