Archives mensuelles : janvier 2010

Résidence Nord-Pas de Calais /// Laboratoire d’innovation régional // Préparation de la 3ème semaine de Résidence / CONGRÈS DE L’ARF

Présente à Marseille pour le « off » du Congrès de l’ARF, l’équipe de la résidence en profite pour se rendre au « in » du Congrès et y retrouver certaines des « personnes-contact » de la région Nord-Pas de Calais.

Ensemble nous envisageons la 3ème semaine de résidence à venir et en profitons pour avancer sur les projets en cours.

PREPA SEMAINE 3 / Congrès ARF, rencontre avec Hélène Pauvros

Nous échangeons également avec Sébastien Gardon (enseignant-chercheur en science politique à l’Institut d’Etudes Politiques de Lyon) participant au projet de recherche PRELAT (Projet de Recherche sur les Elus Locaux Au Travail) avec qui nous sommes en relation. Nous confrontons notre expérience en Région Nord-Pas de Calais aux entretiens d’élus vice-président qu’a pu mené Sébastien dans d’autres conseils régionaux.

PRÉPA SEMAINE 3 / Congrès ARF, rencontre avec Sébastien Gardon

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Résidence Nord-Pas de Calais /// Laboratoire d’innovation régional // 3ème semaine de Résidence / JOUR 1

Pour cette troisième semaine de résidence, l’équipe de résidents est cette fois-ci constituée de 4 designers : Adèle Seyrig, Yoan Ollivier, Grégoire Alix-Tabeling et Sitraka Rakotoniaina (designer d’interaction) qui rejoint l’équipe pour cette dernière semaine sur le terrain.

SEMAINE 3 / L'équipe de résidents

Cette semaine sera consacrée au développement et à la finalisation des projets développés durant les semaines précédentes et devra s’achever par une présentation publique ouverte au sein du Conseil Régional.

Pour la première matinée, l’équipe organise l‘agenda bien chargé de la semaine et établi sa « stratégie » pour venir à bien des objectifs de la semaine : finaliser quatre projets communicables en prenant un maximum en compte les analyses de terrain et les temps d’échanges avec les principaux protagonistes, élus, collaborateurs d’élus et personnes des services.

SEMAINE 3 / Préparation de l'agenda de la semaine

Nous élaborons donc collectivement l’emploi du temps de la semaine de résidence et pour ça nous déployons à nouveau l’agenda Post-it. La semaine s’annonce délicate car très chargée pour tous nos interlocuteurs du fait de la Commission Plénière qui se déroulera pendant les 3 derniers jours de la semaine. Ce n’est pas facile pour nous d’obtenir des rendez-vous, les collaborateurs d’élu ont moins de temps à nous consacrer et tout le monde semble pris par ce temps fort de la vie de l’institution.

En même temps nous voyons aussi cette Commission Plénière comme une potentielle opportunité de croiser plus d’élus. En effet elle implique une présence accrue des élus au sein du Conseil Régional, nous chercherons donc, avec l’aide entre autre de Patrick Banneux, à profiter de cette situation pour créer la rencontre autour des projets de la résidence.

Dans l’après-midi, l’équipe discute sur la question du nom donné à chaque projet et de l’intitulé de la résidence elle-même. Ainsi le titre que nous avions donné initialement à la résidence : « Environnement de travail de l’élu » devient « Laboratoire d’innovation régional ». Le projet de « Kit de l’élu » est renommé « Kit du mandat régional », nous précisons le projet de « Bureau des méthodes » et le renommons « Transfo ». La « Suite-projet » et le « Co-laboratoire » conservent leur appellation.

Par la suite nous nous divisons en deux groupes et avançons sur le fond des projets. Adèle et Sitraka réfléchissent à la dimension numérique du « Kit du mandat régional ». Grégoire et Yoan se penchent sur la « Suite-projet ». Dans les deux cas il s’agit pour l’équipe de synthétiser l’ensemble des idées ayant émergé au cours des dernières semaine et d’aller au plus juste pour donner au projet un cohérence et afin qu’ils répondent le plus justement aux besoins identifiés par les analyses précédentes.

