Transfo Pays de la Loire / Semaine 9.1 / Test de la Fabrique des Mandats

MARDI

C’est dans un format réduit que l’équipe Transfo aborde ces 3 jours de présence : en effet, depuis quelques « semaines », et pour assurer un passage de relai en douceur, nous venons moins longtemps et moins nombreux, mais plus souvent. Cette fois ce sont Clément et Shah-Dia qui passeront 3 journées en appui de l’équipe innovation pour le dernier test des modes opératoires : la « Fabrique des mandats »

Et surtout, notre présence se fait de plus en plus discrète : ainsi, la majeure partie de la préparation des 2 ateliers qui auront lieu cette semaine a été assurée par les membres de l’équipe innovation (principalement Antoine Foucault et  Carole Bodenan), mais leur réalisation et leur animation va également être entre leurs mains. Les résidents prennent donc peu à peu la posture d’observateurs bienveillants, toujours prêts à prêter main forte si le besoin en est exprimé. Bref, le « départ » sur la pointe des pieds est en route….

Concrètement, le test de la Fabrique des mandats se déroulera en deux séquences de travail  (mardi après-midi et jeudi matin) avec des d’agents invités et ciblés en fonction du sujet choisi pour l’occasion : « le bureau du futur ». (Très) Vaste sujet et sujet à enjeux pour les dirigeants de la collectivité, on attend donc beaucoup de ces ateliers. Sans côté qu’il touche de près tous les agents du CR. Et après le vif succès du travail réalisé sur le Hub PME par l’équipe innovation (lors du test de l’atelier des prototypes) et l’accueil favorable des « démarreurs bienveillants » avec les élus, tous les regards semblent tournées sur l’équipe innovation !

Notre séance de démarrage de ce mardi matin nous permet donc, à 4, de peaufiner l’atelier n°1, crucial à la fois pour faire comprendre et rassurer sur l’invitation à ce travail, et essentiel sur l’abord de ce sujet « paquebot » !

Bonne surprise en tous cas à 14h : ce sont 15 agents de 12 directions qui ont répondu favorablement à l’invitation. Seuls 2 ou 3 personnes n’ont peu se trouver au rdv (mais viendront le jeudi). Premier succès, pas négligeable, pour l’équipe innovation.

Le travail commence par une explication du contexte (la Transfo, l’équipe innovation et les modes opératoires) puis de ce qui est proposé ici : une Fabrique des mandats, sur le « bureau du futur » ! Oui, il est nécessaire d’éclairer un peu les lanternes ! En particulier sur l’origine de ce sujet et sa « composition » à ce jour. Essentiel aussi d’expliquer que nous sommes ici pour réfléchir tous azimuts et que finalement rien n’est figé, nécessaire enfin de faire comprendre les agents qui sont là ont été invités : experts certes, mais aussi pressentis comme ayant un intérêt pour ce type de réflexion et pouvant peut-être, à terme, faire partie des membres de l’équipe projet qui sera ébauchés à l’issue du travail. Car bien sûr, c’est toujours le plus complexe à comprendre dans ces histoires de tests de modes opératoires : l’objectif de ces séquences n’est pas de travailler sur le sujet mais bel et bien de se demander quelle équipe projet pourrait le porter au mieux, avec quels mandats, quels métiers, et quelle validation politique.

Mais nous n’arriverons là que jeudi, car naturellement il faut un minimum d’imprégnation et d’espace de questionnement du sujet, de cadrage et de décadrage surtout, avant d’en arriver là. C’est ainsi que les brillants animateurs des l’équipe innovation entraînent les 15 participants dans une premières séquence d’atelier : connaissez-vous, ici ou ailleurs, des pratiques innovantes ou émergentes qui pour vous participent de l’idée du « bureau du futur » ? Et selon vous, pourquoi (quelles  , moteurs, raisons) poussent des utilisateurs à inventer/adapter ces nouveaux usages ?
Travail intense et échanges vifs, restitution riche et discussion plénière. Nous arrivons ainsi déjà au bout de notre premier atelier, non sans avoir évoquer :
⁃    l’ensemble des écueils, risques, menaces et contraintes qui entourent ces opportunités et qui peuvent, si l’on n’y prend pas garde, les tuer dans l’œuf voire entraîner des dérives d’un bureau du futur façon « Brazil ».

