Archives mensuelles : juillet 2012

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 4

Comme durant la première semaine, le jeudi est le jour de présentation du travail mené les jours précédents au plus grand nombre, dans notre carrefour favori : la cafétaria, attenante au restaurant.

Nous avons installé quatre ateliers différents : les trois premiers reprennent le travail mené durant l’atelier prestataire, l’exercice de prospective 2040, et la réflexion autour du guide.

Le dernier atelier dévoile les cinq pistes de projets imaginés avec les agents des différentes directions et les prestataires rencontrés mercredi :

  • « L’appel créatif à propositions », c’est à dire une enveloppe particulière permettant aux prestataires de formuler des propositions innovantes à partir des différentes politiques publiques,
  • Le label « Prestataire Durable », qui permettrait à la Région d’accompagner les acteurs économiques régionaux volontaires dans leur évolution vers un fonctionnement durable et responsable,
  • Le « Wiki-marchés », une plateforme de pré-publication des appels d’offres permettant d’engager la discussion avec l’ensemble des prestataires sur les marchés avant la publication, et d’éviter les marchés infructueux,
  • Le « Forum de prestataires », des évènements mensuels thématiques organisés par la Région pour promouvoir les démarches durables et provoquer des rencontres entre les prestataires,
  • Le « Dossier d’identité Numérique des Prestataires », un outil qui centraliserait l’ensemble des informations propres aux prestataires.

Les différentes pistes de projets sont discutées avec les participants, qui soumettent objections et idées, et proposent leur soutien au développement de telle ou telle piste. Ces projets seront encore approfondis avant la troisième semaine de résidence, afin de proposer des niveaux de maquettage ou de visualisation permettant le débat, et la ré-appropriation par la Région.

Cette rencontre est aussi l’occasion de rencontrer des élus de tous bords, venus assister aux commissions. L’échange est très riche, et confirme notre souhait de confronter la vision de l’achat durable et les projets qui en découlent aux élus, durant la troisième semaine.

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Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 3

Au cours la première semaine de Résidence, nous avions réalisé une cartographie de la procédure d’achat. Ce temps d’atelier avait donné l’occasion aux agents participants de nous expliquer les phases successives conduisant à l’achat et de nous informer sur les clauses ou critères de développement durable mobilisés pour la rédaction d’un appel d’offre. Aujourd’hui, la procédure d’achat relative à des prestations intellectuelles intègre principalement l’insertion de clauses environnementales : des réponses produites en format dématérialisé ou en papier recyclé recto-verso, un engagement des futurs prestataires à privilégier les transports en commun pendant la durée du marché.

Comment aller plus loin ? Comment s’assurer que les prestataires sélectionnés sont eux-mêmes porteurs des valeurs de développement durable prônées par la Région Rhône-Alpes ? Comment leur demander des garanties de « comportement responsable » inspirées de la notion de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) sans pour autant risquer de rendre le marché infructueux ? Est-ce de l’ingérence que d’interroger la gestion des « ressources humaines » d’un prestataire privé ? Comment privilégier une approche partenariale inspirant confiance ?

Pour répondre à ces questions, nous nous sommes tournés vers les prestataires eux-mêmes. Accompagnés de 3 agents de la Région (acheteur et juristes) nous avons reçu 10 personnes : chefs d’entreprises en TPE ou PME, consultants au sein de grands groupes, membres de SCOP, consultants en junior entreprise. Ce panel varié visait à être le plus représentatif des « appelables » sur un appel d’offre régional.

Pour démarrer l’atelier et se mettre les idées au clair, les participants ont été invités à se présenter à Marie notre reporter camera(wo)man. Ils nous ont raconté une pratique/posture exemplaire et une autre pratique qu’ils ne considèrent pas comme durable et qu’ils souhaiteraient améliorer. L’un va nous raconter que son entreprise compense la production carbone de l’ensemble de ses déplacements, l’autre nous dira que la vie privée de ses collaborateurs est très impactée par la charge de travail de l’entreprise, etc.

