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TRANSFO CA / Semaine 8 / JOUR 1

Pas de nouvelles de la Transfo Champagne-Ardenne depuis de longs mois… C’est fini ? Pas du tout. Il faut dire que les dernières semaines avaient été chargées, se soldant notamment par l’écriture d’une note détaillée au Président de Région. Cette note co-signée par tous les agents Référents-Transfo présentait le futur laboratoire d’innovation et proposait une validation formelle de son fonctionnement.
Cette phase a nécessité du temps, beaucoup de temps.

Désormais, alors qu’une validation de principe a été obtenue, il est temps de faire les comptes : il reste une dizaine de jours de Transfo, et encore pas mal de choses à expérimenter.
Au programme de cette période de trois jours : la réinterrogation de la commande au Labo, le prototypage, la veille/documentation et la communication (interne au Labo, interne à la Région, externe). Rien que ça !

Allons-y pas à pas.
Communication ? Les Référents s’emparent rapidement de la routine consistant à rédiger un compte-rendu synthétique à destination de leurs pairs après chaque demi-journée. La liaison d’information s’améliore, le groupe peut exister même virtuellement et les avancées sont plus rapides !

Retracer le trajet d'une commande politique

Mais, à quoi donc ressemble le trajet d’une commande politique ??

Réinterrogation de la commande ? Après dérushage d’une « commande-type » d’un élu à un service, les Référents mettent en lumière quelques points obscurs du trajet. Et si le Labo tentait d’innover ? On tente de s’inspirer du « démarreur bienveillant » de Pays de la Loire. Le détailler nous permet de s’en détacher et d’affirmer notre spécificité : notre action se situe plus en aval du processus, en vue de co-produire cette commande avec l’élu.

À travers nos discussions, nous réalisons que le pragmatisme est de mise et les réflexions de plus en plus précises. Celles-ci nous poussent à peaufiner notre planning pour rester au plus près de la progression des agents :
–       Quelle légitimité du Labo dans les questionnements politiques ? Les agents songent à la place que doit stratégiquement occuper le Labo dans le processus de création ou d’amélioration d’un dispositif. S’il vient trop tôt, il vient trop questionner le politique, et s’il vient trop tard, il se fait imposer ses sujets de travail. Il va falloir préciser cela.
–       Nous réalisons que le groupe a organisé toute l’animation de la restitution des Rencontres Région-Jeunes fin octobre, mettant en application des méthodes créatives, s’interrogeant sur la parole des jeunes, etc. Cela vient démontrer des compétences d’innovation acquises de la part des agents : il faut les valoriser, les communiquer, les documenter, au même titre que Lycéo et bien d’autres actions déjà accomplies !
–       Enfin, anticipant la période de fonctionnement autonome à venir, il devient nécessaire pour les Référents de programmer l’année 2014 : sujets de travail, échéances, méthodes.

Une petite idée de métaphore qui nous chatouille…

Transfo Pays de la Loire / Semaine 5 / Jour 4 : Objectif « note »

Jeudi 14 novembre

Avant dernier jour, et, comme toujours, les choses s’accélèrent. Nous avons préparé la veille au soir un dernier temps d’atelier avec les agents. Nos objectifs ? Avant tout, il s’agit bien sûr de finaliser la démarche de prototypage entamée. Mais nous nous en fixons un autre : s’assurer de l’utilisation extérieure des productions de la semaine. Et nous imaginons qu’il faudrait pour cela permettre aux agents de trouver une passerelle entre ces travaux un peu éloignés de leur quotidien et leurs pratiques habituelles. Mais lesquelles ? La rédaction de notes de validation de projet, pardi !

L’atelier va donc consister, une fois faits les retours des tests en ENR, en 2 ateliers, avec 2 groupes de travail sur 2 des formes réalisées mardi. Le choix, fait collectivement, aura bien sûr permis une précision des termes utilisés et de ce que chacun met derrière les « mots ». La question à traiter,  in fine : dégager ce qu’il faut pour rédiger une note proposant le développement de l’objet choisi et sa mise en oeuvre concrète.

