Résidence Achats durables en Rhône-Alpes – Semaine 2 / Jour 3

Au cours la première semaine de Résidence, nous avions réalisé une cartographie de la procédure d’achat. Ce temps d’atelier avait donné l’occasion aux agents participants de nous expliquer les phases successives conduisant à l’achat et de nous informer sur les clauses ou critères de développement durable mobilisés pour la rédaction d’un appel d’offre. Aujourd’hui, la procédure d’achat relative à des prestations intellectuelles intègre principalement l’insertion de clauses environnementales : des réponses produites en format dématérialisé ou en papier recyclé recto-verso, un engagement des futurs prestataires à privilégier les transports en commun pendant la durée du marché.

Comment aller plus loin ? Comment s’assurer que les prestataires sélectionnés sont eux-mêmes porteurs des valeurs de développement durable prônées par la Région Rhône-Alpes ? Comment leur demander des garanties de « comportement responsable » inspirées de la notion de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) sans pour autant risquer de rendre le marché infructueux ? Est-ce de l’ingérence que d’interroger la gestion des « ressources humaines » d’un prestataire privé ? Comment privilégier une approche partenariale inspirant confiance ?

Pour répondre à ces questions, nous nous sommes tournés vers les prestataires eux-mêmes. Accompagnés de 3 agents de la Région (acheteur et juristes) nous avons reçu 10 personnes : chefs d’entreprises en TPE ou PME, consultants au sein de grands groupes, membres de SCOP, consultants en junior entreprise. Ce panel varié visait à être le plus représentatif des « appelables » sur un appel d’offre régional.

Pour démarrer l’atelier et se mettre les idées au clair, les participants ont été invités à se présenter à Marie notre reporter camera(wo)man. Ils nous ont raconté une pratique/posture exemplaire et une autre pratique qu’ils ne considèrent pas comme durable et qu’ils souhaiteraient améliorer. L’un va nous raconter que son entreprise compense la production carbone de l’ensemble de ses déplacements, l’autre nous dira que la vie privée de ses collaborateurs est très impactée par la charge de travail de l’entreprise, etc.

Parallèlement, deux questions ouvertes sont posées aux participants :
Qu’est-ce qu’une Région exemplaire doit assurer pour la passation d’un marché?
Qu’est-ce qu’un prestataire durable ?

Dans un second temps, nous invitons les prestataires à travailler en 2 groupes sur la base d’un story telling mettant en scène les diverses propositions de projets recueillies en semaine 1 et en ce début de deuxième semaine.

Ils doivent se positionner sur de nouvelles procédures potentielles dans la passation des marchés : le dossier numérique des prestataires qui devient le dossier administratif unique pour toutes les réponses à appels d’offres vers la Région, le tour des prestataires qui permet à la Région de venir visiter leur candidat et mieux connaître ses conditions de travail, un forum des prestataires organisé par la Région et visant à créer des contacts entre des entreprises complémentaires sur un sujet mais qui se méconnaissent, etc.

C’est autour d’un repas que nous abordons ensuite d’autres questions de fond comme la formulation des marchés parfois insuffisamment précise pour jauger le temps de travail associé, le temps considérable et non rémunéré pour composer les réponses, mais aussi l’impossibilité de faire valoir des particularités liées à la politique interne de développement durable et non valorisables parce qu’elles ne répondent pas exactement aux clauses invoquées dans le marché.

Ce temps sympathique vient clore la matinée et nous permet d’évacuer un certain nombre d’aprioris ou de « fausses bonnes idées » comme par exemple le paiement de l’intégralité des prestations à l’avance.

Nous orientons les propositions de projets concernant le volet prestataires vers une collaboration empreinte de confiance entre la Région et ses partenaires. Il nous semble aussi important de faciliter les démarches administratives requises au sein des appels d’offres car celles-ci sont souvent des obstacles à la réponse de petites structures portant de bonnes idées. La mise en lien des « appelables » est aussi une initiative porteuse de nouvelles collaborations fructueuses.

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