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Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.2 / Stratégie de visibilité & Diffusion des pratiques de l’équipe innovation

 

Nous sommes bien dans la dernière ligne droite du programme de la Transfo, mais aussi du lancement officiel de la fonction innovation en interne de la Région. C’est pourquoi nous avons pris l’optique de consacrer deux jours de résidence en décembre à poursuivre notre travail en petit comité pour affiner la stratégie de visibilité et de diffusion des pratiques de l’équipe innovation au sein du Conseil Régional.

Si le travail de fonds sur des sujets spécifiques comme le bureau du futur ou Hub PME sont en eux même d’excellents medium de communication, il se pose la question de la diffusion à une échelle plus large des pratiques de l’équipe et de la démarche engagée.
C’est donc sur ce thème que nous nous retrouvons le mardi 10 décembre au matin.
Grâce à un brainstorming permettant d’identifier l’ensemble des modalités de communication souhaitables, nous arrivons à dégager les actions centrales à réaliser :
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Le temps collectif suivant invite à reposer des mots sur la finalité de la démarche de l’équipe innovation.
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Et c’est à partir de ces grandes briques que nous nous répartissons les enjeux pour les 2 séquences de travail suivantes.
> Les designers se concentrent sur la poursuite du Book de l’équipe innovation qui présentera la démarche générale, les sujets déjà traités, les modes opératoires de façon générale et l’organigramme. Pour nourrir la page sur la présentation de l’équipe, un petit groupe d’agents et de résidents digèrent les finalités dégagées le matin et propose une version rédigée télégraphique, en s’inspirant des items pris sur le site internet du Mind Lab pour donner à comprendre la démarche globale.

> Dans un autre coin de la salle, les agents disponibles et l’autre moitié de l’équipe de résidents se donnent comme mission de mieux caractériser les temps de rencontre physiques envisagés en début d’année 2014.
Nous prenons d’abord le temps de définir l’événement de clôtement/lanceture prévu fin janvier.  Il nous paraît important, pour embarquer de futurs « ambassadeurs » en interne de la région, de leur faire vivre une expérience concrète, pratique. La notion de clôture du programme de la Transfo ne sera abordé qu’au travers d’une exposition permanente pendant les 3 jours, et du pot prévu le vendredi midi. Tous les autres temps seront consacrés à la réalisation d’une mini immersion sur le sujet de la proximité de la Région avec ses usagers. Finalement, cette forme ressemble fortement à la première semaine de Campus : la boucle est bouclée!
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Le mercredi après midi, nous reprenons avec les agents disponibles les autres temps de rencontre
envisagés. Nous choisissons d’en approfondir certains pour leur donner un début de forme et de contenu. Ces éléments serviront de base à l’équipe innovation pour aller plus loin.
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Nous avons également pu prendre un moment spécifique pour échanger sur la constitution et l’animation d’une Communauté de pratique. Mickael Poiroux, de la Mission Val de Loire, très présent durant le programme de la Transfo a partagé son envie de poursuivre ses rapprochements entre praticiens de l’innovation du service public.
Cela pourrait passer par de la diffusion des pratiques via un site internet disposant d’un annuaire, de présentations d’initiatives et d’un calendrier commun…, mais aussi par des temps d’échange de pratiques et des barcamp, ou encore des formations dédiées.
La question du portage de l’animation est ouverte : est ce à la région, à l’équipe innovation, à la PRI de porter cette démarche ? Toujours est il que cette réflexion de moyen terme doit être considérée dès maintenant pour permettre une aggradation collective des pratiques en cours de mise en œuvre!

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.1 / Test de la Fabrique des Mandats

MARDI

C’est dans un format réduit que l’équipe Transfo aborde ces 3 jours de présence : en effet, depuis quelques « semaines », et pour assurer un passage de relai en douceur, nous venons moins longtemps et moins nombreux, mais plus souvent. Cette fois ce sont Clément et Shah-Dia qui passeront 3 journées en appui de l’équipe innovation pour le dernier test des modes opératoires : la « Fabrique des mandats »

Et surtout, notre présence se fait de plus en plus discrète : ainsi, la majeure partie de la préparation des 2 ateliers qui auront lieu cette semaine a été assurée par les membres de l’équipe innovation (principalement Antoine Foucault et  Carole Bodenan), mais leur réalisation et leur animation va également être entre leurs mains. Les résidents prennent donc peu à peu la posture d’observateurs bienveillants, toujours prêts à prêter main forte si le besoin en est exprimé. Bref, le « départ » sur la pointe des pieds est en route….

