Archives de Catégorie: Résidence en Région Rhône-Alpes – Achats durables

Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 1

Retour de l’équipe pour la deuxième semaine de résidence en Rhône-Alpes sur la question des achats durables. Nous nous ré-installons au sein du Conseil Régional et croisons déjà dans les couloirs les visages devenus familiers de certains agents des différents services, rencontrés pendant la première semaine de résidence. Pendant la matinée, l’équipe reprend les éléments discutés et décidés dans le temps de l’entre-résidences, puis planifie et finalise le déroulement de l’atelier de l’après-midi.

À partir des pistes et idées explorées pendant la semaine 1, des différentes opportunités identifiées, nous proposons un atelier de projection autour de 4 grandes visions / défis. L’angle prospectif choisi permet de s’affranchir le temps d’un instant des contraintes techniques, juridiques, politiques ainsi que des pratiques actuelles pour imaginer de nouvelles solutions.

La proposition de « l’achat ouvert » explore l’idée selon laquelle la Région publie et diffuse ses délibérations cadres (objectifs politiques) et laisse les prestataires formuler leurs propositions pour répondre de manière créative au besoin énoncé. La collectivité ne formalise pas son besoin à travers une commande publique mais l’exprime succinctement afin de laisser ouvert le cadre des possibles en terme de solutions et réponses innovantes de la part des prestataires.

La vision « Accompagner le changement » propose quant à elle d’adosser systématiquement aux appels d’offres de la Région une prestation intellectuelle d’accompagnement au changement. Tout achat est associé à une prestation d’accompagnement, de formation, de conseil, de sensibilisation, de recommandation, destinée aux usagers de cet achat.

« Vers un réseau de prestataires durables » est une projection dans laquelle l’action de la Région vise à encourager la mise en réseau des prestataires engagés dans une démarche de développement durable. Ces derniers peuvent s’associer pour répondre collectivement aux commandes publiques, partager leurs bonnes pratiques mutuelles en terme de développement durable et renforcer ainsi la collaboration économique territoriale.

Enfin la proposition de « l’achat éco-conçu » suggère la modification de l’ensemble des procédures d’achats de la Région pour les rendre plus adaptées, plus efficientes. Cette vision suppose de repartir  des usages des opérateurs régionaux et des prestataires, pour tenir compte de leurs évolutions (internet et la dématérialisation). De nouveaux outils plus transparents, plus légers, plus pratiques remplacent les méthodes et process classiques et l’ensemble de la procédure est désormais optimisée.

Au cours de cet atelier, les participants auront débattu de la temporalité d’accomplissement de chacune de ces visions (à 5, 10, 20 ans ou plus encore), décrit les étapes nécessaires pour atteindre les défis formulés et identifié les leviers potentiels et outils à mettre en place pour la transformation des pratiques régionales en matière d’achats durables.

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Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1/ Jour 5 – Bilan de la première semaine, préparation de la deuxième

Pour ce dernier jour de résidence au Conseil Régional Rhône-Alpes, nos partenaires de la DGMTRE (Délégation Générale aux Missions Transversales et à la Relation aux Élus) nous ont rejoint en comité restreint pour effectuer ensemble la synthèse de la première semaine : les temps forts de la semaine, les personnes rencontrées et celles à rencontrer, l’appréciation globale de la méthodologie proposée par la résidence, les pistes de travail sur le fond de notre sujet, « vers une politique 100% d’achats durables en Région »…

Les retours sur la semaine sont positifs, les réticences d’un certains nombre face à « l’OVNI Résidence » semblent avoir été dépassées. Cependant nous ne sommes qu’au début du travail  de concertation en interne et, bien que chaque atelier de la semaine de résidence a attiré des participants actifs et intéressés, nous sommes loin d’avoir entendu toutes les voix concernées par notre sujet. Pourtant, nous avons besoin de nous appuyer sur l’expérience des acteurs des commandes à la Région, car notre point de vue est pour le moment davantage centré sur le projet accompagnant l’achat, que sur sa dimension technique, le marché.

L’après-midi est consacré à l’analyse des résultats des ateliers de la veille : l’équipe de résidents repasse au crible les commentaires apposés sur les différents outils (ici, les scénarios prospectifs), nous commençons à dégager des pistes de travail pour la deuxième semaine (le recensement des besoins, l’achat en groupes pluri-disciplinaires, les appuis possibles aux indépendants et aux petites structures, etc.).

