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TRANSFO CA / Semaine 8 / JOUR 1

Pas de nouvelles de la Transfo Champagne-Ardenne depuis de longs mois… C’est fini ? Pas du tout. Il faut dire que les dernières semaines avaient été chargées, se soldant notamment par l’écriture d’une note détaillée au Président de Région. Cette note co-signée par tous les agents Référents-Transfo présentait le futur laboratoire d’innovation et proposait une validation formelle de son fonctionnement.
Cette phase a nécessité du temps, beaucoup de temps.

Désormais, alors qu’une validation de principe a été obtenue, il est temps de faire les comptes : il reste une dizaine de jours de Transfo, et encore pas mal de choses à expérimenter.
Au programme de cette période de trois jours : la réinterrogation de la commande au Labo, le prototypage, la veille/documentation et la communication (interne au Labo, interne à la Région, externe). Rien que ça !

Allons-y pas à pas.
Communication ? Les Référents s’emparent rapidement de la routine consistant à rédiger un compte-rendu synthétique à destination de leurs pairs après chaque demi-journée. La liaison d’information s’améliore, le groupe peut exister même virtuellement et les avancées sont plus rapides !

Retracer le trajet d'une commande politique

Mais, à quoi donc ressemble le trajet d’une commande politique ??

Réinterrogation de la commande ? Après dérushage d’une « commande-type » d’un élu à un service, les Référents mettent en lumière quelques points obscurs du trajet. Et si le Labo tentait d’innover ? On tente de s’inspirer du « démarreur bienveillant » de Pays de la Loire. Le détailler nous permet de s’en détacher et d’affirmer notre spécificité : notre action se situe plus en aval du processus, en vue de co-produire cette commande avec l’élu.

À travers nos discussions, nous réalisons que le pragmatisme est de mise et les réflexions de plus en plus précises. Celles-ci nous poussent à peaufiner notre planning pour rester au plus près de la progression des agents :
–       Quelle légitimité du Labo dans les questionnements politiques ? Les agents songent à la place que doit stratégiquement occuper le Labo dans le processus de création ou d’amélioration d’un dispositif. S’il vient trop tôt, il vient trop questionner le politique, et s’il vient trop tard, il se fait imposer ses sujets de travail. Il va falloir préciser cela.
–       Nous réalisons que le groupe a organisé toute l’animation de la restitution des Rencontres Région-Jeunes fin octobre, mettant en application des méthodes créatives, s’interrogeant sur la parole des jeunes, etc. Cela vient démontrer des compétences d’innovation acquises de la part des agents : il faut les valoriser, les communiquer, les documenter, au même titre que Lycéo et bien d’autres actions déjà accomplies !
–       Enfin, anticipant la période de fonctionnement autonome à venir, il devient nécessaire pour les Référents de programmer l’année 2014 : sujets de travail, échéances, méthodes.

Une petite idée de métaphore qui nous chatouille…

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Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Jour 1 / L’équipe s’agrandit

Si la semaine d’avril dernier a été l’occasion d’identifier les futures interventions de la fonction innovation et de tracer leurs premiers contours, notre travail commun ne s’arrête pas là.

Il s’agit maintenant de formaliser les missions de la future fonction innovation pour affiner les conditions de leur pertinence et de leur mise en œuvre. En cohérence avec les méthodes de travail jusque là expérimentées, l’objectif est de prototyper et tester 3 des 6 modes opératoires retenus en semaine 6. Pour mener à bien ce programme, les deux prochaines semaines du programme y sont consacrées : la semaine 7, du 24 au 28 juin 2013, est l’occasion de préparer avec les agents les tests qui auront lieu en semaine 8, en octobre 2013.

En prenant en compte l’actualité des politiques régionales en lien avec le degré de pertinence d’intervention de la future fonction innovation, voici les thèmes de travail qui ont vu le jour :

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Pour envisager la pérennisation de la fonction innovation et la diffusion de la démarche, il nous semble essentiel de co-élaborer avec les agents déjà impliqués cette prochaine étape. Ceci est d’autant plus nécessaire qu’entre la semaine 6 et la semaine 7, 5 agents ont été choisis pour porter particulièrement la démarche d’innovation interne à la Région suite à la fin du programme de la Transfo.

C’est donc avec ces objectifs en tête que lundi 24 juin, la Transfo a repris ses marques au sein du Conseil Régional.

Le matin fut l’occasion de faire un rapide retour des semaines précédentes, et de repréciser les 6 modes opératoires de la future fonction innovation.

Fabrique des Politiques Régionales

Pour illustrer le chemin parcouru au regard de la gestion de projet en design, et se mettre d’accord sur la définition du terme « prototypage » ensemble, la petite présentation ci-dessous fut bien éclairante :

TransfoPdL-Prototypage

Après avoir repris le déroulé du programme de la semaine (à voir ici), les agents présents ont été invités à faire part de leurs attentes à court et moyen terme sur la démarche engagée.

