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InterTransfo #3 : bilan à mi-parcours de programme(s)

La troisième rencontre InterTransfo a eu lieu le 17 octobre dernier. Elle rassemblait les équipes de résidents et les agents régionaux engagés dans chacun des programmes Transfo déployés par la 27e Région en Champagne-Ardenne, Bourgogne, Pays de la Loire de Provence-Alpes Côte d’Azur. Retour sur cette journée de réflexion, d’échange et d’analyse.

Après deux premières rencontres, la première orientée vers l’objectif final des programmes, et la seconde vers la recherche de solutions à des problèmes concrets, cette troisième InterTransfo marque le temps d’un bilan, à mi-parcours du programme. C’est le moment pour les 4 équipes et leurs interlocuteurs en Régions de prendre du recul et la mesure des avancées et des difficultés rencontrées.

La matinée est donc consacrée à un point d’étape de chacune des Transfos, à partir de 3 questions posées en amont aux participants :

  • En quoi la Transfo interroge-t-elle la façon dont travaille la Région ?
  • En quoi transforme-t-elle les pratiques des agents/citoyens/élus/professionnels?
  • En quoi apporte-t-elle un regard nouveau sur la thématique traitée au sein de l’institution?

Au fur et à mesure des réponses détaillées de chacune des équipes, plusieurs questionnements ou constats se répètent, tandis que d’autres sujets ou enjeux, mis en avant lors des deux précédentes sessions, semblent désormais moins critiques. Le défi n’est plus, par exemple, de réussir à libérer la parole des agents, le cadre de confiance de la Transfo se renforçant dans la plupart des Régions.

La bienveillance des élus : nécessaire, mais pas suffisante

Au regard de la relation aux élus et au « top management » administratif, l’enjeu semble s’être déplacé : alors qu’il était au départ crucial de s’assurer de leur bienveillance, voire de leur soutien, il faut désormais réussir à les impliquer de manière active dans la démarche Transfo. Une implication personnelle plus compliquée à susciter que prévu, ce qui amène même certaines équipes à envisager des sessions de Transfo conçues pour et destinées spécifiquement aux élus et managers. L’idée ne fait pas l’unanimité.

Cette nécessité est liée à la question de la gouvernance de la Transfo, qui se pose à nouveau dans chaque Région, cette fois-ci à partir de cas concrets, rapportés par les participants. Si en Champagne-Ardenne, les résidents et référents jeunesse ont construit leur propre programme de travail, en Provence-Alpes Côté d’Azur, le processus de validation hiérarchique pèse encore sur la prise d’initiative des agents investis dans le programme. Dans l’ensemble, la logique de commande reste difficile à dépasser.

Apprendre à accepter un corps étranger et à le laisser fonctionner en électron libre

En Pays de la Loire, l’équipe note que « la Transfo infuse à la base » et que « les micro-changements d’habitudes sont une base nécessaire pour pouvoir emmener les agents vers des choses plus questionnantes« .

C’est en bousculant, même brièvement, les habitudes, que la démarche Transfo se transmet le mieux : en immersion à la Flèche, lors de la dernière semaine de Transfo, les élus ont pris part à des d’ateliers participatifs, mais sans dévoiler leur fonction. Noyés dans la masse ils ont été « modérés » par les agents régionaux qui assuraient l’animation des ateliers.

Transfo, subversion et sectarisme 

L’un des nouveaux arrivants de cette InterTransfo livre son analyse du bouleversement qu’entraîne la Transfo. Celle-ci réduit la distance entre le discours et l’acte, car on va au-delà des mots qu’on utilise habituellement. « Et dès que l’on se déplace sur le terrain, en immersion, le discours explose complètement. Les gens reviennent transformés« .

Cette expérience crée un sentiment d’appartenance; un vocabulaire commun au sein du groupe, qui peut conduire si l’on n’y prend pas garde à adopter un comportement excluant : « j’ai l’impression que l’on commence à considérer les autres comme des profanes, c’est un risque« .

La « Transfo autonome », une préfiguration des futurs labos ? 

L’appropriation de la démarche et des méthodes de la Transfo varie d’une région à l’autre, les programmes étant à des stades d’avancement différents (6e semaine sur 10 en Bourgogne, 2e semaine en PACA).

En Champagne-Ardenne, entre les semaines 4 et 5, une « Transfo autonome » s’est auto-baptisée et auto-organisée : le groupe des référents jeunesse a organisé ses propres immersions, rencontres et entretiens avec des partenaires sur le terrain. Dans les réunions transversales, on se demande désormais « comment la Transfo aborderait-elle ce problème ? ». Ces nouveaux réflexes, très encourageants pour les équipes, ont cependant leurs limites : dans la pratique, les initiatives se heurtent encore souvent à la réalité hiérarchique de l’institution. « On arrive dans le coeur des problématiques : management et méthodes » conclue un participant, et « on cherche la pérennité » ajoute une résidente.