En fin de journée Yoan et Adèle rencontrent Marc Taillez, Directeur des Systèmes d’Information à la Région pour commencer à concevoir le bilan de la résidence qui devrait se dérouler devant la Commission Finances courant janvier.

La soirée est consacrée à la préparation d’une présentation papier du projet de « Kit du mandat régional ». Nous devons effectivement rencontrer le lendemain Jérôme Darras, directeur de Cabinet et Véronique Malengé, chef de Cabinet pour leur présenter le projet en détail.

SEMAINE 3 / Travail d'équipe

Résidence Nord-Pas de Calais /// Laboratoire d’innovation régional // 3ème semaine de Résidence / JOUR 2

Pour cette deuxième journée, nous avançons en même temps sur plusieurs fronts.

« La Transfo »

Nous avons invité pour la journée Stéphane Vincent (directeur de la 27ème Région) et Romain Thevenet (designer à la 27ème Région) afin de travailler avec eux sur le projet de « Transfo » ou, comment imaginer, au sein du Conseil Régional, une cellule d’innovation pérenne travaillant dans le sens des résidences ou de ce que met en œuvre la 27ème Région depuis sa création ? Avec Yoan et Grégoire, ils échangent sur différents scénarios possibles, sur les fonctions que pourrait avoir une telle organisation, sur les personnes qui y prendrait part, etc.

Les tampons que nous avions fait faire pour nous permettre de représenter schématiquement les acteurs en jeu dans nos modélisations sont bien utiles à la discussion.

SEMAINE 3 / Travail en équipe sur le projet de "Transfo"

Cette discussion se prolonge pour Stéphane et Romain par un déjeuner centré sur ce sujet avec Alexandre Desrousseaux, chargé de mission TIC et avec qui nous avons déjà échangé à plusieurs reprises au sujet de la résidence. La discussion met en avant la nécessiter de porter l’innovation en terme de démarche itérative à tous les niveaux de l’institution et pas seulement dans les niveaux de décision. Les agents régionaux doivent prendre part à cette démarche de changement.

« Suite-projet »

En fin de matinée, Yoan et Grégoire prennent un moment pour travailler avec Virginie Pecriaux (assistante de direction de Jean-François Caron) sur la « Suite-projet ». Le but de ce temps de discussion étant de confronter nos premières pistes d’outils à l’expertise quotidienne de Virginie. Des points obscurs sont débusqués et des pistes pratiques émergent.

« Co-laboratoire »

Était également prévu pour ce jour-là une première réunion ouverte du Co-laboratoire. L’invitation a été lancée à tous les collaborateurs d’élus. Ils sont malheureusement peu à nombreux à répondre présent, entre autre du fait de la semaine de plénière dans laquelle nous nous trouvons. 5 collaboratrices sont néanmoins présentes dont Sylvie Depraetere et Christine Moïses avec qui nous avons déjà travaillé sur le sujet du Co-laboratoire.

Après un bref résumé des enjeux de notre travail et de nos propositions, Sylvie et Christine lancent une discussion ouverte et conviviale sur la pratique au quotidien du métier de collaborateur d’élu. La discussion s’alimente et évolue naturellement, la « sauce Co-laboratoire » prend et nous pouvons constater que les supports de cartes thématiques qui avait été conçus pour l’occasion s’avèrent peu utiles.

Le Blog du Co-laboratoire que propose l’équipe de résidents suscite l’intérêt des participantes qui semblent intéressées par l’outil.

Et bien que n’ayant pas été utiles pour cette première occasion, les collaboratrices d’élus nous font part de leur souhait de disposer d’un jeu de cartes thématiques pour éventuellement outiller différemment une future réunion du Co-laboratoire.

SEMAINE 3 / Réunion du Co-laboratoire

« Kit du mandat régional »

En début d’après-midi, Stéphane, Adèle et Sitraka, accompagnés de Patrick Banneux rencontrent Jérôme Darras (directeur de Cabinet) et Véronique Malengé (chef de Cabinet) pour leur présenter en détail le projet de « Kit du mandat régional », kit informationel à destination des élus et de leurs collaborateurs.

