Archives mensuelles : juin 2013

Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 à 3 / Sur la Fabrique des mandats

En 3 séances de travail (lundi après-midi, mardi matin et mercredi après-midi), l’équipe agents+résidents travaille au mode opératoire « La fabrique des mandats » sur le sujet de la « gestion des emails au sein du Conseil Régional ». La question, au fil de ces trois séances, est bien de construire ensemble des contenus de la semaine 8 (en octobre), c’est à dire :

– qui devra y participer ? (plutôt des acteurs pertinents au regard de la question de la gestion des mails et susceptibles pour certains de participer à la future équipe projet)

– sur quoi les ferons-nous travailler ? (plutôt de manière à les décentrer que pour chercher à aller tout de suite à la solution ie. la constitution d’une équipe projet)

– comment ? (quels ateliers, comment les animer, pour aboutir à quels résultats et quelles productions, etc)

– sans oublier qu’il faudra aussi se demander qui aura à faire quoi pour que tout cela se mette bien en place (liste de tâches assignées, calendrier de travail…).

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Les multiples allers retours entre fond et forme nous ont dès lundi amenés  a nous interroger sur l’ensemble des acteurs internes à mobiliser en semaine 8 et de discerner :

– les usagers, qui finalement peuvent être tous les membres du conseil régional, caractérisés par des typologies spécifiques (la fonction hiérarchique, la relation à l’écrit et au numérique, …)
– les fabricants (au niveau juridique, dans la création des règles et des normes…)
– les regards différents (les experts, les fous créatifs…)
– le pilote (tenant le volant) et l’animateur (gérant le frein et l’accélérateur), garants de l’avancée du projet
l’arbitre, pouvant autant être le facilitateur comme le contrôleur.

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Il s’agira dans les semaines à venir et sur cette base collective d’identifier précisément un liste de personnes à inviter pour représenter cette diversité, tout en pensant à leur motivation à venir travailler plusieurs séances d’affilée sur la « Fabrique des mandats ». Au delà de cette liste de « personnes souhaitées », les ateliers seront ouverts à tous les motivés.

Ensuite, les discussions ont peu à peu progressé vers la deuxième question, que nous avons surtout travaillé le mardi matin. Nous avons terminé cette séquence en abordant le « comment » avec un rapide brainstorming de petites méthodes d’animation dont on pourrait se resservir.

2013 0625 Le quoi pour la semaine 8 sujet interneLe « quoi »

La troisième et dernière séance, qui ne fut pas des plus simples, nous a finalement conduit au calendrier visé et même à une assignation des tâches de chacun ! Est-il besoin de préciser que nous n’avons évidemment pas cheminé de manière si linéaire ? Bien sûr, nous avons travaillé en aller-retour permanent – et dans ces moments, l’apprentissage par la pratique de la toute neuve équipe innovation a joué à plein…. A partir de là en tous cas, chacun sait ce qu’il aura à faire.

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

3modesOperatoires
Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Fabrique des Politiques Régionales

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

TransfoPdL-Prototypage

Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

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De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

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