Nous reviendrons entre les deux semaines de résidence pour assister à la réunion du groupe Commande Publique Durable le 28 juin prochain. Nous y présenterons les temps forts de la première semaine, et le planning de la semaine à venir.

Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1/ Jour 4 – Accrochage co-élaboratif

4e jour de résidence, ce jeudi est consacré à « l’accrochage » du travail réalisé depuis le début de semaine.

Le rendez-vous est donné à tous (agents et élus) à la cafétéria, lieu de passage obligé pour rejoindre le restaurant administratif de la région.

L’équipe de résidents a conçu ce temps comme un temps de restitution des pistes de recherche amorcées mais aussi comme un temps d’approfondissement et d’échange. Une fois encore pour cette première semaine, les participants sont mis à contribution pour investiguer cette question des achats durables en Région.

La cafétéria est envahie par la 27e Région, la présentation qui se veut « co-élaborative » se présente en 3 étapes correspondant aux 3 journées de résidence écoulées :

1/ PROJECTION COLLECTIVE EN FICTIONS

Lundi à l’issue de la présentation introduisant la résidence, les participants avaient été invités à poursuivre le récit commençant par la phrase suivante :  » En 2014, les procédures de la commande publique au Conseil Régional de Rhône-Alpes ont changé, elles permettent maintenant… » Ils pouvaient choisir de répondre : « Au regard de la protection de l’environnement… », « Au regard du mieux-disant social… », « Au regard du développement économique… », ou encore « Au regard de la bonne utilisation des deniers publics… ».

Pour l’accrochage, les histoires lues par les participants de lundi ont été retranscrites et affichées. Ces récits sont des fictions où s’expriment de nouvelles possibilités, des attentes, des envies. En repartant de cette matière, les participants sont cette fois-ci invités à approfondir les valeurs illustrées par ces récits en lien avec le développement durable.

2 / CARTOGRAPHIE DU PROCESSUS D’ACHAT + RECHERCHE D’ACTIONS EN FAVEUR DU DÉVELOPPEMENT DURABLE

Sur un 2e mur, la cartographie du processus d’achat réalisée le deuxième jour de la résidence est affichée. Ici, le processus d’achat en Région avait été découpé en phases et les agents venus participer étaient inviter à contribuer en détaillant tout au long du processus les actions, échanges ou documents produits, la durée des procédures, etc.

En vis à vis de cette imposante cartographie, les participants sont invités à contribuer à une première identification d’actions potentielles pouvant être introduites dans le processus d’achat et en faveur du développement durable. Les actions identifiées sont placées par les participants sur une mire en fonction d’une part de leur impact en termes politiques et de durabilité et de l’autre en fonction de leur échéance temporelle (court terme à long terme).

3 / VOUS NOUS AVEZ DIT…

Le 3e mur de la cafétéria est recouvert de verbatims recueillis lors des entretiens réalisés auprès d’agents de la région pendant la 3e journée de résidence. Intitulé « Safari des idées » cette série d’entretiens visait à analyser et comprendre le contexte dans lequel s’inscrit la résidence ainsi qu’à recueillir des idées et propositions d’innovations. Les entretiens ayant eu lieu la veille, les verbatims proposés ne sont qu’un premier niveau de lecture « à chaud » que nous soumettons au « vote » des participants. D’accord ou pas d’accord avec ces propos ? les participants votent par le biais des gommettes misent à leur disposition.

L’objectif de ces contributions : créer les conditions de ce qu’on pourrait appeler un avis collectif, produit par l’expression d’une intelligence collective. Les votes des participants permettent de relativiser certains partis pris des personnes interviewées et d’en confirmer d’autres.

En guise de bilan, on peut dire que les participants à ce temps d’accrochage ont été nombreux, agents et élus[1] sont passés pour certains juste le temps d’un café, d’autres sont restés plus longuement contribuer aux différents ateliers proposés. Le fait est qu’associer synthèse des jours précédents et co-élaboration a permis d’une part de partager la réflexion en cours sur ce sujet des achats durables en Région mais également d’autre part d’expliquer et de diffuser une fois encore cette méthode de travail originale, parfois surprenante voir déroutante des résidences de la 27e Région.

Les contributions des uns et des autres ont permis d’aller plus loin dans l’identification des valeurs liées au développement durable et dans l’ébauche de solutions vers une politique d’achats durables en région. C’est sur la base de ce travail collaboratif que se basera la 2e semaine de résidence.