Concrètement, le test de la Fabrique des mandats se déroulera en deux séquences de travail  (mardi après-midi et jeudi matin) avec des d’agents invités et ciblés en fonction du sujet choisi pour l’occasion : « le bureau du futur ». (Très) Vaste sujet et sujet à enjeux pour les dirigeants de la collectivité, on attend donc beaucoup de ces ateliers. Sans côté qu’il touche de près tous les agents du CR. Et après le vif succès du travail réalisé sur le Hub PME par l’équipe innovation (lors du test de l’atelier des prototypes) et l’accueil favorable des « démarreurs bienveillants » avec les élus, tous les regards semblent tournées sur l’équipe innovation !

Notre séance de démarrage de ce mardi matin nous permet donc, à 4, de peaufiner l’atelier n°1, crucial à la fois pour faire comprendre et rassurer sur l’invitation à ce travail, et essentiel sur l’abord de ce sujet « paquebot » !

Bonne surprise en tous cas à 14h : ce sont 15 agents de 12 directions qui ont répondu favorablement à l’invitation. Seuls 2 ou 3 personnes n’ont peu se trouver au rdv (mais viendront le jeudi). Premier succès, pas négligeable, pour l’équipe innovation.

Le travail commence par une explication du contexte (la Transfo, l’équipe innovation et les modes opératoires) puis de ce qui est proposé ici : une Fabrique des mandats, sur le « bureau du futur » ! Oui, il est nécessaire d’éclairer un peu les lanternes ! En particulier sur l’origine de ce sujet et sa « composition » à ce jour. Essentiel aussi d’expliquer que nous sommes ici pour réfléchir tous azimuts et que finalement rien n’est figé, nécessaire enfin de faire comprendre les agents qui sont là ont été invités : experts certes, mais aussi pressentis comme ayant un intérêt pour ce type de réflexion et pouvant peut-être, à terme, faire partie des membres de l’équipe projet qui sera ébauchés à l’issue du travail. Car bien sûr, c’est toujours le plus complexe à comprendre dans ces histoires de tests de modes opératoires : l’objectif de ces séquences n’est pas de travailler sur le sujet mais bel et bien de se demander quelle équipe projet pourrait le porter au mieux, avec quels mandats, quels métiers, et quelle validation politique.

Mais nous n’arriverons là que jeudi, car naturellement il faut un minimum d’imprégnation et d’espace de questionnement du sujet, de cadrage et de décadrage surtout, avant d’en arriver là. C’est ainsi que les brillants animateurs des l’équipe innovation entraînent les 15 participants dans une premières séquence d’atelier : connaissez-vous, ici ou ailleurs, des pratiques innovantes ou émergentes qui pour vous participent de l’idée du « bureau du futur » ? Et selon vous, pourquoi (quelles  , moteurs, raisons) poussent des utilisateurs à inventer/adapter ces nouveaux usages ?
Travail intense et échanges vifs, restitution riche et discussion plénière. Nous arrivons ainsi déjà au bout de notre premier atelier, non sans avoir évoquer :
⁃    l’ensemble des écueils, risques, menaces et contraintes qui entourent ces opportunités et qui peuvent, si l’on n’y prend pas garde, les tuer dans l’œuf voire entraîner des dérives d’un bureau du futur façon « Brazil ».

⁃    l’existence, à la Région, d’autres chantiers touchant aux thématiques du travail demain (et aujourd’hui) qui recouperont certainement les champs abordés par cette exploration des usagers du bureau du futur.
En tous cas, nous repartons avec beaucoup de matériau quand à ces champs d’exploration possibles : le « bureau du futur » est bien vaste, mais nous en avons un peu éclairé les contours.

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MERCREDI

Maintenant que le matériau a été récolté, se pose toujours la question de : et maintenant, comment on fait pour l’atelier n°2 ? Phase de travail intense et assez stressante que jusqu’ici les résidents n’ont que peu eu l’occasion de partager avec l’équipe innovation : en effet, même si nos complices prennent peu à peu la main sur les travaux, l’occasion de se retrouver « entre deux ateliers » n’avait pas encore surgi (à chaque test, il y avait 1 test + 1 débrief, mais pas de test en 2 temps).