Dans l’après midi, les équipes de chaque Transfo sont mélangées pour partager les réussites et réinterroger les difficultés de chacun, collectivement ou personnellement. Trois mots clés émergent de ces discussions :

  • Chronophagie : le rythme du programme Transfo est intensif. Les participants (résidents comme agents) s’interrogent sur la soutenabilité du modèle : si la Transfo est sensée prototyper, expérimenter le futur labo d’innovation de la région, est-il raisonnable qu’elle appuie son travail sur un rythme qui ne pourra pas être tenu sur la durée ? La question des modes et rythmes d’activité s’insère ainsi dans la réflexion globale sur la mise en place des futurs labo.
  • Eco-système : chaque Transfo représente à elle-seule un petit éco-système qui a ses outils de communication, son langage, sa propre identité. Tous souhaitent cependant pouvoir plus et mieux échanger avec les équipes des autres régions, suivre au fur et à mesure les avancées et résultats du programme, qui nourrissent leur propre analyse. L’enjeu, pour la 27e Région, est donc de faciliter les échanges intra et inter-Transfos et d’améliorer la documentation du processus.
  • Identité : Vis-à-vis de leur interlocuteurs régionaux ou extérieurs, les résidents ont parfois des difficultés à se situer, à se présenter par rapport à la 27e Région. La formalisation de leur lien contractuel et figuré avec l’association apparaît à nouveau comme un chantier urgent.

Encore une fois, l’InterTransfo a montré la forte valeur ajoutée de la dimension interrégionale de ce programme. Des équipes soudées, des nouveaux venus et des observateurs (cette fois-ci venus de la Région Nord-Pas de Calais) : voilà qui fait l’équilibre et la richesse de ces sessions.

InterTransfo #2, la fabrique des solutions

26 Juin 2012 : le programme interrégional de la « Transfo » est lancé depuis près d’un an.

En Bourgogne, l’expérimentation est déjà à mi-parcours, un forum est prévu en septembre pour présenter les visions de villages du futur élaborées en semaines 2, 3, 4 et 5 (sur 10) de Transfo. L’équipe de résidents de la Transfo Champagne Ardenne prépare quant à elle le rétroplanning des 5 dernières semaines de Transfo en lien étroit avec les référents du Conseil Régional. En Pays de la Loire, la Transfo a pris ses marques et une immersion est prévue en semaine 4 à la rentrée. Enfin, la Transfo PACA a démarré en juin avec la désormais traditionnelle « Semaine Campus » de formation-action.

Ce sont donc des équipes évoluant à des rythmes différents qui sont réunies en cette InterTransfo pour confronter leurs expériences et construire ensemble la suite du programme.

Durant la matinée, les échanges sont consacrés à un état des lieux des 4 Transfos, de leurs faiblesses et forces respectives. Au total, ce sont 13 semaines d’expérimentation qui se sont déroulées pendant cette première année de programme, et l’on peut déjà (avant les 27 suivantes !) dresser la liste des écueils à éviter et des astuces à développer pour garantir le bon déroulement du programme.

En cumulant et combinant l’expérience de chaque programme, les conditions de succès de la Transfo qui se dessinaient déjà lors de la 1ère InterTransfo se confirment :

– implication de plusieurs directions (même aux compétences en apparence éloignées, et si possible comprenant des directions fonctionnelles)
– portage politico-administratif fort (relayé par un appui solide au sein du cabinet, et au sein de la direction générale des services)
– Formation d’une équipe projet autour de la Transfo (hétérogène et motivée, et si possible ouverte vers l’extérieur)

Les participants échangent leurs questionnements… : « Comment motivez-vous les agents à participer aux travaux de la Transfo ?
 » Comment expliquer la Transfo ? »  « Faut-il impliquer d’autres collectivités ? » « Faut-il préparer le programme des semaines en amont, ou avec les agents ? A quel moment leur laisser le volant ? »

… et leurs pistes de solutions, voire leurs motto : « On n’accepte pas que les gens viennent en observateurs. S’ils sont là, ils participent ».
« Il faut travailler sur des objets concrets, même s’ils sont petits. Mieux vaut une bonne expérimentation sur un sujet limité, qu’une mauvaise expérimentation sur un thème vaste »
« Organiser des moments de convivialité autour de la présentation des travaux  ou de conférences permet d’intéresser des agents et élus ne participant pas encore aux travaux de la Transfo »

« La Transfo ne s’explique pas, elle se vit »

Des enseignements précieux pour la Transfo PACA qui démarre, et pour de futurs projets.