[1] 2 élus régionaux ont participé à ce temps de travail : Eliane Giraud, Groupe socialiste, Conseillère déléguée à l’administration générale et aux Parcs naturels régionaux et François Auguste, Front de Gauche

Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1/ Jour 3 – Les entretiens

Une « équipée sauvage » à la chasse aux idées

Afin de mieux comprendre les enjeux liés à l’achat durable et à la commande publique, notre équipe est allée à la rencontre d’agents rencontrés lors des précédents ateliers (cartographie en J2 et projection collective en fiction en J1). Nous avons également interviewé des personnes expertes ou « habituées » de l’achat.

Ce sont les témoignages d’une dizaine d’agents qui ont été recueillis dans leur environnement de travail.

L’approche est semi-directive car orientée par une série de grands questionnements :

Qui est la personne interviewée ? Quelle est sa place dans le processus d’achat et dans la collectivité ? Comment travaille-t-elle ? Quelles sont ses marges de manœuvre ? Quels outils utilise-t-elle ? Quelle est sa vision d’un achat durable ? Et par extension, quelle est sa vision du Développement Durable ?

Creuser les éléments de contextes

Au fil de ces entretiens, la confiance s’installe et les informations et opinions émergent :
« La commande publique durable doit être un signal fort envoyé par la Région au territoire. »
« On ne peut pas privilégier un prestataire qui met en avant ses engagements dans le développement durable, si on n’exige pas les mêmes informations de la part de tous les prestataires. »
« Au niveau juridique, le développement durable, ça n’existe pas ! »
« Le développement durable, on en entend parler à toutes les sauces.»
« La Région est un acteur économique du territoire. »
« La priorité c’est l’objet du marché, pas le développement durable.»
« On n’a pas à juger de la politique de la boîte qu’on embauche… »
… 

Ces témoignages isolés traduisent des vécus et des positionnements variables dans le processus d’achat.

Imaginer de nouvelles pratiques d’achat …

Grâce à cet échange libre, le passage à l’énonciation de propositions concrètes devient possible et des actions sont énoncées :
« Co construire des cahiers des charges en équipe pluridisciplinaire »
« Exiger et contrôler le recyclage des matériaux utilisés lors de la prestation »
« Développer des marchés réservés aux SCOPS »

Demain,  l’intérêt sera de soumettre les opinions individuelles et actions possibles aux autres agents, afin d’envisager les points de divergence et de convergence. La mise en débat pourra peut-être nous permettre d’amorcer de nouveaux questionnements :

Quelle est la vision partagée du développement durable à la région ? Quelles sont les valeurs au fondement d’un « achat régional durable » ? Comment le passage des marchés en tant qu’outil juridique et administratif peut-il exprimer ces valeurs ?


Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1/ Jour 2 – Cartographie le processus d’achat public à la Région

Comment appréhender l’ensemble des interactions et productions induites par un processus d’achat public ? Sait-on combien d’acteurs sont impliqués, et peut-on estimer le temps-homme passé à préparer, instruire et évaluer l’achat ?

Pour répondre à ces questions , l’équipe souhaite travailler avec le plus grand nombre possible d’agents, issus de plusieurs directions fonctionnelles et opérationnelles, expertes et non-expertes. A ce stade, il est important d’arriver à visualiser l’ensemble du processus d’achat et l’outil choisi pour cela est celui de la cartographie.

Une cartographie un peu moins rigoureuse que celle des topographes, comme nous le fait remarquer l’une des spécialistes de la question à la région, mais qui vise à représenter à la fois spatialement et temporellement des interactions et productions sociales. Pour cela, l’équipe a préparé pendant la matinée une série de supports permettant de représenter des acteurs, des décisions, la production de documents, des délais, etc. Le code couleur permet de les distinguer d’un seul coup d’oeil.

14h : la « carte » est vierge. Seules sont indiquées les 7 étapes du processus d’achat identifiées la veille –  aussitôt remises en cause par les premiers participants à l’atelier : le débat est au centre de l’exercice.

L’exemple choisi comme support de l’atelier et du travail de la résidence est celui d’une prestation intellectuelle, portant sur la sensibilisation des jeunes à l’éco-citoyenneté. Les participants décident que l’achat est mené par une direction non-experte, pour un montant d’environ 50 000 euros.

Au travers d’un dialogue avec un membre de l’équipe de résidents, les groupes de participants qui se succèdent à l’atelier construisent ou enrichissent la représentation du processus.