Pendant que le premier groupe se penche sur le couple réseau des passeurs/cartographie des acteurs de l’orientation, le second s’intéresse au développement d’une « bande-annonce » de présentation d’outils généralistes comme meformer.org. Résultat en images ci-dessous:

Au moment du partage des travaux réalisés en sous-groupes, nous nous attachons surtout à ne pas perdre de vue notre objectif opérationnel : s’assurer qu’il y aura des suites au travail de la semaine « dans la réalité », sous forme de note (et qui sait, si elle est validée, ce que cela pourra devenir ensuite).

Pari gagné ? Nous n’en savons rien pour le moment, mais au moins nous avons fixé quelques éléments clés :

  • qui ? Les 2 agents du CR présents depuis lundi se chargent de coordonner les travaux et d’initier la rédaction de la note
  • quoi ? Entamer la rédaction de deux notes (une par objet travaillé), contenant des éléments classiques (=rédigés) mais intégrant également des éléments visuels issus des travaux du jour (et proposés à l’exposition de demain) ;
  • pour quoi faire ? Pour proposer la mise en œuvre des prototypes.
  • avec qui ? L’appui, sur leur demande, des résidents et des participants des autres directions ou encore les partenaires des CIO et de l’ONISEP (voire même d’autres). A voir si des co-signatures de directions internes pourront être tentées…
  • quand ? D’ici mi-décembre.

Rdv est donc donné pour mesurer l’implantation et l’appropriation des méthodes d’innovation proposées par la Transfo et donc leur durabilité.

Après-midi

Rejoints par Romain, de la 27e Région, nous entamons l’après-midi avec une bonne liste de choses à faire, que nous nous répartissons. Deux agents passeront prendre le pouls et mettre, un peu, la main à la pâte dans l’après-midi. Les uns partent donc commencer la conception et la mise en place de l’exposition du lendemain, les autres avancent sur les productions à y ajouter, d’autres encore relancent une invitation aux membres du CR pour venir la visiter…

Et dans tout cela, nous gardons aussi le cap sur notre second objectif de la semaine : préparer très en amont la prochaine semaine, en février, qui sera dédiées à faire le point : « qu’avons nous réalisé jusque là (avec les différentes expérimentations) et qu’en faisons nous pour la suite (du prototypage d’une fonction innovation ?) ». Pour préparer plus intelligemment cette future semaine, nous mobilisons dans l’après-midi la DPSDD pour échanger autour de nos premières intuitions et imaginer notre travail commun d’ici là.

En ressortent des idées riches et enthousiasmantes : en février, nous aurons vraisemblablement à construire quelque chose comme un « carrefour des réflexions » : nous pourrions proposer de travailler de manière collaborative sur les chantiers respectifs du « labo des mutations », de la Mission Méthodes et de la DPSDD pour que chacun progresse en profitant de l’intelligence collective – et au même moment mettre cette dernière au service d’un premier protypage de la future fonction innovation. Ceci permettrait à chacun d’être partie prenante de scénarios ainsi élaborés tout en avançant sur ses propres missions.

Est-ce que nous sommes plus organisés, à force? En tout cas, si elle n’a pas toujours été facile (se répartir les tâches impose aussi de réserver des temps de mis en commun), cette répartition des tâches fut productive!

Champagne Ardenne SEMAINE 4 / JOUR 4 : de la réalité au rêve…

Au risque de nous répéter, cette semaine 4 est définitivement un moment pivot. Point d’étape entre réflexion concrète et projection, entre animation des seuls résidents et véritable co-animation, entre recherche guidée et tâtonnement franc.

Débriefing

DU LANGAGE COMMUN AUX CODES DE LA RÉGION

« Quand on parle d’immersion, ça ne signifie pas la même chose pour nos collègues. » Après un rapide débriefing sur le travail au corps des élus qui a eu lieu la veille, les agents questionnent à nouveau leur place au sein du Conseil Régional. En effet, chaque incursion du monde extérieur dans notre « parenthèse Transfo » est l’occasion de faire le point sur la façon dont l’expérience est perçue. « J’ai compris que j’étais attendue au tournant, il va falloir produire des résultats » souligne Maryline. Il est rapidement question de la communication à mettre en place entre élus et agents afin de mener le travail le plus efficacement possible. De la communication au langage, il n’y a qu’un pas : « il faut qu’ils comprennent qu’en face d’eux, nous ne sommes plus un service mais une équipe ».

