TRANSFO CA / Semaine 8bis / JOUR 1

Matin, revue des chantiers.
Après-midi, on s’attaque aux courriers.

Châlons en Champagne, 26 novembre 2013, 10h.

Renaud Moutarde prend ses fonctions de DGA à la Région, succédant à François Charlier (Bon vent François !).
Bonne nouvelle: fort de ses précédentes expériences, il connaît déjà la Transfo.
Il a quelques conseils :

• Valoriser les expérimentations réalisées.
• Montrer le caractère indispensable des conditions qui ont permis de réaliser ces expérimentations.
• Proposer une programmation de sujets qui démontre la nécessité de ces outils.

Attention toutefois à créer « une démarche qui ne se détache pas de l’institution » et « qui ne repose pas uniquement sur l’investissement personnel des participants ! »
11h30, revue des chantiers : newsletter, planning 2014, grille d’aide à la formulation d’une commande d’un élu, séminaire de direction, rôles de la DG et des élus.
Dernier point épineux car insuffisamment appréhendé pour l’instant. Réaction : on répartit les forces !

Un groupe d’agents produit un schéma du labo sous la forme d’un parcours utilisateurs (un canal par protagoniste). Ils appellent cette méthode BPMN (Business Processus Management Normalisation). Bref, ça marche.
Un autre groupe part compléter la newsletter.
Laura accompagne Renaud Moutarde qui en rédigera l’édito.
Même jour, 14h30. Retour tardif au Conseil régional. Nouvelle bonne nouvelle : les agents n’ont pas attendu, ils planchent déjà sur le programme 2014. Ils doivent vraiment avoir peur !
15h, on passe à l’atelier de sensibilisation au prototypage.
Sujet : les courriers de notification de la Région.

« En fait, on écrit que quand ça ne va pas, ou quand c’est obligatoire ! »

Vrai. Deux types de courriers identifiés : courriers d’ordre juridique et courriers de refus.
Rebelote, schéma de fonctionnement du processus de courriers. Au moins 20 étapes et presque autant d’interlocuteurs pour un bout de papier. C’est la routine pour certains, la découverte pour d’autres. Choc. Nous, on ne s’y fera jamais. C’est peut-être bon signe…
Les suggestions d’améliorations permettent de lever de nouvelles aberrations fonctionnelles.
Constat : il nous manque des exemples de courriers existants et on doit informer les personnes quand on travaille sur un sujet qui les concerne.
17h30, l’heure est au bilan : demain, on observe. Jeudi, on teste.
Stop.

La nuit porte conseil

Après une semaine d’interruption, les réflexes sont difficiles à retrouver. Pourtant, les jours de travail du labo seront très probablement dispersés sur l’année (environ 12jours/agent). On pourrait donner une sélection de briques méthodologiques qui permettent d’appréhender un sujet : le schéma du parcours utilisateur, le questionnaire sommaire d’étonnement… ?

Toucher au fonctionnement d’un dispositif, c’est tenter de le solutionner, l’améliorer, en trouver de nouveaux. Si on améliore l’accès à un dispositif d’aide, on « risque » d’avoir plus de demandes et que ça coûte plus cher à la Région in fine. Or, dans le contexte actuel, on imagine bien que la Région peut avoir de nombreuses raisons de ne pas complètement solutionner une situation… S’attacher au bénéfice direct des citoyens est-il tout le temps la bonne porte d’entrée ?

Requestionner, n’est-ce pas faire appel à l’éthique de l’agent ? Mais sont-ils légitimes ou leur donne-t-on la possibilité de s’exercer assez souvent à questionner les dispositifs ? Seront-ils en mesure de le faire seuls ? Est-ce une fonction qui relève du responsable du labo que de faire l’éternel surpris, de toujours demander de se faire expliquer les processus, de toujours rappeler l’importance de l’usager ?

TRANSFO CA / Semaine 8 / JOUR 2

C’est parti. Ce mercredi 13 novembre, le programme de travail est à l’aide à la reformulation de la commande avec un élu. Élaboré la veille avec les agents Référents, nous avons le schéma de fonctionnement traditionnel bien en tête : « Ça se fait plutôt naturellement, toujours informel, 5 minutes sur le pas de la porte ou au téléphone. » Le directeur du service est l’interlocuteur privilégié de l’élu et le format ne permet pas de creuser suffisamment le sujet… que le service devra ensuite traiter. Bref, il y a matière à amélioration.