Tout au long de l’après-midi, une trentaine de personnes vont débattre, corriger, compléter chacune des étapes de l’achat.  En fin de journée, l’équipe échange d’ailleurs les nombreuses remarques et explications qui ont été apportées par les participants en marge du travail sur la carte, et qui apportent des éléments essentiel de compréhension. Si le résultat de l’exercice n’est pas facile à décrypter pour quelqu’un qui n’y aurait pas participé, il a néanmoins rempli son objectif initial de venir élargir la vision strictement théorique du processus d’achat.

Cette cartographie est en fait la 2e étape d’un processus d’observation et de compréhension en 3 phases : en complément de la description théorique du processus d’achat effectuée lundi, l’équipe bénéficie maintenant d’une vision de son déroulement en pratique, racontée par ses parties prenantes. Demain, l’observation sur le terrain du parcours des dossiers d’achat et une série d’entretiens individuels viendront enrichir cette représentation. L’objectif de ce travail étant de repérer des marges de manoeuvres, d’identifier des pistes et idées d’améliorations pouvant rendre l’achat public de prestations intellectuelles plus durable.

Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1 – Présentation de l’équipe de résidents en Rhône-Alpes

De gauche à droite :

– (au 1er plan) Flore Berlingen, 27e Région

– Adèle Seyrig, designer (et également titulaire d’un master en développement économique local), spécialisée dans la mise en œuvre des outils du design au service de collectivités et de projets de développement local.

– Christophe Gouache, jeune designer diplômé de l’Ecole de design de Nantes Atlantique, engagé dans l’innovation collaborative et sociale. http://www.christophegouache.com

– François Jegou, designer (Strategic design scenarios), directeur scientifique de la 27e Région. http://www.strategicdesignscenarios.net

– Marie Coirié, designer de services, spécialisée dans l’accompagnement et la mise en place de projets d’innovation sociale. http://www.mariecoirie.fr 

– Frédérique Sonnet, sociologue, spécialisée sur les dynamiques de territoires dans le développement durable, et musicienne à temps partiel.

Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1/ Jour 1 – Qualifier l’achat durable

Démarrage ce lundi de la première semaine d’une Résidence en Rhône-Alpes consacrée à la question des achats durables. Après une matinée d’installation, l’équipe se présente auprès d’une trentaine d’agents de la région.

Ca se passe comment, une résidence ?
Une résidence se prépare, mais ne se programme pas totalement à l’avance : elle se construit avec les participants (agents, élus de la Région).

Malgré tout, difficile pour les personnes présentes de se projeter dans des méthodes inhabituelles, sans idée de ce qu’elle peuvent produire. Adèle Seyrig, l’une des designers de l’équipe raconte donc l’une de ses expériences de résidence avec la 27e Région, au Conseil Régional du Nord-Pas de Calais sur l’environnement de travail des élus.

Co-conception, prototypage, test, expérimentation : le vocabulaire usuel de la 27e Région commence à s’incarner au travers des exemples évoqués. Le meilleur moyen d’appréhender ces pratiques cependant, c’est encore de les mettre en application.

« Apprendre en faisant »
Une douzaine de participants réalisent, en deuxième partie d’après-midi, 8 scénarios prospectifs décrivant un achat durable idéal. L’exercice consiste à se projeter dans la peau de personnages divers (agriculteur, auto-entrepreneur, agent régional, consultant..) qui, en 2014, racontent comment l’achat régional a évolué, de leur point de vue externe de fournisseurs, ou interne d’acheteurs.

Qu’ils soient réalistes ou pas au regard du cadre réglementaire existant, il ressort des scénarios un certain nombre de valeurs ou objectifs importants pour commencer à qualifier l’achat durable :

  •  favoriser la collaboration entre acteurs économiques du territoire
  •  l’exemplarité au regard des trois piliers du développement durable
  •  Le développement d’une économie locale et équitable
  • Un dispositif moins coûteux et respectueux de la relation Région-prestataire

La journée se termine par une séance de travail en comité restreint : avec Nadège Riotte, Christilla Dambricourt-Comparin et Erik Clément-Rochiaz, les résidents anticipent la journée du lendemain, consacrée à la cartographie d’un achat à la Région Rhône-Alpes. Étant donnné la diversité des procédures, l’équipe décide de se concentrer sur un exemple précis d’achat. Le choix se porte sur l’achat de prestation intellectuelle, qui semble moins bien défriché au regard du développement durable.