⁃    l’existence, à la Région, d’autres chantiers touchant aux thématiques du travail demain (et aujourd’hui) qui recouperont certainement les champs abordés par cette exploration des usagers du bureau du futur.
En tous cas, nous repartons avec beaucoup de matériau quand à ces champs d’exploration possibles : le « bureau du futur » est bien vaste, mais nous en avons un peu éclairé les contours.

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MERCREDI

Maintenant que le matériau a été récolté, se pose toujours la question de : et maintenant, comment on fait pour l’atelier n°2 ? Phase de travail intense et assez stressante que jusqu’ici les résidents n’ont que peu eu l’occasion de partager avec l’équipe innovation : en effet, même si nos complices prennent peu à peu la main sur les travaux, l’occasion de se retrouver « entre deux ateliers » n’avait pas encore surgi (à chaque test, il y avait 1 test + 1 débrief, mais pas de test en 2 temps).

Notre matinée de mercredi a donc été tout à la fois un temps d’équipe intense et production mais également un véritable temps de transmission de savoir-faire et de techniques, bien caché dans ce faire ensemble. Qu’avons-nous récolté hier ? Est-ce suffisant ? Est-ce qu’on peut en faire quelque chose ? Quoi ? Est-ce complet ? Et dans l’atelier suivant, on veut arriver où ? Alors on fait comment entre ces deux bouts-là ? Autant de questions qu’on pu expérimenté les 2 représentants de l’équipe innovation de concert avec nos 2 résidents ; exercice d’équilibriste assez étonnant aussi pour ces derniers qui ont à la fois été en plein travail de « post-production »/construction typique des entre-ateliers ET dans celui d’accompagnateur-formateur. Intensité garantie pour tout le monde !

D’autant que sur le fond, le matériau de la veille nous a bien passionné : après un re-ordonnancement des « patates » de motivations/moteurs, il nous en en effet apparu essentiel d’élargir notre vision : les chantiers « cousins » existent ou sont en émergence, impossible de faire comme s’ils n’existaient pas. Et évidence même de penser l’exploration des usages du bureau du futur en complémentarité de ces chantiers. En effet, eux aussi, même indirectement et avec d’autres méthodes, vont explorer des usages : par souci de cohérence, de lisibilité mais aussi d’économie d’énergie, il nous est donc apparu évident qu’il fallait « mobiliser » aussi ces connaissances d’usages.  L’équipe projet devrait donc non seulement explorer, dans les champs identifiés, les usages innovants mais construire une circulation/échanges de savoir avec tous ces chantiers.

Cette première proposition de « complémentarité » nous apparaît donc comme le premier éléments à soumettre demain, en forme de présentation des productions « réorganisées » du premier atelier. Et c’est donc sur cette base que nous construisons, dans le reste de la journée, les contenus et support de l’atelier de jeudi. Son objectif opérationnel étant bien sûr de repartir avec une ébauche aussi précise que possible d’une équipe projet (rôles, métiers, voire des noms ou des directions) et d’une amorce de calendrier de travail et de tâches à lancer dès le « lendemain ».

L’après-midi a ensuite été consacrée à la réalisation concrète des supports et visualisations pour le lendemain et à affiner le déroulé d’animation de l’atelier.
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JEUDI

Nous nous retrouvons donc avec presque les mêmes participants (12 agents) pour poursuivre notre Fabrique des mandats sur la future équipe projet « bureau du futur ».