Nous construisons avec les agents un déroulé tenant dans une journée : bref échange avec l’élu pour recueillir ses premières idées, puis rapide recherche documentaire des agents, et enfin retour vers l’élu avec quelques piste d’idées reformulées. On en trace un planning : rendez-vous est pris avec une élue, Joëlle Barat, Vice-Présidente déléguée à la Santé et au Handicap, à 10h30 (une heure d’entretien). Elle devra ensuite revenir vers 15h. Les agents ne tiennent pas à préparer plus que cela l’entretien : il doit être non-directif et le cadre importe peu. C’était leur avis à 10h.

Mais l’entretien est un peu laborieux : concentrés sur le recueil de la parole d’une élue qui ne compte pas ses mots, les agents repartent après une heure d’entretien avec beaucoup d’idées… mais peu exploitables. En effet, beaucoup de sujets ont été abordés, mais si vastes que le travail de documentation s’avère en réalité irréalisable.
Les référents s’accordent un premier bilan : il aurait fallu être plus questionnant et aller plus au concret des sujets. Supprimons le moment de recherche et actons la nécessité de recommencer l’entretien : nous poussons les agents à élaborer quelques questions plus précises (quels bénéficiaires, des anecdotes à raconter, un historique du sujet…).

15h, Joëlle Barat se prête à nouveau au jeu. Parfaitement acquise à la démarche, elle comprend immédiatement notre volonté de recommencer l’entretien. Voilà qui démontre une belle sensibilisation à la démarche d’expérimentation et d’itération ! Cependant, l’entretien, pas assez préparé est encore plus difficile : les agents se regardent désormais en train de fonctionner, ont du mal à se coordonner, improvisent des questions et tentent de ne rien oublier… Au point de basculer dans la formulation d’une liste de propositions concrètes. Alors, on fait le point.

La relation d’un agent à un élu n’est pas simple : « Si je ne lui propose pas d’idée, j’ai l’impression de lui faire perdre son temps ». En effet, la situation que nous provoquons est inédite et les marques sont difficiles à prendre. Tous voient désormais la nécessité de faire encore évoluer la forme de cet entretien vers une troisième version : plus organisée, plus écrite, plus claire sur ses objectifs.

Du côté de Madame Barat, l’expérience semble positive. Partageant notre constat sur la nécessité de prendre un véritable temps en début de commande, elle souligne aussi qu’il permettrait « d’associer les agents très vite à la réflexion : finalement, que l’idée soit bonne ou mauvaise, le projet peut tomber à côté de la plaque parce que les gens qui le font ne sont pas associés en amont ». Cela lui plaît, au point qu’elle s’exclame : « et si le Labo devenait une sorte d’interlocuteur unique, pour tous les sujets, pour tous les élus… ? Mais non, vous ne serez pas assez nombreux ! » Non, certainement. Mais cette remarque d’adhésion nous réjouit. Nous en profitons alors pour la questionner sur le Labo en construction : « le Labo doit être là pour éviter au maximum l’inertie », selon elle, « et mettre de l’huile dans les rouages, se faire le porteur de la transversalité… ». Joëlle Barat, très intéressée par les questions de handicap, nous offre un exemple frappant : « Sur le handicap, on identifie un millier de pistes de solutions. Et après on se questionne sur l’attribution du budget : en effet, aucune direction n’en est en charge directement… Mais en réalité toutes le sont ! Ici, le Labo pourrait être utile pour identifier le potentiel de transversalité en amont, et faire le lien avec les services. Il pourrait même bénéficier d’une ligne budgétaire pour ces sujets dits « transversaux », car pour l’instant, si une direction finance un projet, il n’est pas question qu’une autre direction le finance aussi ! »

Joëlle Barat repartie à ses nombreuses activités mandataires, nous terminons la journée. Une grille d’entretien voit bientôt le jour. Celle-ci fixe le contexte (petite salle, table ronde, affichage), les rôles (un « scribe-synthétiseur », un « meneur », un « réactant »), la temporalité (45 minutes), les questions-types, et surtout, les objectifs. Les Référents élaborent une forme de communication en amont envers les élus et directeurs, des règles du jeu… Ce n’est pas tout, il va maintenant falloir (re)tester tout cela ! La prochaine semaine ?

