Résidence Achats durables en Rhône Alpes – Semaine 1/ Jour 2 – Cartographie le processus d’achat public à la Région

Comment appréhender l’ensemble des interactions et productions induites par un processus d’achat public ? Sait-on combien d’acteurs sont impliqués, et peut-on estimer le temps-homme passé à préparer, instruire et évaluer l’achat ?

Pour répondre à ces questions , l’équipe souhaite travailler avec le plus grand nombre possible d’agents, issus de plusieurs directions fonctionnelles et opérationnelles, expertes et non-expertes. A ce stade, il est important d’arriver à visualiser l’ensemble du processus d’achat et l’outil choisi pour cela est celui de la cartographie.

Une cartographie un peu moins rigoureuse que celle des topographes, comme nous le fait remarquer l’une des spécialistes de la question à la région, mais qui vise à représenter à la fois spatialement et temporellement des interactions et productions sociales. Pour cela, l’équipe a préparé pendant la matinée une série de supports permettant de représenter des acteurs, des décisions, la production de documents, des délais, etc. Le code couleur permet de les distinguer d’un seul coup d’oeil.

14h : la « carte » est vierge. Seules sont indiquées les 7 étapes du processus d’achat identifiées la veille –  aussitôt remises en cause par les premiers participants à l’atelier : le débat est au centre de l’exercice.

L’exemple choisi comme support de l’atelier et du travail de la résidence est celui d’une prestation intellectuelle, portant sur la sensibilisation des jeunes à l’éco-citoyenneté. Les participants décident que l’achat est mené par une direction non-experte, pour un montant d’environ 50 000 euros.

Au travers d’un dialogue avec un membre de l’équipe de résidents, les groupes de participants qui se succèdent à l’atelier construisent ou enrichissent la représentation du processus.

Tout au long de l’après-midi, une trentaine de personnes vont débattre, corriger, compléter chacune des étapes de l’achat.  En fin de journée, l’équipe échange d’ailleurs les nombreuses remarques et explications qui ont été apportées par les participants en marge du travail sur la carte, et qui apportent des éléments essentiel de compréhension. Si le résultat de l’exercice n’est pas facile à décrypter pour quelqu’un qui n’y aurait pas participé, il a néanmoins rempli son objectif initial de venir élargir la vision strictement théorique du processus d’achat.

Cette cartographie est en fait la 2e étape d’un processus d’observation et de compréhension en 3 phases : en complément de la description théorique du processus d’achat effectuée lundi, l’équipe bénéficie maintenant d’une vision de son déroulement en pratique, racontée par ses parties prenantes. Demain, l’observation sur le terrain du parcours des dossiers d’achat et une série d’entretiens individuels viendront enrichir cette représentation. L’objectif de ce travail étant de repérer des marges de manoeuvres, d’identifier des pistes et idées d’améliorations pouvant rendre l’achat public de prestations intellectuelles plus durable.

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