Transfo Pays de la Loire / Semaine 7 / Le démarreur bienveillant

Les travaux de la précédente semaine avaient mis en évidence une des missions fondamentales de la future fonction innovation : celle de réussir la commande politique via un mode opératoire nommé « le démarreur bienveillant ».

Voici la manière dont il se présente : « Pour permettre aux élus de clarifier une idée avant de la soumettre à leur collègues ou d’en faire une commande pour les services, il faut pouvoir réinterroger la problématique de départ. Dans ce but, la fonction innovation propose aux élus qui le souhaitent d’organiser un temps d’échange assez court avec quelques agents (et éventuellement des ressources extérieures), dans un cadre de bienveillance réciproque. En créant cet espace neutre, les participants ont pour unique objectif que la commande politique soit précisée afin de lancer un dynamique initiale de projet plus efficace, autant dans sa finalité que dans sa mise en œuvre. »

C’est sur la base de cette proposition que l’équipe de résidents est repartie pour traiter ce sujet central. Notre parti pris fut de tenter un premier test grandeur nature dès la semaine 7, pour nous permettre d’identifier ses conditions de réussite.

Les conditions du test :

Nous avons opté pour la mise en pratique suivante :
– un lieu neutre = l’espace de documentation du Conseil Régional, fermé au public le mercredi matin et donc tout à notre disposition pour y aménager un espace préservé/décalé.

– un élu en questionnement sur une future commande = Nous avons proposé à Françoise Gentil, membre de la Commission « Finances, personnel, affaires générales, travaux, communication et démocratie » au sein de laquelle elle est déléguée à la démocratie, de participer à notre expérience. En lien avec le programme la Transfo depuis le début du fait de son implication dans la mise en place des Assises régionales sur la prospective et notamment des Ateliers du futur, elle nous a fait part de son intérêt pour ce mode opératoire lors de l’exposition de la semaine 6. Aussi, sa réponse a été de suite positive.

– un sujet = les questionnements de Françoise Gentil portaient notamment sur la suite des Assises et des démarches citoyennes mises en place à cette occasion. Quelle retour pouvait initier la région à destination de l’ensemble des territoires locaux ? Pour valider ce sujet, l’élue en fit part en amont de la semaine 7 au cabinet. Et quelle ne fut pas sa déception de constater que, du fait d’un manque de connaissance de la démarche de la Transfo en interne de la région, celui-ci finit par refuser ce sujet pour en proposer un autre à savoir « quel place des habitants dans les politiques régionales? ». Trop général pour être traiter comme tel, et en désaccord avec les objectifs même de ce premier test, nous avons pris la décision de repartir du sujet identifié par Françoise Gentil. Cette situation de blocage nous informe dans tous les cas que pour pérenniser ce mode opératoire au sein de la région, il sera nécessaire d’assurer un meilleur suivi politique.

– des discutants = nous avons proposé à deux agents régionaux présents dans le cadre de la Transfo de participer au test : Antoine Foucault, de la DPSDD et connaissant très bien la démarche participative jusque là mise en œuvre, et Alice Thauvin, de la DC, n’étant pas experte du sujet mais ayant un recul intéressant sur la gestion de projets à la région.

– l’animation de séance = elle était pensée de façon autogérée par les 3 participants, autant sur la gestion de leur temps de parole, que de rendu final.

– des observateurs = pour pouvoir prendre du recul sur ce test et identifier ses marges d’amélioration, 5 personnes se sont portées volontaires pour être observateurs. Une grille de questionnement leur a été proposée en début de séance pour les guider dans leur analyse.

– un timing = la séance s’est tenue un matin, avec un crédit temps d’1h30.

Le déroulé du démarreur #1

Après une très rapide présentation de la démarche et de ses objectifs, nous avons laissé place au test dans les conditions décrites ci-dessous. La séance a duré 1 heure, les trois participants considérant ce temps comme suffisant.

