En ce début de dernière semaine de Transfo, les référents Transfo sont à la manœuvre. Quelques jours avant, nous leur avions fait passer le message : «Cette fois ci, c’est vous qui organisez les deux journées de travail que nous allons passer ensemble». Qu’à cela ne tienne, le planning pour les 18 et 19 décembre s’annonce chargé.
Des chantiers et des urgences identifiés par l’équipe.
Priorité numéro 1 annoncée par les référents : la communication. Si la Labo doit se doter de référents issus des différentes compétences de la Région, il faut qu’il soit connu de tous, en particulier des directeurs de services, que nous avions déjà sensibilisés à la démarche lors d’une journée Transfo dédiée en mars 2013. «Il ne s’agit pas de faire nombre, ni d’imposer la participation, précise Tommy Archimbaud. Mais surtout de préserver la pluridisciplinarité et la complémentarité des agents sur des sujets transversaux». Aujourd’hui, le noyau dur de référents «jeunesse» a bien conscience que le Labo dans sa version de lancement, en janvier 2014, va devoir se doter de «poignées» concrètes pour fonctionner au sein du Conseil Régional.
En premier lieu, il s’agit d’aller à la rencontre de chaque direction, à la fois pour communiquer plus largement la démarche, et pour identifier sur quels points le Labo pourrait lui être utile. Julien, Julie et Ingrid répartissent les directions en plusieurs groupes : celles qui sont informées et parties prenantes de la Transfo (celle de la Jeunesse / Sports / Vie Associative), celles qui sont «au courant mais passives», et celles qui ne sont «ni informées ni impliquées». Le diagramme parle tout seul : c’est une véritable campagne qu’il faut mener auprès des services début 2014.
«Ma direction serait preneuse d’informations sur la Transfo, et même en étant parmi les référents, je ne sais pas toujours comment l’expliquer … » nous dit Ingrid (Direction de la Formation), qui participe aux semaines Transfo de façon épisodique, en raison de son travail délocalisé. L’enjeu est donc d’inventer un format de réunion avec chaque direction, qui tienne à la fois de l’informatif et de la réunion de travail. «Pour leur expliquer le Labo, il faut leur en faire vivre un petit bout …»
On s’attelle à la tâche à travers 2 objets centraux : un power-point qui présente rapidement la démarche et son fondement («de la Transfo au Labo»), et un déroulé d’atelier sur une thématique de travail du Labo qui concerne toutes les directions : les courriers de notification. A travers ce sujet «prétexte», l’idée est de montrer les différentes étapes de la démarche du labo : la cartographie d’une procédure administrative, l’identification des points de blocage, l’immersion sur le terrain, la production de prototypes, l’expérimentation et l’analyse.
En parallèle, un autre groupe s’est donné une deuxième mission : passer en revue différents outils abordés au cours du programme Transfo , et en faire des fiches, à titre de mémo méthodologique, et d’explication auprès de futurs nouveaux référents.
Nouvelle difficulté : il s’agit à la fois de faire une fiche technique de l’outil et de montrer son contexte d’emploi, à travers un récit d’expérience. Tommy, Sophie et Denis, s’inspirent du principe de la posologie d’un médicament pour raconter dans chaque outil un contexte, une manière de faire, des précautions à prendre.
Raconter la Transfo : pas évident. Outre la difficulté de synthétiser 3 ans en un power-point ou quelques fiches outils, les référents sont également confrontés à un travail de formalisation qui n’est pas particulièrement facilité par leurs outils de travail habituels. Après la mailing-list des référents, ce sont de nouveaux supports que nous devons investir – un espace sur l’intranet pour les fiches-outils, une banque d’images de la Transfo pour la réalisation du power-point, un logo pour le Laboratoire, créé par Denis sur un brief des agents.
Quelques semaines auparavant, un chantier avait été lancé sur une newsletter «Labo» à destination des agents. Après un long travail de rédaction et de bricolage sur l’éditeur MailChimp, la maquette est prête. Envoyée sur toutes les boîtes mails de la Région, ce document est le premier support à travers lequel les agents référents peuvent rendre compte de leurs travaux, au sein de la Transfo et en dehors. Fierté et émotion, donc.
Lycéo, la suite ?
Un récent cas de figure interroge le labo. En avril 2012, la carte Lycéo a fait l’objet d’une semaine de Transfo. Aujourd’hui, des pistes d’évolution du dispositif sont envisagées à la direction des Lycées. Cela pose la question de l’association du Labo dans la vie d’un dispositif qu’il a traité.
À l’époque, les référents ont construit une véritable expertise lorsqu’ils ont travaillé à l’amélioration de ce dispositif. Ils ont analysé, interrogé, produit des pistes d’amélioration et ont préconisé les évolutions aujourd’hui entrées en vigueur. Alors, faut-il que les référents conservent un droit de regard sur ces évolutions ? Faut-il que les directions en charge des dispositifs qui ont bénéficiées de l’accompagnement du labo en informent le labo ? Faudrait-il que le labo dispose d’une forme d’exclusivité sur les évolutions de ces dispositifs ?
La Transfo 