En 3 séances de travail (lundi après-midi, mardi matin et mercredi après-midi), l’équipe agents+résidents travaille au mode opératoire « La fabrique des mandats » sur le sujet de la « gestion des emails au sein du Conseil Régional ». La question, au fil de ces trois séances, est bien de construire ensemble des contenus de la semaine 8 (en octobre), c’est à dire :
– qui devra y participer ? (plutôt des acteurs pertinents au regard de la question de la gestion des mails et susceptibles pour certains de participer à la future équipe projet)
– sur quoi les ferons-nous travailler ? (plutôt de manière à les décentrer que pour chercher à aller tout de suite à la solution ie. la constitution d’une équipe projet)
– comment ? (quels ateliers, comment les animer, pour aboutir à quels résultats et quelles productions, etc)
– sans oublier qu’il faudra aussi se demander qui aura à faire quoi pour que tout cela se mette bien en place (liste de tâches assignées, calendrier de travail…).
Les multiples allers retours entre fond et forme nous ont dès lundi amenés a nous interroger sur l’ensemble des acteurs internes à mobiliser en semaine 8 et de discerner :
– les usagers, qui finalement peuvent être tous les membres du conseil régional, caractérisés par des typologies spécifiques (la fonction hiérarchique, la relation à l’écrit et au numérique, …)
– les fabricants (au niveau juridique, dans la création des règles et des normes…)
– les regards différents (les experts, les fous créatifs…)
– le pilote (tenant le volant) et l’animateur (gérant le frein et l’accélérateur), garants de l’avancée du projet
– l’arbitre, pouvant autant être le facilitateur comme le contrôleur.
Il s’agira dans les semaines à venir et sur cette base collective d’identifier précisément un liste de personnes à inviter pour représenter cette diversité, tout en pensant à leur motivation à venir travailler plusieurs séances d’affilée sur la « Fabrique des mandats ». Au delà de cette liste de « personnes souhaitées », les ateliers seront ouverts à tous les motivés.
Ensuite, les discussions ont peu à peu progressé vers la deuxième question, que nous avons surtout travaillé le mardi matin. Nous avons terminé cette séquence en abordant le « comment » avec un rapide brainstorming de petites méthodes d’animation dont on pourrait se resservir.
La troisième et dernière séance, qui ne fut pas des plus simples, nous a finalement conduit au calendrier visé et même à une assignation des tâches de chacun ! Est-il besoin de préciser que nous n’avons évidemment pas cheminé de manière si linéaire ? Bien sûr, nous avons travaillé en aller-retour permanent – et dans ces moments, l’apprentissage par la pratique de la toute neuve équipe innovation a joué à plein…. A partir de là en tous cas, chacun sait ce qu’il aura à faire.
La Transfo 
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