3 phases dans leur échange ont pu être identifiées par les observateurs :
– une présentation assez conséquente du contexte des assises et des suites attendues.
– la définition collective des hypothèses possibles pour la mise en place du projet
– un questionnement et la sélection d’options de mise en œuvre opérationnelle.

Quels premiers constats ?

> Le lieu choisi est intéressant. il est calme et a permis d’instaurer une bonne écoute et un climat de disponibilité entre les participants.

> Le timing du mode opératoire est circonscrit et dynamique. Pour autant, il a posé question à certains observateurs, qui considéraient qu’il ne permettait pas aux agents de bien s’approprier le sujet et d’apporter des propositions plus précises. Cette réflexion rejoint celle de l’objet du démarreur bienveillant. L’envie est grande qu’il puisse répondre à la fois au questionnement de la commande, à une réflexion sur la possibilité de mise en œuvre, à une prise de décision sur le pilotage du projet…

> Le choix des discutants a permis de stimuler la réflexion. la posture de l’agent « candide » du sujet permettait de reposer régulièrement le cadre du débat quand l’agent « expert » pouvait interagir avec l’élue de pair à pair. Lors du test, il a été constaté un glissement du binôme 1 élue/2 agents, à 2 experts/1 néophyte du sujet abordé. Cette situation a remis en cause la pertinence la présence de seulement 3 personnes lors du démarreur : est qu’un 2e néophyte serait de rigueur pour faciliter la remise en question bienveillante du sujet? N’est ce pas trop de moyen pour ce temps sans enjeu opérationnel?
Autre interrogation relevée, celle de la préparation du sujet en amont de la séance : faut il fournir aux agents de la documentation? Si cette solution peut réduire le temps de présentation du contexte, cela peut aussi engendrer des idées préconçues et un manque d’écoute.

> Plusieurs biais ont été relevés concernant le choix du sujet. Il s’agit de la continuité d’une politique publique et non d’une nouvelle commande. De plus, le temps de préparation pour ce test a manqué à l’élue du fait du contexte décrit plus haut.
Lors du débriefing, il a été clarifié que dans tous les cas, l’élu participant viendrait toujours avec un sujet sous forme de question.

> Concernant les « résultats » du test sur la commande politique, au consensus, l’ensemble des participants ont considéré que le cadre de la discussion était bien installé : l’absence de filtre entre interlocuteur et le climat de confiance et d’écoute étaient au rendez vous. Par contre, ce test interroge sur les objectifs du démarreur bienveillant et sa déclinaison opérationnelle. Le sujet a beaucoup été traité sous l’angle de la gestion de projet, et n’a pas forcément été beaucoup creusé dans sa finalité et son but. La controverse, ou le challenge de la commande n’a pas forcément pu aboutir sous cette forme.

> La présence d’Antoine de la DPSDD, impliqué dans la mise en œuvre des Assises Régionales, la rédaction du document stratégique et dans sa future diffusion au sein des territoires, a soulevé un questionnement sur la suite du démarreur. Que fait on des échanges qui ont eu lieu? Comment les valide t on ? A qui en fait-on part? Décide t on ensemble d’un chef de projet ? …
De façon plus générale, la question du livrable de fin de séance s’est posée. Pour garder une trace des échanges tenus, mais aussi valoriser le temps des agents impliqués, il pourrait être intéressant de mobiliser une quatrième personne (de la future fonction innovation?) qui serait présente tout au long de l’échange pour prendre à chaud le compte rendu. Celui-ci pourrait ensuite être transmis aux participants et aux directions des deux agents.

Et la suite ?

Ce test, très enrichissant, nous donne beaucoup de matériel pour avancer sur la mise en œuvre concrète du « démarreur bienveillant ».
Au programme de la semaine 8, nous prévoyons de refaire des tests grandeur nature, en prenant en compte les remarques et questionnements mis en évidence cette semaine, pour à terme, envisager sa pérennité au sein du Conseil Régional.