C’est aussi un canevas de Transfo qui commence à se dessiner :

– En semaine 2, il semble pertinent d’organiser une rencontre de l’équipe de résident avec les acteurs clés de l’organigramme régional, pour garantir l’implication d’agents de différents services dans les semaines suivantes.
– Au bout de 3 à 4 semaines, la question de la transition des méthodes commence à se poser et avec elle celle de la gouvernance et du financement du futur labo.
– A partir de la 3e ou 4e semaine, il devient possible de proposer aux agents de tester le « re-design » d’un dispositif existant.

Mardi après-midi, place à la construction des futurs « labos », qui ne porteront pas nécessairement ce nom – En Champagne-Ardenne, on a déjà suggéré une série d’intitulés alternatif, de l' »élaboratoire » au « chantier des politiques ».

Lors de la première InterTransfo, les participants avaient imaginé la forme de leur futur labo : réseau interne, fonction embarquée au sein du Conseil Régional, organe pluri-collectivités…

Les quatre équipes laissent cette fois-ci la forme et la structure de côté pour se pencher sur les fonctionnalités et modes opératoires de ces futures unités.

A quoi ça sert ? « revisiter des dispositifs ou en élaborer de nouveaux », « produire de la solution », « créer des communautés de travail », « former et sensibiliser », « comprendre toute la chaîne des utilisateurs » …

Les modes opératoires du futur labo sont autant de méthodes à tester pendant la Transfo, d’où l’intérêt de les énumérer très en amont. Ainsi, il semble indispensable, dans le cadre des semaines de Transfo, de tester plusieurs formes d’immersion, de prototyper des dispositifs ou des améliorations, l’exposition de travaux « in progress », et plusieurs méthodes de visualisation dont la cartographie.

L’identification des fonctions et des modes opératoires va maintenant se poursuivre dans chacune des Transfos. Ce travail pourrait s’accompagner d’un temps de réflexion avec tous les participants sur les questions de vocabulaire, pour éclaircir les notions-clés, les mots valises autour desquels tout le monde croit s’entendre : innovation, transversalité, mutualisation, expérience/expérimenter, etc.

L’après Transfo : premiers enseignements (3/3)

La journée du 16 février (racontée en deux épisodes, l’un sur les critères de succès, l’autre sur les scénarios d’avenir) aura permis à tous les participants de mesurer toute l’ambition du programme la Transfo. Le défi est de taille, tant pour les équipes de résidents, que pour leurs interlocuteurs en régions. Il était donc d’autant plus important jeudi de ré-ajuster collectivement les objectifs du programme, afin d’éviter les effets d’annonce et les attentes démesurées.

Cette première Inter-Transfo s’est distinguée des rencontres inter-résidences déjà organisées, qui réunissaient seulement les équipes de résidents. Cette fois, les agents et parfois les élus des régions concernées et des observateurs d’autres régions participaient également. La teneur des débats s’en est trouvée modifiée : de l’avis d’un designer présent, ils portaient désormais autant sur le fond que sur les méthodes.

Parmi les difficultés mises en avant par les participants, certaines peuvent être considérées comme des obstacles, ou au contraire comme des formes à inventer, à l’aide du design. Les équipes pourraient par exemple inventer :
– une forme de labo qui soit à l’abri des revirements politiques,
– une manière de documenter qui prenne en compte le devoir de réserve des fonctionnaires,
– des modes de pilotage nouveaux (au-delà des comités etc.)

La communication autour de la démarche Transfo mérite d’être améliorée. Outre la nécessaire explication pédagogique du projet et de ses objectifs, il s’agit de faire passer l’idée que oui, on peut travailler en s’amusant, en prenant plaisir. La Transfo c’est passionnant, pour les équipes de résidents comme pour les agents qui y participent, mais ce n’est pas une perte de temps. Il faut donc arriver à raconter le travail de la Transfo de telle sorte que les agents aient envie d’y participer mais puisse aussi l’assumer vis à vis de leurs collègues.
La participation d’agents, observateurs « embarqués » dans les travaux de la Transfo, paraît être le moyen le plus efficace d’expliquer le projet. Les « observateurs » de Rhône-Alpes, PACA, et Nord-Pas-de-Calais présent lors de l’Inter-transfo y ont probablement beaucoup appris sur ce qu’est la Transfo, entre autres.

Enfin, un mot était particulièrement présent dans les débats de cette première Inter-transfos : la confiance. Dans le contexte d’institutions encore très souvent marquées par les stratégies politiques/électorales ou des rivalités internes, son existence est indispensable entre les résidents et leurs interlocuteurs en région. Des réunions extérieures et collectives comme cette première Inter-transfos peuvent aider à construire cette complicité.
Des relations de confiances peuvent certainement aider à limiter ce qui devient un point de vigilance pour la suite des programmes : l’auto-censure des agents, et parfois des équipes de résidents, ces derniers craignant de mettre en difficulté leurs interlocuteurs, agents tenus au devoir de réserve, ou partenaires de la région.