Notre matinée de mercredi a donc été tout à la fois un temps d’équipe intense et production mais également un véritable temps de transmission de savoir-faire et de techniques, bien caché dans ce faire ensemble. Qu’avons-nous récolté hier ? Est-ce suffisant ? Est-ce qu’on peut en faire quelque chose ? Quoi ? Est-ce complet ? Et dans l’atelier suivant, on veut arriver où ? Alors on fait comment entre ces deux bouts-là ? Autant de questions qu’on pu expérimenté les 2 représentants de l’équipe innovation de concert avec nos 2 résidents ; exercice d’équilibriste assez étonnant aussi pour ces derniers qui ont à la fois été en plein travail de « post-production »/construction typique des entre-ateliers ET dans celui d’accompagnateur-formateur. Intensité garantie pour tout le monde !

D’autant que sur le fond, le matériau de la veille nous a bien passionné : après un re-ordonnancement des « patates » de motivations/moteurs, il nous en en effet apparu essentiel d’élargir notre vision : les chantiers « cousins » existent ou sont en émergence, impossible de faire comme s’ils n’existaient pas. Et évidence même de penser l’exploration des usages du bureau du futur en complémentarité de ces chantiers. En effet, eux aussi, même indirectement et avec d’autres méthodes, vont explorer des usages : par souci de cohérence, de lisibilité mais aussi d’économie d’énergie, il nous est donc apparu évident qu’il fallait « mobiliser » aussi ces connaissances d’usages.  L’équipe projet devrait donc non seulement explorer, dans les champs identifiés, les usages innovants mais construire une circulation/échanges de savoir avec tous ces chantiers.

Cette première proposition de « complémentarité » nous apparaît donc comme le premier éléments à soumettre demain, en forme de présentation des productions « réorganisées » du premier atelier. Et c’est donc sur cette base que nous construisons, dans le reste de la journée, les contenus et support de l’atelier de jeudi. Son objectif opérationnel étant bien sûr de repartir avec une ébauche aussi précise que possible d’une équipe projet (rôles, métiers, voire des noms ou des directions) et d’une amorce de calendrier de travail et de tâches à lancer dès le « lendemain ».

L’après-midi a ensuite été consacrée à la réalisation concrète des supports et visualisations pour le lendemain et à affiner le déroulé d’animation de l’atelier.
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JEUDI

Nous nous retrouvons donc avec presque les mêmes participants (12 agents) pour poursuivre notre Fabrique des mandats sur la future équipe projet « bureau du futur ».

Nous revenons sur les productions mises au propre de mardi surtout sur notre réflexion quant au besoin de complémentarité avec les chantiers « cousins ».FdM-PatatesVERBATIM-01

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Cette idée est discutée et validée collectivement : l’utilité semble évidente. D’autres chantiers à prendre en compte sont portés à la connaissance du groupe. FdM-Patates_V2-03

Sa faisabilité appelle cependant plusieurs points de vigilance : d’abord, il sera nécessaire, et complexe, de concevoir la bonne architecture fonctionnelle pour cette gouvernance. Mais également sont posées plusieurs autres enjeux :
⁃    quel est le bon calendrier pour ce chantier, par rapport aux autres (et pour que l’alimentation se fasse « dans le bon ordre »)
⁃    sans réflexion sur le temps de travail de chacun, et le temps dégager pour la mise en complémentarité, point de solution ;

Ceci posé, et sous réserve de sa validation politique et stratégique, nous passons donc à la fabrication proprement dite des mandats de l’équipe projet. Le travail se fait en ateliers itératifs, à partir de premières propositions martyres :
– Un binôme chef de projet/ animateur de projet
– Un certain nombres d’explorateurs de pratiques (documentation, observateurs internes, voyageurs externes…)
– Des agents supports pour concevoir et accompagner la méthode, assurer la synthèse et la production
– et peut-être d’autres…

Sur cette base, et par discussions « cumulatives » (technique du « world café ») les groupes produisent des compléments, amendements et recommandations, tant pour les missions, les métiers, les contenus de travail, les temps et les plan de charge de la future équipe.

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Le dernier temps de la matinée nous donnera pour finir quelques perspectives de calendrier pour lancer réellement le projet.