Parallèlement, deux questions ouvertes sont posées aux participants :
Qu’est-ce qu’une Région exemplaire doit assurer pour la passation d’un marché?
Qu’est-ce qu’un prestataire durable ?

Dans un second temps, nous invitons les prestataires à travailler en 2 groupes sur la base d’un story telling mettant en scène les diverses propositions de projets recueillies en semaine 1 et en ce début de deuxième semaine.

Ils doivent se positionner sur de nouvelles procédures potentielles dans la passation des marchés : le dossier numérique des prestataires qui devient le dossier administratif unique pour toutes les réponses à appels d’offres vers la Région, le tour des prestataires qui permet à la Région de venir visiter leur candidat et mieux connaître ses conditions de travail, un forum des prestataires organisé par la Région et visant à créer des contacts entre des entreprises complémentaires sur un sujet mais qui se méconnaissent, etc.

C’est autour d’un repas que nous abordons ensuite d’autres questions de fond comme la formulation des marchés parfois insuffisamment précise pour jauger le temps de travail associé, le temps considérable et non rémunéré pour composer les réponses, mais aussi l’impossibilité de faire valoir des particularités liées à la politique interne de développement durable et non valorisables parce qu’elles ne répondent pas exactement aux clauses invoquées dans le marché.

Ce temps sympathique vient clore la matinée et nous permet d’évacuer un certain nombre d’aprioris ou de « fausses bonnes idées » comme par exemple le paiement de l’intégralité des prestations à l’avance.

Nous orientons les propositions de projets concernant le volet prestataires vers une collaboration empreinte de confiance entre la Région et ses partenaires. Il nous semble aussi important de faciliter les démarches administratives requises au sein des appels d’offres car celles-ci sont souvent des obstacles à la réponse de petites structures portant de bonnes idées. La mise en lien des « appelables » est aussi une initiative porteuse de nouvelles collaborations fructueuses.

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 2

Après l’état des lieux effectué en 1ère semaine de résidence, l’objectif de l’équipe pour cette deuxième semaine est de poursuivre l’analyse des procédures et pratiques existantes et de commencer à affiner les propositions recueillies et imaginées au gré des nombreux échanges avec les agents de la Région.

ATELIER MATIN / Vers un guide de l’achat durable

Avec quelques membres du groupe de travail « Commande publique durable », la matinée est consacrée à préciser les objectifs et la forme possible d’un guide de l’achat durable en Région Rhône-Alpes.

Dans un premier temps, les participants, répartis en deux groupes, répondent à une série de questions : à qui s’adresse le guide ? Quel type d’informations contient-il ? Que devient le groupe Commande publique durable une fois le guide finalisé ? etc.

Lorsque chaque groupe expose le fruit de ses débats, ce sont les mêmes mots qui sont utilisés pour décrire la démarche didactique du guide, qui proposera des pistes, des questionnements, plutôt que des réponses toutes faites. Les avis diffèrent un peu plus en ce qui concerne les futurs utilisateurs du guide : si celui-ci sera conçu en priorité pour les acheteurs de la région, les groupes envisagent aussi que des élus, des prestataires, des collègues d’autres collectivités, des citoyens s’en emparent. Plusieurs versions sont donc envisagées.

Quelle forme prendra le guide de l’achat publique durable ? 

Dans cette deuxième partie d’atelier visant à rassembler des idées concernant la diffusion du guide, les participants sont invités à se projeter dans tous les formats imaginables, à l’exception du classique rapport : « et si le guide de l’achat durable était… une pièce de théâtre, un personnage, un super-héros, une série télé, un jeux de société ou encore voyage…? » Ces projections plus ou moins réalistes forcent à envisager des moyens de transmission des idées, des médias différents du texte.

Reste une question : de quelle manière traiter toutes les informations recueillies de telle sorte que le groupe commande publique durable puisse s’en emparer ? C’est tout l’enjeu de la concrétisation et mise en oeuvre des productions de la résidence qui émerge.