Semaine 7.3 : Prototyper un nouvel outil « Mon avenir num’ERIC »

Au cours des différentes semaines de Transfo, les résidents et les agents de la Région ont, à plusieurs reprises rencontrés des jeunes en emploi d’avenir ou qui souhaitaient prétendre à des emplois d’avenir. Ces jeunes ont été mobilisés de multiples manières : entretiens individuels et collectifs, portrait, mini-jeux de rôle, jeux de questions, etc… Beaucoup ont parlé de la difficulté à se valoriser auprès d’un recruteur lorsqu’on n’a ni diplôme ni formation. Pourtant, certains ont des connaissances et/ou des savoir-faire dans des domaines variés (dont le numérique), mais ils ont des difficultés à évaluer leur propre niveau, ces compétences et savoir-faire n’étant certifiés par aucun diplôme.

Par ailleurs, le numérique représente aujourd’hui une filière d’avenir. L’Etat a souhaité que certains jeunes en emploi d’avenir soient recrutés dans ce secteur (2000 emplois d’avenir dans les Espaces Publics Numériques). Mais aujourd’hui, il existe très peu de postes pour des non-diplômés dans ce secteur (formations à bac +2, +3 ou +5). Pourtant, certains jeunes, même non-diplômés, ont un réel potentiel et/ou une appétence pour ce secteur, même si les métiers qu’il propose ne leur sont pas encore très familiers. Formés pour la plupart sur le tas ou en autodidactes, ils ont des niveaux et des connaissances très disparates.

Malgré cette attraction pour le numérique, les ERIC sont assez peu fréquentés par ces jeunes en difficulté (hormis dans les structures dédiées portant un ERIC : Maison des Jeunes et de la Culture, Centres sociaux, Bureau Information Jeunesse par exemple) dans la perspective de se former ou de connaître ce secteur. Les animateurs des ERIC rencontrent assez peu ces jeunes alors même qu’ils seraient, pour beaucoup, dans la capacité de les aider à se former ou à trouver la formation, les métiers et/ou les filières adéquates.

Enfin, il existe de nombreuses représentations et a priori sur ces jeunes. Digital natives, geek-bidouilleurs, pirates et autres gamers, ils seraient soi-disant « surconnectés », capables de pirater des ordinateurs ou de mobiliser 5000 personnes via facebook, ces capacités entraînant en revanche, des difficultés à entrer en contact avec autrui dans la vie réelle. Qu’en est-il réellement de ces capacités et de leurs conséquences sur le comportement, les besoins et les attentes de ces jeunes ?

Evidemment la réalité est plus complexe : s’il existe réellement des petits hackers capables de détourner certains systèmes, le jeune de 16 ans qui pirate les serveurs de la Banque de France reste un cas exceptionnel. De la même manière, si beaucoup de jeunes utilisent facebook, peu sont conscients de l’usage professionnel qui peut être fait des réseaux sociaux. Enfin, même les jeunes les plus attirés par le numérique disent leur envie d’aller vers les autres, d’apprendre à plusieurs, de ne pas rester tout seuls dans leur coin.

Le projet proposé est né du croisement de ces différents constats.

A noter que l’association Arsenic accompagne, avec le soutien de l’Etat et de la Région depuis septembre 2009, le déploiement des Emplois d’Avenir dits « numériques  » (EAN)  sur le territoire régional. Pour cela, Arsenic propose de mettre en place un plan d’actions basé sur les phases suivantes :

– Repérage des acteurs et des employeurs potentiels ;

– Création et  mise à disposition des prescripteurs, d’un outil de repérage des compétences numériques et de supports de communication sue les 6 métiers du numérique EA ;

– Organisation de  rencontres territoriales (présentation du dispositif, sensibilisation, etc.) ;

– Rencontres directes et individuelles d’employeurs potentiels sur le territoire régional ;

– Contribuer à construire une offre de formation adaptée aux EAN ;

–  Reporting, communication et mobilisation par les outils numériques.

Les enjeux du projet

Comment permettre à des jeunes qui sont attirés par le numérique de repérer leurs savoir-faire et/ou leurs connaissances dans ce domaine ?