Le projet est accueilli positivement. D’une part parce qu’il est d’actualité étant donné l’imminent renouvellement de l’exécutif du Conseil Régional et donc l’arrivée d’un certain nombre de nouveaux élus ; mais également parce qu’il semble répondre à un besoin réel de l’institution de donner aux élus un accès simplifié à des informations d’une grande complexité (concernant par exemple l’attribution d’une subvention).

SEMAINE 3 / Document de présentation du projet de "Kit du mandat régional"

Cette journée chargée se termine par une mise au point en équipe sur les différents projets.

La soirée est consacrée à la préparation d’une autre présentation des projets de la résidence qui aura lieu cette fois-ci le lendemain, à l’occasion du déjeuner des élus.

Toute la difficulté de cette semaine sera de jongler entre la préparation d’éléments de communication en vue de présentations à différents acteurs et de continuer parallèlement à construire les projets.

SEMAINE 3 / Travail en équipe

Ce jour-là nous diffusons également l’invitation à la présentation publique qui sera organisée au Conseil Régional jeudi 17 décembre.

Nous la distribuons aux différents interlocuteurs rencontrés au cours de la résidence, l’invitation est également diffusée à l’ensemble du personnel régional par le biais du CLIC (Intranet de la Région).

SEMAINE 3 / Invitation à la présentation du 17 décembre

Résidence Nord-Pas de Calais /// Laboratoire d’innovation régional // 3ème semaine de Résidence / JOUR 3

Séance de co-conception

La journée de mercredi est l’occasion pour l’équipe d’affiner ses propositions de projets avec l’aide de personnes-contact des services du Conseil Régional. Alexandre Desrousseaux (chargé de mission TIC) puis Pierre-Jean Lorens (directeur de la D2PE – Direction du Développement Durable, de la Prospective et de l’Évaluation) viennent prendre part à 2 courts temps de co-conception organisés dans le courant de la matinée.

SEMAINE 3 / Séance de co-conception avec Alexandre Desrousseaux

À l’aide du dérouleur de papier fixé dans la salle de réunions et des « tampons-acteurs », nous dessinons les systèmes d’organisation que nous avons envisagé, nous affinons notre approche et avec leur aide nous revoyons un certains de points entre autre dans le projet de « Suite-projet » et dans celui de la « Transfo ».

SEMAINE 3 / Séance de co-conception avec Pierre-Jean Lorens

Dans le même temps, une autre partie de l’équipe termine de préparer les visuels de la présentation qui doit avoir lieu le midi.

Présentation au déjeuner des élus

La présentation se déroule pendant le déjeuner des élus organisé lors à l’occasion de la séance pleinière. L’opportunité nous est offerte de rassembler autour d’une table des élus et collaborateurs d’élus qui seraient intéressés par la résidence que nous menons. Un seul élu se joindra finalement à nous, Jean-François Caron.

Accompagnés de Patrick Banneux, nous présentons pendant le déjeuner le travail mené dans le cadre de la résidence, les objectifs du programme Territoires en résidence, nos méthodologies ainsi que les projets que nous sommes en train de développer. Nous avons apporté deux petits classeurs contenant photos et schémas, nous nous en servons pour illustrer nos propos. La discussion s’engage sans pour autant réellement mener au débat escompté.

Cette expérience nous confirme qu’en ce temps de plénière les esprits sont occupés par d’autres préoccupations que celles que nous portons, ce qui remet en cause le choix de la date de cette dernière semaine de résidence.

Aux termes du repas, nous présentons à nouveau nos images à deux élus de l’opposition qui nous apportent, enthousiastes une lecture nouvelle du rôle d’élu, de la difficulté que peuvent avoir certains élus entre autre dans l’accès à l’information. Le projet de « Kit du mandat régional » que nous leur présentons plus particulièrement suscite leur intérêt, ces 2 élus semblent partager notre analyse et sont intéressés par notre proposition.