La construction d’un langage commun se fait de plus en plus concrète : langage commun entre agents, langage commun entre élus et agents… et le langage de la Région ? Tirant les enseignements de nos moments de flottement du premier jour, nous nous constituons peu à peu un « glossaire Région » : ces éléments de contexte, en plus de la compréhension de la culture professionnelle administrative nous apparaissent aujourd’hui cruciaux. A quand la livraison du code source du Conseil Régional ?

Exposition

LA TRANSFO S’EXPOSE

Les moments d’expositions sont devenus un rite de la Transfo. Il faut donner à voir ce qui s’y passe et tenter de rendre explicite notre démarche ! La présence de partenaires extérieurs à la Région (Mission Locale, MJC, …) nous permet de s’interroger sur le format : trop de texte ? trop de post-it ? Cependant, nous constatons avec ravissement que nous sommes loin d’être seuls à réfléchir la place de chaque panneau. Malgré un timing très serré, les tâches se répartissent très rapidement. Les premiers visiteurs arrivent et les agents se chargent tout naturellement de les guider. Désormais leur implication leur semble bien plus claire : ils ont tous, sans se concerter, profité de ce moment pour savoir ce que chaque visiteur percevait de la démarche.

DES OUTILS POUR LES AGENTS

Une fois l’effervescence autour du buffet retombée, certains agents expriment leur difficulté à présenter des travaux auxquels ils n’ont pas participé. La question des outils opérationnels internes devient prégnante : pouvoir se tenir au courant des travaux en quelques minutes, faire le point en permanence sur le travail à répartir. En bref, être efficaces et opérationnels. Le programme de demain ?

Rêve ton labo !

LE LABO D’APRÈS-DEMAIN

Laissant de côté, pour un bref instant, les questions très opérationnelles, nous hackons délibérément la dynamique et proposons un temps de respiration : « Ce laboratoire de 2014, vous l’imaginez comment ? ». Pas besoin de lancer beaucoup la discussion, le rêve est rapidement au rendez-vous. « Et d’abord, pourquoi vous l’appelez labo ? » Du nom au nombre (« Et s’il y avait plusieurs labos ? »), les possibles s’envisagent : « Il faudrait que ce soit aussi un lieu de formation», « il serait est un ensemble de compétences et de ressources, à géométrie variable », « des permanents, du temps libéré pour les agents ? On dirait un syndicat ! ».

Et quitte à rêver, rêvons ! Françoise Bronner, spécialiste des espaces de créativité et d’innovation, vient apporter ses lumières : lieux existants, configurations, modalités, possibilités… Mais nos agents gardent les pieds sur terre : quelles expériences dans le service public ? Comment concilier ce type de démarche avec l’administration si française ?

Champagne Ardenne SEMAINE 4 / JOUR 2 : Vous croyiez connaître la Transfo ?

Mise en place

En semaine 3 – du 2 au 6 avril dernier – nous avions pu mener l’ensemble de notre planning d’expérimentation quasiment au pied de la lettre. Il soufflait comme un air d’évidence, un constat de réussite partagé par tous les participants comme en témoignait notre dernier post. Nous comprenons aujourd’hui que ce qui semblait naturel était dû à quelques facteurs que nous analysons a posteriori :

  • Nous avions particulièrement planifié cette semaine,
  • La plupart des participants de la Région avaient fait l’expérience des deux premières semaines en septembre et janvier : pour eux, la démarche de la Transfo n’est pas une découverte,
  • L’objet de travail émanait d’une commande politique claire et motivée par un objectif à court terme : la rentrée scolaire 2012,
  • Le sujet d’expérimentation, LycéO, était très concret,
  • Le dispositif se prêtait particulièrement bien à l’exercice car l’enjeu d’amélioration de ce dispositif était relatif, Lycéo fonctionnant déjà plutôt bien.
    > La voie vers le laboratoire d’innovation nous semblait presque tracée !