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Mais pour que la Fabrique des mandats soit complète, il nous manque la validation politique. Justement, nous avons rendez-vous en cette même fin de matinée avec Simon Munsch, DGS du Conseil Régional, pour discuter ensemble de l’avancement des tests des modes opératoires et la nécessité imminente de son soutient dans la validation des chantiers en cours (lettres de missions pour les membres de l’équipe innovation, temps de travail dégagés pour les agents, quels futurs ambassadeurs?, etc. ) et son portage politique auprès des différentes directions. Entretien extrêmement positif au dire du DGS et de son implication dans le programme.

Ce jeudi après-midi nous a permis de faire un rapide compte-rendu et debrief de tous ces travaux : objectifs relativement bien atteints semble-t-il, malgré la complexité et l’amplitude du sujet, et son contexte particulier. Et test riche d’enseignement pour ce qu’apport une Fabrique, mais plus généralement beaucoup des modes opératoires de l’équipe innovation :

« Ce mode opératoire n’est ni plus ni moins que ce qui devrait être fait à chaque fois en mode projet (réinterroger le sujet, réunir des interlocuteurs élargis …), est-ce finalement un mode opératoire nécessaire par rapport à la désignation d’une équipe projet classiquement ? Même si on fait un peu la même chose, ce qui est aussi nouveau ce sont les modes d’animation des ateliers. La vraie différence, c’est de mettre des gens qui ont un intérêt mais qui n’auront pas à porter le sujet, et qui du coup ouvre une plus grande liberté de parole. »

« Autre intérêt, placer une équipe qui va phosphorer, en mode « participatif », inter-directions, c’est plus bottom-up! »

« Autre point important : Pas de hiérarchie dans la discussion, on a plus que des hommes et des femmes avec leurs compétences professionnelles, mais toute leur vie (leurs réseaux sociaux, leurs goûts culturels, leurs expériences de vie…) »

« Avoir juste un jour entre les deux ateliers c’était bien pour les participants, ça crée un recul nécessaire sans être trop éloigné dans l’esprit de chacun. »

Riche d’enseignements aussi sur les compétences d’animateur, de facilitateur et d’accompagnateurs nécessaires aux membres de l’équipe innovation – toutes choses sur lesquelles nous reviendront lors de notre très prochain (avant-dernier) passage.

Transfo Pays de la Loire / Semaine 8 / Le Programme

À plusieurs reprises au cours de ces dernières semaines, l’équipe innovation et les résidents Transfo ont fait le constat suivant : pour faire comprendre et faire connaître la fonction innovation, il est impératif de développer un programme et de le communiquer.

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Plusieurs séances de la semaine 8 ont ainsi été consacrées à travailler sur les éléments de ce programme (sachant évidemment que l’analyse de chaque test a amené de l’eau à notre moulin au fil de la semaine !). Mardi après-midi, nous avons ainsi tenté d’aborder la question de « l’esprit » du programme… Posture, démarche, comment les dire ? Comment les comprendre et les faire comprendre ? Pour « attraper » ce sujet difficile, nous sommes repartis des sujets dont l’équipe s’est saisie ou sur lesquels elle a été interpelée ; et nous avons analysé par quels chemins, et avec quelles attentes – explicites ou non – ces sujets lui sont arrivés.

De cette analyse sont ressortis des points récurrents et des lignes de force, tant positifs que négatifs. Ces derniers nous ont permis d’identifier les attentes dont il faut se « méfier » car à l’impossible nul n’est tenu. Se pose alors la question de savoir dire non, ou plutôt de savoir dire oui à des demandes raisonnables. Il nous apparaît ainsi que face aux saisines à venir, l’équipe innovation doit être force de proposition : lorsqu’elle est sollicitée, elle doit savoir formuler des propositions de travail réalistes et précises à ses interlocuteurs avant de se lancer dans un nouveau projet (cadrage du sujet, précision des questions, choix du mode opératoire et surtout prévision de l’accompagnement et du temps à y consacrer).

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Cette posture constituera une sorte de « protection active » pour l’équipe, en complément du « chèque en blanc » et du « casque » ébauchés précédemment – et du programme en construction. Autre élément essentiel de protection active identifié au passage : la posture d’accompagnement, savoir faire avec et non faire à la place, comme en témoigne largement le test de l’atelier des prototypes réalisé cette semaine.
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A l’issue de cette séquence, l’équipe des résidents a proposé un schéma de travail sur le programme afin d’identifier les « briques » à poser. Avec la difficulté que l’ensemble fait système et qu’il s’agit donc de construire en cohérence tous ses éléments.