Comment leur permettre de prendre connaissance des différents métiers existants dans ce domaine et de définir vers lequel d’entre eux ils aimeraient se diriger ?

Comment créer un outil qui s’adapte aux différents niveaux des jeunes ?

Comment mettre les ERIC au centre de ce repérage et comment permettre aux animateurs d’aider les jeunes sur ces sujets ?

Le Master Design d’Unîmes

L’expérimentation visant la création de cet outil bénéficie d’un partenariat avec le Master Design de l’Université de Nîmes.

Créé depuis 3 ans, le Master propose:

– de former des spécialistes du design, concepteurs de projets au sein d’équipes pluridisciplinaires,

– d’apprendre à gérer la complexité des processus coopératifs dans différents contextes de projet,

– de développer des compétences d’éditeurs de concept sur des produits innovants,

– de favoriser l’esprit d’entreprise pour développer des projets réalistes aux avant-postes des créations dans un contexte d’écoconception et de développement durable.

Le processus de projet proposé par l’équipe pédagogique du Master repose sur le modèle anglosaxon ‘Double Diamond’ : Discover, Define, Develop, Deliver développé par le Design Council.

Les 12 étudiants de Master 2  impliqués dans le projet sont issus de différents parcours : design, arts appliqués, architecture, management.

Les objectifs du projet / la commande

L’objectif du projet est de créer un outil de valorisation des potentiels et des savoir-faire liés au numérique. Cet outil sera destiné principalement aux jeunes faiblement qualifiés mais pourra éventuellement être utilisable par n’importe quel autre jeune ayant envie de l’essayer.

L’outil sera mis à disposition dans les ERIC et les animateurs pourront en assurer la médiation.

L’outil pourra prendre une forme numérique ou non : jeu en ligne, QCM évolutif, exercice  de mise en situation, jeu de société, combinaison de plusieurs de ces solutions…

L’outil pourra s’utiliser seul, en groupe ou en binôme (avec l’animateur de l’ERIC ou avec un autre jeune). Il faut tout de même noter que beaucoup de jeunes ont fait part de leur souhait de se former « à plusieurs » plutôt que tout seul derrière un ordinateur.

Il sera nécessaire de prendre en compte le fait que l’outil ne devra pas reproduire une situation « scolaire » (il ne s’agit pas d’un examen), les jeunes destinataires ayant bien souvent de mauvais souvenirs liés à l’école et ayant tendance, pour certains, à perdre leurs moyens dans une situation de stress. L’intégration dans le projet des notions d’estime de soi et d’empowerment semble à ce titre particulièrement importante.

L’outil devra pouvoir s’adapter au profil de son utilisateur : niveau de connaissances et/ou choix de métiers.
L’équipe projet

– La TRANSFO

– Le Master Design

– La Région PACA

Il est proposé également que l’association ARSENIC, en tant que structure fédérant les ERIC et acteurs de la médiation numérique en région Provence-Alpes-Côte d’Azur et accompagnant le déploiement du dispositif Emplois d’Avenir Numériques, participe à l’équipe projet.

Semaine 7.2 – Le chantier LABO, « workinprogress »

Du côté de la création du Labo, il semble que les travaux des ateliers de mai et juin aient porté leurs fruits. En effet, le 14 novembre lors d’un «Apéro Labo »*, Directeur Général Adjoint  en charge du Pôle Emploi Innovation et Formation a annoncé à la quinzaine d’agents ayant travaillé sur des scénarios de Labo son souhait de mettre en place la première forme d’une fonction innovation qui puisse être testée avant la fin de la TRANSFO.

Voici le scénario qui sera donc testé jusque mars 2014 :

Apéro Labo* définition : l’apéro labo est une rencontre informelle des agents intéressés par le processus d’innovation public en Région PACA. Il a été testé le 14 novembre pendant les heures de déjeuner. Une exposition, des présentations mais surtout des discussions entre agents ont animé ce temps convivial.

• Un coordinateur
• Une Assistance à Maîtrise d’Ouvrage
• Une commande claire
• Des membres d’une communauté du LABO ayant un rôle à choisir dans le projet

Le bouche à oreille fait son effet : un nouveau sujet pour le labo

La rentrée a été également l’occasion de démarrer un sujet nouveau… « Mieux manger au lycée ». Ce sujet avait été proposé lors de l’atelier LABO du mois de mai et un contexte particulier au lycée Claret de Toulon nous donne aujourd’hui l’occasion de tester un des modes de fonctionnement du futur LABO.