Mais si nous revenons sur les conditions de notre satisfaction en semaine 3, c’est bien parce qu’elles ne sont pas toutes au rendez-vous en ce début de semaine 4. Dans le planning initial (pourtant tout aussi travaillé qu’en semaine 3), nous avions prévu de profiter des deux premiers jours pour aboutir le travail mené sur Lycéo. Les participants nous avaient en effet indiqué leur besoin d’expérimenter la démarche « jusqu’au bout », de passer des idées aux actes. Nous souhaitions ensuite , durant les trois derniers jours, nous attacher à la préparation des prochains mois nous séparant de la prochaine semaine de Transfo (début octobre !) : outiller les participants, leur donner les moyens de fonctionner en autonomie.

Sauf que, surprise, nous mettons un certain temps à comprendre qu’ils ont si bien travaillé à passer des idées aux actes pendant notre absence… que notre planning si léché est déjà obsolète !
Une surprise qui transfo-rme !
Nous sommes l’après-midi du premier jour. Nous avons un train de retard. Qu’à cela ne tienne, rattrapons et… devançons ? Non. Et c’est précisément là que tout devient très intéressant.
En effet, ce qui nous est apparu comme un revirement de situation délicat à surmonter instantanément pendant la première journée, s’avère en réalité bien plus « esprit Transfo » que nos prévisions !

Nous atteignons manifestement le moment charnière. Alors que nous étions encore jusque là des « coordinateurs-référents-résidents-animateurs », voilà que nous touchons au « co »  que nous souhaitons si familier de « conception », « création », etc. Soudain, ce préfixe (parfois victime de la mode) prend tout son sens. Soyez prévenus, s’en suivent « émancipation » ou « autonomisation » ou encore « encapacitation » !
Il ne s’agit plus du tout de devancer, mais bien d’avancer « co »njointement.

Cartes sur table

LIVRER LE CODE SOURCE

« Comment sait-on si on doit travailler en petits groupes ou en grand groupe ? »
Au cours du déjeuner de vendredi, nous souhaitons tirer les enseignements de la veille et proposons de mettre cartes sur table (littéralement !). L’échange informel nous permet de comprendre combien le groupe a mûri et nous découvrons leur désir d’autonomie. Nous leur racontons les coulisses de la préparation : nos interrogations de la veille, notre (très) longue soirée de brainstorming pour élaborer le mode opératoire de la journée… « Avant aujourd’hui, nous ne pouvions pas vous livrer toutes les astuces au péril de votre confiance et votre implication : on devait créer de la surprise pour vous donner envie d’aller plus loin ». Aujourd’hui, « …c’est le moment, nous sommes tous prêts à passer ce cap ».

Comment livre-t-on les ficelles de l’innovation ? Nous réalisons dans le train qui nous ramène vers Paris pour un week-end de break mi-Transfo que nous ne sommes pas réellement détenteurs de ce savoir si évolutif. Décidément le « co » revient à nouveau : dans ce travail de « co »élaboration de plus en plus égalitaire, quel est notre nouveau rôle ? Du travail en perspective mais le meilleur qui soit : l’invention.

Prise de recul sur quatre mois

LA POSTURE D’INDÉPENDANCE QUI PERMET LA FORCE D’INITIATIVE

Parallèlement, nous nous heurtons aussi à des différences fortes dues à nos cultures professionnelles parfois éloignées. De même que nous mettrons plusieurs heures à comprendre ce qu’une « note » signifie en langage administratif, nous nous interrogeons sur le rôle des agents par rapport à celui des élus.
« Proposer » est-il un acte qui ne revient pas aux agents car, intrinsèquement politique, il relèverait du pouvoir et de la légitimité des élus uniquement ?
Au fil de nos échanges, nous dressons des modes de fonctionnement possibles pour le futur labo :

  • répondre à une commande politique formulée par l’exécutif,
  • profiter du cadre de la commande pour investiguer librement le sujet et pouvoir proposer des réponses alternatives aux solutions préconisées par l’exécutif,
  • aller en immersion au contact des compétences régionales et proposer des sujets de travail, en auto-saisine.

Cette dernière proposition est très vite fortement controversée. Nous comprenons que le labo n’a – pour l’instant – aucune légitimité à « proposer », il doit d’abord « résoudre » de manière innovante, c’est-à-dire en tenant compte du point de vue des usagers. « Les élus doivent valider, c’est leur rôle ». Les propos du Président de Région nous apparaissent sous un nouveau jour.