Une journée de Transfo avec les directrices et directeurs de la Région Champagne-Ardenne

Le 12 février se tenait au lycée Léon Bourgeois d’Epernay une séance de travail inédite : une journée «Transfo-directeurs». A l’occasion du séminaire annuel de direction, l’équipe de résidents a proposé à l’ensemble des membres de la direction du Conseil Régional de se prêter à une séance de travail sur l’hypothèse d’un Labo d’innovation à la Région. Ce sont les Lycées Léon Bourgeois et Godart Roger (établissement public récemment rénové) qui ont étés le cadre de cette rencontre avec le «top-management» régional. Revenons sur cette expérience.

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La journée a d’abord été l’occasion pour Gérard Ruelle, Directeur Général des Services, de rappeler les ambitions du programme de la Transfo pour la Région : se rapprocher des usagers, et introduire de l’innovation et de la transversalité dans les services afin de maîtriser les trois enjeux régionaux majeurs. Un enjeu d’efficience – faire des choix politiques pertinents, dans un contexte d’économie de moyens. Un enjeu de management – affirmer une capacité à conduire collectivement le changement. Un enjeu démocratique – réintroduire de la confiance entre la Région et ses administrés.
Message soutenu par Stéphane Vincent, qui souligne à son tour la valeur d’un travail au sein même de la Région, s’appuyant sur les ressources internes et le potentiel d’innovation des agents, experts des fonctions régionales et du contexte local. « La Transfo est là pour aider les administrations à lever la tête du guidon. Remettre de l’huile là où ça coince et le faire par l’action. » A la suite de quoi Éva Ruaut et Denis Pellerin retracent les 6 semaines de travail avec les Référents Transfo Jeunesse, jusqu’aux schémas de fonctionnement d’un Labo régional esquissés lors de la dernière semaine. Pour l’équipe, cette journée est effectivement l’occasion d’attirer l’attention des directeurs de services sur les premiers résultats du programme et de rentrer plus en détail dans certains rouages administratifs afin de construire une fonction d’innovation qui serve tous les protagonistes de la Région.

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Pour remettre le travail de la Transfo dans une perspective plus générale de conduite du changement, un premier atelier de réflexion est proposé autour de 5 Labos d’innovation, identifiés comme des «cas d’école». Par tablée, les directeurs sont invités à analyser les fiches d’identité de chaque organisme et les classer : quelle ouverture sur l’extérieur ? quelle implication des bénéficiaires ? quelle ligne budgétaire ? quelle implantation sur le terrain ? est-ce public ou privé ? Puis, à eux de jouer : grâce à une fiche d’identité vierge, il leur est demandé de définir un nouveau Labo, celui de leur Région.

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Petit à petit les fiches se remplissent : après les questions logistiques, on imagine le lieu. Mobile ou sédentaire ? Fermé, ouvert à tous, traversé ? On évoque l’intervention de compétences extérieures : « Les permanents de la 27eme Région, ils sont trois. Mais là, ils donnent un coup de main … après, il faut faire ça au jour le jour. Il nous en faut une vingtaine ! » On imagine une potentielle date d’ouverture : « 2014 ». Et des objectifs à long terme : « Repenser l’existant et envisager l’avenir à 5 ans, 10 ans, 20 ans ». « Imaginer l’administration du 21ème siècle ». Les vertus d’une fonction d’innovation intégrée à la Région semble faire l’unanimité, mais les conditions de sa mise en œuvre (gouvernance, budget, apports extérieurs, fonctionnement) sont encore incertaines.

À la pause, retour au présent : l’assemblée est invitée à faire le tour du Lycée Godart Roger, et de constater l’achèvement des travaux, puis à partager un déjeuner dans la cantine scolaire. Nous leur proposons de profiter de ce temps pour réfléchir à des hypothèses plus ou moins souhaitables pour le Laboratoire : «Et si le Labo avait un blog?» «Et si le Labo était accessible aux agents d’autres collectivités?» «Et si deux Labos régionaux traitaient un sujet en commun?» … Au retour du déjeuner, les pistes des plus aux moins souhaitables sont affichées au mur par les participants. Spontanément, de nouvelles idées viennent s’y ajouter : «Et si on s’y mettait tous maintenant ?»

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Le temps de l’après-midi est consacré à un travail plus approfondi sur l’hypothèse d’un Labo d’innovation : il ‘agit en effet de solliciter l’expertise des directeurs et directeurs adjoints – à la fois sur le fonctionnement de leurs services et sur celui de l’administration en général – afin d’étudier des «zones de flou» dans le fonctionnement du Labo. Six étapes à clarifier sont identifiées par l’équipe de la Transfo comme recelant un fort potentiel d’innovation :
• Les moyens alloués au Labo (matériel, ressources humaines, budgets)
• Le rapport aux usagers (méthodes, missions)
• L’emploi du temps d’un agent au Labo.
• La communication interne (entre le Labo et l’ensemble du Conseil Régional)
• L’activité régulière et la question d’un veille permanente dans le Labo.
• Le circuit de la commande au Labo.

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Par équipes, les 35 direct-rices-eurs et direct-rices-eurs adjoint-e-s sont invités à étudier cette question à travers un schéma de fonctionnement global du Labo, et un scénario à titre d’exemple. Il s’agit enfin d’illustrer de façon aussi précise que possible le déroulement d’un projet à cette étape du Laboratoire.
Au cours des discussions, les questions posées en amènent d’autres : « Et si l’intérêt d’un Labo était d’aider à se poser les bonnes questions ?» «Comment le Labo peut-il comprendre la réalité [des citoyens] pour mieux la faire valoir auprès des politiques ?»
A la fin de la journée, différentes pistes de projet sont présentées par les participants, et font l’objet d’une discussion collective : sommes nous dans l’utopie ou dans le réalisme ? Quel périmètre d’action définir pour ce Laboratoire? Comment engager dès à présent une feuille de route?

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Fermement convaincu par la démarche et partageant l’enthousiasme de ses collègues à l’issue de cette journée d’expérimentation, Gérard Ruelle (DGS) conclut en actant de la nécessité qu’un laboratoire d’innovation voit le jour au sein de l’organisation régionale.

L’équipe propose à l’assemblée de finir la conversation autour d’un apéritif, et de contribuer aux prochaines semaines de travail en répondant à la question : «Quels sujets aimeriez vous traiter au sein du Labo ?»
Dans une démarche de qualité et d’amélioration permanente, nous formalisons un questionnaire en ligne afin de recueillir les remarques et idées des participants. Ces retour nous ont permis d’appréhender l’efficacité de cette journée dans le processus de co-construction du labo. Une synthèse a été communiquée aux 35 participants.

photos / verbatims : Youen Chené.

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