Dans ce fonctionnement,

• Un chargé de mission du Directeur est coordinateur.
• L’équipe de résidents fait figure d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage.
• La commande a fait l’objet d’une rencontre le 17 octobre entre une équipe de la Direction des Lycées et l’élue en charge de la délégation « Santé-Alimentation ».
• Des rôles ont été proposés (mais pas encore testés) pour les agents intéressés.

Un contexte nécessitant d’imaginer d’autres solutions pour la restauration dans le lycée

Avec plus de 10 millions de repas servis annuellement dans les lycées, l’alimentation des lycéens fait l’objet d’un regard attentif de la région PACA. Une aide financière soutient les familles et la Région est engagée pour un service de qualité. L’un des objectifs est de contribuer à l’éducation alimentaire à travers le régime méditerranéen et l’introduction de produits bio et locaux dans les menus. Cependant, faire adhérer les lycéens à ce type de proposition n’est pas évident et les attentes des lycéens sont bien souvent plus tournées vers le fast food que vers le slow food.

Ayant participé à un atelier TRANSFO en 2013, Anne-Marie HAUTANT, élue en charge de la délégation « Santé, alimentation » propose de travailler sur les attentes des lycéens en termes de restauration dans l’optique de créer une offre de restauration alternative au sein du lycée Claret de Toulon.

En effet, un service de restauration est actuellement en projet avec un calendrier de lancement de concours (auprès d’architectes et concepteurs) pour juin 2014.

Or, des contraintes très fortes en termes d’espace rendent la construction d’un self classique particulièrement difficile. Les lycéens disposent d’un foyer équipé de réfrigérateurs  et de micro-ondes pour réchauffer leur repas du midi. Certains utilisent cette possibilité mais la plupart déjeunent dans les cafeterias, brasseries ou kebab environnants. D’autres achètent sandwichs ou plats à emporter et se restaurent dans l’espace public, s’installant où ils peuvent trouver un siège ou un abri.

De cette dernière situation est née une pétition d’une soixantaine de riverains du quartier dénonçant les nuisances liées à ces déjeuners « dans la rue » (papiers jonchant le sol, installation sur les perrons privés, etc.) et demandant au Préfet de Région, au Proviseur du lycée et à la Région Paca de se pencher rapidement sur la question.

La direction des lycées, un nouveau partenaire

L’idée est de proposer au lycée de mener un travail de création de scénarios pour la future restauration du lycée Claret par le biais d’une étude basée sur les méthodes de design de service. Ces scénarios viendraient enrichir et inspirer le document de programmation pour le lancement du concours en juin 2014. L’équipe projet est constituée des agents de la Direction des lycées. Le labo en test assisté des résidents de la 27é Région vont accompagner la Direction des Lycées dans  l’écriture collaborative d’un cahier des charges.

Le Laboratoire d’innovation en test est support pour la méthodologie. Le Principal, le Gestionnaire et la Conseillère Principale d’Education rencontrés le 5 novembre 2013 adhèrent à l’idée de relance du projet par le biais de la méthode participative. Il conviendra de susciter des attentes prenant en compte la faisabilité du projet. La phase de programmation pourra bénéficier des propositions et ne pas être ralentie.

Afin de respecter les délais techniques, les deux Assistance à Maîtrise d’Ouvrage  (programmation et qualité environnementale) en cours seront associés à la recherche.

La mise en place d’un travail collaboratif

Le pari est de miser sur un travail « collaboratif » dès l’écriture de l’appel d’offre pour rendre plus efficace l’ensemble du processus de programmation de ce futur équipement de restauration dont on ne connaît pas encore la forme.

L’ensemble de l’équipe projet se déplace le 9 décembre au lycée Claret pour mener un travail d’immersion préliminaire à l’arrivée de l’équipe de design appelé pour creuser le sujet.