L’après Transfo : critères de succès (1/3)

Le 16 février, les participants au programme La Transfo étaient réunis à Paris pour une première journée « Inter-transfo ». Rappelons que le programme La Transfo vise à aider 5 Régions à tester en 3 ans l’apport d’un laboratoire d’innovation « embarqué », mobilisant sociologie de terrain, ethnologie, design de services, tests et « prototypage de politiques publiques », etc.

L’objectif de ces rencontres est de construire l’après-Transfo, mais elles sont aussi bien sûr l’occasion d’échanger sur le déroulement des programmes en cours dans 3 Régions (Bourgogne, Champagne-Ardenne et Pays de la Loire). A terme, 5 régions devraient participer à la Transfo, et d’autres suivent aussi de près le travail qui y est mené.

Plusieurs « observateurs » de Provence Alpes Côte d’Azur, Rhône Alpes et Nord-Pas de Calais. étaient ainsi présents jeudi, aux côtés des représentants des Régions participantes, des équipes de résidents et de l’équipe permanente de la 27e Région.

L’échange d’expérience entre les parties prenantes aux trois programmes en cours s’est organisé autour de deux questions : quels seraient les indicateurs de succès du programme ? Quels sont les facteurs de réussite pour y parvenir, ou au contraire les principaux obstacles à lever ?

Le débat autour des indicateurs de succès du programme a donné l’occasion aux participants de s’exprimer sur les objectifs du projet. Des objectifs qui se précisent et s’harmonisent peu à peu, et sont exprimés d’une manière plus sensible désormais, ayant été mis à l’épreuve de la réalité.

Ainsi l’objectif d’appropriation et de diffusion en interne des méthodes proposées par la 27e Région prend une tournure concrète, des propositions émergent concernant l’évolution de la gouvernance interne et la pérennisation du changement : « embaucher des agents designers », « instaurer une double appartenance des agents, fonctionnelle et transversale », « intégrer les nouvelles méthodes à l’évaluation professionnelle des agents ».

Autrement formulé, le souhait qu »au terme de la Transfo, parler des choses à améliorer ne soit plus un problème » montre toute l’ambition du projet.

Une Transfo réussie, ce serait aussi, du point de vue des agents et des résidents, une notoriété qui dépasse les personnes directement impliquées dans le programme. Les participants soulignent qu’il est difficile d’expliquer la Transfo (une petite vidéo peut néanmoins vous y aider), surtout à des collègues enclins à penser que l’on s’y amuse. Et si c’était le cas ?

La discussion se déplace ensuite logiquement sur les conditions de la réussite, que l’on peut résumer ce qui pourrait être les points clés d’un « contrat de confiance » de la Transfo, visant à créer un climat de bienveillance vis-à-vis du projet :

– Portage politique par un groupe d’élus : faut-il par exemple qu’un élu porte une délégation à la Transfo ? ou bien qu’une commission d’élus ait en charge la Transfo ?

– Implication de la direction générale : le/la directeur/trice général(e) des services, en particulier, soutient-il la Transfo ? L’intègre t-il/elle dans la stratégie, le management ?

– Construction d’un discours pédagogique autour du programme : chacun au sein de l’organisation met-il le même sens derrière les expressions utilisées dans la Transfo ? A t-on pris soin d’expliquer les notions de design, innovation sociale, ethnologie, et les méthodes qui s’y rattachent ?

– Participation des agents (temps et espaces réservés) : du temps a t-il été libéré dans le quotidien des agents pour participer à la Transfo ? peuvent-ils y prendre part une semaine complète, ou plusieurs jours successifs ? comment rassurer l’encadrement sur ce temps « hybride », entre formation, recherche, action, qui peut paraître accessoire mais est au coeur du travail des agents et des politiques dont ils ont la charge ?

– Création de conditions propices à l’expression libre des agents : les agents peuvent-ils s’exprimer sans l’autorisation préalable de la hiérarchie ? comment convaincre agents et encadrement qu’il est possible de trouver un ton pour parler des améliorations possibles, et ce sans contrevenir à l’obligation de réserve ?

– Complicité de tous les services : les équipes de la Transfo ont-elles la possibilité de travailler avec tous les services, opérationnels et fonctionnels, sans restriction ?

– Multidisciplinarité au sein de l’équipe de résidents et des agents participants : les professionnels, agents et élus qui participent à la Transfo ont-ils des profils suffisamment variés, permettant une multiplicité des points de vue, et une vision plus ouverte des projets ?

Prochain billet : L’après Transfo, les scénarios  (2/3)