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Champagne Ardenne SEMAINE 4 / JOUR 2 : Vous croyiez connaître la Transfo ?

Mise en place

En semaine 3 – du 2 au 6 avril dernier – nous avions pu mener l’ensemble de notre planning d’expérimentation quasiment au pied de la lettre. Il soufflait comme un air d’évidence, un constat de réussite partagé par tous les participants comme en témoignait notre dernier post. Nous comprenons aujourd’hui que ce qui semblait naturel était dû à quelques facteurs que nous analysons a posteriori :

  • Nous avions particulièrement planifié cette semaine,
  • La plupart des participants de la Région avaient fait l’expérience des deux premières semaines en septembre et janvier : pour eux, la démarche de la Transfo n’est pas une découverte,
  • L’objet de travail émanait d’une commande politique claire et motivée par un objectif à court terme : la rentrée scolaire 2012,
  • Le sujet d’expérimentation, LycéO, était très concret,
  • Le dispositif se prêtait particulièrement bien à l’exercice car l’enjeu d’amélioration de ce dispositif était relatif, Lycéo fonctionnant déjà plutôt bien.
    > La voie vers le laboratoire d’innovation nous semblait presque tracée !

Mais si nous revenons sur les conditions de notre satisfaction en semaine 3, c’est bien parce qu’elles ne sont pas toutes au rendez-vous en ce début de semaine 4. Dans le planning initial (pourtant tout aussi travaillé qu’en semaine 3), nous avions prévu de profiter des deux premiers jours pour aboutir le travail mené sur Lycéo. Les participants nous avaient en effet indiqué leur besoin d’expérimenter la démarche « jusqu’au bout », de passer des idées aux actes. Nous souhaitions ensuite , durant les trois derniers jours, nous attacher à la préparation des prochains mois nous séparant de la prochaine semaine de Transfo (début octobre !) : outiller les participants, leur donner les moyens de fonctionner en autonomie.

Sauf que, surprise, nous mettons un certain temps à comprendre qu’ils ont si bien travaillé à passer des idées aux actes pendant notre absence… que notre planning si léché est déjà obsolète !
Une surprise qui transfo-rme !
Nous sommes l’après-midi du premier jour. Nous avons un train de retard. Qu’à cela ne tienne, rattrapons et… devançons ? Non. Et c’est précisément là que tout devient très intéressant.
En effet, ce qui nous est apparu comme un revirement de situation délicat à surmonter instantanément pendant la première journée, s’avère en réalité bien plus « esprit Transfo » que nos prévisions !

Nous atteignons manifestement le moment charnière. Alors que nous étions encore jusque là des « coordinateurs-référents-résidents-animateurs », voilà que nous touchons au « co »  que nous souhaitons si familier de « conception », « création », etc. Soudain, ce préfixe (parfois victime de la mode) prend tout son sens. Soyez prévenus, s’en suivent « émancipation » ou « autonomisation » ou encore « encapacitation » !
Il ne s’agit plus du tout de devancer, mais bien d’avancer « co »njointement.

Cartes sur table

LIVRER LE CODE SOURCE

« Comment sait-on si on doit travailler en petits groupes ou en grand groupe ? »
Au cours du déjeuner de vendredi, nous souhaitons tirer les enseignements de la veille et proposons de mettre cartes sur table (littéralement !). L’échange informel nous permet de comprendre combien le groupe a mûri et nous découvrons leur désir d’autonomie. Nous leur racontons les coulisses de la préparation : nos interrogations de la veille, notre (très) longue soirée de brainstorming pour élaborer le mode opératoire de la journée… « Avant aujourd’hui, nous ne pouvions pas vous livrer toutes les astuces au péril de votre confiance et votre implication : on devait créer de la surprise pour vous donner envie d’aller plus loin ». Aujourd’hui, « …c’est le moment, nous sommes tous prêts à passer ce cap ».

Comment livre-t-on les ficelles de l’innovation ? Nous réalisons dans le train qui nous ramène vers Paris pour un week-end de break mi-Transfo que nous ne sommes pas réellement détenteurs de ce savoir si évolutif. Décidément le « co » revient à nouveau : dans ce travail de « co »élaboration de plus en plus égalitaire, quel est notre nouveau rôle ? Du travail en perspective mais le meilleur qui soit : l’invention.