Au programme :

• Visite du lycée
• Exploration des environs
• Micros-trottoirs avec les lycéens
• Entretiens avec des membres de la communauté éducative (Agents Régionaux des Lycées, Proviseur, Gestionnaire, Conseillère Principal d’Education, etc.)
• Revue d’initiatives innovantes

TRANSFO CA / Semaine 8 / JOUR 1

Pas de nouvelles de la Transfo Champagne-Ardenne depuis de longs mois… C’est fini ? Pas du tout. Il faut dire que les dernières semaines avaient été chargées, se soldant notamment par l’écriture d’une note détaillée au Président de Région. Cette note co-signée par tous les agents Référents-Transfo présentait le futur laboratoire d’innovation et proposait une validation formelle de son fonctionnement.
Cette phase a nécessité du temps, beaucoup de temps.

Désormais, alors qu’une validation de principe a été obtenue, il est temps de faire les comptes : il reste une dizaine de jours de Transfo, et encore pas mal de choses à expérimenter.
Au programme de cette période de trois jours : la réinterrogation de la commande au Labo, le prototypage, la veille/documentation et la communication (interne au Labo, interne à la Région, externe). Rien que ça !

Allons-y pas à pas.
Communication ? Les Référents s’emparent rapidement de la routine consistant à rédiger un compte-rendu synthétique à destination de leurs pairs après chaque demi-journée. La liaison d’information s’améliore, le groupe peut exister même virtuellement et les avancées sont plus rapides !

Mais, à quoi donc ressemble le trajet d’une commande politique ??

Réinterrogation de la commande ? Après dérushage d’une « commande-type » d’un élu à un service, les Référents mettent en lumière quelques points obscurs du trajet. Et si le Labo tentait d’innover ? On tente de s’inspirer du « démarreur bienveillant » de Pays de la Loire. Le détailler nous permet de s’en détacher et d’affirmer notre spécificité : notre action se situe plus en aval du processus, en vue de co-produire cette commande avec l’élu.

À travers nos discussions, nous réalisons que le pragmatisme est de mise et les réflexions de plus en plus précises. Celles-ci nous poussent à peaufiner notre planning pour rester au plus près de la progression des agents :
–       Quelle légitimité du Labo dans les questionnements politiques ? Les agents songent à la place que doit stratégiquement occuper le Labo dans le processus de création ou d’amélioration d’un dispositif. S’il vient trop tôt, il vient trop questionner le politique, et s’il vient trop tard, il se fait imposer ses sujets de travail. Il va falloir préciser cela.
–       Nous réalisons que le groupe a organisé toute l’animation de la restitution des Rencontres Région-Jeunes fin octobre, mettant en application des méthodes créatives, s’interrogeant sur la parole des jeunes, etc. Cela vient démontrer des compétences d’innovation acquises de la part des agents : il faut les valoriser, les communiquer, les documenter, au même titre que Lycéo et bien d’autres actions déjà accomplies !
–       Enfin, anticipant la période de fonctionnement autonome à venir, il devient nécessaire pour les Référents de programmer l’année 2014 : sujets de travail, échéances, méthodes.

Une petite idée de métaphore qui nous chatouille…

L’expédition

Depuis quelques temps déjà — peut-être par appréhension de l’échéance prochaine, peut-être parce que nos semaines ressemblent plus que jamais à un stage d’entraînement intensif — il nous semble nous préparer à une expédition.

Une première comme disent les alpinistes. Enfin, nous voulons parler des référents, les agents qui partiront en autonomie à partir du 10 janvier prochain. Ils forment déjà une belle cordée qui se relaie pour faire l’inventaire de leur paquetage, consolider les techniques qu’ils devront maitriser.

Qu’est-ce qu’on embarque ? Qu’est-ce qui est vital dans de pareilles conditions ? Qu’est-ce qu’on va savoir refaire seuls ?…

Nous établissons des codes qui nous permettront d’assurer la liaison radio en cas de pépin. Chacun doit répéter les gestes qui devront devenir des réflexes car les itinéraires ne seront sans doute pas aussi tracés que sur les cartes que nous dessinons depuis Châlons. En effet, établir le premier camp sera difficile car le risque d’avalanche sera fort en ce début d’année.

Allez, il ne nous reste que 11 jours : plus de temps à perdre !

Transfo Pays de la Loire / semaine 8 / tests 2 et 3 du Démarreur Bienveillant

Pour poursuivre la logique de test amorcé lors de la semaine 7 et suivre notre intuition concernant le bien-fondé du mode opératoire « le Démarreur bienveillant », nous avons intégré au programme de la semaine 8 deux temps y étant consacrés.