ATELIER APRÈS-MIDI / Approfondir la vision de l’achat « ouvert »

Pendant l’après-midi, une partie de l’équipe prépare les travaux du lendemain, qui se dérouleront avec le concours d’une dizaine de prestataires invités à enrichir et adapter les propositions élaborées et affinées avec les agents.

Ce sont justement sur ces propositions que planche le reste de l’équipe, avec un petit groupe d’agents. Pour chaque vision, amélioration envisagées, plusieurs conditions de réalisation sont identifiées. Les débats sont vifs, car certaines propositions paraissent irréalistes aux participants. Le groupe cherche alors à définir les étapes intermédiaires, et parfois les évolutions nécessaires à leur mise en oeuvre (d’un point de vue juridique, politique et organisationnel).

À la fin du processus, l’Achat-ouvert devient l’Appel créatif à propositions. Il s’agit de mettre en place un dispositif à travers lequel la Région invite tout un chacun (associations, entreprises, citoyens, collectifs etc.) à proposer un projet, une idée innovante qui répondent à la seule formulation d’une ambition politique, d’un objectif politique et délimité par un budget global défini.  De multiples évolutions sont nécessaires pour mettre en place un tel dispositif mais finalement rien d’insurmontable…

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 1

Retour de l’équipe pour la deuxième semaine de résidence en Rhône-Alpes sur la question des achats durables. Nous nous ré-installons au sein du Conseil Régional et croisons déjà dans les couloirs les visages devenus familiers de certains agents des différents services, rencontrés pendant la première semaine de résidence. Pendant la matinée, l’équipe reprend les éléments discutés et décidés dans le temps de l’entre-résidences, puis planifie et finalise le déroulement de l’atelier de l’après-midi.

À partir des pistes et idées explorées pendant la semaine 1, des différentes opportunités identifiées, nous proposons un atelier de projection autour de 4 grandes visions / défis. L’angle prospectif choisi permet de s’affranchir le temps d’un instant des contraintes techniques, juridiques, politiques ainsi que des pratiques actuelles pour imaginer de nouvelles solutions.

La proposition de « l’achat ouvert » explore l’idée selon laquelle la Région publie et diffuse ses délibérations cadres (objectifs politiques) et laisse les prestataires formuler leurs propositions pour répondre de manière créative au besoin énoncé. La collectivité ne formalise pas son besoin à travers une commande publique mais l’exprime succinctement afin de laisser ouvert le cadre des possibles en terme de solutions et réponses innovantes de la part des prestataires.

La vision « Accompagner le changement » propose quant à elle d’adosser systématiquement aux appels d’offres de la Région une prestation intellectuelle d’accompagnement au changement. Tout achat est associé à une prestation d’accompagnement, de formation, de conseil, de sensibilisation, de recommandation, destinée aux usagers de cet achat.

« Vers un réseau de prestataires durables » est une projection dans laquelle l’action de la Région vise à encourager la mise en réseau des prestataires engagés dans une démarche de développement durable. Ces derniers peuvent s’associer pour répondre collectivement aux commandes publiques, partager leurs bonnes pratiques mutuelles en terme de développement durable et renforcer ainsi la collaboration économique territoriale.

Enfin la proposition de « l’achat éco-conçu » suggère la modification de l’ensemble des procédures d’achats de la Région pour les rendre plus adaptées, plus efficientes. Cette vision suppose de repartir  des usages des opérateurs régionaux et des prestataires, pour tenir compte de leurs évolutions (internet et la dématérialisation). De nouveaux outils plus transparents, plus légers, plus pratiques remplacent les méthodes et process classiques et l’ensemble de la procédure est désormais optimisée.

Au cours de cet atelier, les participants auront débattu de la temporalité d’accomplissement de chacune de ces visions (à 5, 10, 20 ans ou plus encore), décrit les étapes nécessaires pour atteindre les défis formulés et identifié les leviers potentiels et outils à mettre en place pour la transformation des pratiques régionales en matière d’achats durables.