Cet exercice a permis de mettre en évidence :
– le besoin de clarifier le mandat confié à l’équipe innovation au sein du conseil régional (quelle posture adopter, quelle officialisation de la fonction, quelle coordination engagée, quel temps imparti sera donné… ?)
– l’envie de voir quels impacts auront les démarches mises en œuvre par la fonction innovation à terme.

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L’après-midi du lundi permit de se lancer concrètement dans le premier sujet de la semaine : quel prototype de « la fabrique des mandats » sur la question de la gestion des mails au sein de la Région mettre en place en semaine 8 ?

L’ensemble de l’équipe innovation désignée était de la partie, accompagnée d’agents complices depuis plusieurs semaines. Claire et Carole, de la DCI, ont présenté les enjeux de fond du sujet, ayant déjà travaillé cette question avec une direction régionale et ayant fait le constat de l’échec de la mise en pratique des préconisations proposées alors.

Si cette explicitation du contexte était nécessaire, c’est un grand écart qu’ont du réaliser les agents présents pour ne pas chercher à résoudre de but en blanc les soucis internes de la gestion des mails mais se positionner en tant que concepteur du prototype du mode opératoire « la fabrique des mandats » de la future fonction innovation.

Le croquis réalisé en semaine 6 nous a permis de reprendre le fil de notre réflexion.

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De façon générale, c’est avec plaisir que les quatre résidents de la Transfo ont pu constater que le groupe commençait à se prendre au jeu et à intégrer pleinement les coulisses de la démarche menée depuis plus d’un an en région. Oui, l’équipe innovation est en marche…

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Transfo Pays de la Loire / semaine 6 / Jour 5 : exposition

Au terme de ces trois jours, pour mettre en perspective la réflexion menée sur ces ateliers, nous décidons d’exposer toutes ces recherches et leurs synthèses.
C’est un moment important pour retracer d’un coup d’œil le continuum de la semaine et prendre du recul sur ce qui à été réalisé, parfois avec étonnement!

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Six modes opératoires se dégagent pour cette fonction innovation :

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1. Réussir la commande politique : « le démarreur bienveillant »
Pour permettre aux élus d’affiner leur commande politique et de réinterroger leurs problématiques, un temps court d’échanges bienveillant leur serait proposé au cours duquel ils pourraient échanger avec des agents et peut être des ressources extérieures. En créant cet espace neutre, les participants ont pour unique objectif que la commande politique soit affinée afin de lancer un dynamique initiale de projet plus efficace, autant dans sa finalité que dans sa mise en œuvre.

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2. Explorer les usages : « l’explorateur des usages »
Pour mettre en œuvre une politique publique déterminée, quoi de plus éclairant que l’étude des usages des futurs bénéficiaires en se basant sur des méthodologies innovantes issues de l’ethnographique ou du design ? En impliquant les agents en charge à cet exercice, l’objectif est de permettre une meilleure appropriation des problématiques et de faciliter ensuite leur déclinaison opérationnelle.

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3. Répartir les rôles : « la fabrique des mandats »
La fonction innovation pourrait être sollicitée pour requestionner le management du projet, et accompagner la définition des mandats et des moyens de chaque partie prenante. Cette intervention permettrait de définir les différents rôles à tenir, et d’assurer leur implication tout comme leur soutien.

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4. Produire des prototypes : « l’atelier des prototypes »
Pour associer dès le début du projet les directions opérationnelles et fonctionnelles, la formalisation d’un temps de travail questionnant les formes finales du projet peut être nécessaire. Grâce aux méthodes du prototypage, l’objectif est de construire un langage commun pour travailler en collaboration.

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5. Évaluer autrement : « le Retour en Réalité (RER) »
Se réapproprier en interne des services des moyens d’évaluation réguliers des actions menées paraît pertinent pour ajuster toujours au mieux le service à l’usager. C’est pour répondre à cet objectif qu’il pourrait être proposé la mise en place de méthodes d’évaluation innovantes, basée sur le recueil de données qualitatives, et interrogeant autant les pratiques des bénéficiaires que celles des services internes de la région.

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6. Documenter : « le capitaliseur »
L’activité des différents services du Conseil régional produit une source intarissable et précieuse de savoir faire. Il s’agit d’envisager comment ils pourraient être mieux valoriser et utiliser de façon transversale. La fonction innovation aurait donc pour mission de faciliter l’appropriation de ces ressources, en jouant sur le partage de pair à pair, sous une forme incitative et conviviale.

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Il s’agira pour la suite de mettre en chantier et prototyper ces modes opératoires et de les tester in situ ensuite.

Dans un même temps, tout au long de la semaine, nous avons récoltés et sélectionnés des « paroles dites » sous forme de verbatim que nous avons mis en page et exposé sur de grands panneaux. Ces « murs de pensées » permet, plus encore pour ceux qui n’ont pu assistés à la semaine, de donner à voir les réactions, les émotions et les découvertes des participants, pour mieux questionner la mise en place de cette fonction innovation.

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