Plusieurs modifications ont été jugées pertinentes suite aux conclusions du test réalisé avec l’élue Françoise Gentil.
Tout d’abord, il nous a semblé pertinent de pouvoir ouvrir ce mode opératoire à des directeurs généraux autant qu’à des élus, puisque ces deux « fonctions » se trouvent bien confrontées à la formalisation de commande politique.
Pour conserver un format court d’intervention (1h30 maximum), il nous est apparu pertinent de chercher à raccourcir le temps d’appropriation du contexte pour les discutants : aussi, il a été demandé aux interviewés de sélectionner 2 références illustrant les origines de leur questionnement transmis en amont du démarreur.
Avant le lancement du test, un mail officiel a été envoyé à l’interviewé pour confirmer la tenue du test, en mettant en copie le cabinet pour le tenir informé.
3 règles d’or indiquant la posture nécessaire pour la réalisation de ce mode opératoire ont été rédigées et affichées lors des tests.
> ici, pas de décision à prendre
> ici, je ne représente pas ma fonction mais ma pratique
> ici, le questionnement est central
Enfin, la présence d’un scribe a été ajouté au mode opératoire pour que ses notes puissent potentiellement guidé les échanges, et au moins servir de compte rendu de séances à l’intéressé.

C’est donc sur ces bases qu’ont participé à ce mode opératoire Alain Gralepois, Vice-président du Conseil régional et Président de la commission culture sport citoyenneté et éducation populaire et Yoann Iacono, Directeur Général Délégué Ressource ont participé à ce mode opératoire (accompagné de Nathalie Le boulchs-Villers, Directrice de l’Action territoriale et de la Démocratie).

Voici les sujets sur lesquels les discussions ont démarré : 

 

 

 

 

 

 

 

Si ces sujets peuvent paraître ardues de premières abords, c’est bien des agents néophytes de ces questions et membres de la fonction innovation ou complices de la première heure qui se sont pliés à l’exercice. Et avec succès! La clarification des termes énoncés, des finalités envisagées pour la Région et pour la politique publique visée et des usagers concernés furent au centre des échanges… permettant aux deux interviewés de positionner leur priorité, de cerner les enjeux associés à leurs questionnements ou des déterminer les trames argumentaires nécessaires pour mettre en oeuvre leur action.
L’image du sparring partner est apparue parlante aux observateurs de ces tests pour évoquer le rôle des discutants : dans la relance dynamique de réflexions et de questionnement, pour faire travailler le jeu de jambe oratoire qui sera bien utile ensuite pour convaincre son entourage d’une vision, d’un projet politique.
Aussi, pas besoin d’être expert pour jouer ce rôle : c’est une posture réflexive qui est nécessaire. C’est d’ailleurs sur ces mots que repartira Alain Gralepois lundi matin « Je suis agréablement surpris de la qualité des échanges, des questions, de leur pertinence, de leur apport pour relancer ma réflexion ». Les documents fournis en amont de la session n’ont finalement pas été d’une grande utilité, à part sûrement pour se rassurer!

Concernant les notes prises par le scribe pendant la séance, elles n’ont pas été utilisées comme support d’échange à chaud. Par contre, en étant envoyé par mail aux participants, elles permettent d’une certaine manière de répondre à la frustration avec laquelle les participants repartent à la fin du test. Avec le sourire, Yoann Iacono file à une autre rendez-vous en lançant « Il faudrait faire ça toute la journée! ». Il n’est en effet pas évident de clôturer une séance de réflexion à bâton rompu! Pour autant, nous sommes convaincus que ce temps court permet aux interlocuteurs le luxe de requestionner le fond d’un sujet, sans enjeu opérationnel imminent ou calendrier serré en tête, et de poursuivre ensuite seuls leurs réflexions pour envisager par la suite la formulation d’une commande clarifiée dans ces objectifs et son utilité.

Ces deux tests ont donc permis à l’équipe innovation de confirmer la pertinence de ce mode opératoire et leur volonté d’en faire un rendez-vous régulier dans leur calendrier de travail.
De part sa forme courte et sa méthode très réflexive, le démarreur bienveillant apparaît également comme un temps intéressant pour inviter des agents en tant qu’observateurs à venir découvrir la méthodologie de travail de la fonction innovation.