SEMAINE 3 / Classeur de présentation

Préparation de la présentation-exposition du lendemain

Le reste la journée est consacré à la formalisation des projets et à la préparation d’une dernière présentation : la présentation publique des résultats de la résidence.

Nous utilisons à nouveau le dérouleur de papier pour mettre en place le chemin de fer de notre présentation/exposition du lendemain.

Un travail conséquent reste à faire, qui nous occupera jusque tard dans la soirée…

SEMAINE 3 / Chemin de fer de la présentation-exposition

Résidence Nord-Pas de Calais /// Laboratoire d’innovation régional // 3ème semaine de Résidence / JOUR 4

La matinée de ce jeudi est consacrée à la finalisation de la présentation. Nous avons prévu un grand nombre de visuels à imprimer et le temps nous manque… Nous commençons la présentation avec un peu de retard, l’affichage se fait au fur et à mesure que les visiteurs arrivent, jusqu’au bout nous restons dans l’esprit de projets qui ne sont jamais arrêtés et se construisent au fil de l’eau…

Pour cette dernière présentation, les personnes présentes sont complètement autres que celles qui avaient assisté à la présentation de fin de 2ème semaine. Se sont principalement des chargés de mission de la Région, le Cabinet et les assistants d’élus étant vraisemblablement mobilisés par la Commission plénière.

SEM 3 / Présentation publique

SEM 3 / Présentation publique

SEM 3 / Présentation publique

SEM 3 / Présentation publique

La majorité des auditeurs découvrent pour la première fois la résidence et les projets proposés. L’enjeu de cette présentation devient donc en partie de valider la compréhension de nos projets au travers des visuels mis en place. Après la présentation orale générale, ont lieux différents échanges, débats entre l’équipe et les agents présents. Leurs retours mettent en avant le bien fondé de nos analyses, tout en remettant en partie en cause soit les préconisations de mises en place de certains projets, soit les possibles retombées sur les services régionaux eux-même de ces dispositifs conçus avant tout à destination des élus.

François Jegou (designer et directeur scientifique de la 27ème Région) rejoint les résidents en début d’après-midi. Les discussions qui s’en suivent permettent de mettre en avant des préconisations pour les résidences à venir, de faire un point sur les outils mis en place et les apprentissages liés à la résidence dans ce contexte du Conseil Régional comme contexte d’intervention.

SEMAINE 3 / Échange avec François Jegou

C’est aussi l’occasion de confronter nos proposition aux grandes tendances de problématiques actuelles : confidentialité dans les réseaux sociaux, apprentissage des usages des  nouveaux outils numériques, place de l’innovation sociale dans des structures politiques, etc. C’est un regard extérieur qui nous permet de voir nos projets sous un angle nouveau et d’éventuellement repenser leur communication.

En fin d’après-midi, l’équipe décide de s’accorder une pause et de découvrir les spécialités régionales.

Résidence Nord-Pas de Calais /// Laboratoire d’innovation régional // 3ème semaine de Résidence / JOUR 5

Pour cette dernière journée de résidence, l’objectif est au bilan, au passage de relai et enfin au tri et au rangement.

Un premier rendez-vous avec Patrick Banneux est l’occasion d’écrire une note à la destination du Directeur des services de la Région, monsieur Delecluse, afin de le tenir informé des résultats l’expérimentation menée et en vue de la préparation d’une présentation de la Résidence en Commission Finances à la mi-janvier.

SEMAINE 3 / Rédaction d'une note avec Patrick Banneux

Une rapide entrevue avec Marc Taillez permet également à l’équipe d’anticiper cette présentation de la résidence en Commission.

Le reste de la journée est consacré au tri, à l’archivage et à l’échange de documents. En trois semaine de résidence nous avons accumulé une montagne de papier, nous numérisons l’ensemble et repartons léger.

Un bilan de la résidence ainsi qu’une présentation détaillée des projets sera bientôt postée sur le blog.