Nous revenons sur les productions mises au propre de mardi surtout sur notre réflexion quant au besoin de complémentarité avec les chantiers « cousins ».FdM-PatatesVERBATIM-01

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Cette idée est discutée et validée collectivement : l’utilité semble évidente. D’autres chantiers à prendre en compte sont portés à la connaissance du groupe. FdM-Patates_V2-03

Sa faisabilité appelle cependant plusieurs points de vigilance : d’abord, il sera nécessaire, et complexe, de concevoir la bonne architecture fonctionnelle pour cette gouvernance. Mais également sont posées plusieurs autres enjeux :
⁃    quel est le bon calendrier pour ce chantier, par rapport aux autres (et pour que l’alimentation se fasse « dans le bon ordre »)
⁃    sans réflexion sur le temps de travail de chacun, et le temps dégager pour la mise en complémentarité, point de solution ;

Ceci posé, et sous réserve de sa validation politique et stratégique, nous passons donc à la fabrication proprement dite des mandats de l’équipe projet. Le travail se fait en ateliers itératifs, à partir de premières propositions martyres :
– Un binôme chef de projet/ animateur de projet
– Un certain nombres d’explorateurs de pratiques (documentation, observateurs internes, voyageurs externes…)
– Des agents supports pour concevoir et accompagner la méthode, assurer la synthèse et la production
– et peut-être d’autres…

Sur cette base, et par discussions « cumulatives » (technique du « world café ») les groupes produisent des compléments, amendements et recommandations, tant pour les missions, les métiers, les contenus de travail, les temps et les plan de charge de la future équipe.

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Le dernier temps de la matinée nous donnera pour finir quelques perspectives de calendrier pour lancer réellement le projet.

Calendrier_FABRIQUE DES MANDATS_V2-01Calendrier_FABRIQUE DES MANDATS_V2-02

Mais pour que la Fabrique des mandats soit complète, il nous manque la validation politique. Justement, nous avons rendez-vous en cette même fin de matinée avec Simon Munsch, DGS du Conseil Régional, pour discuter ensemble de l’avancement des tests des modes opératoires et la nécessité imminente de son soutient dans la validation des chantiers en cours (lettres de missions pour les membres de l’équipe innovation, temps de travail dégagés pour les agents, quels futurs ambassadeurs?, etc. ) et son portage politique auprès des différentes directions. Entretien extrêmement positif au dire du DGS et de son implication dans le programme.

Ce jeudi après-midi nous a permis de faire un rapide compte-rendu et debrief de tous ces travaux : objectifs relativement bien atteints semble-t-il, malgré la complexité et l’amplitude du sujet, et son contexte particulier. Et test riche d’enseignement pour ce qu’apport une Fabrique, mais plus généralement beaucoup des modes opératoires de l’équipe innovation :

« Ce mode opératoire n’est ni plus ni moins que ce qui devrait être fait à chaque fois en mode projet (réinterroger le sujet, réunir des interlocuteurs élargis …), est-ce finalement un mode opératoire nécessaire par rapport à la désignation d’une équipe projet classiquement ? Même si on fait un peu la même chose, ce qui est aussi nouveau ce sont les modes d’animation des ateliers. La vraie différence, c’est de mettre des gens qui ont un intérêt mais qui n’auront pas à porter le sujet, et qui du coup ouvre une plus grande liberté de parole. »

« Autre intérêt, placer une équipe qui va phosphorer, en mode « participatif », inter-directions, c’est plus bottom-up! »

« Autre point important : Pas de hiérarchie dans la discussion, on a plus que des hommes et des femmes avec leurs compétences professionnelles, mais toute leur vie (leurs réseaux sociaux, leurs goûts culturels, leurs expériences de vie…) »

« Avoir juste un jour entre les deux ateliers c’était bien pour les participants, ça crée un recul nécessaire sans être trop éloigné dans l’esprit de chacun. »

Riche d’enseignements aussi sur les compétences d’animateur, de facilitateur et d’accompagnateurs nécessaires aux membres de l’équipe innovation – toutes choses sur lesquelles nous reviendront lors de notre très prochain (avant-dernier) passage.

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