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Toutefois, il nous a semblé possible de traiter 3 de ces « briques » en sous-groupes le jeudi après-midi :
⁃ sur la question des moyens, un travail fin à partir de l’exemple du test « atelier des prototypes/HUB PME » nous a permis de quantifier précisément le temps passé sur ce cas d’école ;
⁃ sur les sujets actuellement identifiés, un travail de formulation de réponses (voir supra) a été entamé par un second groupe ;
⁃ enfin, un troisième groupe s’est penché sur la possibilité de faire un « book » présentant les réalisations concrètes de l’équipe afin d’illustrer sa posture, ses méthodes et les livrables possibles – en commençant par identifier la finalité d’un tel objet ! Il devra d’abord servir à interpeller et intéresser les agents visés afin de leur permettre de comprendre et d’être inspirés par les méthodes proposées par l’équipe.

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A l’issue de cette semaine, nous avons consacré ce vendredi matin à regrouper l’ensemble des éléments glanés sur l’ébauche de programme. Beau travail au final, même si il reste évidemment beaucoup à faire pour l’équipe. Et nous voilà en tous cas repartis chacun avec avec un calendrier de travail pour les derniers mois du programme…de la Transfo !

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 à 3 / Sur la Fabrique des mandats

En 3 séances de travail (lundi après-midi, mardi matin et mercredi après-midi), l’équipe agents+résidents travaille au mode opératoire « La fabrique des mandats » sur le sujet de la « gestion des emails au sein du Conseil Régional ». La question, au fil de ces trois séances, est bien de construire ensemble des contenus de la semaine 8 (en octobre), c’est à dire :

– qui devra y participer ? (plutôt des acteurs pertinents au regard de la question de la gestion des mails et susceptibles pour certains de participer à la future équipe projet)

– sur quoi les ferons-nous travailler ? (plutôt de manière à les décentrer que pour chercher à aller tout de suite à la solution ie. la constitution d’une équipe projet)

– comment ? (quels ateliers, comment les animer, pour aboutir à quels résultats et quelles productions, etc)

– sans oublier qu’il faudra aussi se demander qui aura à faire quoi pour que tout cela se mette bien en place (liste de tâches assignées, calendrier de travail…).

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Les multiples allers retours entre fond et forme nous ont dès lundi amenés  a nous interroger sur l’ensemble des acteurs internes à mobiliser en semaine 8 et de discerner :

– les usagers, qui finalement peuvent être tous les membres du conseil régional, caractérisés par des typologies spécifiques (la fonction hiérarchique, la relation à l’écrit et au numérique, …)
– les fabricants (au niveau juridique, dans la création des règles et des normes…)
– les regards différents (les experts, les fous créatifs…)
– le pilote (tenant le volant) et l’animateur (gérant le frein et l’accélérateur), garants de l’avancée du projet
l’arbitre, pouvant autant être le facilitateur comme le contrôleur.

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Il s’agira dans les semaines à venir et sur cette base collective d’identifier précisément un liste de personnes à inviter pour représenter cette diversité, tout en pensant à leur motivation à venir travailler plusieurs séances d’affilée sur la « Fabrique des mandats ». Au delà de cette liste de « personnes souhaitées », les ateliers seront ouverts à tous les motivés.

Ensuite, les discussions ont peu à peu progressé vers la deuxième question, que nous avons surtout travaillé le mardi matin. Nous avons terminé cette séquence en abordant le « comment » avec un rapide brainstorming de petites méthodes d’animation dont on pourrait se resservir.

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La troisième et dernière séance, qui ne fut pas des plus simples, nous a finalement conduit au calendrier visé et même à une assignation des tâches de chacun ! Est-il besoin de préciser que nous n’avons évidemment pas cheminé de manière si linéaire ? Bien sûr, nous avons travaillé en aller-retour permanent – et dans ces moments, l’apprentissage par la pratique de la toute neuve équipe innovation a joué à plein…. A partir de là en tous cas, chacun sait ce qu’il aura à faire.

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

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Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Fabrique des Politiques Régionales

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

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Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

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De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

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