Prise de recul sur quatre mois

LA POSTURE D’INDÉPENDANCE QUI PERMET LA FORCE D’INITIATIVE

Parallèlement, nous nous heurtons aussi à des différences fortes dues à nos cultures professionnelles parfois éloignées. De même que nous mettrons plusieurs heures à comprendre ce qu’une « note » signifie en langage administratif, nous nous interrogeons sur le rôle des agents par rapport à celui des élus.
« Proposer » est-il un acte qui ne revient pas aux agents car, intrinsèquement politique, il relèverait du pouvoir et de la légitimité des élus uniquement ?
Au fil de nos échanges, nous dressons des modes de fonctionnement possibles pour le futur labo :

  • répondre à une commande politique formulée par l’exécutif,
  • profiter du cadre de la commande pour investiguer librement le sujet et pouvoir proposer des réponses alternatives aux solutions préconisées par l’exécutif,
  • aller en immersion au contact des compétences régionales et proposer des sujets de travail, en auto-saisine.

Cette dernière proposition est très vite fortement controversée. Nous comprenons que le labo n’a – pour l’instant – aucune légitimité à « proposer », il doit d’abord « résoudre » de manière innovante, c’est-à-dire en tenant compte du point de vue des usagers. « Les élus doivent valider, c’est leur rôle ». Les propos du Président de Région nous apparaissent sous un nouveau jour.

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Semaine 3, jour 2 : idées et prototypes !

Ce matin, nous avons commencé par pointer les points forts du dispositif. Il semble que la Base de données (BDD) soit un réel levier d’amélioration.

Schéma du parcours-usager du lycéen

Après une présentation finalisée de la cartographie du dispositif réalisée tard dans la soirée d’hier par Denis, Asma et Florence, trois groupes de travail se forment autour de trois problématiques :

C’est quoi Lycéo, comment je m’informe ?, Que faire de mes 20€ ?, J’ai un problème, qui répond à mes questions ?

La pause déjeuner nous permet de faire un point sur la méthode employée jusqu’alors. Nous nous interrogeons sur les conditions d’une implication plus forte des agents de la Région dans le programme Transfo lors des Résidences. Faut il les exporter ?, Faut il les sanctuariser pour obtenir une implication plus marquée ? Nous tombons d’accord pour dire que ces temps représentent a priori une respiration pour les agents. En tant que tel, il faut obtenir du politique comme de l’administration un cadre déchargeant les agents de leur responsabilité sur l’avancée des dossiers qu’ils gèrent ?

La reprise se fait avec trois quarts d’heure de retard soulignant ce que nous nous disions plus tôt. Les agents sont repassés par leur bureau pour effectuer des tâches apparemment urgentes. Nous ne sommes pas découragés, au contraire.

kit-du-parfait-referent

Ce temps nous a quand même permis d’ajuster la commande pour le travail que nous devons produire immédiatement après. 4 groupes de travail pour élaborer 4 prototypes qui seront testés demain avec des jeunes usagers et des partenaires du dispositif. Il ressort :

  • Le kit du parfait référent,
  • Un étui pour carte, support d’information du dispositif,
  • Un nouveau mode d’emploi revu et corrigé par des jeunes usagers,
  • Une page Facebook afin de permettre à de jeunes ambassadeurs de proposer le référencement de structures ou d’évènements culturels.

Le dernier point n’est pas une mince affaire. Flore, de la 27° Région, nous a obtenu des accès internet mais aussi des autorisations pour les réseaux sociaux, interdits à l’ensemble des agents de la collectivité.

expo en chantier

Les prototypes ne sont pas tout à fait finis. Pas le temps de les terminer, il est l’heure de l’exposition « en chantier ». En à peine un quart d’heure, l’espace est réaménagé. Les travaux sont exposés, des photos tirées en urgence par l’imprimerie pour venir illustrer les différents temps venus ponctuer ces deux premiers jours et il y a même un buffet.

Champagne ! Non, cidre. Il paraît qu’on n’a pas les moyens du dév éco. Ce n’est pas grave, on prend quand même. C’est un temps aussi qui permet de rencontrer de nouveaux agents, le Directeur général et des élus.

Nous apprenons que la Résidence fait parler dans la collectivité et suscite de l’intérêt chez les participants. Ca aussi on prend.

Pour terminer, Yann, Chef de cabinet et résident, vient nous annoncer la venue d’une élue demain lors de la journée d’immersion. Nous tombons spontanément d’accord pour qu’elle suive le groupe qui va à St Dizier. Nous sommes déjà 5. Qu’à cela ne tienne, cinq minutes après nous avons un second véhicule emprunté au pool du cabinet. Merci Yann.

J’arrête là. Demain, on vous expose les résultats du crash-test. Suspense…